國際項(xiàng)目合同管理探討范文

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中國承包商已在國際市場拼搏多年，積累了大量項(xiàng)目成功案例，也經(jīng)歷了許多慘痛的教訓(xùn)，究其一點(diǎn)，在于項(xiàng)目履約的成功與否。對于承包商而言，在國際工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，履約管理是貫穿于項(xiàng)目管理全周期最重要的環(huán)節(jié)，履約管理的成功與否決定著項(xiàng)目的成敗。以保證履約為主線，對項(xiàng)目進(jìn)度和合同進(jìn)行有效管控，是項(xiàng)目管理的兩大核心業(yè)務(wù)。如何提升國際項(xiàng)目管理水平，對項(xiàng)目進(jìn)行有效的合同管理，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施和良好履約，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展，是國際承包商需要重點(diǎn)研究的課題。

一、國際項(xiàng)目合同管理存在的問題

中國承包企業(yè)雖參與國際業(yè)務(wù)已有多年，但長期處于市場的邊緣。直到近年，借助國家戰(zhàn)略的“東風(fēng)”，國際業(yè)務(wù)才得以大規(guī)模擴(kuò)張并形成全球競爭力。短時(shí)間內(nèi)的井噴式增長，眾多國內(nèi)企業(yè)一擁而上，必然導(dǎo)致資源調(diào)配、管理等方方面面的問題。筆者認(rèn)為國際工程合同管理中存在的主要問題包括以下四個(gè)方面：

1.前后方信息溝通不暢，缺乏有效的管控和支持手段國際項(xiàng)目因其遠(yuǎn)離總部，且所處位置通訊多有不便，導(dǎo)致前后方信息溝通效率低下，給后方的管控和項(xiàng)目實(shí)施造成一定影響。個(gè)別承包商全盤照搬國內(nèi)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，在國際環(huán)境下不能很好適應(yīng)，總部對項(xiàng)目合同管理缺乏有效的管控，項(xiàng)目履約遇到難題時(shí)不能及時(shí)得到后方支持，最終影響到項(xiàng)目的順利實(shí)施。

2.項(xiàng)目履約意識淡薄，實(shí)施計(jì)劃性不強(qiáng)各級管理人員對項(xiàng)目合同履約的嚴(yán)肅性認(rèn)識不足，項(xiàng)目實(shí)施前缺乏全面的策劃和客觀的評估；實(shí)施過程中不重視進(jìn)度計(jì)劃或?qū)M(jìn)度管控不力，遇到問題時(shí)“頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳”被動應(yīng)對，導(dǎo)致項(xiàng)目工期延誤，面臨違約風(fēng)險(xiǎn)。國際項(xiàng)目商務(wù)合同和計(jì)劃工程師配備數(shù)量的不足，也體現(xiàn)了項(xiàng)目履約意識淡薄的問題。

3.合同風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不足，風(fēng)險(xiǎn)管控不到位從投標(biāo)開始直到項(xiàng)目實(shí)施全過程，對項(xiàng)目合同風(fēng)險(xiǎn)缺乏有效的管控和應(yīng)對。具體體現(xiàn)為：投標(biāo)決策缺乏全面的市場調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評估，籌備期不能制定有效的風(fēng)險(xiǎn)管控措施，實(shí)施中不能對風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行及時(shí)預(yù)判和應(yīng)對；風(fēng)險(xiǎn)管控系統(tǒng)性和目的性不強(qiáng)，合同管理效率低下。

4.合同檔案管理不規(guī)范，合同索賠支撐資料不足項(xiàng)目沒有進(jìn)行有效的合同檔案管理，合同資料缺失、不規(guī)范；合同信件不能在規(guī)定時(shí)效范圍之內(nèi)做出回應(yīng)，或者隨意發(fā)信，缺乏必要的審核程序；合同記錄填寫不規(guī)范、歸檔混亂，遇到索賠拿不出有效的支撐資料等。

二、國際項(xiàng)目合同管理體系

針對國際項(xiàng)目合同管理工作中的各項(xiàng)問題，承包企業(yè)應(yīng)建立完善合同管理體系，從責(zé)任落實(shí)、制度保障和工作機(jī)制上保證合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)的良好運(yùn)行，以杜絕管理漏洞、提高效率，保證國際項(xiàng)目的良好履約。

1.責(zé)任體系在國際項(xiàng)目合同管理中，總部國際業(yè)務(wù)主管部門是合同管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)國際工程合同的起草、談判、評審、簽訂以及合同管理工作，指導(dǎo)和參與合同變更索賠、法律訴訟等工作；實(shí)施國際項(xiàng)目的分（子）公司是工程承包合同的履約主體，負(fù)責(zé)項(xiàng)目資源配置，在總部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展項(xiàng)目合同管理工作，就項(xiàng)目履約向總部負(fù)責(zé)；項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目合同管理的第一責(zé)任人，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)合同管理各項(xiàng)工作的具體實(shí)施，就項(xiàng)目履約向總部和分（子）公司負(fù)責(zé)。

2.制度體系國際項(xiàng)目合同管理制度由總部和項(xiàng)目兩個(gè)層級組成。國際項(xiàng)目承包商總部層面應(yīng)建立的主要合同管理制度包括：標(biāo)前評審、合同風(fēng)險(xiǎn)評估、合同評審交底、合同報(bào)表和分析、計(jì)量結(jié)付、進(jìn)度監(jiān)控分析、變更索賠管理、重大合同事項(xiàng)溝通評審、合同檔案管理等。項(xiàng)目部應(yīng)在總部制度框架范圍內(nèi)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況編制合同有關(guān)制度的細(xì)化實(shí)施辦法，以確保管理制度的落實(shí)。

3.工作機(jī)制首先，由總部國際業(yè)務(wù)主管部門牽頭建立“國際項(xiàng)目合同管理支持平臺”，形成前后方協(xié)同工作的機(jī)制，以合同文檔共享分析、進(jìn)度監(jiān)控、索賠變更追蹤為基礎(chǔ)，整合后方專家優(yōu)勢力量，必要時(shí)借助外部力量，為項(xiàng)目提供分析、預(yù)警、指導(dǎo)支持。再者，通過合同管理平臺，推進(jìn)合同風(fēng)險(xiǎn)管控的系統(tǒng)化工作，將合同風(fēng)險(xiǎn)管控貫穿于從投標(biāo)開始的項(xiàng)目全過程，提高合同管理的目的性和工作效率。通過考核等政策引導(dǎo)，促使相關(guān)人員切實(shí)重視合同管理工作。

三、國際項(xiàng)目商務(wù)合同管理的具體要求

在國際項(xiàng)目投標(biāo)、實(shí)施準(zhǔn)備和實(shí)施三個(gè)主要階段，合同管理工作應(yīng)達(dá)到如下具體要求：

1.項(xiàng)目投標(biāo)階段投標(biāo)階段，承包商總部要對項(xiàng)目合同條件和實(shí)施環(huán)境進(jìn)行全面調(diào)研和分析評價(jià)，組織標(biāo)前評審和合同風(fēng)險(xiǎn)評估。風(fēng)險(xiǎn)評估最好找有項(xiàng)目所在地經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助，確保評估的客觀性。

2.項(xiàng)目實(shí)施準(zhǔn)備階段（1）合同資料移交和交底：合同簽約后，由總部國際業(yè)務(wù)部門組織，以會議形式向項(xiàng)目實(shí)施單位和項(xiàng)目部進(jìn)行合同資料移交和交底。合同交底內(nèi)容包括：項(xiàng)目概況、項(xiàng)目重點(diǎn)及難點(diǎn)問題、商務(wù)報(bào)價(jià)簡介、主要條款解讀、合同談判焦點(diǎn)問題、項(xiàng)目實(shí)施建議等。（2）項(xiàng)目初期合同分析：項(xiàng)目合同資料移交后，項(xiàng)目經(jīng)理組織項(xiàng)目部班子成員和各職能部門主要人員仔細(xì)研讀合同文件，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施條件和特點(diǎn)對主要合同條款逐一進(jìn)行解讀，分析合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和是否存在變更索賠的可能，并對主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)制定應(yīng)對措施，編制《合同分析表》。

3.項(xiàng)目實(shí)施階段（1）項(xiàng)目部合同交底：項(xiàng)目正式開工前，以及項(xiàng)目實(shí)施中合同條件發(fā)生較大變化時(shí)，由項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理牽頭進(jìn)行項(xiàng)目部合同交底，交底范圍要涵蓋項(xiàng)目班子成員、各相關(guān)職能部門和作業(yè)隊(duì)管理和技術(shù)人員。（2）合同結(jié)算及支付：項(xiàng)目部及時(shí)辦理工程量簽證、結(jié)算和支付。項(xiàng)目部合同管理部門建立并定期刷新項(xiàng)目結(jié)算細(xì)目臺帳，工程設(shè)備采購管理部門填制設(shè)備采購支付動態(tài)表，并在每月底前報(bào)總部。（3）合同日常分析項(xiàng)目履約過程中，項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，在初期合同分析成果的基礎(chǔ)上，開展日常合同分析預(yù)測工作，提前籌劃培養(yǎng)索賠事項(xiàng)。1）日常分析應(yīng)對。項(xiàng)目部各職能部門以周為周期，檢查各自管轄范圍內(nèi)的合同模塊履約情況，發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí)告知合同管理部門，對異常情況進(jìn)行初步甄別。變更索賠事件發(fā)生或預(yù)計(jì)即將發(fā)生時(shí)，項(xiàng)目部合同管理部門會同事件相關(guān)部門，分析研究事件性質(zhì)、對應(yīng)合同條款和應(yīng)對措施，經(jīng)商務(wù)經(jīng)理審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后采取應(yīng)對措施。當(dāng)涉及重大合同事項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目部在總部指導(dǎo)下采取應(yīng)對措施。重大合同事項(xiàng)包括：項(xiàng)目國別突發(fā)政治事件，預(yù)計(jì)變更造成合同額發(fā)生較大變化，關(guān)鍵線路工程進(jìn)度滯后較多，里程碑計(jì)劃拖期，業(yè)主資金風(fēng)險(xiǎn)事件，主要資源價(jià)格波動，稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2）項(xiàng)目履約月報(bào)。每月底前，項(xiàng)目部商務(wù)經(jīng)理主持、合同管理部門和工程管理部門編制項(xiàng)目履約月報(bào)，刷新《項(xiàng)目合同分析表》。3）季度分析總結(jié)。每季度結(jié)束前，項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理牽頭以會議形式進(jìn)行一次全面的過程履約合同預(yù)測分析，編制項(xiàng)目季度商務(wù)合同分析報(bào)告并報(bào)總部。季度總結(jié)分析的主要內(nèi)容：根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展和實(shí)施條件變化情況，對照合同主要條款逐條分析，總結(jié)評價(jià)當(dāng)期涉及的商務(wù)合同事項(xiàng)應(yīng)對措施落實(shí)情況，對存在問題研究對策、提出改進(jìn)意見；預(yù)測下季度履約形勢和商務(wù)合同工作重點(diǎn)并做出安排部署。4）總部后方監(jiān)控與指導(dǎo)。①月度分析預(yù)警：依據(jù)項(xiàng)目部各類報(bào)表等，總部評價(jià)項(xiàng)目月度履約狀況，提出項(xiàng)目實(shí)施改進(jìn)建議；②季度總結(jié)分析會議：評價(jià)項(xiàng)目季度履約狀況，并提出項(xiàng)目實(shí)施改進(jìn)建議；③重大合同事項(xiàng)分析指導(dǎo)：根據(jù)事項(xiàng)性質(zhì)，總部國際業(yè)務(wù)主管部門組織職能部門、內(nèi)外部專家，召開專題評審會，形成書面指導(dǎo)意見。重大合同事件與工程師或業(yè)主的溝通、談判，總部視情況提前介入，確保事件可控。（4）變更索賠應(yīng)對項(xiàng)目變更索賠分為“事件發(fā)生前”和“事件發(fā)生后”兩個(gè)階段，由前后方分工協(xié)同開展工作。項(xiàng)目部主要偏向于基礎(chǔ)工作和具體實(shí)施，總部側(cè)重于總體監(jiān)控指導(dǎo)和重大變更索賠事項(xiàng)把關(guān)、應(yīng)對。項(xiàng)目部建立變更索賠管理臺賬，重大變更索賠事項(xiàng)采取應(yīng)對措施前要報(bào)總部評審。（5）合同文檔管理項(xiàng)目部要做好項(xiàng)目相關(guān)資料的歸檔管理，建立文件的處理與傳遞程序和分類檔案管理制度，重要合同文件設(shè)置專人管理，確保項(xiàng)目紙質(zhì)資料原件、PDF鏡像文件保存齊全，以及應(yīng)對的時(shí)效性，為項(xiàng)目變更、索賠、竣工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。項(xiàng)目結(jié)付文件，與合同重大事項(xiàng)有關(guān)的與業(yè)主、工程師往來函件，合同文檔資料、合同變更等主要合同文檔應(yīng)按月及時(shí)向總部報(bào)備PDF鏡像文件。（6）施工日志及施工影像管理各項(xiàng)目部要重視和加強(qiáng)施工日志及施工影像管理，為索賠工作積累證據(jù)。施工日志分作業(yè)面按班次或工作日編制，其填寫內(nèi)容和格式要根據(jù)不同作業(yè)內(nèi)容制定，主要記錄內(nèi)容應(yīng)包括計(jì)劃符合性和資源投入、影響事件、指令等內(nèi)容，以便于進(jìn)行費(fèi)用和工期索賠比較分析。施工日志、施工影像要表格化，固定文字和重要文字描述內(nèi)容采用中文和外文雙語對照。對出現(xiàn)或可能出現(xiàn)索賠事件的作業(yè)面，施工日志應(yīng)及時(shí)得到工程師簽字確認(rèn)，或在周、月報(bào)中附報(bào)。

作者：劉婭妮 雷淼峰 單位：中國水電建設(shè)集團(tuán)十五工程局有限公司