建設檔案信息化系統實現管理升級探討范文

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摘要：新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。文章以青島市教育系統為例，探討如何順應時代發展要求，實現校舍檔案信息化轉型。

關鍵詞：校舍檔案；信息化；檔案管理

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出：新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。校舍檔案是中小學校對校舍進行建設、維修、改造、管理、使用等活動的重要記錄，是反映學校建設歷史、查勘維修房屋、合理使用校舍、維護學校權益的重要依據。由于學校及教育行政主管部門重視程度不夠、管理力量薄弱、管理手段落后等原因，校舍檔案管理工作現狀與信息化時代要求差距甚遠，迫切需要借助信息技術，對檔案資源進行數字化建設，實現校舍檔案的全面數字轉型和智能升級。

一、校舍檔案信息化建設的必要性

（一）學校檔案管理意識淡薄，需加強規范管理。近年來，各級政府加大對學校建設投入力度，學校新增建設項目逐年增多，形成大量校舍檔案。學校對校舍檔案的價值缺乏正確的認知，存在重工程建設過程、輕文件收集歸檔的現象，導致基建文件多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多，迫切需要加強檔案的集中統一管理，形成規范的電子檔案，便于保管利用。

（二）傳統管理方式落后于時代需求，亟待升級轉型。在大數據時代到來之前，校舍檔案以紙質檔案（文字、圖表）、聲像資料為主，檔案管理對技術和效率的要求不是很高。但是在大數據時代，隨著信息化技術的推廣，電子檔案的內容和種類都不斷增多，檔案檢索、查詢、存檔程序更加復雜，傳統的效率低下的檔案管理模式需要升級轉型，檔案信息化建設成為時代發展的必然要求。

二、校舍檔案管理信息化策略 

（一）強化檔案信息化建設意識。信息化是一個不可逆轉的社會趨勢，各級教育行政主管部門及學校要順應發展趨勢，樹立檔案信息化意識，摒棄傳統的以手工和人力來進行檔案管理的模式，制定檔案信息化管理方案，明確檔案信息化管理目標，完善檔案信息化管理制度，確保檔案管理工作能夠有序展開。

（二）設計、開發、部署校舍檔案信息管理系統。為促進校舍檔案管理工作升級轉型，需要針對校舍檔案管理利用的重點難點問題，開發具備錄入、審核、查看、申報、管理校舍檔案功能的應用軟件，建設校舍檔案信息管理系統。系統以學校建設內容為信息采集對象，對學校的基建信息進行實時管理、錄入、統計，對校舍檔案進行規范的數字化處理，建立完整、準確、動態和規范的校舍檔案數據庫，系統全面反映中小學校舍建設的成果。以互聯網為傳輸載體，實現教育行政主管部門和學校校舍檔案信息管理系統的互聯互通，為社會提供便捷的校舍檔案查詢利用服務。青島市教育系統加大資金投入，對校舍檔案信息管理系統進行設計、開發、部署，利用市級教育行政主管部門信息中心的現有服務器等硬件資源及各終端使用單位現有的計算機辦公設備，實現了系統穩定上線運行。過程中采用調研、開發設計、征求意見完善功能、個別學校試點、試運行、上線運行、對接其他平臺等試驗方法和步驟，完成了系統建設目標任務。

（三）加強檔案管理隊伍建設。開展信息化培訓教育，提高檔案工作人員的技術水平和信息化素養，確保檔案工作人員的綜合能力能滿足檔案信息化管理需要。

（四）保障校舍檔案信息資源安全。當今檔案信息資源的安全問題日益凸顯，黑客入侵、病毒破壞、設備老化、人為泄密等因素給電子文件的管理帶來安全隱患，平臺管理部門及學校應加強管理，防范風險。對于外在原因可能引發的電子文件信息安全問題，在數字化建設進程中，應采用信息加密技術、數字簽名技術、防火墻技術、操作系統安全內核技術、入侵檢測技術、數字檔案的長期可存取技術等，保障數字檔案的安全；加強傳統載體檔案數字化加工外包業務管理，規范外包服務主體的權責、行為，確保數字化過程中檔案實體及內容的安全；定期對網絡平臺及數據庫進行檢查，確保防火墻運行正常；設備更新換代后及時對數據進行遷移，并進行異地異質備份。對于內在原因可能引發的信息安全問題，及時對檔案管理系統實施安全等級保護測評，消除技術漏洞所帶來的數據遺失問題；加強對信息的管理，制定合理、完善的管理措施和規范，定期對技術人員進行安全業務培訓，從而真正保護數字信息的真實、可靠和完整。

三、校舍檔案信息管理系統研發成果

（一）建立校舍檔案信息數據庫。通過對數據的統一管理，構建綜合統一的信息數據中心，建立廣泛、時效、詳實的中小學校舍檔案信息數據庫，實現數據的共享和統一。根據山東省中小學校舍檔案管理的分類辦法和基建檔案整理基本要求，學校將整理完畢的確權類、基建類和管理類檔案進行數字化處理，處理結果按照校區、校舍歸入不同的文件夾，存于數據庫。利用校舍檔案形成校舍基礎信息，包括學校的名稱、詳細地址、建校時間、學校辦別、學校類別、辦學規模、學校體育活動場地配備、占地面積、總建筑面積、單體建筑數量；每棟單體建筑的主要信息包括規劃投資、建設單位、施工單位、監理單位、中標日期、項目負責人、開竣工時間、房屋名稱、房屋用途、建筑面積、使用面積、地上地下樓層數、建筑結構、排查鑒定情況、使用年限、采暖形式、采暖面積等；每年新增面積、維修面積、拆除面積、移作他用面積等歷史信息。上述信息存于數據庫。

（二）建立校舍檔案管理系統云平臺。采用“互聯網＋云部署”管理模式，依托統一管理、統一認證、統一數據中心的基礎平臺建設，規范構建區域內校舍檔案云平臺。即在云上安裝部署校舍檔案管理平臺和數據庫系統，各中小學無需再單獨部署軟件和數據庫，只需通過網絡登錄到中心服務器，進行遠程校舍的管理，同時教育行政主管部門和學校之間可進行數據的流轉和共享，確保轄屬學校校舍檔案管理平臺數據的統一、規范、及時、準確。

（三）校舍檔案管理系統云平臺應用。使用范圍包括各級教育行政主管部門用戶、學校用戶。上級用戶可以查看、審核、修改各學校的校舍基礎數據，查看校舍大數據分析報表及校舍檔案。學校用戶負責進行校舍基礎數據的上報及校舍檔案錄入。

（四）預留接口對接其他數據平臺。校舍檔案管理系統預留數據接口，服務于地方數據中心平臺，為數據中心及其他應用業務系統提供數據源及數據同步，便于與其他系統對接，融入數字中國建設。

綜上所述，校舍檔案信息化是大數據背景下學校檔案管理的必然趨勢，也是提高檔案管理效率的有效途徑。學校要揚長避短，制定校舍檔案管理信息化發展方案，完善檔案管理服務機制，發揮校舍檔案信息化的優勢，發掘檔案信息的有效價值，為自身發展和社會需要提供高水平的檔案服務。

作者：郝炳海 單位：青島市教育后勤服務保障中心