人事檔案信息化建設(shè)中的安全保密措施范文
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【摘要】如今檔案管理已經(jīng)進入現(xiàn)代化，在信息化建設(shè)過程中檔案的保密工作備受重視，基于此，本文針對該方面內(nèi)容進行了簡明闡述，在提出存在問題的同時，也進一步提出了應(yīng)對策略，希望通過本文有效闡述，能夠提高認識，為檔案信息化管理過程的安全性提供更有效保證。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化；建設(shè)；安全保密
引言
認識檔案管理的安全問題一直備受相關(guān)工作人員關(guān)注，面對信息化時代網(wǎng)絡(luò)安全等方面的影響，如何提高安全管理水平，還需要認真分析存在的安全因素，這樣才能以此為基礎(chǔ)，重視對應(yīng)策略的提出，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理過程中的安全保密工作高效率完成，以此推動檔案信息化建設(shè)檔案信息水平，也給人們提供更加安全可靠的檔案信息利用空間，下面具體分析：
1.人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的安全保密問題
1.1安全保密意識薄弱
目前，一些單位認為人事檔案工作不是工作的重中之重，是一項輔助性工作，在思想上還沒有引起足夠的重視，安全意識往往不夠。在進行檔案信息化建設(shè)時，對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性、存儲材料及載體的易損毀等問題的忽視，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失，導(dǎo)致檔案信息的泄密。
1.2管理規(guī)章制度不健全
人事檔案資料的管理工作需要由多位同事共同合作，既能保證大量信息存儲的安全，又可以在使用的過程中縮短調(diào)取時間，提高利用價值。多數(shù)資料信息內(nèi)容豐富，但管理者個人管理意識不強，或不按照人事部門的相關(guān)規(guī)定進行管理，直接導(dǎo)致資料內(nèi)容不完整或資料滯后的狀況發(fā)生，讓原有的人事檔案資料的利用價值降低。建立完整的規(guī)章管理制度，確保人事檔案管理人員對重要信息加強重視，不可以因個人疏忽而導(dǎo)致數(shù)據(jù)前后不一，最終讓資料失去利用價值。
2.1提高安全保密意識
管理人員應(yīng)加強對保密檔案資料的管理。資料的管理工作是一種輔助性工作，要求管理人員在思想上足夠重視，才能確保資料信息的安全。為節(jié)省資料保存空間，加快資料的調(diào)取和使用速度，建立電子檔案保存庫，既能降低人工成本，又能避免占用過多的儲存空間。電子文件在保存的過程中，應(yīng)不斷對保存檔案進行更新，確保最新版本可以滿足資料的存儲和使用需求。提高資料的可讀性，并針對易損毀或丟失資料加強保護，以免重要的機密或?qū)氋F檔案資料丟失，對人事工作造成影響。資料管理系統(tǒng)的完善，需要從事其工作的人員加強重視，并不斷提高對資料的安全保密意識，讓資料的調(diào)取、使用和保管等過程不會出現(xiàn)意外，提高現(xiàn)有人事資料的利用價值。
2.2強化人事檔案數(shù)據(jù)庫安全管理
網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不斷升級，是保證人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全的重要手段。利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，加強對人事檔案的管理，并可以做到高效、快捷的調(diào)取和使用人事檔案信息，避免出現(xiàn)管理上的安全隱患問題。首先，檔案管理人員應(yīng)加強對資料的調(diào)取和完善，在對重要信息進行傳遞、加工和補充的過程中，應(yīng)提高安全意識，并具有篩選可利用價值信息的能力，讓完善以后的人事檔案信息具有更多的使用用途，保證人事檔案資料的真實與完整。其次，在利用網(wǎng)絡(luò)對人事檔案資料進行管理的過程中，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。不斷對現(xiàn)有的管理系統(tǒng)進行升級和維護，避免被外界電腦病毒或黑客入侵，提升現(xiàn)有安全防護軟件的維護能力，是保證人事檔案資料完整的基礎(chǔ)。最后，人事檔案管理人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，在他人進行檔案資料調(diào)取和使用時，同樣需要簽署保密協(xié)議，如有違反，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定進行賠償或處罰。為避免檔案資料的安全性和保密性降低，及時對現(xiàn)有系統(tǒng)進行更新和維護，并聘請專業(yè)的電腦維護人員，研發(fā)獨立自主的電腦防火墻，提高資料的安全性，讓資料的使用、存儲既快捷方便，又安全可靠。定期對人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行更新和維護，保證人事檔案數(shù)據(jù)的完整和安全。
2.3加強對涉密信息介質(zhì)的管理
對平時不用的密碼、密鑰或有關(guān)涉密載體應(yīng)配備保險柜或密碼文件柜存放。對涉密的各種介質(zhì)載體標(biāo)明密級標(biāo)志，進行登記注冊并有專人管理。工作需要攜帶涉密載體外出必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取有效措施確保載體的安全。涉密計算機硬盤及其他涉密設(shè)備發(fā)生故障需要請社會上的人員維修時，應(yīng)有人在現(xiàn)場監(jiān)督進行，需要更換器件的，原器件中屬有存儲記憶的功能的不得帶走，應(yīng)由本單位按規(guī)定銷毀，涉密與非涉密介質(zhì)不能在涉密與非涉密計算機上交叉使用。
2.4規(guī)范管理制度，健全管理內(nèi)容
為提高對現(xiàn)有資料的利用效率，也為了保證人事檔案資料的安全，將紙質(zhì)資料輸入電子檔案存儲庫中，可以節(jié)省紙質(zhì)檔案的存儲空間，降低人員成本和物質(zhì)消耗，又能提高現(xiàn)有檔案的利用率。在對重要檔案進行調(diào)取和使用的過程中，相關(guān)人員應(yīng)提供有效憑證，并按規(guī)章制度進行資料的調(diào)取和使用，使用完畢后應(yīng)在一定時間內(nèi)歸還，并填寫使用途徑和使用時間。不完善、不健全的規(guī)章制度，將直接導(dǎo)致信息的外露。對現(xiàn)有人事檔案信息管理程度不足，會制約人事檔案的利用率，對人事檔案等相關(guān)工作造成影響。
綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)，只有健全的管理制度和規(guī)章制度，才能保證人事檔案資料的安全，并在最短時間內(nèi)提供最有效的人事檔案數(shù)據(jù)，讓重要信息不被損毀和遺漏，并讓機密信息在重要場合發(fā)揮巨大的作用。結(jié)束語綜上，在檔案信息不斷發(fā)展前提下，人們越來越重視檔案管理過程中的安全性，同時，在檔案安全保密工作實施階段，要結(jié)合本單位具體情況，制定更加細化的工作內(nèi)容，這樣才能做到因地制宜，才能結(jié)合實際與時俱進，相關(guān)管理人員更要充分提高認識，以此推動檔案管理效率，也為國家以及個人提供安全、有效的的檔案服務(wù)。
參考文獻：
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[2]鄧峴君.人事檔案信息化進程中的個人信息安全保密管理[J].檔案天地,2013,(06):58-59.
作者：張衛(wèi)英