國土檔案信息化方法范文

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隨著信息技術的發展，檔案管理工作正在發生深刻變革，傳統的手工管理模式逐漸被電子化辦公模式所取代。國土檔案管理也不例外，紙質檔案的數字化加工正在全面展開，檔案信息資源庫的建設日趨完善，集成式國土檔案管理系統開發正成為新趨勢，國土檔案管理已全面進入信息化時代。

國土檔案信息化的發展概況

21世紀以來，房地產市場的持續升溫提高了國土業務辦理卷宗的頻次，加上全國土地第二次調查和土地利用規劃修編等大型專題項目的實施，使國土檔案量急劇增加。為了加強管理，各地相繼開始了檔案信息化工作。最早的國土檔案信息化工作體現在建立案卷級電子條目（即常見的EXCEL表格），這是手工登記向電子臺賬的轉變，為檔案查詢帶來了一定便利；2000年末，依托電子設備和數字化加工軟件，國土部門開始了以照片式或數字化加工掃描為主的全文檔案資源庫建設，紙質檔案的調閱逐漸減少；近幾年，國土檔案信息化在全國迅速開展，主要省會城市都相繼啟動了檔案數字化工作，這一階段的特征主要體現在檔案標準化建設更為規范，檔案資源庫建設更為完善，C/S架構的檔案管理系統開始向B/S架構轉變，為了滿足無紙化辦公需要，基于電子政務系統的檔案管理系統集成式開發也開始推行。

國土檔案信息化之技術方法

國土部門在開展檔案信息化項目時應結合本部門檔案管理特點，充分考檔案信息化的現實基礎，有針對、有計劃、分步驟地去實施。筆者根據所參與完成的檔案數字化項目，并結合當前檔案信息化主流技術，提煉總結了以下幾點方法：

加強國土檔案標準規范建設。

標準規范建設是保證國土檔案信息化順利實施的關鍵。重點是兩類標準，一類是業務檔案分類標準，1991年國家土地管理局制定了《縣級土地管理檔案分類方案（試行）》，該方案是指導國土業務檔案分類的基礎，但因為該方案制定時間比較久遠，涵蓋的業務類型有限，主要以用地和地籍類為主，所以各地在對自己的檔案進行分類鑒定時，要考慮實際情況，可以增加創設一些分類。同時要注意分類不宜過細，因為檔案分類的目的是為了合理劃分檔案庫房保管單元，方便檔案上架和盤點，如果分得太細，反而容易造成檔案密集冗余，不利于庫房整體規劃。分類可以采取物理分類和邏輯分類相結合的方法，所謂物理分類就是指從檔案實際保管的角度給出總體分類索引，指導庫房功能區劃，可以以圖表的形式展示，筆者認為物理分類不宜超過2級分類；邏輯分類是物理分類的有效補充，也是檔案信息化之優勢所在，即通過數據表結構加字段的形式來進一步細分檔案門類，直到滿足本部門實際管理的需要。另一類是檔案信息化技術標準，又包括采集著錄項標準和掃描加工標準。采集著錄項是一本檔案關鍵信息的體現，也是實現檔案快速、準確查找的基礎，所以一定要根據每類業務的特色和實體檔案的主要內容加以篩選，確定關鍵字段，而通常所說的大而統的著錄標準是不可取的，也不符合檔案信息化技術的要求。掃描加工標準包括掃描的分辨率，原則上以能清晰打印為準，不是分辨率越高越好。

加速國土檔案管理系統集成開發。

目前市場上有很多成熟的檔案管理系統，但筆者不主張這種拿來主義，因為這種系統主要針對純檔案管理開發的，比較適用于批量化的檔案數字化和單一類型的檔案管理。而且這些系統缺乏靈活定制，開放性和包容性不夠，與其他業務系統缺乏聯動，會給后續檔案的數字化帶來不便。因此，國土檔案管理系統應是協同電子政務辦公的電子化檔案集中管理平臺，該系統除了具備檔案管理的一般功能，能對檔案收集、整理、加工、移交、歸檔、統計和利用等進行全過程信息化管理，還能盡量體現與國土部門現有系統在系統架構、功能和數據結構上的無縫集成，主要體現為：

1.統一認證，檔案管理系統能通過電子政務系統實現單點登錄，即通過統一訪問控制，用戶只需持有有效認證證書，就可以通過電子政務系統單點登錄訪問數字檔案館管理系統，即“一次登錄，全網運行”，自動獲取用戶身份，賦予用戶特定權限。

2.模塊集成，能根據雙向集成的需要實現定制開發，將電子政務系統中的部分功能模塊嵌入到檔案管理系統中，按照電子政務流程式的管理將歸檔待辦案卷進入檔案管理系統查詢和管理，同時檔案管理系統的掃描收集功能也能在電子政務系統中體現，方便系統切換和數據對接查看。

3.數據同步，用戶在電子政務系統新建業務時，根據宗地號或單位名稱，對有檔案記載的卷宗重新受理業務時，能直接調取檔案信息并關聯顯示,對于進窗用電子政務掃描的資料目錄，和檔案目錄對應，便于歸檔處理；對于電子政務進入歸檔環節的業務，檔案系統通過接口直接從電子政務系統調取掃描件和屬性數據進行歸檔處理。

有效進行紙質檔案數字化加工。

根據加工的內容并結合傳統檔案管理的主要任務，檔案數字化包括了收集、整理、著錄、掃描、圖像處理、數據掛接、綜合質檢和裝訂歸檔的全過程，建議采用目前比較通行的工作流方式來實現。數字化加工流的定制既要根據工作量，同時要考慮人手，有些環節可以適當整合，而有些環節必須區分，如檔案質檢。對于積壓遺留檔案的批量處理，如果采取的是服務外包，具備一定規模的公司都有比較完善的數字加工模式，國土部門重點要做好檔案移交和質量管控。對于檔案信息化基礎比較好，又有成熟的檔案管理軟件做支撐的檔案部門，可以考慮在檔案系統中自定義數字化加工業務流程，分配角色和權限，所有環節能夠支持工序回饋，形成閉環的管控流程，實時跟蹤和保存檔案數字化加工過程中每個節點的工作，保證檔案能夠及時有效地得到歸檔。

檔案信息庫建設利用。

通過數字化加工形成的電子檔案數據主要有全文掃描數據和采集著錄項兩大類，全文掃描數據主要提供在線瀏覽，因此一定要保證掃描的質量以及和卷內目錄掛接的準確性，掃描形成的圖像文件可糾偏、去白邊和黑框，但不宜過多地做去污、去燥處理，而應盡量體現紙質檔案的原貌。由于掃描全文庫所占存儲空間比較大，所以要根據分辨率大小和存儲格式計算數據存儲備份的容量，科學規劃檔案數據中心的發展規模。采集著錄項既是檔案查詢利用的關鍵信息，也是檔案成果匯總的直接數據源，在檔案資源庫建設中要從全面摸清家底、方便匯總統計出發，規范各類采集著錄項，明確統計的口徑，甚至要對各個時期辦卷過程中形成的審批信息統一計量單位，提取關鍵要素，設計數據表結構。在檔案資源庫集中建設完成后，利用檔案管理系統自帶的統計分析功能，要及時對各類數據進行匯總統計，形成分析結果，可以通過查詢瀏覽電子化全文檔案庫，參考大事記和組織機構沿革等文獻，對檔案資料進行編輯研究，建立全宗卷，形成有記憶的檔案。

應把握的兩個關鍵問題

數據的自動對接。

檔案信息化無疑為查詢統計提供了便利，但相比傳統的手工管理而言，檔案人員工作量也是成倍增加。要在盡量不增加人手的情況下，讓檔案信息化工作步入常態，就必須從數據自動對接上想辦法。對接的方式可采用中間庫，即電子政務系統向中間庫推送，檔案系統再從中間庫里主動抓取，這樣設計的好處在于系統出現故障時能更好地查明原因，也提高了數據的安全性。數據對接的內容主要包括辦結卷宗的自動歸檔，檔案系統繼承電子政務系統內的歸檔任務，自動建立起檔案管理的內部線化流程；其次是電子政務系統內重要審批事項的信息打包進入檔案系統案卷級著錄項，可以減少人工錄入量并提高數據的準確性；再有通過建立電子政務系統掃描目錄與檔案系統卷內目錄一一對應關系，完成無紙化辦公形成的掃描資料向檔案系統全文庫的對接，避免重復掃描。

檔案的歷史回溯。

檔案的歷史回溯是檔案管理的難題。其中，實現相關聯檔案的自由查閱，是國土檔案信息化應重點考慮的一個問題。筆者認為，要解決這些問題，就必須打破將宗地號作為檔案主關鍵字甚至唯一串聯字段的局限性，梳理分析檔案產生的業務流程，找到檔案之間真正的承載關系，通過設置主關鍵字加次關鍵字，建立多源關聯信息（如審批單號、合同號、國土證號等具有唯一性的信息），直接或間接地串聯起各類檔案，實現檔案生命周期式的管理。

作者：舒桂秋 易美華 單位：湖南省長沙市國土資源局 長沙市土地信息中心