淺談合同管理信息系統功能設計范文

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［摘要］在當今社會，合同越來越發揮著重要作用，實現合同的高效、有序管理越來越受到重視。合同管理能力與水平的提升是綜合性命題，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。利用現代信息技術，設計開發合同管理系統，實現合同管理的信息化，已成為合同管理的一個趨勢。文章在總結多年來合同管理實踐經驗的基礎上，充分分析合同管理的一般需求，對合同管理信息系統的功能設計進行初步研究，明確合同管理系統功能設計的基本原則、系統權限分配，并重點介紹3個流程和10個功能模塊的設計思路，以期該系統可以對合同進行全生命周期動態管理和控制。

［關鍵詞］合同管理系統；全生命周期管理；功能模塊

前言

合同是平等主體之間進行資源配置、實現價值交換的基本手段，具有法律、經濟、管理等多重屬性。法律層面，合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議，是對平等主體之間民事合同關系的確認；經濟層面，合同是市場主體之間進行商品服務流通、資源配置、最終實現價值交換，滿足多樣化需求的有效方式；管理層面，合同是進行內部控制，規避風險，確保內部管理秩序的有效手段。合同的重要性不言而喻，如何實現合同的高效、有序管理越來越受到重視，各市場主體紛紛從管理實踐出發，研究提升合同管理能力與水平的途徑與方法，以不斷適應合同管理的現實需要。合同管理能力與水平的提升是綜合性命題，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。在理念與思路層面，合同管理一般強調制度化、流程化和專業化；在方法和工具層面，做法不一，實踐中有加強培訓、增加人員數量、對標學習、聘請專業顧問等多種方式，而利用現代信息技術，設計開發合同管理系統，實現合同管理的信息化，已成為合同管理的一個趨勢。本文在總結多年來合同管理實踐經驗的基礎上，充分分析合同管理的一般需求，對合同管理信息系統的功能設計進行初步研究，明確合同管理系統功能設計的基本原則、系統權限分配，并重點介紹各功能模塊的設計思路。

1合同管理系統功能設計基本原則

根據多年合同管理實踐經驗，合同管理工作可以概括為“一個思路”、“兩個層面”、“三個階段”。一份合同從醞釀到最終履行完畢，需經歷漫長的時間和過程，可能遇到各種問題，面臨各種風險，鑒于此，對合同進行全過程、全生命周期動態管理和控制，是做好合同管理最基本的思路。全過程管理，是一個全員參與、歸口管理的過程，不同的人員和部門有著不同的權限。就具體工作內容而言，合同管理包括兩個層面，第一層面著眼于完成合同立項、合同簽署及合同履行的過程管理，強調程序、流程和內容的管控，是動態的管理過程；第二層面著眼于對合同相關文本的管理，強調文檔、知識、資源的管控，是靜態的管理過程。以合同簽訂為劃分節點，合同管理可以分為事前、事中、事后管理三個階段。合同管理系統的設計應以實現合同的全過程動態管理為目標，通過不同的功能模塊設置，對合同管理三個階段中不同的內容和重點加以落實，以提高管理的質量和效率。系統的設計除遵循可擴展性、先進性、成熟性、標準性、數據格式統一性、安全性等信息系統的一般性開發原則外，特別強調在業務模塊、流程及功能設計方面堅持簡便易用、全過程控制、檔案化管理、動態更新、數據完整等原則，做到明確管理權限和層次，落實歸口要求，體現全員參與，保證全程記錄，以實現合同的規范、嚴格管理。

1．1簡便易用原則

合同管理系統屬于基礎性管理系統，潛在用戶一般為開發主體的所有職工，該系統的設計必須遵循簡便易用原則。在流程設計上應嚴格遵循現行的合同管理辦法，將合同管理思想轉化為業務流程，但必須強調避免流程煩瑣、冗余，以提高工作效率。系統各項功能、模塊的設計盡量尊重用戶們已形成的工作習慣，便于廣大用戶接受和使用，做到全員參與，實現系統的有效推廣和使用。

1．2全過程控制原則

全過程控制原則是指將合同管理工作的各個重要環節都納入合同管理系統中，實現從立項、談判、文本確定、審批、簽署、信息統計、履行、變更、驗收到成果的全過程、全生命周期管理與監控。據此，合同管理系統功能模塊的設計應盡量全面，力爭覆蓋合同管理的各個環節。

1．3檔案化管理原則

檔案化管理原則是指為每一個合同建立檔案，并在不同階段進行實時更新，詳細記錄每一個合同的“前世今生”，實現散亂合同信息資料的統一化管理，力求對合同相關事項可以進行歷史追蹤。實現合同檔案化管理有雙重積極意義，對外，利于記錄過程，促進合同順利履行，若發生爭議，有利于收集整理證據，有效應對合同糾紛；對內，有利于強化內部控制，防范業務風險和廉政風險。

1．4動態化管理原則

動態化管理原則主要指在合同管理系統的設計開發中通過明確管理權限和職責分工，做到責任清晰，使用系統提醒、發送待辦任務等手段，督促全員參與，實現責任到人，保證合同各環節各階段的實時數據可以得到及時更新，以便利信息的統計和掌握，為管理層進行決策提供最實時的信息支持。

1．5數據完整性、準確性原則

合同數據是重要的基礎管理數據。在系統的功能設計與開發中，盡量實現同類信息一次輸入后續無限次代入使用，對于其他系統中已有的數據，盡量可以實現集成和代入共享，實現分散信息的統一化集中管理，保證合同信息采集的完整性和準確性，以便于合同信息統計、查詢和合同報表管理，提升合同信息和資料的集成化利用能力。

2合同管理系統權限分配

合同管理系統是一個全員參與的基礎管理系統，涉及人員眾多，明確系統權限分配和職責分工，是合同管理系統開發的關鍵。根據合同管理實踐經驗，合同管理系統需對主要參與部門與人員權限進行合理分配，具體模型如圖1所示。領導：負責合同的審批，可根據需要隨時對所有合同進行訪問、監控和數據查詢，以輔助決策。合同歸口管理部門：對合同立項、談判、文本確定、審批、簽署、信息統計、履行、變更、驗收、合同成果管理進行全過程、全生命周期管理與監控；負責合同模板的編制與推廣；負責合同編號、合同信息采集、合同臺賬及報表管理；負責合同文本歸檔。合同歸口管理部門設合同管理員，合同管理員擁有除個別專屬于合同承辦人的權限外所有功能模塊的操作權限，可根據需要隨時對所有合同進行訪問、數據管理、執行流程部署、監控，進行必要的審核和批準。合同歸口管理部門負責人可以隨時對所有合同進行訪問、監控和數據查詢。合同承辦部門：合同承辦部門是具體合同的辦理部門，所有內設部門都可以成為合同承辦部門，所有員工都可以成為合同承辦人員。合同承辦部門對于合同負有直接責任，在合同的全生命周期管理中扮演重要角色，特別是事前和事后兩個環節，均由合同承辦部門主導。在合同管理系統中，合同承辦人員對于負責辦理的合同可以隨時進行訪問，并按要求進行規定的新建、修改、流程發起、資料管理、信息更新等工作，合同承辦部門負責人可以對本部門承辦的合同隨時進行訪問和監控，以保證本部門承辦合同任務的及時完成。合同審批部門：合同審批部門在合同管理的事中環節承擔著重要職責，通過完成合同審批流程，合同審批部門對合同項目及合同條款進行程序和內容把關，是落實內部控制的關鍵環節。合同相關部門：合同管理工作的有效開展還涉及檔案管理、信息支持、合同協辦部門等合同其他相關部門，該等部門根據實際需要完成合同管理系統分配的相關工作。

3合同管理系統主要功能模塊設計與應用

根據合同管理實踐經驗，為滿足對合同全過程全生命周期動態管理和控制，設計了3個審批流程和10個功能模塊。

3．1合同審批流程設計與應用

合同管理系統的3個審批流程分別為合同模板流程、合同簽訂審批流程和合同變更審批流程。

3．1．1合同模板流程該流程適用于合同歸口管理部門。為加強合同模板管理，合同模板經相關人員審核且經合同歸口管理部門負責人審批后方可在系統中使用，以提升合同模板編制質量，提高合同模板的可用性。流程如下：模版編制—模版會簽—意見匯總—審核—審批—模版—啟用—下載使用。

3．1．2合同簽訂流程該流程適用于整個開發單位。擬簽署合同必須經各相關部門審核通過，且經合同項目負責人提出審核意見后，方可報領導審批，領導完成線上審批后，方可進行合同文本的簽署。通過該流程規范合同擬定、審批、簽署過程，落實內控要求，規避風險。該線上審批流程與線下合同文本的擬定修改和最后的文本簽署相結合，可提高合同簽訂審批效率，快速完成合同簽訂。流程如下：承辦人申請合同會簽—技術／需求審核—財務審核—采購執行／項目管理審核—商務法律審核—項目負責人審核—承辦人匯總意見—領導審批—承辦人辦理合同文本簽署。

3．1．3合同變更流程該流程適用于整個開發單位。加強合同變更過程管理，擬變更合同必須經各相關部門審核通過，且經合同項目負責人提出審核意見后，方可報領導審批，完成線上審批后，方可進行合同變更文本的簽署。系統保證原合同與變更后的合同資料在系統中同時顯現。合同變更流程與合同簽訂流程基本一致，變更流程啟動的前提是原合同在系統中完成簽署和信息采集。

3．2合同管理系統功能模塊設計與應用

根據全過程控制原則，合同管理系統共設計10個功能模塊，基本涵蓋了合同管理各階段主要工作內容。10個功能模塊分別為合同模板管理、合同項目管理、合同建檔管理、合同談判管理、合同簽訂管理、合同信息管理、合同變更管理、合同收付與履行管理、合同成果查詢和合同報表管理，分別對應合同事前、事中、事后三個管理環節，模塊之間根據適當的工作邏輯分別管理每一環節的不同內容，共同構成一個覆蓋全面的信息系統，合同管理系統10個功能模塊邏輯模型見圖2。值得注意的是，囿于合同管理系統的某些特性，部分合同管理工作無法完全實現系統線上操作，在相應的環節必須安排好線下的配合工作，這樣才可能真正實現系統對于合同的全過程管理。

3．2．1合同模板管理合同歸口管理部門負責合同模板的編制、及日常管理。合同模板的有特定審批流程，以保證合同模板質量。合同管理員負責合同模板維護，可以進行查看、添加、修改、刪除、查詢、發起審批流程、進行模板啟／停用等操作，用戶可以對處于啟用狀態的模板下載使用。合同模板中還包括了模板適用的合同類型、適用范圍，在使用中需特別注意事項的提醒等內容，以指導模板的恰當使用。

3．2．2合同項目管理在合同管理中，合同經費的來源（支出合同）及歸入（收入合同），也就是本處所提到的“合同項目”是一項重要信息，直接關系合同立項、合同數據使用、甚至未來年度預算申請等事宜，為此，合同管理系統中必須要有與財務系統相一致的項目信息。項目信息一般包括項目編號、項目名稱、項目負責人等。合同項目管理模塊只在管理員賬戶可見，合同管理員可進行查看、添加、修改、刪除、導入和導出操作。普通用戶可根據需要以項目數據選擇適用。

3．2．3合同建檔管理合同檔案化管理原則集中體現在合同建檔管理模塊。合同建檔由承辦人負責，合同承辦人準備申請簽訂合同時，首先在系統中建檔，將全部基本信息登記在冊，同時將建檔附件上傳到系統中。基本信息主要包括合同名稱、合同類型、合同相對方、合同承辦部門、合同承辦人、合同所屬項目名稱及項目編號、項目預算、合同金額、合同主要內容摘要、合同背景目的、合同聯系過程／談判過程介紹等內容。合同建檔后，該合同所有信息都可以在該檔案下查詢，并且隨著后續合同談判、合同簽訂、合同變更、合同信息采集等環節工作的開展，合同檔案信息處于不斷實時更新狀態，最終呈現一份完整的合同檔案。

3．2．4合同談判管理合同談判管理模塊主要用于維護合同談判的基本信息和談判結果信息。談判分為會議談判和其他談判兩大類管理。對于會議類談判，系統可以會議通知，并要求承辦人上傳同談判紀要等成果附件；對于其他談判，可以是電話談判、郵件談判等多種形式，系統的主要功能是要求承辦人在相應位置將具體的聯系過程和談判情況及結果進行錄入，完善合同檔案，為后續的合同簽訂等程序的開展提供基礎信息。

3．2．5合同簽訂管理合同簽訂管理模塊主要落合同審批制度，實現合同審批制度流程化。合同簽訂管理模塊設計了合同簽訂審批流程，承辦人完成合同建檔（合同談判）并完成線下合同文本草擬、確定后，將擬簽署合同提交相關部門會簽。各審核部門根據職責分工獨立發表審核意見，系統設置各審核部門按審批表排布的次序依次完成審核，如有異議可直接退回至合同承辦人修改完善，每一個節點審核通過后方可發送至下一節點進行審核。需特別強調的是，本模塊的有序運行，必須與線下的合同文本擬定修改工作和合同文本的最終簽署做好配合，否則，本模塊不但無法提高合同簽訂效率，反而會使合同審核流程反復進行，嚴重降低效率并可能會導致合同文本的錯亂。

3．2．6合同信息管理合同信息管理主要完成合同簽訂后的信息采集與錄入，本模塊的工作主要由管理員負責。簽訂程序終結后，合同自動進入合同信息管理模塊，系統中已有的數據與信息將自動帶入到合同信息表中，合同編號、合同內容、合同起止日期、合同支付節點等信息由合同管理員手動采集錄入。合同編號是本模塊的開發重點，合同編號應根據合同內容、經費情況等進行分類，各類合同根據“拼音縮寫＋流水號”原則，由系統自動進行編號。還可根據管理需要進行二級分類，為后期制作不同統計口徑的報表奠定基礎。合同收支節點信息也是本模塊的開發重點，收支信息的采集，可以加強對收支管理控制，對合同履行管理具有重要意義。支付信息用主子表的方式進行維護，主要信息包括節點名稱、完成時間、收支金額等。

3．2．7合同變更管理合同變更不是合同管理的必然環節，只有在遇到特殊事宜，合同需進行變更時才會使用該模塊，該模塊下設置了合同變更審批流程，其流程的基本思路等同于合同簽訂審批流程。合同承辦人只能對完成合同信息采集的合同進行變更，變更后的合同與原合同同時顯示在系統中，不發生數據的覆蓋。變更后的合同，合同編號在原合同基礎上加－00N。同一個合同可以進行多次變更，所有記錄均保留，實現可查詢、可追蹤。

3．2．8合同收付與履行管理合同收付與履行管理模塊的功能主要在于對合同履行與收付情況進行實時統計與監控，本模塊主要由合同承辦人負責。合同承辦人根據合同履行進度實時在系統中錄入合同收付數據與履行情況，主要錄入信息包括合同收支階段、合同驗收階段、合同成果等信息。

3．2．9合同成果查詢本模塊主要管理合同的驗收成果，本模塊的使用依賴于合同收付與履行管理模塊。在合同收付與履行管理模塊下，如果合同進行了驗收且提交了成果，則系統要求承辦人進行合同成果維護，在系統中錄入成果名稱、成果形式、驗收方式、成果數量、固定資產是否辦理入庫、成果發揮作用或應用情況等信息并上傳附件。在合同成果查詢模塊下，可以查看某一合同各階段的驗收內容及成果，并可以實現數據導出。

3．2．10合同報表管理合同報表管理重點在于對系統中貯存的合同字段的查詢和導出，管理員可以查詢和導出系統中所有合同的相關數據，合同承辦人可以查詢和導出所承辦合同的相關數據。合同報表可以全數據導出，也可以實現查詢數據導出。

4結語

合同管理系統的三大審批流程和十個功能模塊基本滿足了對合同進行全過程、全生命周期動態管理和控制的需求，合同管理系統成功上線運行有助于提升合同管理水平和能力，但系統的有效運行需要全員的支持和參與，做好系統推廣和全員培訓，做好使用情況的及時反饋和相關問題的積累將是后期的工作重點。

參考文獻

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作者：吳曉燕 曹小平 史強 宋祖榮 單位：環境保護部核與輻射安全中心