新時(shí)代電業(yè)文檔管制與實(shí)行范文

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作者：陶琨單位：國家電網(wǎng)公司直流建設(shè)分公司

企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展脫節(jié)

伴隨著改革發(fā)展，原有的企業(yè)檔案管理工作和模式受到很大沖擊，很多企業(yè)檔案工作已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)管理工作的發(fā)展，現(xiàn)狀堪憂。電力產(chǎn)業(yè)從生產(chǎn)、傳輸、運(yùn)行到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)十分復(fù)雜繁瑣的過程，為此電力企業(yè)建立了系列專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)融合。這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力改革的發(fā)展而快速更新。信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，如果不能充分地開發(fā)利用檔案信息資源，將會(huì)制約企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。企業(yè)信息集成系統(tǒng)是檔案管理人員必需掌握和熟悉的內(nèi)容，否則很難掌握企業(yè)信息的核心部分或基本無法收集到檔案。

人員素質(zhì)不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要

一些電力企業(yè)的檔案管理人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)，有的人認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放。檔案管理人員服務(wù)意識(shí)淡薄，一些檔案人員觀念陳舊，使檔案工作失去生命力，默守陳規(guī)，被動(dòng)服務(wù)，導(dǎo)致檔案內(nèi)容匱乏，檔案收集被動(dòng)。各管理部門往往不會(huì)主動(dòng)歸檔，如果檔案人員再不去主動(dòng)收集，必然造成檔案內(nèi)容的不完整。檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。

管理手段滯后，不符合企業(yè)發(fā)展需要

市場發(fā)展在使企業(yè)迅速成長的同時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生很多傳統(tǒng)管理體制難以管控和解決的矛盾與沖突。這就形成了管理滯后的瓶頸現(xiàn)象。現(xiàn)階段，管理檔案的計(jì)算機(jī)配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備亟待更新，有的企業(yè)檔案管理還停留在以前的手工抄寫階段。檔案檢索利用工作效率太低，檔案管理工作現(xiàn)代化還沒有起步或者剛剛起步。受經(jīng)濟(jì)條件的制約或領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)制約，未形成檔案管理與其他部門的有效聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其他工作相比相對(duì)滯后。新形勢下，隨著企業(yè)發(fā)展，目前的檔案管理手段顯然不適應(yīng)管理的需要，嚴(yán)重制約著檔案工作的發(fā)展。

提高電力企業(yè)檔案管理水平的對(duì)策

1.著力提高檔案人員素質(zhì)

檔案工作人員的高素質(zhì)是做好企業(yè)檔案工作的前提和保障。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案業(yè)務(wù)的工作效率、水平和質(zhì)量，對(duì)提高檔案管理工作有著舉足輕重的作用。

檔案管理人員必須具備基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、職業(yè)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。要有國家檔案管理崗位資格證書，對(duì)于電力企業(yè)而言，特別是要有電力行業(yè)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)；檔案學(xué)、圖書館學(xué)、文秘、信息資源管理學(xué)、電氣類等相關(guān)專業(yè)；有全面的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，有良好的綜合分析能力、高效的執(zhí)行能力；熟練掌握1～2種通用的檔案管理軟件，有一定的公文寫作能力；熟練運(yùn)用辦公軟件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等；有較好的職業(yè)素質(zhì)、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，認(rèn)真負(fù)責(zé)。

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是人才成長的重要途徑。要加強(qiáng)對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和現(xiàn)代化管理知識(shí)的培訓(xùn)。企業(yè)必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式提高檔案管理人員水平。崗位培訓(xùn)是提高檔案管理人員素質(zhì)的最主要途徑。企業(yè)檔案人員應(yīng)適時(shí)參加一些系統(tǒng)的、專業(yè)性較強(qiáng)的專題培訓(xùn)和研討，或者采取網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的方式，通過定期的教育培訓(xùn)不斷激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性、自覺性，提高其工作能力。還可以引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代管理人才，通過招聘懂檔案管理、法律、會(huì)外語、精計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才改變目前檔案管理部門知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況，提高人員整體素質(zhì)和檔案管理水平。

2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

目前，電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、規(guī)章制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施落后、信息化程度低、檔案人員素質(zhì)不能滿足信息化建設(shè)需要。電力企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中缺乏完善的體系，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后問題仍然比較突出，對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的投入依舊相對(duì)于企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重不足。檔案的信息化建設(shè)需要科學(xué)的思想和組織管理方法，通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段對(duì)文件、檔案等信息進(jìn)行逐步發(fā)掘、整合，實(shí)現(xiàn)資源共享，使信息的獲取、處理、傳輸和應(yīng)用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高利用效率。這是提高檔案的信息價(jià)值和促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)要求。

檔案管理要適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，這是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要。要在企業(yè)內(nèi)部充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供快速、便捷、高效的服務(wù)。為達(dá)到這一目標(biāo)，必須充分利用好信息化技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，充分發(fā)揮信息資源價(jià)值，為企業(yè)服務(wù)。

電力企業(yè)要在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)信息化，發(fā)揮檔案的信息作用，這是新形勢下電力企業(yè)檔案管理面臨的新課題。新形勢下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等飛速發(fā)展，企業(yè)在面對(duì)龐大繁雜的企業(yè)檔案信息時(shí)要想提高檔案管理水平和質(zhì)量必須要加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。要通過借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念改革檔案管理中不合適的方法和手段。經(jīng)濟(jì)效益好、現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)要鼓勵(lì)其全面開展檔案信息化建設(shè)。

3.規(guī)范電力企業(yè)檔案管理制度

要按照《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作特點(diǎn)，制訂并完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。建立并貫徹落實(shí)責(zé)任制，切實(shí)將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程，嚴(yán)格責(zé)任分工，規(guī)范過程管控，形成閉環(huán)管理。只有綱領(lǐng)性文件是不行的，必須對(duì)相關(guān)文件編制辦法進(jìn)行細(xì)化，避免由于理解不一造成資料整理的混亂，給內(nèi)業(yè)資料管理工作帶來巨大的工作量。要將工程的過程管理和歸檔責(zé)任進(jìn)一步明確和細(xì)化，使工程技術(shù)和檔案管理人員有明確的收集方向和標(biāo)準(zhǔn)，有助于提高檔案管理質(zhì)量。

需要建立一整套科學(xué)、適用和操作性強(qiáng)的檔案管理制度，通過對(duì)文件材料的歸檔范圍、收集、整理、立卷歸檔、形成以及文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求，促進(jìn)檔案工作的有序進(jìn)行，并依據(jù)相關(guān)規(guī)定從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工等方面進(jìn)行明確規(guī)定。

要建立和落實(shí)各級(jí)檔案管理工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，才能使檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。企業(yè)員工在工作過程中形成檔案，有義務(wù)將其在本職工作崗位上形成的有保存價(jià)值的文件材料歸檔保存，并逐步提高檔案意識(shí)。

規(guī)范的檔案管理制度能夠使員工意識(shí)到檔案的形成至保存、利用不僅是檔案人員的職責(zé)，也是全體企業(yè)員工的責(zé)任。要確保檔案管理的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，將項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)一樣納入程序管理，用規(guī)范的檔案管理行為推動(dòng)檔案規(guī)范化管理。