人事檔案信息化管理工作分析范文

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【摘要】

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用也越來越廣泛。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時(shí)對人事檔案信息化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】

人事檔案；信息化管理；必要性；途徑

近年來，信息技術(shù)開始在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，這不僅有效的提升了人事檔案管理現(xiàn)代化的水平，而且為什么各單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。將人事檔案管理技術(shù)與信息化技術(shù)有效的結(jié)合起來，加快推動人事檔案信息化建設(shè)，這不僅是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而且能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發(fā)揮出來，為人事檔案的健康發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。

1人事檔案信息化管理的必要性

1.1信息化管理有利于人事檔案利用率的提升人事檔案作為國家和企事業(yè)單位不可或缺的重要工某些人，其是對個(gè)人信息的真實(shí)記錄，而且與每一個(gè)職工的切身利益息息相關(guān)。人事檔案還是單位人事部門對個(gè)人進(jìn)行管理的重要憑證，是各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)。在單位選拔人才及干部隊(duì)伍建設(shè)中具有非常重要的作用。通過實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當(dāng)前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。

1.2信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高長期以來在檔案工作中一直采用紙質(zhì)載體進(jìn)行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，只需要將個(gè)人信息數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以反復(fù)對其進(jìn)行查閱和使用，利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可以自動對檔案信息進(jìn)行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時(shí)檔案管理成本也得以降低。

1.3人事檔案信息化管理是必然趨勢信息化發(fā)展已成為當(dāng)前社會發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發(fā)展作為檔案管理改革的總方向。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好的運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進(jìn)行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準(zhǔn)確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。

2人事檔案信息化管理的途徑分析

2.1提高人事檔案管理的信息化意識在當(dāng)前社會知識信息進(jìn)代，人們對信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識，更好的推動檔案信息化建設(shè)。特別是在當(dāng)前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數(shù)字管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實(shí)現(xiàn)一體化，確保人事檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。在當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設(shè)的重要內(nèi)容，通過加快檔案信息化建設(shè)，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利用科學(xué)、先進(jìn)的人事檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質(zhì)量的提升。而且在信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內(nèi)容也得以更加豐富，實(shí)現(xiàn)了人事檔案的無紙化閱檔。

2.2加快人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖然在信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優(yōu)勢，但在正常對人事干部進(jìn)行提拔及考察時(shí)需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進(jìn)行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。所以需要進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖能進(jìn)行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時(shí)經(jīng)常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)就顯得尤為重要。建立一個(gè)全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。

2.3加強(qiáng)人事檔案信息動態(tài)化管理人事檔案的管理不能再拘泥于傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，可以不斷的充實(shí)本人的一些個(gè)性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實(shí)和完善。同時(shí)現(xiàn)在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現(xiàn)代化手段在人事檔案信息動態(tài)化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價(jià)值。

2.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建信息平臺在當(dāng)前人事檔案管理工作中，需要構(gòu)建完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)接，確保干部檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)現(xiàn)。而且人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系構(gòu)建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)起到積極的作用。另外，為了能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，則需要人事管理機(jī)構(gòu)要進(jìn)行信息中心的設(shè)置，做好人事信息化管理的指導(dǎo)和技術(shù)支持工作，更好的對人事信息流動渠道進(jìn)行規(guī)范，履行好人事信息收集和的重要職責(zé)。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎(chǔ)，當(dāng)前社會發(fā)展過程中，人員具有較大的流動性，而且人事信息資料量較大，并且呈現(xiàn)動態(tài)的變化，這就需要建立科學(xué)的人事信息庫，并將人事信息庫與人事檔案管理有效的結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)信息和動態(tài)信息的統(tǒng)一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

3結(jié)語

在當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下，相對于經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當(dāng)前社會發(fā)展的需求相適應(yīng)，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優(yōu)化，加快推動人事檔案信息化建設(shè)工作，為人事檔案更好的服務(wù)于人事管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者：凌玲 單位：黑龍江省哈爾濱水文局