檔案信息化應(yīng)用量化考核實踐范文

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中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）中要求“切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化”，勝利油田檔案管理中心在貫徹《意見》的行動中制定了一系列措施，其中檔案信息化應(yīng)用考核措施是最具代表性的一項。檔案信息化建設(shè)與應(yīng)用是系統(tǒng)工程，涉及的廣度幾乎涵蓋檔案業(yè)務(wù)的全部。因此，檔案信息化應(yīng)用專項考核，實際上是對檔案業(yè)務(wù)工作的全面評價，能夠清楚地反映出檔案工作的面貌和狀態(tài)。本文結(jié)合考核工作的實例來闡述考核過程，雖然提出了具體的考核項和分值等，但筆者的本意是不拘泥于具體數(shù)據(jù)，重點交流考核的思想與方法。

一、考核辦法

1.考核內(nèi)容及規(guī)則本文列舉的考核實例，成績實行百分制。考核內(nèi)容和評分規(guī)則在制定完成后，在一個階段相對穩(wěn)定地實施。在下一個年度的開始，根據(jù)檔案工作實際開展情況再靈活地進行修訂。考核內(nèi)容有4項，即檔案門類的齊全與數(shù)據(jù)完整性、歸檔及時性、檔案數(shù)字化和系統(tǒng)管理，所占分值分別為30、20、20、30。因各單位的檔案業(yè)務(wù)有差異，考核的檔案門類也要根據(jù)實際情況而定。根據(jù)業(yè)務(wù)類型將各單位組到幾個板塊，分別進行考核，每個板塊分別排名，突出考核的可比性、精確性和真實度。對油田企業(yè)來說，可劃分為生產(chǎn)、工程、保障、社區(qū)和其他等5個板塊，每個板塊內(nèi)檔案業(yè)務(wù)基本相同，在考核中能夠充分體現(xiàn)出可比性。假如生產(chǎn)單位和社區(qū)的一并進行考核，社區(qū)內(nèi)就不涉及生產(chǎn)類的勘探開發(fā)檔案，檔案門類的差異造成單位之間無可比性，考核結(jié)果中若摻雜形式主義成分就無實際意義。4項考核內(nèi)容的每一部分，原則上將分值細化到每個檔案類，具體做法是：對每個檔案類分別考核，有幾個考核門類就得出幾個分值。比如要考核9個檔案類，那就要計算出9個考核值，先按百分制給出每個門類的分值，再被9除，然后相加，最后和該考核大項占總成績的權(quán)值相乘，就得出該項的分值。本文的實例中，四個考核項所占權(quán)值分別為30%、20%、20%、30%。

2.考核流程在考核辦法（制度）落實后，根據(jù)檔案工作的特點，考核周期按季度進行。在每一個季度末，起草并下發(fā)考核通知，確定考核內(nèi)容、規(guī)則及具體流程、上報方式等。下屬單位接到通知后，先按要求開展自查，并按時上報自查成績，由檔案主管部門討論核實后呈領(lǐng)導(dǎo)閱示確認，在下一個季度初公布考核結(jié)果。期間充分聽取下屬單位對考核的反饋意見，以改進和調(diào)整下一步的工作計劃與方式。

二、考核內(nèi)容解釋

1.檔案門類的齊全與數(shù)據(jù)完整性該項考核包括兩部分內(nèi)容：一是檔案門類的齊全性，指的是考核有關(guān)單位所管理的檔案類是否全面，每個板塊考核哪些檔案類在規(guī)則中是很明確的，缺項就要按評分標(biāo)準(zhǔn)扣分；另一個是檔案數(shù)據(jù)的完整性，指的是在每個檔案類中，檔號、題名、歸檔日期、責(zé)任人等必填信息是否存在空值的問題，若存在這種情況就要按標(biāo)準(zhǔn)扣分。檔案門類是根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)特點，科學(xué)、合理地進行劃分。作為油田企業(yè)，納入考核的檔案有9類，即勘探開發(fā)、基建、管理、會計、科研、實物、照片、視頻、設(shè)備等，每個板塊的種類也不完全相同，若門類缺少，齊全性就要扣分；在各類檔案的管理字段中，分別有規(guī)定的必填項，若必填字段值為空，就要扣分。齊全完整性的檢查要靠工具軟件輔助完成，這是為輔助考核管理而編制的專用軟件，靠人工檢查工作強度是海量的，不現(xiàn)實。

2.歸檔及時性在預(yù)定的《企業(yè)檔案管理辦法》中，各類檔案的歸檔時間有明確的要求，歸檔滯后就要扣分。下邊列出各類檔案歸檔及時性的具體要求：（1）勘探開發(fā)檔案。完井地質(zhì)總結(jié)報告，開發(fā)井等在完工10日內(nèi)，探井在完工35日內(nèi)歸檔；測井資料在完成7個工作日內(nèi)歸檔；其他地質(zhì)資料在形成后的10個工作日內(nèi)歸檔。（2）基建檔案。工程項目文件材料在其項目竣工后3個月內(nèi)（以竣工驗收時間為準(zhǔn)）歸檔。（3）管理檔案。文件辦理完畢后，在30日內(nèi)（以文件形成日期為依據(jù)）歸檔。（4）會計檔案。當(dāng)年的會計檔案在形成部門再保管一年后，在來年的6月30日前歸檔（如：2014年6月30日前，完成2012年的會計檔案歸檔）。（5）科研檔案。科研課題文檔要在項目鑒定后3個月內(nèi)歸檔。（6）實物檔案。實物檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后30日內(nèi)歸檔（以實物形成日期為依據(jù)）。（7）照片。照片（包括底片）及相關(guān)文件材料在有關(guān)工作（活動）結(jié)束后30日內(nèi)歸檔。（8）視頻檔案。同照片。（9）設(shè)備檔案。外購設(shè)備儀器、引進項目的文件材料，在開箱驗收或接收后及時登記，安裝調(diào)試完成后，3個月內(nèi)歸檔。

3.庫藏檔案數(shù)字化《意見》指出：“各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對已實現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。”檔案數(shù)字化工作目前雖然有了一定進展，但離工作目標(biāo)還有距離。面對企業(yè)實體庫藏量大，載體種類多，檔案保存時間久遠，借閱利用逐年遞增的現(xiàn)狀，需要制定可行的檔案數(shù)字化計劃，按照載體老化程度、檔案價值重要性、借閱利用率、檔案開放需要的優(yōu)先順序開展數(shù)字化工作，爭取在3年內(nèi)實現(xiàn)庫藏目錄數(shù)字化率100%，檔案全文數(shù)字化率80%的目標(biāo)，實現(xiàn)這個目標(biāo)，要用考核來推動和促進。目前，庫藏檔案目錄基本入庫，重點考核的內(nèi)容是全文數(shù)字化部分。具體方法是：以上傳到系統(tǒng)的全文為基準(zhǔn)進行考核，已數(shù)字化而沒有進入系統(tǒng)的全文，不能通過系統(tǒng)檢索，即還沒有納入檔案信息化平臺運行，因此不計入考核成績。全文數(shù)字化率80%的目標(biāo)的計算方法是，以系統(tǒng)內(nèi)掛接全文的目錄數(shù)（包括卷內(nèi)和按件管理的目錄）占應(yīng)該帶有全文的目錄數(shù)的80%，每個單位的檔案數(shù)字化率也是通過這個方法統(tǒng)計得出。在以往的全文掛接中，卷內(nèi)的每一件（或按件管理的每一件）都可能對應(yīng)著全文中的多個電子文件，比如說，一個文件有發(fā)文稿紙、正文、修改稿等，原來的做法是分別將這些文件掃描成JPG或其他格式的文件作為全文上傳，即一件對應(yīng)多個全文文件，顯得有些凌亂。目前的做法是一件對應(yīng)一個文件（全文），實現(xiàn)過程是將多個電子文件合成一個單層或雙層PDF文件。這樣，在統(tǒng)計全文數(shù)字化率的過程中，無論按目錄或按全文，統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)是一致的（按原來的做法，全文的數(shù)量一般都大于目錄數(shù)）。

4.系統(tǒng)管理檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用是樹狀分布的，系統(tǒng)維護管理也按權(quán)限分布至基層單位的每個節(jié)點。系統(tǒng)管理的水平直接影響到應(yīng)用開展的質(zhì)量與效率，因此，對系統(tǒng)安全措施、配置規(guī)范性、完整性、正確性等作為重要考核點，對管理機構(gòu)、用戶、角色、應(yīng)用視圖、歸檔流程等要求及時優(yōu)化與更新。另外，還要求系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)用戶對應(yīng)用過程中遇到的問題和合理化建議及時提報，酌優(yōu)計入考核成績。

三、考核效果

通過檔案信息應(yīng)用考核，增強了各單位檔案意識，尤其是引起了檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的注意和重視，提高了對檔案工作的重視程度，提高了檔案部門和檔案工作者的話語權(quán)，形成了對標(biāo)、追標(biāo)的良好氛圍。考核本身就是規(guī)范檔案工作的過程，通過考核促進了全文數(shù)字化工作的開展，檔案數(shù)據(jù)進一步規(guī)范、正確、完整，檔案工作者的應(yīng)用技能快速提升，上下級、同級檔案部門單位業(yè)務(wù)交流更加緊密和具體，形成了新形勢下檔案工作的規(guī)范、有序、高效的良性循環(huán)新常態(tài)。檔案考核結(jié)果報企業(yè)經(jīng)營管理部門納入總體考核目標(biāo)管理，獎懲兌現(xiàn)，提升了檔案服務(wù)于企業(yè)主營業(yè)務(wù)的比重。

本文所述的檔案信息化應(yīng)用專項考核做法，可以推廣至檔案工作的全面考核。需要進一步提升和改進的部分就是將考核目標(biāo)再進行細化和科學(xué)量化，盡可能用軟件輔助實現(xiàn)考核自動化，減少人為因素的干預(yù)和考核工作量。考核是一個客觀行為，考核和被考核者要充分履行各自的責(zé)任義務(wù)，要對考核結(jié)果負責(zé)。通過考核，要使被考核單位知道問題在哪里，整改對象更明確。因此，每次考核過后，要認真做好信息反饋與溝通，目的是通過考核，真實地反映出基層工作實際，更有效地促進檔案工作的開展。

作者：劉茂誠 單位：勝利油田檔案管理中心