基建財(cái)務(wù)視角的合同管理研究范文

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摘要：

文章通過深入分析當(dāng)前高校基建財(cái)務(wù)項(xiàng)目的合同管理的特點(diǎn)，結(jié)合自己的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，從高?；ㄘ?cái)務(wù)視角提出基建合同管理在高校基建財(cái)務(wù)工作中的運(yùn)用途徑和方法。

關(guān)鍵詞：

高?；?；項(xiàng)目編碼；合同管理

近年來,我國(guó)高等教育事業(yè)大力發(fā)展,這對(duì)從事高?；ㄘ?cái)務(wù)管理工作的人員提出了從傳統(tǒng)會(huì)計(jì)角色向管理型會(huì)計(jì)角色轉(zhuǎn)型的要求。本文分析了高?；ㄘ?cái)務(wù)工作中合同管理的重要性，結(jié)合本人多年基建財(cái)務(wù)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出了構(gòu)建健全的財(cái)務(wù)合同管理體制的方法，以期更好地滿足基建財(cái)務(wù)核算的要求。

一、高?；ê贤芾淼闹匾?/p>

高校基本建設(shè)合同主要由勘察設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同、工程承包土建合同、設(shè)備材料供貨合同等構(gòu)成?；ㄘ?cái)務(wù)的合同管理是控制基建項(xiàng)目投資、保證學(xué)?；?xiàng)目實(shí)施的工作之一，也是基建財(cái)務(wù)部門深入介入學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要工作。有效的合同管理與控制有助于促進(jìn)工程建設(shè)各方全面履行合同約定義務(wù)，保證建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，提高合同管理水平，完善合同管理體制對(duì)當(dāng)前高校的基建發(fā)展工作意義重大。

二、監(jiān)督基建工程合同的執(zhí)行是基建財(cái)務(wù)工作的重要部分

高校基建財(cái)務(wù)的主要職責(zé)是面向與在建工程相關(guān)的財(cái)務(wù)工作，包括參與基建項(xiàng)目的預(yù)算、合同簽訂、審核、付款、決算、制定相關(guān)的基建財(cái)務(wù)制度、監(jiān)督基建工程按合同方案執(zhí)行。為了保障工程建設(shè)的項(xiàng)目資金能夠按照合同的要求使用，基建財(cái)務(wù)部門必須嚴(yán)格依據(jù)年度基建計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中簽訂的各項(xiàng)合同嚴(yán)格把關(guān)控制，對(duì)不符合規(guī)范或超越計(jì)劃的合同及時(shí)采取有效措施予以更正?；ㄘ?cái)務(wù)的管理人員要嚴(yán)格按照合同辦事,按合同約定條款支付各類工程款項(xiàng),以防止各類合同糾紛情況的發(fā)生。由于基建施工過程情況多變，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)超出合同條款以外的施工，但因種種原因沒有及時(shí)簽訂增補(bǔ)合同，這給日后施工單位隨意違約創(chuàng)造了條件，也給基建財(cái)務(wù)執(zhí)行合同及付款控制帶來極大不便。如前幾年我們建設(shè)一棟教學(xué)綜合樓，在鋼結(jié)構(gòu)安裝項(xiàng)目上，增加了超出合同以外的鋼結(jié)構(gòu)工程，因種種原因沒有及時(shí)簽訂增補(bǔ)合同，以致后面和施工單位的談判很艱難。如果在支付工程進(jìn)度款時(shí)能嚴(yán)格按照所簽訂的合同條款辦事，如付工程進(jìn)度款時(shí)不能超過招標(biāo)合同的中標(biāo)額和工程進(jìn)度款的80%，對(duì)基建項(xiàng)目實(shí)際投資超過合同中標(biāo)價(jià)的，基建財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)地要求簽訂增補(bǔ)合同,對(duì)超過合同價(jià)又沒有簽訂增補(bǔ)合同的，可不予付款。如果基建財(cái)務(wù)人員在基建工程合同管理中能充分發(fā)揮其監(jiān)督職能，這類糾紛就會(huì)減少發(fā)生。

三、基建財(cái)務(wù)的合同管理經(jīng)驗(yàn)分享———以南京師范大學(xué)為例

通過完善的合同管理，基建財(cái)務(wù)部門可以無須再為大量的工程合同付款、統(tǒng)計(jì)、查詢等工作而煩惱，無須擔(dān)心合同付款超支，提高工作效率。我單位———南京師范大學(xué)使用的是復(fù)旦天翼財(cái)務(wù)軟件，在該財(cái)務(wù)軟件中設(shè)置合同付款條件，超限自動(dòng)提示，可以提供按工程項(xiàng)目代碼、往來單位、序號(hào)統(tǒng)計(jì)的合同執(zhí)行情況。這種方式便于按基建項(xiàng)目與業(yè)務(wù)單位建立合同關(guān)系，按合同進(jìn)行各類統(tǒng)計(jì)查詢。具體來看，我單位在基建合同管理上的經(jīng)驗(yàn)做法可歸納為以下三個(gè)方面：

（一）前期工作由于各種合同最終都要由財(cái)務(wù)人員執(zhí)行，所以基建財(cái)務(wù)人員要積極參與整個(gè)基建合同簽訂的全過程。我單位的基建財(cái)務(wù)人員甚至參與招標(biāo)書的制作、詢標(biāo)、議標(biāo)、評(píng)標(biāo)的全過程，以便對(duì)合同的各個(gè)條款有更透徹的了解。對(duì)于結(jié)算辦法以及與財(cái)務(wù)有關(guān)的條款，要求財(cái)務(wù)人員能從財(cái)會(huì)角度提出合理化建議，幫助學(xué)校把好合同審核關(guān)。

（二）項(xiàng)目編碼基建財(cái)務(wù)人員根據(jù)基建合同原件設(shè)置財(cái)務(wù)項(xiàng)目核銷代碼。高?；ㄘ?cái)務(wù)項(xiàng)目編碼有：項(xiàng)目代碼、往來單位代碼、核銷代碼三種。一是項(xiàng)目代碼：在我?；窘ㄔO(shè)的賬務(wù)處理中，項(xiàng)目代碼代表需要具體歸集成本費(fèi)用的建設(shè)對(duì)象，比如一棟學(xué)生公寓、一座圖書館等。為了便于分類統(tǒng)計(jì)管理，我們用1至9共九個(gè)數(shù)字中來設(shè)置項(xiàng)目代碼，每個(gè)字段表示項(xiàng)目的不同屬性。一至二字段表示該項(xiàng)目所處學(xué)校的校區(qū)和項(xiàng)目所屬類別，三至四字段表示在一至二字段屬性下的項(xiàng)目順序編號(hào)，如仙林校區(qū)理科科技樓建設(shè)項(xiàng)目：仙林校區(qū)項(xiàng)目所屬類別00，理科科技樓在仙林校區(qū)基建項(xiàng)目的項(xiàng)目順序編號(hào)82，因此，理科科技樓建設(shè)項(xiàng)目代碼為0082。二是往來單位代碼：基本建設(shè)的賬務(wù)往來單位主要是和基建項(xiàng)目往來相關(guān)的單位，如工程項(xiàng)目承建方、工程項(xiàng)目設(shè)備供應(yīng)方等，我們用1至9共九個(gè)數(shù)字來設(shè)置三個(gè)字段的往來單位代碼，如南通四建單位在我?；ㄘ?cái)務(wù)的往來單位代碼為705。三是核銷代碼：核銷代碼是為方便往來業(yè)務(wù)的歸集和統(tǒng)計(jì)而設(shè)置的。由于需要核銷的每筆往來業(yè)務(wù)均可歸于某一特定的項(xiàng)目或合同，所以把項(xiàng)目代碼和往來單位作為核銷代碼來使用將非常方便。同樣如理科科技樓建設(shè)土建安裝經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，該業(yè)務(wù)的核銷代碼為00827051，第八位“1”為南通四建單位在仙林校區(qū)理科科技樓項(xiàng)目的順序編號(hào)。

（三）合同財(cái)務(wù)管理對(duì)于合同檔案，做到隨時(shí)可查。我們?cè)诘谝淮胃犊顣r(shí)，要求業(yè)務(wù)單位提供合同的原件，并且作為附件裝訂到會(huì)計(jì)憑證中。以后每次支付進(jìn)度款時(shí)，需要業(yè)務(wù)單位提供合同的復(fù)印件和工程進(jìn)度表，并作為附件裝訂到會(huì)計(jì)憑證中，方便隨時(shí)可查。對(duì)于合同執(zhí)行，憑證錄入方面，能夠做到超額付款及時(shí)提醒。在基建會(huì)計(jì)科目設(shè)置上，我們?cè)鲈O(shè)了合同管理類兩個(gè)一級(jí)科目，分別為“應(yīng)結(jié)算合同”，科目屬性為項(xiàng)目核算，“應(yīng)結(jié)算合同”下設(shè)兩個(gè)二級(jí)科目，分別為“原始合同”“變更合同”；另一個(gè)一級(jí)科目為“合同金額”，科目屬性為項(xiàng)目核算及往來核算。與其他高校不同，這兩個(gè)科目是我校為在財(cái)務(wù)方面進(jìn)行合同財(cái)務(wù)管理而設(shè)置的，也是我?；ㄘ?cái)務(wù)管理獨(dú)特之處。每一個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)都由若干個(gè)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)組成，而每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行必不可少地要簽訂合同來加以約束。基建財(cái)務(wù)人員在支付基建項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)第一筆工程進(jìn)度款時(shí)，所用會(huì)計(jì)分錄如下———借：“預(yù)付工程款”，貸：“銀行存款”，同時(shí)借：“應(yīng)結(jié)算合同”，貸：“合同金額”。預(yù)付工程款、合同金額的科目屬性皆為項(xiàng)目核算及往來核算。復(fù)旦天翼財(cái)務(wù)系統(tǒng)里往來核算需填制輔助賬核算信息，輔助賬核算信息里需填制核算代碼與往來單位代碼。在以后支付的工程進(jìn)度款時(shí)，借：“預(yù)付工程款”，貸：“銀行存款”。這樣，在工程款的支付、付款總額統(tǒng)計(jì)、項(xiàng)目清理與結(jié)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，如需要對(duì)已支付的款項(xiàng)進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)，可以運(yùn)用財(cái)務(wù)項(xiàng)目核銷代碼為關(guān)鍵詞在系統(tǒng)往來賬本中查詢以提高工作效率和準(zhǔn)確度。如果合同業(yè)務(wù)尚未決算審計(jì)，查詢的借方金額為已付款金額，貸方為合同金額數(shù)，貸余為按合同金額減已支付金額的余款。

這樣就使得該建設(shè)項(xiàng)目的合同臺(tái)賬可以一目了然。此項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)束時(shí)，憑決算審計(jì)報(bào)告和合同內(nèi)容，財(cái)務(wù)人員記賬所用科目，借：“建筑安裝工程投資”，貸方要沖減前期支付的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)度款，即貸：“預(yù)付工程款”，根據(jù)合同，留下質(zhì)保金；貸：“其他應(yīng)付款”，差額支付余款，貸“銀行存款”，同時(shí)沖銷合同管理類“應(yīng)結(jié)算合同”“合同金額”。系統(tǒng)中往來賬本查詢功能中以核銷代碼作為查詢關(guān)鍵字查詢?cè)擁?xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，在系統(tǒng)中將查詢功能選擇為“包括已對(duì)沖項(xiàng)”，得出的查詢結(jié)果為該項(xiàng)業(yè)務(wù)合同工程款的歷年支付情況，通過對(duì)各個(gè)年度的相應(yīng)數(shù)據(jù)的比較分析，可得出每個(gè)年度工程資金投入使用情況，這樣對(duì)于合同執(zhí)行的進(jìn)度，就可以一表呈現(xiàn)。若在系統(tǒng)中將查詢功能不選擇“包括已對(duì)沖項(xiàng)”,得出的只有該項(xiàng)業(yè)務(wù)的應(yīng)付往來單位的質(zhì)保金。

四、結(jié)束語

筆者結(jié)合一線的基建財(cái)務(wù)部門工作經(jīng)驗(yàn)，就如何改進(jìn)和強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的管理與建設(shè)，推動(dòng)基礎(chǔ)建設(shè)中的合同管理提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期提高高校基建財(cái)務(wù)的工作效率。隨著高?；窘ㄔO(shè)的發(fā)展，高校基建財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)在工作中不斷探索和創(chuàng)新，不斷完善高?；ㄘ?cái)務(wù)管理工作，保證學(xué)校基本建設(shè)資金安全使用，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供合理準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮基建財(cái)務(wù)人員在項(xiàng)目決策中的控制作用。

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作者：曹翠玲 單位：南京師范大學(xué)財(cái)務(wù)處