項(xiàng)目文件控制人員的入職素質(zhì)范文

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《機(jī)電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、綜合能力的培養(yǎng)

1.操作能力隨著信息技術(shù)的更新?lián)Q代，為壯大工程項(xiàng)目的發(fā)展，工程項(xiàng)目管理正朝著電子化、信息化的方向發(fā)展，而絕大部分大型工程項(xiàng)目文檔控制工作也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理模式逐漸向電子化、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變。以核電工程項(xiàng)目建設(shè)為例，由于參建單位眾多，包括業(yè)主、設(shè)計(jì)方、工程總承包商、施工承包商、分包商、設(shè)備供應(yīng)商等，僅使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理模式實(shí)現(xiàn)文控管理已無法滿足文檔流轉(zhuǎn)的時(shí)效性和安全性要求，于是利用專有的信息化手段規(guī)范文控流程，采用專門的電子文檔管理系統(tǒng)對(duì)電子文檔的生成、流轉(zhuǎn)和歸檔進(jìn)行管理控制被廣泛地運(yùn)用到了日常工作中。電子文檔管理系統(tǒng)的建立要求文控人員熟悉信息系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)并能有效地對(duì)文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行操作、應(yīng)用、改進(jìn)和管理，有效地幫助用戶熟悉電子文檔管理系統(tǒng)流程、程序，以便準(zhǔn)確查找所需文件。同時(shí)，文控人員還要掌握WindowsOffice等辦公軟件，能夠熟練地編制、修改文檔，幫助其他部門糾正文檔格式等問題，更好地輔助工程項(xiàng)目管理的開展。

2.溝通能力伴隨著工程項(xiàng)目的國(guó)際化運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)外引進(jìn)、消化、吸收的合作項(xiàng)目日益增多，文檔控制工作中產(chǎn)生了大量的信息交互工作，因此工程項(xiàng)目管理對(duì)文控人員的溝通協(xié)調(diào)能力有著較高的要求。首先，要求文控人員能夠熟練掌握外語，具有較強(qiáng)的聽、說、讀、寫能力，能夠處理全外文的信函、圖紙、會(huì)議紀(jì)要等文件，與外方進(jìn)行全外文的溝通。其次，要求文控人員具有良好的文字組織能力。文控人員在實(shí)際工作中接觸最多的就是文字，因此需要有較高的文字編輯、組織功底，才能夠有效地溝通與協(xié)調(diào)工作。文控人員不僅要能夠把正確的信息傳達(dá)給相應(yīng)的交互方和工作界面接口處，同時(shí)還要通過自身對(duì)工作的了解來協(xié)調(diào)多個(gè)工作界面之間的工作內(nèi)容和工作進(jìn)度，以此來促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目工作質(zhì)量和工作進(jìn)度的提高。

二、思想意識(shí)的樹立

1.服務(wù)為先的理念文控管理工作貫穿工程項(xiàng)目始終，全面掌握著工程項(xiàng)目各個(gè)階段的信息，是項(xiàng)目接口內(nèi)部、協(xié)調(diào)外部的重要橋梁。文控部門管控著與外單位往來的正式文件，掌控著工程項(xiàng)目部?jī)?nèi)各職能部門的信息，文控人員對(duì)文件的傳輸、整理、歸檔、保管、利用和處置進(jìn)行全程統(tǒng)籌，文控人員的服務(wù)意識(shí)直接影響著整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作進(jìn)程。作為工程項(xiàng)目職能管理部門中的一員，文控人員要樹立良好的服務(wù)意識(shí)，要有積極的工作態(tài)度、較強(qiáng)的責(zé)任感以及團(tuán)結(jié)合作精神，同時(shí)要以絕對(duì)的耐心對(duì)待每一個(gè)文控環(huán)節(jié)，做到不抱怨、不急躁，以“項(xiàng)目為先，服務(wù)整個(gè)工程”的積極心態(tài)服務(wù)工程項(xiàng)目。

2.安全保密意識(shí)文控人員必須具備安全保密意識(shí)。文控部門保留著工程項(xiàng)目的所有原始文件(公司發(fā)展戰(zhàn)略、程序管理文件、技術(shù)資料、商務(wù)信息、薪酬政策、人事方案及預(yù)算、投資規(guī)劃、關(guān)系國(guó)家安全和公司利益的秘密文件等)，其管理的信息資源既有共享性又有保密性，任何一份資料外泄都可能為工程項(xiàng)目帶來不可估量的損失。因此，有效控制項(xiàng)目文件，防止失密和泄密是文控人員的基本職責(zé)。要對(duì)保密文件進(jìn)行有效管理，就要在文件檢查、接收、分發(fā)、移交、歸檔、銷毀等各方面做到有效管控。特別是在科技化、信息化的時(shí)代，文件信息的安全保密更為重要，對(duì)紙質(zhì)版保密文件要做到親手交付、電子版保密文件控制訪問權(quán)限。文控人員只有具備較強(qiáng)的安全意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守程序和規(guī)章制度，工程項(xiàng)目信息管理的安全性、完整性、可用性、保密性和可靠性才能得以真正實(shí)現(xiàn)。

三、自我素質(zhì)的修養(yǎng)

1.參加全方位、多層次培訓(xùn)為了建設(shè)一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作扎實(shí)、積極進(jìn)取的人才隊(duì)伍，培養(yǎng)高素質(zhì)的員工，全面提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，為項(xiàng)目發(fā)展提供人才保證，很多大型工程項(xiàng)目公司會(huì)定期開展全員崗位技能和能力培訓(xùn)。與此同時(shí)，文控人員要深刻地認(rèn)識(shí)到“適應(yīng)崗位要求，提升自身素質(zhì)”的重要性和緊迫性，積極主動(dòng)地參加全方位、多層次的培訓(xùn)，全面提升崗位勝任能力。對(duì)于新員工來說，要充分了解企業(yè)文化，系統(tǒng)學(xué)習(xí)公司基本規(guī)章制度、文檔控制體系流程、文檔管理基礎(chǔ)知識(shí)，進(jìn)而參與實(shí)際操作培訓(xùn)。老員工則要定期、有針對(duì)性地參加工作流程和規(guī)范，工作手冊(cè)、體系文件等細(xì)化的專業(yè)培訓(xùn)。文控人員要從思想上、行動(dòng)上高度重視培訓(xùn)工作，才能對(duì)文控工作有更好的理解。

2.提升自我修養(yǎng)要提高員工素質(zhì)就一定要落實(shí)到自我管理，而只有認(rèn)識(shí)到自己的目標(biāo)、思想、心理和行為才能有效地進(jìn)行自我管理。自身修養(yǎng)無論好壞，一旦養(yǎng)成不易改變，但是確立目標(biāo)，注重人際溝通，尊重差異，取長(zhǎng)補(bǔ)短，是可以促使自己不斷進(jìn)步的。每個(gè)人都會(huì)在不知不覺中影響身邊的人，文控人員只有不斷提升自己，對(duì)自己和他人的學(xué)習(xí)和發(fā)展提供方向和支持，共同進(jìn)步，才能使文控團(tuán)隊(duì)的效應(yīng)得到最大限度的發(fā)揮。

3.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和反饋經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是將實(shí)踐活動(dòng)中獲得的知識(shí)或技能進(jìn)行歸納與分析，使之系統(tǒng)化、理論化，并轉(zhuǎn)化為日后實(shí)踐操作可以借鑒的資源。由于這種知識(shí)或技能往往是憑借個(gè)人或團(tuán)體的特定條件與機(jī)遇獲得的，帶有偶然性和特殊性，因此需要理論研究者和實(shí)踐者做一番總結(jié)、驗(yàn)證和提煉。文控人員應(yīng)實(shí)時(shí)地對(duì)文檔管理工作進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提煉出規(guī)律性的信息和資源，形成項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)信息庫和資源庫，并隨著項(xiàng)目的開展逐漸積累、充實(shí)和完善，逐步提升工作效率。工程無小事，文檔管理是工程項(xiàng)目管理的核心之一，文檔管理水平也是衡量整個(gè)項(xiàng)目的指標(biāo)之一。文控管理工作是一項(xiàng)對(duì)耐心和細(xì)心有極大要求的工作，作為一個(gè)合格的文控工作者，要不斷提高自身的綜合能力，樹立良好的思想意識(shí)，提升自身修養(yǎng)，使我們的文控管理工作更進(jìn)一步，促進(jìn)工程項(xiàng)目管理的高效發(fā)展。

作者：崔卓琦郭林越劉袁媛單位：國(guó)核工程有限公司