淺談信息化時代檔案管理工作創新范文

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［摘要］隨著信息化時代的到來，我國許多機構和企業紛紛開始在內部工作環節中采取信息化技術，以此提升工作效率。檔案管理工作在此時代中首當其沖，信息化檔案管理可以更好地幫助相關機構加快檔案工作效率，并提供高質量保障。但由于互聯網中過于繁雜的影響因素，信息化檔案管理中依舊存在一些問題。本文針對信息化時代給檔案管理帶來的優勢進行分析，提出信息化管理中依舊存在的問題，并提出幾點建議。

［關鍵詞］信息化;檔案管理;創新研究

隨著我國信息技術和網絡技術的不斷發展，人們在生活、工作、娛樂方面都與信息具有一定關聯，信息化技術可應用于企業領域、教育領域、科學領域等。具體表現于計算機方面和檔案信息化的應用，信息化時代已經成為社會的發展趨勢。企業和機構中的檔案管理水平可以直接反映出企業和機構內部管理水平。在此階段，我國多數企業和機構都在檔案管理工作中加快信息化發展腳步，在建設信息化檔案管理工作中進一步提升工作質量。

一、信息化時代檔案管理工作的具體內容

(一)自動化檔案管理在社會信息應用普及的時代里，檔案管理工作把降低管理人員工作強度放在首要位置。在以往的檔案管理模式中，一般都是由紙質檔案來進行歸類、存儲，但隨著社會不斷進步，管理需求難度增大，以往的管理模式已經不能滿足現代管理需求，檔案管理巨大的工作量也讓工作人員深感壓力。隨著信息化時代的到來，傳統檔案管理模式逐漸被取代，信息化計算機技術逐漸被檔案管理工作人員所接受，令這項工作逐漸走向信息化道路。目前我國多數企業及高校之中的檔案管理工作都較為依賴計算機技術，互聯網技術能夠令檔案加快傳播速度，計算機技術能夠令檔案得以保存，在多重技術的應用下，信息化檔案管理工作得以自動化發展。在日后的檔案管理工作中，人們可以應用信息化技術完成信息數字化處理，從而為檔案管理工作人員減少壓力和物資消耗，從而提升工作效率。

(二)數字化檔案存儲在我國當前檔案管理工作中，依靠信息化技術令檔案存儲脫離以往的紙張，工作人員在完成錄入檔案信息的工作后，將錄入的信息內容以數字化形式存儲于計算機和云儲存之中。檔案管理工作在信息化時代計算機的應用下完成檔案存儲，不僅可以解決紙張材料過度消耗的問題，更在極大程度上保存生態環境。由于紙質檔案極其容易損壞或丟失，檔案信息數字化的出現避免了這種缺陷，不僅能夠很好的保證檔案完整性，還可以讓檔案使用更為便捷。

(三)信息化檔案傳遞目前許多高校、企業，都在借助網絡計算機技術來完成自身信息化建設，信息化檔案管理可令需要的人員能夠及時、準確的在海量信息中查找出自己所需的數據，其優秀的傳播速度和工作高效性也令使用人群對其接受能力較高。在檔案信息錄入計算機系統后進行存儲，還能夠利用互聯網技術與他人進行遠程數據傳遞，信息化檔案管理在極大程度上給予工作人員方便。

二、信息化時代檔案管理工作存在的缺陷

(一)檔案泄露風險目前我國多數企業機構檔案管理工作中都存在著一定缺陷，在信息數據傳遞過程中有很大泄露風險。盡管很多企業機構都運用信息技術來提升檔案管理工作的信息泄露防衛能力，但由于互聯網具有極強的繁雜性，從而很難在網絡環境中保障檔案管理工作的安全性。因此，多數企業和相關機構紛紛將信息化建設重點范圍集中在檔案數字化管理建設及網絡共享平臺當中。在建設過程中，數字化檔案管理和存儲方式帶給企業和機構過多的信息泄露風險，企業和機構內的重要數據丟失事件頻發，檔案管理工作并沒有設置有效的檔案訪問權限，在訪問時過于簡單，攔截功能沒有完善，從而影響信息化檔案管理工作的有效開展。與此同時，管理工作人員對潛在的檔案泄露風險并不具備應對能力，也沒有一定的危機意識。因此，企業和機構應在未來檔案管理建設中，加強風險防控管理，

(二)人員素質不足目前來看，我國許多企業和相關機構檔案管理人員并沒有對信息化管理的價值具有確切認識，認為信息化對推動檔案管理發展并沒有直接作用。因此，許多企業和機構檔案管理工作出現邊緣化現象，不僅影響工作質量，更對檔案管理這項工作未來發展造成阻礙。與此同時，由于企業和機構并沒有培養員工對自身工作價值產生一定認知，致使員工在管理工作時常會出現一些問題。此外，企業和機構內部缺乏對管理人員的培訓機制，造成檔案管理人員出現個人水平及能力不足問題，且在信息化普及的現代，員工個人并不能很好的操控先進設備來進行檔案管理，從而降低了檔案管理工作效率。在企業和機構的檔案管理部門中，管理人員的個人能力和工作水平都直接影響著檔案管理工作質量，目前為止，多數企業和機構的檔案管理人員專業性較低，缺乏管理檔案方面的工作經驗，導致檔案管理工作并不具備規范性。

(三)工作效率較低盡管目前許多企業和機構都在提倡應用信息化技術來進行工作，滿足檔案管理工作信息化建設。但還有許多企業和機構并沒有對此產生重視，對信息化檔案管理的實際價值并沒有一定認知，不能夠針對性的完善檔案管理工作具體規劃流程，進而造成信息化檔案管理工作無法在企業和機構進一步開展。首先，部分企業和機構沒有建立完善的電子檔案管理隊伍，致使企業和機構在建設信息化管理中得不到應有的效果。其次，多數企業和機構并沒有建設完善的檔案管理隊伍和體系，從而導致企業現有的信息化管理技術并不符合企業目前發展所需。最后，由于企業和機構在建設檔案信息化方面并不專業，檔案管理工作嚴重缺乏硬件設施和技術支持，從而導致管理人員對其作用價值了解過于片面，檔案信息化管理工作并不能有效開展。

(四)認知程度較低在企業和機構的檔案管理工作中，部分管理者和領導對檔案管理工作的重要性并沒有產生一定認知，將檔案管理任務發放給檔案部門后就對此毫不關心。長此以往之下，檔案管理工作人員也對此產生惰性，從而導致檔案管理部門的工作人員出現范圍性怠慢現象。與此同時，檔案管理工作部門也對自己的工作價值沒有一定自信和肯定，這也是導致檔案管理工作中常常出現錯誤的關鍵所在。此外，檔案管理工作人員的個人收益較低，沒有收獲實際利益的渠道，很難全身心地投入到檔案管理工作之中。目前為止，這些問題和漏洞一直存在于企業和機構當中，也正是檔案管理發展始終得不到有效進展的主要因素。

三、信息化時代檔案管理工作創新研究

(一)轉變檔案管理觀念信息化時代的檔案管理工作需借助現代管理體系加以創新、完善，將信息化檔案管理推向時展的新道路。因此，信息化檔案管理工作應符合現代管理需求，轉變自身管理理念，讓檔案管理在信息化時代的推動下不斷前進。檔案管理工作職能包含數據存儲、信息記載等，因此，對企業和高校等機構內只有完善保存檔案，才能夠記錄該機構發展情況，為該機構未來發展提供參考數據。

(二)優化檔案管理模式隨著信息化時代和網絡技術的不斷發展，在很大程度上加快社會前進的步伐，不僅如此，各個機構的檔案管理模式也隨之改變。在信息化檔案管理模式中，最為重要的就是建設信息化檔案資源。各機構應用信息化來完善檔案管理工作，不僅加快了檔案管理工作效率，還能夠讓其數據信息完整保存，準確性比較傳統管理模式也顯著提高，而且更適合現代社會發展。

(三)完善檔案管理制度在目前各機構檔案管理部門中，檔案管理制度約束力不僅能夠帶給企業一定的原則性，還能夠讓員工在積極狀態中完成工作任務，從而體現出檔案管理工作中的自律性和規范性。與此同時，還需加強各機構檔案管理部門的工作制度，進一步改進和完善，以保證信息管理部門的工作效率能夠有所提升。隨著現階段檔案數量越來越多，管理工作人員的壓力也隨之增長，各個機構需加強完善檔案管理制度，是應對檔案過多、管理環節中所存在的問題的有效解決方式。

(四)提升管理人員素質順利開展各機構信息化檔案管理工作與優秀的高素質管理人才密不可分。因此，各機構需加強提升檔案管理部門所有工作人員的個人專業水平及知識內涵，提高管理人員對檔案信息化的認知和能夠帶給企業未來發展的重要性，培育員工對管理檔案的保密意識。與此同時，各機構還應重視提升管理人員自身專業知識及技能操作能力，定期組織培訓環節，以確保管理人員的專業水平能夠隨著社會需求不斷提升，一直具備高素質綜合人才的能力。

(五)增添檔案資金投入無論是高校、企業或是其他相關機構，想要建設開展信息化檔案管理模式，首先需要增添對檔案部門的資金投入，以保證檔案部門能夠在設施完善的物質基礎下順利開展信息化檔案管理，檔案部門物質基礎離不開復印機、計算機等貴重設備。高校可從政府部門申請設備購買資金，用于建設信息化檔案管理，還可以面向社會、企業、機構、籌集設備資金，在建設的同時還能夠提升高校學生對信息化技術的全新認識。此外，國家還應注重貧困地區檔案管理工作問題，將檔案信息化建設在我國各大地區均勻發展。結語綜上所述，檔案信息化管理技術可以令企業和相關機構在管理內部信息數據時有著較高的質量保障，在未來企業和機構發展過程中，信息化檔案管理工作還有待完善。建立優秀的檔案管理平臺可從員工綜合素質方面入手，并優化檔案管理模式，從真正意義上建設信息化檔案管理工作。

參考文獻:

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作者：王珺 單位：周口師范學院人事處