高校檔案的知識管理論文范文

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一、知識化的高校檔案管理

高校檔案記錄著高校的歷史發展和文明進程，以其材料的原始性和真實性而具有重要的史料價值，是高校大學文化建設和大學精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對高校檔案的管理也應該提升到關乎大學發展的戰略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專業素養才能勝任此項工作，才能更好的服務高校的發展和社會需要。但是，現實的情況是:長期以來，我國大部分高校的檔案部門在檔案的知識管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉或者是特殊安置的非專業人員和兼職人員，大多沒有受過檔案專業的訓練，更有甚者其基本的文化程度還沒有達到要求，保證高校檔案管理的規范化和科學化就不能落到實處。所以，造成高校檔案管理質量低下，甚至亂象頻生的現象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識水平以及學術研究能力，是對高校檔案進行知識管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識技能標準有哪些呢?邁克爾•庫克在《培訓檔案和文件管理人員的國際標準》一文中說:“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標管理、數據庫管理、文件系統設計、統計方法、預算和成本利潤分析等，這些知識是任何一位合格的專業檔案人員所具備的。”

這是邁克爾•庫克在20世紀末期對所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當時間進入到21世紀的今天，對高校檔案管理人員的管理技能和知識結構的要求也發生了不少變化，尤其是對高校檔案管理人員的知識化要求更高。這也是21世紀經濟全球化背景下社會發展對高校檔案知識管理的新要求。具體到我國高校這個層面，高校檔案管理人員必須提高思想認識，轉變固有的工作觀念，加強檔案管理的業務學習，不僅要充當高校檔案的保管者、大學歷史文化的守護者，更應該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認識到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類的簡單事務，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學、文獻學、編輯學、寫作學以及計算機、外語等基礎知識，因此，檔案人員應該不斷學習，積累豐富的知識，提高對檔案文獻的研究分析能力，提高對檔案材料的鑒別能力，提高語言文字讀寫能力，提高計算機操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關的基礎知識，不具備相應的文化知識修養以及學術研究能力，則無法正確認識高校檔案的價值，高校檔案文化資源的開發和文化管理也不可能真正實現。

二、高校檔案知識管理的價值實現

(一)知識組織對高校檔案館而言，知識組織是檔案管理人員對檔案資源進行知識管理的方式。潘連根曾經講過:“對數字檔案館而言，知識組織就是通過知識挖掘對館藏文檔信息進行精簡、提取，發現隱含在文檔信息中的有用知識單元，并對其進行集合組織的過程。”［4］這段話說明:檔案管理人員是高校檔案知識組織的主體，通過他們的知識化的組織行為給予檔案以知識化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無可比擬的歷史性和真實性，是高校發展歷程的見證，具有豐富的文化、知識、思想、歷史內涵，是高校在進行大學文化建設的重要資源。可以說，對人物檔案文化性的集合組織，是表現大學文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對其進行充實和完善時，要針對高校人物的不同家庭情況，首先要重點組織易分散、易損毀和遺失的資料，進行統一的收集、整理、編研、保存，這一過程實質上就是一項對檔案資源的知識組織過程。高校檔案的知識組織工作的發揮無疑也取決于主管高校檔案的行政干部領導水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識素養和水平決定了高校檔案知識組織的質量。事實上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應時宣傳和完成領導要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領導和管理人員依然堅守著傳統的檔案管理思想，對檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識組織管理水平，更不能為本校的高校大學文化建設做出任何貢獻，對這種浪費資源的行為，應該積極加以改正。新時期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領導結合本校實際，突出檔案管理者的知識組織作用，強化檔案管理者的知識素養，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時，還要考慮到檔案信息的大學文化建設和社會發展的現實需要，在此前提下進行一定程度的分類組織、分專題組織、分行業組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現知識組織優越性的分類、整理和編研的環節。

(二)知識開發如果說知識組織是對檔案資源進行的分類管理和整合規劃，那么，知識開發就是在知識組織的基礎上，通過對檔案的知識資源的深加工，有目的、有針對性的創造出社會和個人所需要的知識解決方案和知識產品。因此，知識開發同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養和水平，更需要較高的學術素養和學術研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務于所在高校的建設需要。高校所進行的獨具特色的大學文化建設和大學文化戰略，其目的是增強大學的文化影響力和提高大學在國內和國外競爭力。大學文化建設的內容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學建設的一切領域和層面，但是其精髓在于培育大學的靈魂和精神支柱，即大學精神。大學精神是是大學文化的核心，在大學的生存發展中起著至關重要的作用。因此，大學文化建設的關鍵是從大學的歷史發展中提煉自己的大學精神。高校檔案記錄了高校進行教學、科研工作的全部內容，如專業設置、教學改革、教學大綱、教師情況、招生情況、學籍成績等內容。對這些檔案材料進行總結、提煉，可以為大學教育理念和大學精神的形成和明晰，為高校的教學改革和發展走向提供經驗借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對高校檔案的知識開發就是每一個高校必須要高度重視并切實實行的重要的工作。

(三)知識傳播高校檔案工作不僅肩負著保存記憶、資政育人的責任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識傳播環節中，首先要向學生和社會公眾宣傳高校的核心價值觀。價值觀具有濃郁的時代特征，是高校一切工作的出發點和最終歸宿，可以說是大學文化建設的重中之重。其次要宣傳高校的辦學理念。辦學理念是高校的發展規劃、歷史使命和大學精神的主要表現。最后要塑造大學的形象。大學形象是大學文化本質的外部顯現，是通過高校長期的建設、由高校所有的精神文化和物質文化綜合形成的現實存在。這種通過宣傳由社會公眾所賦予的大學形象無疑會在高校競爭中處于重要的地位。高校檔案具有真實性、直觀性和歷史性的特點，是高校文化向內部和外部進行知識傳播的重要媒介、有效形式和載體。經過知識組織和知識開發之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開發等方式來體現，不僅有助于學生和社會關注高校的辦學理念、人才培養質量及教育改革成果，向學生和社會展示大學形象，而且將是提升大學文化建設和社會影響力的有效措施。此外，通過高校檔案的知識傳播，把大學文化資源發揚光大，延續大學文脈，傳承大學文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責任。因此，高校檔案的知識傳播對于高校大學文化建設和大學精神的弘揚，對全社會的文化貢獻具有十分重要的作用。

(四)知識服務“公共檔案館”是近年來隨著檔案館服務功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現的。檔案館的公共性是實現檔案工作目的的必然要求，也是檔案館實現自身發展的迫切需要。“面向社會，面向公眾，擴大檔案服務范圍，改變傳統官方機構為現代的公共檔案館，實現檔案資源的最大限度的開發利用，是現代綜合檔案館自身存在和發展的必由之路。”［5］高校檔案館作為全國檔案館的的一個分支，毫無疑問也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務，還要為社會和所有需要的公民服務。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會的關注，為社會提供知識服務就成為了高校檔案館的重要責任。“知識服務不僅滲透和凝聚了檔案專業人員的知識積累和專業貢獻，也彌補了利用者的知識空缺。”［6］因此，高校檔案的知識服務應該以管理人員對檔案的知識創造為前提，使這種經過知識加工后的知識資源在高校與社會各界建立聯系時，可以極大地增強高校的知名度、美譽度，提高高校的社會影響力。加強高校檔案公共服務功能，提升高校檔案的知識服務能力，首先要強化知識服務意識，重視和把握社會需求及其發展趨勢。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務性的傳統觀念，積極面向未來，主動對接各種對高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會提供優質的知識服務，使全社會共享對高校檔案的知識開發成果。

三、結語

從現實的情況來看，雖然近年來高校檔案館的數字化工作被各級領導所重視，但是數字化工作仍不能完全代表手工勞動，也不能改變檔案館事實上的勞動密集型的工作特征，尤其是在收集、整合檔案資料的過程中需要大量的手工勞動，人手短缺依然是困擾著大部分高校檔案部門進行有效工作的重要原因之一。因此，作為方法論的知識管理思想在手工勞動效率低下的情況下，更加體現了高校檔案管理的集約化方向。知識管理對高校檔案管理主客體的知識化界定，為高校檔案管理行為奠定了深厚的理論基礎，并對高校檔案文化資源的整合開發與利用具有重要的理論指導意義。因此，高校檔案管理部門要牢固樹立知識管理觀念，高度重視知識管理的重要作用，切實提高高校檔案管理人員的知識素養和學術研究能力，創新知識組織、知識開發的方式，增強知識服務意識，為大學文化建設及社會文化需要提供多功能、高質量的高校檔案文化服務。

作者：黃克利單位：常熟理工學院財務處