古籍修復(fù)數(shù)字化管理論文范文
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浙江圖書館2013年初建立了“浙江省古籍修復(fù)材料中央庫”，按照皮紙、竹紙、宣紙及其他類紙，分門別類放置架上，堆放整齊，標(biāo)志清晰，便于取用。初步實(shí)現(xiàn)了實(shí)物庫的規(guī)范管理，同時(shí)，特制定了紙庫管理工作的標(biāo)準(zhǔn)及流程。
1.修復(fù)用紙的入庫。（1）對(duì)于采購入庫的紙張，紙庫保管人員依據(jù)采購清單對(duì)紙張的數(shù)量、名稱、檢驗(yàn)合格單進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)后，方可入庫。（2）對(duì)于入庫驗(yàn)收過程中所發(fā)現(xiàn)的有關(guān)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、品種等不相符現(xiàn)象，紙庫保管人員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)，并視具體情況報(bào)告主管人員處理。
2.修復(fù)用紙的出庫（領(lǐng)用）。（1）館內(nèi)修復(fù)人員領(lǐng)用時(shí)填寫申請(qǐng)單，由修復(fù)組主管審批簽字后，紙庫保管員憑單發(fā)放；貴重紙張需分管領(lǐng)導(dǎo)簽字才可憑單發(fā)放。（2）省內(nèi)地、縣館的紙張配發(fā)，需有分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可出庫。（3）出庫單一式兩聯(lián)，分別由領(lǐng)料人、紙庫保管員保存。
3.修復(fù)用紙的保管盤點(diǎn)。（1）修復(fù)用紙紙庫分為總庫和小庫，所有采購紙張均入總庫，小庫為修復(fù)工作室紙柜（每種紙存放100張），方便平時(shí)工作需要的領(lǐng)用。同時(shí)，每一種紙?jiān)O(shè)置庫存警戒線，大庫為500張，小庫為20張，特殊紙張除外。當(dāng)紙張數(shù)量低于警戒線時(shí)，紙庫保管員應(yīng)及時(shí)提交書面報(bào)告，以便補(bǔ)充修復(fù)用紙，保證修復(fù)工作的正常開展。（2）紙庫保管員根據(jù)修復(fù)紙張的種類，結(jié)合紙庫條件，保證紙庫定置擺放，合理有序，保證紙張的進(jìn)出和盤存方便。（3）紙庫保管員定期做好賬面和實(shí)物庫存的盤點(diǎn)工作，發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧必須查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)寫出書面報(bào)告，提出處理意見，報(bào)告主管。目前業(yè)內(nèi)對(duì)修復(fù)紙張的管理主要還停留在實(shí)物管理階段，尚未實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化管理機(jī)制。實(shí)物紙庫管理工作中的信息管理是采用人工的方式，要付出大量人力，填寫各種表格和憑證、賬冊(cè)、卡片和文件。由于信息是隨著時(shí)間不斷變化的，所以實(shí)物紙庫數(shù)據(jù)要按照不同的分類經(jīng)常不斷地匯總、統(tǒng)計(jì)，往往要做許多重復(fù)登記和轉(zhuǎn)抄。這種手工操作的管理方式，不僅浪費(fèi)人力，而且存在著處理速度慢、易出現(xiàn)錯(cuò)誤、不便于查詢、缺乏綜合性等缺點(diǎn)。因此，大大降低了信息的利用價(jià)值，很難適應(yīng)現(xiàn)代管理工作的需要。開發(fā)以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的紙張數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)已十分迫切和必要。
二、建立古籍修復(fù)用紙數(shù)據(jù)庫
2013年浙江圖書館古籍修復(fù)中心在實(shí)物庫的基礎(chǔ)上進(jìn)一步開發(fā)研制了古籍修復(fù)用紙數(shù)據(jù)庫，使實(shí)體紙庫的科學(xué)化、規(guī)范化、電子化管理得以實(shí)現(xiàn)。根據(jù)紙張實(shí)物庫存的管理和流程，建立古籍修復(fù)紙張數(shù)據(jù)庫，制定要求如下。
1.古籍修復(fù)紙張數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的功能及應(yīng)用：在實(shí)物紙庫規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，古籍修復(fù)紙庫軟件主要功能由“倉存管理”“、報(bào)表及核算”“、系統(tǒng)設(shè)置”三大功能構(gòu)成。功能一“：倉存管理”。主要包括紙張的“入庫”和“出庫”及盤點(diǎn)。通過出、入庫的標(biāo)準(zhǔn)操作，將修復(fù)用紙的購買、配送、領(lǐng)用、下發(fā)等日常業(yè)務(wù)記錄在案。（1）入庫管理：對(duì)采購入庫、配送入庫的紙張進(jìn)行登記、審批，并對(duì)入庫的物料進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)。（2）出庫管理：對(duì)領(lǐng)料紙張進(jìn)行登記、審批，并對(duì)出庫的物料進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。（3）盤點(diǎn)：根據(jù)實(shí)物清單對(duì)紙庫庫存紙張進(jìn)行盤點(diǎn)工作，盤盈入庫，盤虧出庫。功能二“：報(bào)表及核算”。主要包括“即時(shí)庫存”“、領(lǐng)料匯總表”等。軟件系統(tǒng)通過常規(guī)操作及基礎(chǔ)的信息設(shè)置將各類報(bào)表直觀的統(tǒng)計(jì)表現(xiàn)出來，可以對(duì)當(dāng)前庫存進(jìn)行查詢，查詢時(shí)可以設(shè)置多種條件組合查詢紙張記錄,并可通過EXCEL導(dǎo)出數(shù)據(jù)，也可以打印出歷史數(shù)據(jù)列表。同時(shí)，軟件還可顯示庫存預(yù)警（庫存預(yù)警可在系統(tǒng)設(shè)置里完成），即小庫紙張庫存少于20張，或者大庫庫存少于500張時(shí)，系統(tǒng)會(huì)有提示，并可生成預(yù)警報(bào)表。（1）即時(shí)庫存：可即時(shí)查詢紙張庫存信息。（2）庫存預(yù)警：軟件能生成庫存預(yù)警報(bào)表，紙庫保管員應(yīng)及時(shí)提交書面報(bào)告，以便補(bǔ)充修復(fù)用紙。（3）收發(fā)存匯總表：能查詢到紙張出入庫每筆記錄總匯。（4）物料收發(fā)明細(xì)表：能查詢紙張出入庫明細(xì)記錄。（5）收發(fā)存期間報(bào)表：根據(jù)查詢需要對(duì)某一時(shí)間段內(nèi)的紙張出入庫數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)產(chǎn)生報(bào)表。功能三“：系統(tǒng)設(shè)置”。系統(tǒng)設(shè)置包括紙張信息、工作人員信息、供應(yīng)商信息、倉庫布局（總庫與小庫）等內(nèi)容。（1）紙張信息：根據(jù)紙張?zhí)匦约霸谛迯?fù)過程中管理的需求對(duì)軟件進(jìn)行的基本設(shè)置，為每張紙做了固定編碼，方便查找、識(shí)別、統(tǒng)計(jì)。（2）工作人員信息：對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行權(quán)限分配，給予適當(dāng)權(quán)限，以保證每條數(shù)據(jù)能夠按照管理需要進(jìn)行流轉(zhuǎn)。相關(guān)工作人員分為：修復(fù)用紙領(lǐng)料人員、審核人員。（3）供應(yīng)商信息：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理，該軟件將供應(yīng)商信息全面錄入，包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系電話、紙張種類、紙張質(zhì)量、紙張價(jià)格等，方便橫向比較和采購。（4）倉庫管理：實(shí)體紙庫分為總庫和小庫，小庫設(shè)在修復(fù)工作室內(nèi)方便平時(shí)領(lǐng)料。
2.軟件的管理意義。（1）紙張數(shù)據(jù)庫的建立規(guī)范了修復(fù)紙張的存放，實(shí)現(xiàn)了紙張的出入庫管理電子化、專業(yè)化，做到紙張庫存情況明了化。通過該數(shù)據(jù)庫軟件，古籍修復(fù)人員能快速找到自己所需要的補(bǔ)紙類型，縮短了尋找合適補(bǔ)紙的時(shí)間，提高了工作效率，不但保證了古籍修復(fù)的質(zhì)量，還可以最大程度地避免因紙張胡亂堆放而導(dǎo)致的紙張損壞等浪費(fèi)。（2）該數(shù)據(jù)庫軟件，具有有效的監(jiān)督管理功能。數(shù)據(jù)庫審核人員的審核功能可以使紙張的購買、使用、存放做到有效的監(jiān)督管理，使得紙張實(shí)體數(shù)量的出入和電子數(shù)據(jù)的出入一致，避免冒領(lǐng)、多領(lǐng)紙張，形成良好的出入庫的管理機(jī)制。（3）該數(shù)據(jù)庫為每種紙張?jiān)O(shè)置了唯一編碼。修復(fù)人員在建立修復(fù)檔案時(shí)，需要在檔案系統(tǒng)上輸入所用紙張的編碼，這就使得后人能清楚的了解當(dāng)時(shí)修復(fù)所用紙張的特性，為研究或再次修復(fù)提供依據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立后，操作簡便，查詢快捷，提高了工作效率，使古籍修復(fù)人員對(duì)修復(fù)用紙的特征有更清晰更準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)和了解，在修復(fù)工作中更科學(xué)的用紙。
目前國內(nèi)還未有同類數(shù)據(jù)庫可供修復(fù)人員使用，浙江圖書館古籍修復(fù)紙張實(shí)物庫與數(shù)據(jù)庫的建立無疑具有開創(chuàng)性、啟發(fā)性，可供其他單位探討和借鑒。當(dāng)然該數(shù)據(jù)庫目前還處于雛形狀態(tài)，需要進(jìn)行不斷的開發(fā)和完善，在此拋磚引玉，希望業(yè)內(nèi)專家及同行進(jìn)行交流指正。
作者：柏萍閻靜書單位：寧夏建筑設(shè)計(jì)研究院工程監(jiān)理有限公司
