實事檔案監管的意義探索范文

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作者：呂澤萍單位：山西省電力公司人事董事部

實物人事檔案材料具有獨特的形成規律

一是主要依靠人事檔案管理人員的主動收集與各相關業務部門的積極送交兩個途徑，個別在職學歷學位材料、榮譽、專家資格等則有可能由本人轉交業務部門經鑒定后收入其實物人事檔案。二是大部分實物人事檔案材料都是由本人填寫形成的，如“履歷表”、“自傳”、“學年自我鑒定”、“入黨志愿”、“勞動合同”等材料。三是“實物人事檔案”的形成具有獨一無二的“原始性”?！皞鹘y載體檔案，特別是紙質檔案，因為字跡或者是檔案內容信息與紙張或者是記錄載體的不可分離性，檔案原始性的外在表現是檔案載體的唯一性，檔案是獨一無二的。”

實物人事檔案與檔案所有者本人的生命生涯息息相關。可以說，一個人的生老病死、身份變遷、職業生涯變化都要在其檔案中有所體現。四是人事檔案具有特殊的歷史沿革，政策性比較強。主要服務于各級政府、企事業單位的人力資源、人事管理工作，具有不可替代性。雖然今后信息化管理的要求不斷提高，但是，實物人事檔案的本體和載體地位無可動搖，甚至有著超越電子信息檔案的重要地位，因為人事檔案基本屬于不可再生資源，即我們無法補制“原汁原味”的檔案材料，就像時光無法倒流一樣，一些重要的檔案材料一旦丟失則無法補齊，因此，在當今信息化的時代，我們越發要做好實物人事檔案的保護與管理，確保電子信息檔案的數據來源真實、有效、可靠、可信。

實物人事檔案的現狀及發展趨勢

1.新舊體制轉軌時期的管理現狀

目前，實物人事檔案管理體制基本處于新舊體制轉軌時期，既沿襲舊制，又有突破的趨勢。一是“身份管理”模式淡化?，F人事檔案管理主要按照中組部制定的《干部人事檔案管理辦法》執行，雖然名稱上還帶有“干部”二字，國家沒有出臺針對實物人事檔案管理的新政策，但是，隨著管理的進步與改革，從過去的“干部檔案”、“工人檔案”的“身份”之分，到目前的“員工”檔案，實物人事檔案基本上不存在區分“干部”身份，所有人員的實物人事檔案管理標準統一，格式一致，有利于對檔案的統一管理，以往管理“脫節”的現象也得到了很大改善。二是“格式改版”已成定局。隨著“關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知”[組通字（2012）28號本通知自2012年7月1日起實施]的正式，之前“呼聲很高”的困擾實物人事檔案工作多年的檔案材料大小、格式問題得以徹底解決：今后實物人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型（297×210mm），材料左邊應留有25mm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。這大大減輕了實物人事檔案工作者的工作負擔，避免了實物人事檔案管理中不必要的“裁剪”、“裱糊”麻煩，也節省了一大筆相關工具的配置費用，符合現代管理的本質需要，更大程度上的保護了實物人事檔案材料的原始完整性。

三是審核管理重點轉向“內”求。根據中組部《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知要求，今后實物人事檔案審核的重點較以往側重于實物人事檔案外觀整齊規范不同，增加了對“干部人事任免材料”內容的審核，并強調干部任免考察材料不得缺失的審核重要性。特別是對干部任免材料中的“三齡一歷”（出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷）等材料的重點審核以及干部工作學習培訓經歷履歷填寫的規范要求都予以了強調，這充分顯示了實物人事檔案的內在核心價值得到了充分的重視，也側面彰顯了我國人事管理的進步和科學，為實物人事檔案管理注入了新的內涵。

2.實物人事檔案與電子人事檔案匹配對應同步動態管理成趨勢

隨著ERP（企業人力資源管理信息系統）以及人力資源管控系統等現代管理手段在人事管理工作中的深入應用，實物人事檔案管理需要與電子人事檔案信息系統不斷對接，實現數據交互，人事信息的動態更新、及時性得到了前所未有的重視，這是基本的管理需要，但也是實物人事檔案管理突破瓶頸的所在。目前，不同程度地存在著員工人事電子信息同實物人事檔案不對應，或者口徑不同，甚至缺失。主要原因在于：信息化管理的初期，實物人事檔案信息如何快速及時轉化為電子人事信息是困擾廣大實物人事檔案工作者及人力資源管理工作者的一大難題。但是，這是現代化管理不可避免的突破與變革，我們不能因循守舊，而要大膽革新，努力尋找出適合解決問題的捷徑與方法，早日實現實物人事檔案與電子人事檔案信息管理的暢通無阻、動態更新。

實物人事檔案獨特的價值作用

隨著實物人事檔案所涉及的個人上學、就業、調配、提職、離退休高職待遇、特殊工種待遇的密切度越來越高，實物人事檔案的附加法律價值也越來越凸顯，主要體現在以下幾個方面：一是實物人事檔案存有個人學歷的官方認證材料，方便根據個人的就業、人才引進落戶、提職等需要，為本人提供組織可采信的證明，特別是學歷學位證書丟失無法補制的情況，可以通過組織人事部門申請查借閱人事檔案予以證明。

二是人事檔案存有個人家庭關系、社會關系的政策采信材料。即在干部履歷中，本人填寫的配偶、子女、主要家庭社會關系等，在涉及個人財產（遺產）分配、繼承等民事法律經濟活動中具有較高的可采信力，隨著社會經濟活動的不斷發展，民事財產領域的經濟法律關系不斷復雜化，公證機構、法院、仲裁等有關認證機構均需要從本人的人事檔案中調閱、取證。如證明本人的原配、證明財產繼承子女（特別是有過再婚、再育史）、已故人員財產分割等涉及法律、公證程序的民事經濟活動中，均需從人事檔案中予以取證。鑒于人事檔案真實的、原始的、早期形成的特性，這些檔案材料看似平凡，甚至在本人填寫時也認為不重要的信息，在涉及以上諸多特殊民事法律關系調整的活動中，反而成為最具有證據采信的關鍵材料，這也提醒每一位公民在填寫自己有關人事檔案材料的過程中，認真對待，如實填寫，以免造成不必要的麻煩和經濟糾紛。如填寫子女一欄時，要填寫自己子女真實的姓名、年齡等相關信息，不要漏填、誤填，以免在遺產分割時，無法證明。三是實物人事檔案主要服務于本人退休，軍人、干部身份確認，獨生子女生育證明及退休后工資待遇等有關信息的采證、查考、利用。

目前，勞動社會保障部門審批退休的主要依據就是其本人的實物人事檔案；特別是具有高級職稱待遇的，也要從實物人事檔案中存有的專業技術資格評審原件中予以取證；根據有關政策，如果曾經從事過鍋爐、焊接等高危專業特殊工種的，也可以提高退休工資待遇，前提是在其實物人事檔案中存有相關檔案材料記載；個別單位在重要領導崗位考察任用時要查閱其實物人事檔案中關于計劃生育證明材料。實物人事檔案的重要性越來越受到人們的重視，同時人事檔案管理工作的服務性功能也日漸突出，使來查借閱檔案的每一個人都心情舒暢，讓他們切實感受到高質量的實物人事檔案服務的熱誠和高品質的服務質量，也成為實物人事檔案工作者不斷提升管理水平，突破瓶頸的重要動力來源。

加強實物人事檔案管理的措施和建議

1.加大對實物人事檔案保護管理重要性認識的宣傳培訓力度雖然現代化人事信息管理手段帶來了便捷與進步，但是，依然不能忽視實物人事檔案的重要性。正如前文所述，實物人事檔案具有特殊的不可替代性和廣泛的使用用途及價值，我們一定要廣泛宣傳實物人事檔案和員工自身切身利益的關系，營造出人人愛護、積極主動、和諧培和、暢通無阻的實物人事檔案管理氛圍，通過會議、網絡、論壇、報紙刊物，結合有關現實案例，舉辦培訓和答疑，使員工從自身角度重視其檔案材料的填寫、保存、轉遞，從源頭上形成正確、科學的實物人事檔案材料。

2.加大對高素質實物人事檔案管理人員的培養和配備

高素質實物人事檔案管理人員的配備是提升實物人事基地綜合管理、信息化管理的必然要求，沒有高素質工作者的有力執行，實物人事檔案的安全性、真實性將無法保證，這也是信息化、集約化、精益化管理的現實需要。反之，能夠把實物人事檔案管理工作做好的同志，也一定是綜合素質高，可信可靠，具有強烈的責任心和奉獻精神的好同志。不管做什么工作都能做好，因此，從某種程度上說，實物人事管理崗位也是為企業單位培養優秀人才的基地，更應當受到重視和支持。目前，從事實物人事檔案管理崗位的同志都比較年輕，正是培養和鍛煉的好時機，我們一定要跟上改革的浪潮，為實物人事檔案管理事業作出應有的貢獻。

3.進一步優化實物人事檔案的管理條件和環境

工欲善其事，必先利其器。按照實物人事檔案格式改版的要求，過去使用的舊的檔案管理設備和裝備也面臨著老化更新的挑戰和機遇。我們要抓住這一改版的時機，對原有的實物人事檔案管理設備情況進行摸底，查找缺陷，做好設備更新的準備工作，為實物人事檔案的保存、管理創造良好的條件和環境，從而更好的為人事管理提供可靠、優質的服務。

4.協調好ERP等電子管理信息系統與實物人事檔案的動態生成關系

鑒于目前處于改革的過渡期，ERP等現代信息化管理系統與實物人事檔案兩者之間暫時的數據轉移瓶頸問題可能需要增加大量的人工成本，企業單位可以抽調人員成立臨時性的專業工作小組專門負責信息錄入及轉換工作，待基礎數據底盤基本進入信息系統后，利用現代數據終端集成采集信息技術，修訂各業務生成部門的職責范圍，將任務分解到各責任部門，對應到相關崗位，納入日常管理范圍，這樣權責明晰，保障了信息錄入的可靠性和錄入速度，避免了信息動態更新速度慢的問題，也實現了電子信息檔案系統與實物人事檔案的同步生成，動態更新。

總之，實物人事檔案的管理模式已經發生了巨大的變革，管理信息化的進程也在不斷提速，伴隨著公司精益化、集約化、標準化的改革進程，筆者相信，實物人事檔案管理事業將進一步發揮其應有的積極作用，為企業事業的穩定發展，為人力資源、人事管理打好堅實的基礎。這就更需要人事檔案工作者本著用心服務大眾，利人利他的理念，以及時刻保持高度的責任心來做好有關工作，把為他人服務好作為自己的追求，把服務對象的事情當做自身的事情來辦，做廣大干部員工的“貼心人”。