高校學生檔案信息化管理范文

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摘要：

本文針對高校學生檔案管理中存在的問題及原因進行了梳理，提出高校學生檔案信息化管理模式，通過這一模式的探究，認為高校學生檔案管理工作應立足信息化背景，從管理意識、管理體制、管理服務等多種角度探求高校學生檔案信息化管理的新模式。

關鍵詞：

高校學生檔案；信息化；管理

高校學生檔案包括了學生上學期間到學生畢業各個方面的信息，具體包括：從學生入學以后學生每個學期的成績、學生的政治表現、學生的思想道德情況、學生獎懲情況、學生獎助學金的取得情況、學生的實踐情況、學生畢業信息等。這些信息在不同的高校檔案收集中可能會有所差別，但基本的學生檔案信息都有，并且大多數學校采用紙質檔案進行管理，但是這種紙質管理方式和社會發展越來越不相適應。高校學生檔案信息化管理就是基于這樣的社會要求出現的，本文就高校學生檔案信息化管理存在的必要性進行了深入的探究。

一、高校學生檔案信息化管理的基本內涵及其意義

高校學生檔案信息化管理是指依據《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，采用現代信息技術的手段對學生在校期間的信息進行建立、收集、整理、歸檔，旨在滿足高效查閱和社會服務的需要。高校學生檔案信息化管理有利于科學高效合理管理學生檔案。科學的學生檔案要建立在對《檔案法》正確的理解和具體的實施過程中，依法管檔，依法建檔，要具體聯系高校學生的實際情況，形成各自特色的高校學生檔案管理系統。而高效合理管理學生的信息必然要通過現代信息技術來完成，做到高效運行和合理布局，克服傳統檔案管理手段和方法的低效率和多失誤。高校學生檔案信息化管理有利于服務社會。高校學生規模的擴大和流動性增強，學校的搬遷和合并等，需要對學生的個人信息進行快捷的更新和管理。而傳統的高校學生檔案管理早已跟不上這種快節奏變化，更難滿足社會的需要。而高校學生信息化管理恰恰彌補傳統檔案管理上的不足。

二、高校學生檔案管理中存在的問題及原因

從各高校學生檔案管理基本情況來看，學生檔案管理存在的問題較為普遍，大致有以下幾個方面：

（一）高校學生檔案管理意識淡薄

盡管《高等學校檔案管理辦法》第五條，明確指出高校檔案工作由高等學校校長領導，將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展作為校長的主要職責[1]。但是高校學生檔案信息建設和學校其他工作并沒有實現同步發展，重教學輕管理，重科研輕管理成為檔案管理工作的觀念之傷。如，學生檔案管理沒有配備專門人才，大多數由教師兼職管理。高校評估往往只是注重教學質量的評估工作，對學生檔案管理沒有足夠的重視，這也間接造成學校領導對學生檔案管理的忽視。

（二）高校學生檔案管理體制混亂

在高校學生檔案管理工作大多數由學生處承擔，然而涉及的學生信息卻是多方面，多部門形成的評價結果。如招生就業指導處、教務處、后勤處、財務處、學生所在學院（系）、黨委和團委等部門都會形成學生的信息處理結果。然而這種部門分割,也造成了學生信息收集方面的障礙。這種粗放式的管理體制便成為高校學生檔案管理中的體制性障礙。學生檔案的建立、收集、整理、歸檔缺少統一標準，造成檔案填寫不一致，材料不齊全，審核不嚴格，接收不規范，甚至出現學生檔案丟失的情況。

（三）高校學生檔案管理信息化程度低

傳統以來，高校學生檔案管理大多采用紙質形式來管理。手工處理很難避免出現差錯，就算事后更正也無法保留檔案的原貌，而紙質保存需要具備一定的條件，然而有的高校沒有專門的學生檔案室，造成學生檔案查閱和傳遞混亂，一旦出現意外情況，后果不堪設想。就在網絡信息化的今天，有的高校也只是單機歸檔，無法實現學生檔案信息共享，無法滿足用人單位的需要。

三、高校學生檔案信息化管理的有效途徑

傳統的高校學生檔案管理模式已經無法適應現階段的工作需求，在科技飛速發展、社會多元化的今天，高校學生檔案管理工作應立足信息化背景，從管理意識、管理體制、管理服務等多種角度探求高校學生檔案信息化管理的新模式。

（一）強化檔案管理意識，提高檔案管理水平

高校學生檔案管理工作是高校管理工作中的一項重要工作。要想提高學生檔案管理工作的水平，首先要從思想上引起足夠的重視。學生檔案與學生的學業、就業、前途緊密相連。做好學生檔案管理工作，從某種程度來說，就是對學生高度負責。如在學生檔案管理中，出現學生檔案丟失的情況，就會形成學生與學校的沖突，會給學生造成很大的心理壓力。而高校學生檔案信息化管理可以有效地化解矛盾和壓力，彌補紙質檔案丟失造成的不良后果。其次要加大資金投入。學校領導要招聘檔案管理專門人才和網絡信息維護人才，做好有關檔案管理人才的培訓，劃撥專門資金購買計算機和開發數據庫，在配備充足的設施基礎上，建立一套適合本校學生檔案管理的信息體統。現在好多高校有專門的網站，專門的數據入口，所以可以嘗試在高校數字網絡平臺的基礎上與學生檔案管理系統實現有機的融合，減少開發和維護的成本。

（二）深化檔案管理體制改革，統一檔案管理標準

高校學生檔案管理中的條塊分割造成了學生檔案管理的混亂，究其原因就是檔案管理體制混亂，沒有一個固定的檔案管理流程和統一的管理標準。首先學生檔案管理要有專門機構總負責，負責學生檔案的收集、整理、歸檔，其他部門要給予積極的配合，制定相關的學生檔案管理制度和操作流程，便于統一管理。哪些是應該作為檔案保存的，哪些是作為一般資料保存或留存的，都要分門別類細化。要有專門的檔案管理人員和專門的網絡維護人員，會操作電子數據管理系統，制定相應的操作規范，明確授權范圍，以便于保護學生個人隱私。同時，網絡維護人員要做到盡職盡責，做好系統的穩定良好運行，及時更新學生個人信息，以便于對學生進行動態管理和服務用人單位及社會的需要。

（三）健全檔案信息化管理系統，滿足檔案管理需要

健全的檔案信息化管理系統，既是學校發展的需要，也是社會發展的要求。現代大學制度的建立集中體現在學校的現代化理念。現代大學理念勢必要突破傳統思維方式和粗放型的管理形式，學校培養的人才素質怎么樣都會在學生的檔案中表現出來，所以學生檔案管理方式的先進與否，直接體現了學校的管理水平和管理理念。因此，學校的發展不能只看學生的成績，學校的招生規模，學校的科研水平，還要關注學生身心全面發展，關心學生的未來發展。另外，社會對學生的素質要求，衡量的標準往往要參照學生在大學期間的各方面的表現，學生檔案管理是否規范，是否便捷，是否安全，都將成為社會對學生和學校的評價。健全學生檔案信息化管理系統，則能滿足學校發展和社會發展的需要，更能增強學校的綜合能力，提升學校的對外形象。

總之，學生檔案管理工作已經成為學校發展的一個瓶頸，單靠學生畢業時，各部門臨時突擊收集、整理和歸檔，這種停留在紙質檔案管理的傳統方式已經落伍，遠遠不能適應現代大學發展的要求，需要學校領導給予積極的關注和支持，同時要轉變和創新管理理念。高校學生檔案管理工作是一項對個人、對學校、對社會都非常重要的社會活動，承載著高校檔案信息化建設的重要使命。檔案管理的信息化需要緊跟時代步伐，探索新模式，實現高效率且高質量地為領導決策提供服務、為用人單位提供信息、為人才開發及學生個人發展提供機遇。[2]

參考文獻

[1]高等學校檔案管理辦法

[2]盛磊.高校學生檔案信息化管理初探[J].蘭臺內外,2015,(2):58-59.

作者：徐小敏 單位：晉中師范高等專科學校