職業學校學生檔案管理現狀與對策范文

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摘要：隨著社會的發展和進步，職業學校的人才培養模式和管理方式都在不斷改進，原有的學生檔案管理模式如果不能很好適應當下新的情況，對學生的培養和今后就業等方面都造成了一定的不便。針對學生檔案管理工作中的一些問題，職業學校應及時收集材料并對材料采集方式進行創新，加強過程管理和監督力度，加快建立信息化檔案管理制度并貫徹執行。本文對此進行了探討。

關鍵詞：職業學校；學生檔案管理；問題；對策

一、引言

學生檔案的建立和保存對職業學校來說是非常重要的工作模塊，職業學校的檔案工作的落腳點和出發點是學生的培養和成才，對于學生的教育來說有著重要的影響。對于用人單位來說，想要聘用優質的人才，對于職業學校學生的綜合考察最直接的方式就是學生的檔案，完整、真實、充實的檔案對于用人公司選用畢業生會起到重要的參考作用，會影響用人單位的決策甚至是對單位選擇起到決定作用，在學生工作后，其升職等環節仍將受到學生時期檔案的影響。隨著職業學校的不斷發展、信息技術的不斷更新、學生人數的不斷增加、學生流動性的增加，傳統的檔案管理工作很難適應現在的工作需求。很多職業學校都需要重建自己的檔案管理制度，要按照標準化、規范化的要求，建立實用性強、可量化的檔案管理體系，提高檔案管理效率，為學生工作和成長做好服務。

二、職業學校學生檔案管理中存在的問題

（1）制度不夠健全，管理觀念仍需加強。職業學校的檔案管理方面首先就是管理制度不健全。從國家層面和地方層面上來說，檔案管理方面的法律法規本就不多，其中涉及學校的檔案管理方面的內容就更少了。絕大部分的職業學校對于檔案管理工作的重視度不高，大部分都只有一些比較簡單的規定，沒有能夠滿足現實需求的符合學校的內部檔案管理規章制度。在學校方面，許多管理層對于檔案的重要性并沒有明確的認知，管理意識相對來說都比較淡薄，由此所產生的違規行為其實很多，比如有的學校的檔案并不是由專職檔案員管理的，有的會交給學生自行管理，也有的會交給其他工作人員來保管，這樣就沒有辦法保證檔案材料的完整性、安全性和規范性。

（2）信息收集不夠完整，收集方式仍需擴充。檔案的建立從很多方面來說都是必不可少的，但事實上也有很多職業學校的檔案管理工作從一開始就沒有做到位，即在最開始建檔立案的時候的就沒有把信息的完整性考慮在內。由于社會上的普遍認知就是“職業學校”出來的學生以后需要用到檔案的情況也不多，學校的很多管理人員也會受此影響，覺得學生檔案管理只要按照所需要的流程，“做個樣子”就可以了，這種錯誤的觀點在相當一部分職業學校當中非常流行，因此他們對于信息的收集工作其實做得并不多。另一方面，很多的學校所謂的“檔案管理人員”其實都是兼職，很大部分是直接由學生輔導員或者班主任來兼任，學生管理工作本就繁重，還有其他的很多工作需要做，花在檔案管理上的時間就會少了很多，這也是造成檔案信息收集不夠完整的現實原因。

（3）管理不充分，保密力度有待加強。職業學校的學生人數較多，與之相對應的，學校所需要管理的檔案數量就越多，工作量的巨大和工作性質的煩瑣不可避免會讓檔案管理人員產生厭煩情緒，在對學生的素質培養過程中的很多記錄，比如實習實訓材料等都采取了簡化處理，甚至對某些模塊并沒有進行較好的記錄，這就造成管理的不充分和檔案資料編研的不充分。在人力管理的背景下，不少職業學校的檔案信息錄入等工作都是直接由管理人員進行的，難免出現誤差。另外，能夠接觸檔案的人員會隨著工作的復雜性變得繁多，在保密性方面并不能完全達到檔案管理工作要求的標準。

（4）信息化程度落后，管理手段有待更新。傳統的檔案管理都是采用的人工編研、紙質管理的形式，這給檔案的管理和維護工作造成了很大的麻煩。在檢索需要的文件時其工作量很大，檔案管理也不是一勞永逸的，學生信息會有一些變更，信息的維護對于工作人員來說也是不小的難題。而且紙質的檔案由于紙張本身非常的脆弱，也會給保管方面帶來很大的不便，稍有不慎就可能會造成資料的損壞甚至是丟失。現在，信息化管理已經成為時代的主流趨勢，但是在檔案管理的運用中采用信息化管理的并不多。時代在進步，學生的培養模式也在變化，仍然采取老一套的檔案管理手段，這樣，一方面不能及時對相關信息進行更新，在資料收集方面也會受到很多限制；另一方面也不能為學生的教育和培養工作以及為社會服務提供良好的電子化檔案支撐，對檔案的利用率也會受到限制，也是對學生培養工作的制約。

三、職業學校學生檔案管理的對策

（1）建立健全檔案管理制度，并嚴格貫徹執行。針對檔案管理制度不健全的問題，首先就是要建立健全相關制度，各學校要根據《中華人民共和國檔案法》以及各級各類檔案管理辦法的要求，結合本校實際情況，制定出符合本校實際的相關制度和辦法，并對學校已有制度進行修訂，并將其納入學校的管理制度中，不僅要確保檔案管理工作的規范化和秩序化，還要確保管理工作有章可循。舉例來說，寧波職業技術學院為了適應學校“工匠學堂”戰略發展的實際要求，結合本校自身情況，對于多方面因素都進行了較充分的考慮，形成了一套有自身特色的有針對性的檔案管理實施辦法，其中包括具體的細則和評價機制。另外，該校在檔案管理的規范化以及標準化方面也做出了成績。管理的標準有了，但是具體的執行還是落實在管理人員的身上。相關管理人員要對國家相關部門關于檔案管理的文件有很清晰的了解，要將檔案管理工作重視起來，將管理制度落到實處，貫徹相關管理辦法。

（2）及時收集材料，創新檔案收集方式。學生的情況是在不停更新，每一次更新和變動都要及時對檔案調整，信息更新要遵循及時、真實、完整的原則。管理人員應當本著對工作負責、對學校負責、對學生負責的態度，按照相關規定和要求對檔案進行及時更新。要對廣大師生和工作人員的歸檔意識進行強化，學校應當積極組織關于檔案材料的相關培訓，提高對檔案重要性的認知，敦促學生和老師積極收集和提供有價值的檔案材料。由于工作量龐大，而且學生的檔案都是隨著活動的開展隨機形成的，單純要求管理人員來對資料進行隨時跟進和收集是不現實的，應當由學生管理人員和檔案管理人員互相配合完成。學生管理人員對于學生活動的熟悉度較高，而且具有豐富的實踐教學經驗，對于學生的了解也比較深入，但是由于其時間和精力也都是有限的，且并不具備檔案管理的專業知識，在檔案管理工作中應該起到的是輔助作用而非主導作用。此外，還可以對學生進行相關的集中培訓，讓學生了解檔案材料的重要性，鼓勵學生對自己的檔案負責，及時提交檔案材料。但需要明確的是，檔案的保密性需要得到良好的保障，對學生信息的收集方式進行擴充，并不意味著學生管理人員和學生對檔案就有編研的權限，材料的審核、資料的編研、文件的歸檔等工作都需要檔案人員完成。

（3）加強過程管理，加大監督力度。學校要對學生學習成績和思想品德的鑒定和表彰材料以及學生的實習實訓等材料都給予同樣的重視，及時進行歸檔，學生在學校和企業實習過程中所獲得的各種榮譽和表彰也應當及時納入檔案。此外，根據人才培養要求，學校和管理人員在收集材料時也要發揮創新思維，除了以上的常規材料之外，對于能夠反映學生創新能力等方面的材料也應當進行充實，給用人單位提供更加真實、立體、個性化的學生素質評價綜合檔案，摒棄以往對于檔案千篇一律的刻板印象，讓檔案真正發揮作用，便于學生就業、單位選用人才、社會任用人才。在檔案管理上，還應當做好監督工作，要安排相關人員對檔案人員的工作開展進行定期和不定期相結合的視察，將檔案管理工作的進度和質量跟績效聯系起來，調動檔案人員的工作積極性。另外還要有相應的獎懲措施，對于工作完成得好的人員給予一定的經濟上和精神上的獎勵，反之進行一些懲罰，提高管理效率。

（4）加強信息化建設，實現現代化檔案管理。有實力的學校可以將此任務外包給有能力的軟件開發公司，開發出適合本校情況的檔案管理系統，對學生的情況進行動態記錄，實時更新。還可以設置系統的操作前端和后臺，前端可以由學生和老師登錄個人賬號對信息進行補充和修改、上傳，后臺權限僅允許專門的檔案管理人員進行操作。由后臺管理人員對前端提交的資料進行審核，審核通過之后歸檔，所有操作都會在檔案上留下電子簽名。信息化技術的運用對于文件的檢索和保存來說都有著傳統的紙質檔案管理無可比擬的優勢，不僅減少了檔案人員的工作量，還可以通過后臺賬號來對問題檔案進行歸責，也便于領導層監督工作的開展。

四、結語

總而言之，學生檔案對于學生的培養成才和用人單位的人才任用都有著很大作用，針對職業學校檔案管理中制度不健全、管理觀念相對落后、信息收集不夠完整、管理不充分、信息化程度落后等問題，各學校應當首先根據實際情況，找準自身問題及出現原因，對癥下藥。大數據時代背景下，職業學校檔案的信息化建設是必要的，領導者和管理人員應該對檔案管理工作提高重視，從多個方面提升職業學校檔案管理工作的質量和效率。

參考文獻

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作者：王新 單位：青島華夏職業學校