新時代文檔管制對企業的影響范文

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作者：葉麗娟單位：深圳市萬鴻檔案服務有限公司

新時期的檔案管理實現了檔案管理的網絡化

企業現代化的一個重要標識就是企業的信息化，如今電子商務成為主流，信息化才能保障企業的生存和發展。企業信息化，館藏資源不再是紙質資源，而轉型為數字化，空間也隨著信息化而虛擬化，信息資源不再是獨立的，而是共享的，同時，信息化的共享和開放特性使得企業的服務對象及需求不斷擴大，信息的傳輸也通過網絡實現。由此可知，企業的信息化必然要求檔案管理進行網絡化。

新時期的檔案管理實現了檔案管理的網絡化，使得其具有四大特點：首先，獲取檔案信息的速度更快，其途徑不再單一；其次，不再僅僅是文字的表述，而是將圖像和文字進行了有機結合；再者，過去作業過程都是人工操作，而如今利用計算機來實現對信息的檢索、修改和復制，其速度是過去無法比擬的；最后，表現為強大的信息儲存能力，同時信息的壽命長，管理和操作信息的成本低。

新時期的檔案管理結合了知識管理概念

從全球的企業管理中吸收而來的新的管理理念中，知識管理是一種較為成功的管理模式。知識管理，從狹義上來講，就是管理知識本身，其內容包括管理知識的創造、知識的獲取、知識的加工、知識的存儲和應用；從廣義上來講，知識管理就不再是僅僅包括管理知識本身了，因為除了知識本身，還有一些與知識有關的資源和無形資產，也應該是知識管理的范疇，這樣說來的話，知識管理的內容將涉及到知識組織、資產、設施和活動等的管理。

將知識管理應用到檔案管理，知識指的就是檔案資源，而與檔案資源相關的則為智力資源，因此，結合了知識管理的檔案管理，就是指對檔案資源及智力資源進行管理，由于不再僅僅是管理資源本身，新投入的智力資源可以使管理系統更充分挖掘資源中的潛在價值并適當的發揮出來，從而使公司獲得更大的收益。結合了知識管理的檔案管理具有如下特點：

1、檔案管理的資源更豐富，有資源本身，還有智力資源，大大提高檔案館自身的管理效率，具有更高的服務效益，能夠符合當今知識經濟社會的要求。

2、其管理的核心為人力資源管理

3、其依托不再是人工操作，而是信息技術管理

新時期檔案管理的作用

由于新時期檔案管理與傳統時期已經大不相同，其在企業建設中的作用將越來越重要。

（一）為企業建設的決策提供服務

企業的發展，戰略的制定等都需要基于企業的信息的綜合。新時期的檔案管理，不僅僅以文字的形式來管理企業的資源，還能將圖文進行有機結合，實現對企業的文字、圖片和音頻等各種檔案資源的綜合管理。檔案管理首先完成對資源的必要的梳理，然后對其中的信息進行挖掘，分析其潛在價值，為企業戰略的制定提供有效的數據基礎。新時期的檔案管理由于實現了網絡化，數據的挖掘，資源的比較等所能應用到的資源更廣泛，且準確性和快速性大大提高，使得其提供的分析結果更具有可信度。

（二）提高企業經濟效益，為企業增值

信息時代使得知識資本也成為了一種重要的資產，檔案管理也將企業的技術資料、專利權、商業秘密、等知識產權納入其重點保護范圍內，新時期檔案管理充分適應現代社會的發展，面對各種盜取資源的行為具有一定的防護措施，維護了資源的安全，有效的資源安全管理能在一定程度上使得企業增值。當然，更安全的資源管理，更快捷的資源搜索、評價，能盡量發掘企業的潛能，充分利用資源，提高企業的經濟效益。

（三）為企業建設提供資證功能

對于工程建設，根據以往的教訓，很多工程就是對整個工程建設過程管理不當而出現問題。新時期的檔案管理由于其具有強大的存儲及檢索能力，從項目立項開始，它就可以保證工程資料一直處于企業的監控下，直到攻城竣工驗收甚至投運。這樣，就可以確保工程項目的招投標、工程的勘察和設計、工程的施工及最后的竣工驗收等環節的所有的相關資料的完整，從而可以為工程建設中的評優驗收提供資證，良好的信息管理能力可以保證工程的達標率，甚至能使工程達到創優的水平。良好的口碑能夠提升工程的形象和企業的價值。很多時候，企業的經濟上的訴訟、糾紛等，都是由于資源的管理方面沒給予足夠的重視，檔案管理通過對資源的有效管理，遇到這些問題時，能夠提供準確而詳細的數據依據。

總結

新時期檔案管理隨著現代社會的發展，不斷融入新的元素和思想。它能夠以數字信息的形式進行存儲，通過計算機技術實現對資源的快速檢索、操作和共享，并充分利用網絡的龐大資源充分挖掘所存儲的資源的潛在價值。這些特點使得新時期檔案管理在企業建設中的作用更加廣泛而重要，對企業的健康、穩定的發展提供保障。檔案管理對于企業管理，在未來，將漸漸成為指導企業建設的無可替代的重要成員。