航天聲像檔案數字化管理研究范文

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聲像檔案正在經歷數字化、信息化與網絡化的發展變革，這些媒體資產對服務航天科研工作起到了十分重要的配套保障與市場開拓作用。數字化過程中，聲像檔案管理的合理性與安全性直接決定了能否高效、完全地對媒體資產進行開發和使用，以保證存儲、管理與使用的安全。聲像檔案管理員在沒有可執行的行為規范之前，通常按照習慣的工作思路完成檔案數字化工作，造成因細節導致的檔案資源流失或開發不當，如音視頻文件編碼、格式不一，檔案在利用時需要格式轉換；檔案文件命名不清，導致搜索時定位寬泛，查找不便；資料存儲不當，導致檔案丟失等。這些問題看似不大，卻直接影響了工作效率與檔案的再次開發。為避免此類問題的發生，應當對數字化工作進行質量控制與風險點辨識，統一標準、格式，編制相應的行為規范，對風險點加以管控，并對檔案人員進行意識和操作培訓，最終形成標準化的操作與管理，使用時才會更為便利，其價值也能更加充分地發揮出來。

一、聲像檔案數字化工作取得的成績

目前，北京航天長征飛行器研究所的聲像資料主要分為錄像資料、照片資料和其他實物檔案3類，研究所已進行了多年的聲像檔案數字化工作，建設初見成效。

1．減少物理空間近700盤BETACAM帶經數字化處理后，從放置兩部密集架變為一個24T的磁盤陣列，素材存放所占物理空間大大減少。

2．方便資料調取聲像檔案以文件形式存儲在硬盤上，并標注了關鍵（字）詞，對關鍵（字）詞進行搜索能夠查找出與之相符或相關的聲像檔案，比手工檢索、倒帶回放精準、快速得多，調取十分方便。

3．盤活檔案資源鑒于當下多媒體素材已經完全進入數碼時代，模擬信號與膠片素材通過數字化被盤活，避免資料淪為“死檔”，成為擺設。

4．解放勞動力借助媒體資產管理系統，搭建聲像檔案服務體系，做到電子化瀏覽與借閱，使得利用者可以便捷地使用聲像資料，大大減輕了聲像檔案人員的管理壓力。

二、實施與應用

通過數字化過程發現，不同的檔案管理者按照不同的工作習慣對數字化工作和媒體資產系統進行操作，易形成不同的檔案文件和管理方式。這種情況下急需對聲像檔案數字化過程進行質量與風險控制，對數字化過程進行統一的行為規范，用一致的標準來約束、控制可能出現的風險，避免形成因人而異的數字化檔案。同時，還要保證聲像檔案的存儲、管理與使用安全。

1．聲像檔案數字化手段采集特殊載體上的聲像資料。通過模擬信號線連接轉錄機和采集器，將錄像帶上的圖像采集進非線性編輯機；利用掃描儀掃描照片和膠片（即底片）；將圖像原本記錄在電腦里完成采集；通過數碼相機對實物進行翻拍。整理已采集的聲像資料。通過非線性編輯軟件，將采集后的視頻資料重新剪輯，留下清晰可用的資料，提高檔案可用度，節約資料占用空間，用圖片處理工具軟件對圖片進行處理與修復。生成統一格式的數字資料。錄像資料可以通過非編系統直接生成統一格式的視頻文件，也可以通過視頻轉換軟件統一格式；圖片資料通過圖像處理軟件輸出，通用格式的視頻和圖片能夠在各類軟件與媒體資產系統中使用。數字化聲像資料再管理。提取檔案信息，梳理檔案內容，統一檔案名稱編寫方法，一般為“時間+事件”。按字段描述檔案信息，并標記好關鍵（字）詞，還可以將視頻按“段落―場景―鏡頭”3層描述法為檔案進一步編目，以達到搜索極速定位的效果，利于檔案檢索。

2．風險點辨識載體轉化與格式轉換導致檔案信息衰減。資料存儲在磁帶上，磁帶每進行一次轉錄，信號在傳輸、讀取和寫入過程中會衰減；采集卡沒有進行全信號采集，采集圖像時沒有提高分辨率等，都會導致畫質降低，畫面細節缺失。一般來說，畫質越高，視頻的比特率和圖像分辨率也會越高，占用的磁盤空間越大，對存儲的設備、播放硬件要求就越高。為了平衡畫面信息與存儲空間、硬件的關系，數字化過程中對視頻進行格式轉化和文件壓縮會造成畫面信息衰減。檔案再編輯導致檔案內容缺失。聲像檔案再編輯時，會因為對資料了解不夠、內容關注不強導致信息錯剪、畫面調整過度等，這將造成原始資料不可逆的損害，使檔案內容缺失。客觀因素改變引發檔案難以查閱。檔案的分卷（分類）規則并非一成不變，而是根據工作需要及一定的標準制定，甚至在特殊時期還要分別列出專題檔案。以研究所為例，軍品檔案按型號與項目名稱分類，管理檔案按照部門業務劃分。隨著時間的遷移，軍民型號增多或變更，單位的組織架構調整，業務歸口部門發生變換，導致分類增多或內容調整，會造成檢索時的資料遺漏或錯位。硬盤保存并非長久之策。讀取、調用數據時，存儲檔案的硬盤運轉壓力很大，大數據量的文件存儲對硬盤提出了安全、穩定、快速的高要求，大容量的硬盤更易損壞，文件無法讀取的概率更高。因此，將檔案存儲在硬盤上進行管理并非一勞永逸的上上之策。

3．形成質量與風險點管理要求編制管理制度，加強管理監督。為了保證聲像檔案的收集范圍、整理分工、歸檔保管方法和利用流程明確規范，使管理做到有章可循、有法可依，要制定一套嚴格的制度對其進行質量控制，形成固定的管理流程，規范業務行為，逐步形成一套完備的數字化體系，用制度約束檔案工作流程，用體系引導工作更為規范，更加全面、高效。借用媒體資源管理系統，確定規格標準。為了最大限度地避免檔案在數字化過程中信號衰減，需要設定統一的行為標準，一步到位做好格式轉化。按照檔案損失最小化原則對過程中每一環節做好控制，建立一套收集整理辦法，先規定好格式、編碼方式等，再統一進行檔案的分類、編目等后續工作。將標準制度化，使檔案第一步就形成統一的格式和制式，減少轉換，避免畫質下降，提高管理效率。媒體資源管理系統作為聲像檔案管理與服務平臺，實現聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網絡化、聲像檔案管理自動化、聲像檔案借閱便捷化。依據統一的格式標準，可以避免因管理的零散性、管理人員的非專業性等因素造成珍貴聲像檔案的遺失。抓住一“頭”一“尾”，提升控制對象的能力。“頭”是聲像資料的采集。加強資料采集人員的業務能力，通過專業培訓讓他們了解怎樣拍攝資料會更珍貴。檔案管理者也應介入資料的采集，讓采集人員從檔案的角度了解采集完成后需要如何歸類，從而了解前期要怎么拍攝，從根本上保證聲像檔案的數量和質量。聲像檔案管理人員要適應新時期聲像檔案管理的要求，不斷加強自身業務學習，定期培訓，了解聲像檔案載體保管知識。“尾”是聲像資料的存儲。存儲介質依托的是高科技、新材料，更新換代頻率較高，因相關技術淘汰而使得部分檔案資料丟失或不可用的現象屢見不鮮。因此，在注重對資料自身進行收藏和保管的同時，也要吃透聲像檔案保管所依托的相關技術。目前，常用的是復制拷貝、仿真和收藏舊技術3種措施，特別是仿真技術，是通過仿真軟件對相關技術進行模擬，具有適應性強、占用空間小等特點，成為檔案存儲風險控制的主要措施。建立穩定的管理技術措施。數碼產品的升級使聲像檔案具有容量增大的特點，需要聲像檔案管理系統具備自動降碼保存的能力，在查找和檢索時利用低碼率檔案在線預覽、編輯，能夠更準確、高效、低耗地完成聲像材料的利用，提高工作質量，保障質量檢驗的效率。提高檔案管理現代化水平，要對檔案資源進行數字化管理和最大程度滿足檔案資源共享。建立聲像檔案管理在線數據庫，通過網絡提供聲像檔案數據庫的創建、查詢、存儲，同時提供用戶的交互頁面，提高檔案信息服務水平。根據研究所的組織結構及生產特點，分設案卷，涵蓋各個部門或業務及全部科研生產型號與預研工作。對檔案進行詳細的說明，重要的需要編目，對資料盡可能詳盡真實地描述，便于調用與查找。對已經數字化的聲像檔案進行備份保存、雙重管理。聲像檔案的數據量大，存儲空間的占用量也大。為了節省存儲空間，可以設置近離線聲像檔案，通過分析數據庫的利用率，以利用率的高低來分配聲像檔案儲存位置，這樣在滿足用戶利用方面需求的同時也解決了數據庫存儲有限的矛盾。健康檢測，定期遷移。硬盤的安全是聲像資料可讀、可取、可利用的前提和基礎，對硬盤存儲進行風險控制是必要的。可以采取硬盤健康安全監測技術，讓用戶在檢索、借閱檔案資料的同時實現對硬盤運轉工作情況的檢測，發現硬盤出現老化、檢測數值出現偏低狀況時，要及時通知專業技術人員進行維修。另外，對聲像檔案進行備份也可降低硬盤存儲風險。在與原檔案存儲的硬盤物理隔離的另外一個硬盤上進行雙重拷貝，作為備份檔案，當常用硬盤區域內的資料出現丟失、損壞甚至整部硬盤發生損壞時，可以通過備份硬盤里存儲的資料進行補充或替換，避免檔案損毀。數字化后的聲像檔案更為依賴軟件與硬件新技術，也會隨技術的發展而不斷更新，遷移工作因此而產生。在進行遷移的過程中，數字檔案的完整性、整體性都易被破壞和危害。在日常管理實踐過程中，聲像檔案館在管理數字化聲像檔案的起步階段可以借鑒發達國家或先進同行的標準和規范，確立和統一數字化聲像檔案的格式轉換工作，再在檔案載體的外部附上統一的文字性便簽；在管理歸檔工作中，可以充分利用大數據管理方法，利用大容量硬盤、網絡云盤等載體做好聲像檔案的備份工作。

4．數字化工作再管理將制定好的制度與標準納入到數字化工作流程中，形成數字化工作的再管理。在實際工作中不斷驗證所形成理論的合理性與可用性，也進一步提升對質量和風險控制的把握，不斷完善制度規范，最終形成標準成熟、安全可用的聲像檔案與數字檔案管理體系，為后續檔案數字化工作打下了堅實的基礎。

三、應用效果

通過多年的聲像檔案數字化，按照實際形成的質量與風險控制標準，研究所完成了BETACAM帶、實物檔案及海量紙質照片的采集、整理、輸出，并以媒體資產管理系統作為平臺進行數字化管理，構成一部全流程數字化檔案管理體系。在媒體資產管理系統中，設有分類目錄共6級，包含36個子項，如圖1所示。資料的詳細分類能夠解決檢索定位的問題，在檢索與使用時以最短時間、最簡便的方式精準檢索到素材，為檔案再利用創造了強大的便利條件，如圖2所示。為了更好地進行聲像檔案的數字化建設，研究所編寫了媒體資產管理使用平臺常用業務手冊，以促進資料歸檔流程的標準性；制定了聲像工作管理辦法、編寫了聲像管理機關業務知識手冊、形成信息化的聲像攝制流程等一系列規章制度和業務流程及標準，對聲像數字化過程中的質量控制要素和業務流程進行約束，對風險點進行合理規避與管控，更好地解決了聲像檔案管理工作中存在的控制難點，有效減少了可控細節問題，改善并提升了聲像檔案質量；形成了標準成熟、安全可用的聲像數字檔案管理體系，率先將聲像檔案工作帶入數字化時代，為后續各類檔案數字化的發展起到了強有力的帶動意義。

四、管理創新點

聲像檔案數字化工作是研究所檔案數字化工作的先驅，此前研究所沒有數字化經驗可言，更無從談起數字化工作安全合理、高效便捷的管理方式。在這一探索中，借用科學的、具備航天特色的質量管理與風險管控方法開展工作，收獲了不少先進的管理方法。

1．質量控制與規范制定相融合任何工作都離不開質量控制，數字化工作同樣如此。通過嚴格約束那些對影響檔案質量的細節行為，形成明確的行為規范，利用培訓與監督的方式進行進一步的質量把控，讓數字化工作在質量控制下順利開展，形成完善的聲像數字化檔案系統。

2．風險意識與數字化相融合檔案數字化工作依托信息技術發展而來，信息技術存在一定風險，必須時刻保持警惕。把握好數字化環節中每一個影響檔案質量的風險點，通過技術手段、管理方式等合理規避、有效防范，將數字化工作風險降到最低，保證檔案管理、存儲與使用的安全。

3．理論方法與實際工作相融合隨著信息技術的不斷進步，在聲像檔案數字化摸索中形成的管理方法不一定適應長期的檔案數字化工作和未來的數字化管理方式，需將理論方法再次應用于實踐中，用實際驗證理論的可行性，從而不斷完善理論方法，信息技術的更迭會推進使用平臺軟硬件的更新，帶動實際工作方法的改變，因此數字化工作的管理方法與檔案管理體系也應與時俱進并不斷完善。由于檔案數字化工作與聲像檔案的數字化有很強的關聯性，采取的技術方法和管理手段頗具相似之處，該項目為接下來的檔案數字化工作梳理出了可能存在的風險點，列舉了數字化過程中需要把控的質量問題，提出了對上述重點難點的解決方案，構建了一套較為通用的數字化檔案的管理體系，具有極強的借鑒意義。聲像檔案數字化管理是一項日常工作，加之隨著信息化技術的日新月異，也需要不斷地進行質量把控和風險監測，時時跟進當下技術手段，確保檔案存儲的安全性和使用的便利性。接下來還要繼續結合大質量觀和風險意識不斷開展，使管理方法與技術條件在適應日益進步的信息化科技情況下更加貼合航天檔案管理的方式方法，充分挖掘聲像檔案的潛在價值，以更為便捷合理地為航天科研生產服務。

作者：張倩男 姚蘭 蒲力戈 單位：北京航天長征飛行器研究所