檔案信息化建設存在問題與解決措施范文

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摘要：檔案是一種憑證，沒有主觀意識的摻雜，客觀的記錄情況，為查考、爭辯以及事物的處理提供真實的憑據。但是檔案的內容多且復雜，傳統的管理方式顯然已經不能適應檔案的管理了，所以為了適應時代的發展，應該對檔案進行信息化管理。然而實現檔案的信息化建設不是一蹴而就的，在其發展的過程中出現了許多的問題，就檔案信息化建設中出現的問題進行探討，并且針對其中出現的問題提出了解決措施，希望能夠對我國檔案信息化建設貢獻一份力量。

關鍵詞：檔案信息化建設；問題；措施

如今，社會正在飛速的發展中，這其中必然離不開科學技術的進步了。我們所處的時代是一個信息爆炸的時代，計算機的出現和逐步普及使得信息對整個社會的影響地位逐步提升，我們每天接觸的信息量越來越大，信息更新的速度也越來越快，應用信息的程度也在急速增長。檔案是一種記錄形式，是對歷史記錄的一種手段，檔案小到個人的資料大到國家機構、社會組織都具有十分重要的地位。檔案內容十分的多，如果處理不好會丟掉很多的珍貴資料，所以要應用現代科學技術，實現檔案的信息化建設。

1關于檔案信息化建設的簡介

“以信息化帶動工業化”是信息時代的必然結果，是社會進步的必要階段。各部分信息化投入也不斷地增加，當然，檔案建設部分也不甘落后，開始了檔案信息化建設。對于檔案而言，仍用傳統方式對于檔案進行管理顯然已經不適用了，所以必須進行改革。檔案信息化建設，顧名思義就是通過現代信息技術將檔案信息資源進行處理、管理和為社會服務，將原來的以檔案實體為重心的向以檔案信息為重心進行轉變，盡可能的提高檔案管理和利用的現代化水平。近年來，各地檔案行政管理部門已經在全面開展檔案信息化建設，比如說建設檔案信息網站，通過互聯網查詢檔案資料等。不僅如此，在各高校以及醫院也都通過建立局域網和檔案信息網站將檔案信息化處理，利用計算機將檔案數字化，有利于相關檔案工作的開展。此外，全國檔案信息化的環境隨著科學技術的發展也有所改善，局域網的建立、檔案信息網站的建立以及國家出臺了許多的法律法規對檔案建設進行規范，檔案內容也就愈加豐富等等，都在一定程度上促進了檔案信息化建設。

2檔案信息化建設的重要意義

2.1對管理人員的重要意義

將檔案信息化建設可以給管理人員帶來許多好處。以往的檔案管理中需要將資料手工收集、編輯、整理，不僅工作量大，而且效率低下，然而將檔案信息化處理之后，檔案管理不再費時費力，數據只需要一次錄入就可以多次利用，并且在進行統計檔案信息時，不需要人員統計，只需要計算機處理即可。此外，檢索查詢的方式也更為方便，不再需要管理人員一本一本的查找，檢索時只需要在網絡上完成，而且查詢手段更加多樣化，極大的減輕了工作人員的負擔等等。

2.2對職能部門的重要意義

對檔案實現信息化管理，能夠在勞動力方面減少工作人員的工作量，提高了整個部門的工作效率，而且網絡化是大勢所趨，如果不進行向信息化改革在不久的將來中會被淘汰，此外檔案資料可以在網上實現資源共享，可以多次利用開發等等，從而提高了工作效率。

3檔案信息化建設中存在的問題

3.1檔案信息化建設專業人才較缺乏

要想實現檔案信息化管理，就需要管理人員不僅要具備檔案管理的專業知識，此外掌握計算機技術的相關操作也是十分重要的。然而，檔案的管理的專業人員較少，大部分都是非專業人員，甚至一些檔案管理者只經過簡單培訓就上崗，不了解相關的操作流程，或者有些檔案的專業人員多以文科為主，對于網絡技術知之甚少，缺少精通檔案業務和信息技術的復合型人才，不利于對檔案進行信息化建設。

3.2檔案信息化建設設施落后，檔案整理水平不高，保存有問題設備的好壞

在一定程度上決定了信息化建設的進程，數字化檔案對于設備的要求較高，但是目前而言檔案室大都比較陳舊，最初也許并沒有考慮到要進行信息化改革，所以不利于電子檔案的管理。軟硬件的技術發展落后，雖然已經有所進步，但是起步較晚，技術程度不高，嚴重依賴國外技術。而且，早期的檔案本身就可能存在錯印、漏印，題目有錯誤，裝訂或者排序等等一系列類似的錯誤出現，所以導致掃描錄入的電子檔案也是有問題的。不僅如此，電子檔案是需要依靠于網絡或者計算機的，一旦出現網絡癱瘓或者電腦出現故障沒有存備份，所有的文件就會消失，損失將無法彌補，所以說在檔案保管方面是存在問題的。

3.3檔案信息的安全性存在威脅

將檔案信息化處理雖然有好處，但是也存在著計算機帶來的問題，比如說安全性問題。在信息技術發展過程中，安全措施并不完善，有很大的漏洞，但是網絡是具有開放性的，一旦病毒入侵感染計算機系統無法運行、數據大量丟失無法恢復是十分危險的，造成的損失是巨大的。此外還有就是有人蓄意攻擊系統，通過網絡竊取機密、篡改數據是非常可怕的。不僅如此，檔案管理人員的安全意識淡薄也是會出現嚴重問題的，以為電腦未被人動過，數據未丟失，保密工作做得十分差。

4檔案信息化建設采取的措施

4.1培養綜合型人才，加強素質教育人才的缺乏

在一定程度上制約著檔案的建設，所以對相關的人才進行培養就十分有必要了。需要加大力度培養相關的檔案專業的人才，而且要對知識不斷地進行更新，此外要規范檔案工作的相關流程，流程規范了安全性就會有所增加，風險就會少很多。不僅如此，檔案工作者的素質很重要，雖然檔案工作較枯燥，但是仍需要創新能力，安全意識也需要不斷提升。所以對人員進行定期培訓、召開研討會就很重要了。

4.2加強檔案信息化建設，實現資源共享

對電子文件要進行分類處理，對不同的內容要進行數字化處理和文字轉化，在轉化的過程中要注意不失真，這樣的電子文件才會有真實性，才會有保存價值。而且檔案工作要向現代化管理轉變，要實現信息共享，還要對檔案的重要程度等指標進行排序，對于可以開放的檔案以及利用率較高的檔案優先整理，有利于提高效率。

4.3加強檔案的安全建設

檔案建設過程中安全性是不可忽略的問題。要想保障檔案的安全性，就需要在制度上、技術上、人員上入手。沒有規矩不成方圓，所以建立一套嚴格的制度對于檔案信息化建設是很有必要的。利用秩序規范行為可以減少危險的發生。不僅如此，還要提高技術水平，在外部做好防范工作，如建立防火墻、進行數據加密或者制作只讀光盤進行備份等等。要運用現代化的技術手段減少信息危險的出現。更重要的是，對于工作人員的素質教育也要加強，尤其是保密的意識。結束語本文就檔案信息化建設中出現的問題進行探討，并且針對其中出現的問題提出了解決措施，希望能夠對我國檔案信息化建設貢獻一份力量。

參考文獻

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作者：李世杰 單位：黑龍江省煤田地質物測隊