單位行政文檔管制的思索范文

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作者：呂慧珍單位：天水公路總段

人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用程度低，未能充分發(fā)揮作用

由于一些單位管理不到位，人事檔案檢索工具單一，有些單位的檔案，就要是應(yīng)付差事，僅一套卷宗和目錄，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴(yán)重制約了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮，使人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的廣度和深度受到了極大制約。

人事檔案管理，人們還存在認(rèn)識(shí)上的偏差

在實(shí)際工作中，有的領(lǐng)導(dǎo)將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益作為頭等大事來(lái)抓，對(duì)人事檔案卻重視不夠，他們未能充分認(rèn)識(shí)到人事檔案潛在的人才信息價(jià)值。而人事檔案管理人員“軟件不硬”被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)也很普遍。人們的輕視檔案意識(shí)對(duì)人事檔案管理成為不利的因素，在實(shí)際工作中，應(yīng)得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視和支持。

拓展事業(yè)單位人事檔案管理的途經(jīng)

（一）推動(dòng)人事檔案管理的社會(huì)化

隨著檔案社會(huì)化服務(wù)功能的廣泛拓展，檔案走向開(kāi)放，檔案不再僅僅是少數(shù)人利用的工具，而為傳承社會(huì)記憶而存在，“以人為本，服務(wù)至上”的理念為檔案的社會(huì)化提供了有力的保障。針對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中勞動(dòng)力的自由流動(dòng)，目前我國(guó)社會(huì)中出現(xiàn)的擅自扣檔、以檔案要挾人才等不良現(xiàn)象不僅限制了人才流動(dòng)，而且對(duì)人事檔案工作的開(kāi)展產(chǎn)生了很大的阻力。因此，個(gè)人人事檔案由社會(huì)化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理是一個(gè)好辦法，但代管的檔案幾年不動(dòng)、不能更新內(nèi)容、不能流轉(zhuǎn)等問(wèn)題，有待進(jìn)一步地改進(jìn)和完善。

1.人事檔案應(yīng)適應(yīng)社會(huì)管理要求。目前，領(lǐng)導(dǎo)干部的檔由組織部管理，一般干部的人事檔案由人力資源和社會(huì)保障部門管理，外來(lái)人員的由中介機(jī)構(gòu)代存，分頭領(lǐng)導(dǎo)和管理的情況，已不能適應(yīng)迅速轉(zhuǎn)化的人員角色的需要。因此，為了解決人事檔案管理“分散多頭”的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)集中的人事檔案保管機(jī)構(gòu)。

2.管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)滿足現(xiàn)實(shí)需要。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，社會(huì)流動(dòng)人口越來(lái)越多，人員互配和交流越來(lái)越頻繁，過(guò)去由用人單位管理的人事檔案，存在著“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象，已不能繼續(xù)滿足現(xiàn)實(shí)需要。建立健全事業(yè)單位行業(yè)聯(lián)網(wǎng)的人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)，便于人事檔案信息的整合與網(wǎng)絡(luò)傳遞。管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，也可以是跨區(qū)域的集團(tuán)，規(guī)模與數(shù)量完全由市場(chǎng)決定，在優(yōu)勝劣汰中接受市場(chǎng)選擇，但它們?nèi)匀灰邮芙M織、人事和社保門部、檔案部門的監(jiān)督與管理。

3.優(yōu)化管理職責(zé)。人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，是建立人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式的重要組成部分，有助于推動(dòng)各個(gè)單位人事改革，推動(dòng)聘用制，而且十分適合目前流動(dòng)人員大幅度增長(zhǎng)的現(xiàn)狀。其新職責(zé)是：

（1）配備符合規(guī)定的軟硬件設(shè)施，按照相關(guān)規(guī)定確保人事檔案質(zhì)量，保護(hù)人事檔案信息安全和被正當(dāng)使用。

（2）對(duì)于流動(dòng)人員檔案，應(yīng)建立與當(dāng)事人相聯(lián)系的機(jī)制，有條件最好能應(yīng)用身份追蹤軟件，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高工作效率。

（3）對(duì)人事檔案的收集和補(bǔ)充要做好登記工作，以便檢查核對(duì)，及時(shí)對(duì)失去價(jià)值的靜態(tài)材料進(jìn)行鑒定、削減，這樣才能使檔案信息更加明朗。

（二）促進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

人事檔案管理，是我國(guó)全面建設(shè)小康社會(huì)的重要組成部分，其管理的目標(biāo)和層次也要達(dá)到效率型和節(jié)約型，這樣就要求人事檔案管理成本的最小化和人事檔案管理水平和質(zhì)量的最優(yōu)化。計(jì)算機(jī)、多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其存儲(chǔ)數(shù)量大、占用面積小、檢索速度快、交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優(yōu)勢(shì)當(dāng)仁不讓地成為實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化管理的現(xiàn)代化手段。

1.人事檔案管理電子化。人事檔案管理的現(xiàn)代化的前提，是實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。目前，雖經(jīng)過(guò)試點(diǎn)和全面推進(jìn)了人事檔案管理的電子化，但有些單位僅停留在較低的水平上，仍保留原有的紙質(zhì)檔案。為了緩解人事檔案所存在的制度困難，應(yīng)大力推進(jìn)人事檔案管理電子化，確實(shí)做到采集真實(shí)、管理規(guī)范、節(jié)約成本、減少風(fēng)險(xiǎn)、建構(gòu)社會(huì)信用系統(tǒng)。

2.人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案社會(huì)化管理的目標(biāo)這一，就是整合人才信息資源，而整合的手段就是通過(guò)系統(tǒng)軟件支持，實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)、查詢、利用等功能。因此，應(yīng)建立健全各級(jí)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境，實(shí)現(xiàn)人一檔案信息形成、存儲(chǔ)、交換的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化，是人事檔案電子化之后，在不違背檔案保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)行人事檔案信息資源異地共享。這樣，能夠最大限度地發(fā)揮人事檔案對(duì)社會(huì)、組織和個(gè)人的價(jià)值，為人事檔案管理和我國(guó)人才政策、人才戰(zhàn)略的制定提供周到的服務(wù)。

強(qiáng)化人事檔案內(nèi)容，適應(yīng)社會(huì)

經(jīng)濟(jì)變化傳統(tǒng)的人事檔案在內(nèi)容上選材單一，在每份檔案語(yǔ)言表述上，也存在格式化、公式化的問(wèn)題。為此，強(qiáng)化人事檔案內(nèi)容，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化的需要。事業(yè)人員檔案審核工作中，按照分層次審核、分階段推進(jìn)的思路，要在“三齡一歷”認(rèn)定上把好“實(shí)”字關(guān)。嚴(yán)格政策，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，客觀公正，做到不遷就照顧，不怕得罪人，嚴(yán)加把關(guān)，防止涂改。人事檔案從建立起，就需要不斷的補(bǔ)充完善，第一個(gè)人的檔案材料隨著時(shí)間的推移需要及時(shí)補(bǔ)充真實(shí)詳盡的各種材料。人事檔案也應(yīng)適應(yīng)新形勢(shì)新要求,與時(shí)同步,應(yīng)真實(shí)反映人才的能力、特長(zhǎng)。以及個(gè)人信用記錄，涉及養(yǎng)老、醫(yī)療及失約保險(xiǎn)的內(nèi)容等。

根據(jù)新形勢(shì)下我國(guó)人事檔案工作所出現(xiàn)的問(wèn)題，以及人事檔案管理改革舉步維艱的現(xiàn)實(shí)狀況，我們需要找到改革的切入點(diǎn)，以務(wù)實(shí)、創(chuàng)新的精神和科學(xué)的發(fā)展思路，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革，推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展，完善我國(guó)人事檔案管理體制。