資產投資檔案管理的探討范文

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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、固定資產投資項目檔案管理中存在的問題

1.檔案不能完整、準確地反映固定資產投資項目建設過程的全貌。不論是業主單位，還是項目參建單位，往往偏重建設項目的進度、質量，沒有真正樹立起檔案意識，導致項目建設中形成的文件材料收集不齊全、不準確，到工程竣工驗收時無法保證歸檔文件材料的質量，嚴重影響了檔案的質量，在管理上沒有提供有力的組織保證。

2.責任制落實不到位。一些單位建設項目檔案工作發展很不平衡，機構是臨時性的，項目完成后，機構撤銷，人員解散，沒有把固定資產投資項目檔案管理工作納入項目管理中，沒有建立起領導責任制。

3.職責不明、溝通不暢，有脫節現象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事，認為立卷工作應由檔案部門來完成。一些項目工程新人多，經驗不足，對固定資產投資項目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設項目檔案的職責，致使兼職檔案人員檔案業務素質不能適應需要，只懂項目業務不懂檔案業務，而專職檔案人員只懂檔案業務不懂工程項目管理，缺乏指導力度。

4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產投資項目檔案管理仍處于低級狀態，各單位對電子文件歸檔沒有明確規定。因此，對固定資產投資項目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。

二、加強固定資產投資項目檔案管理的對策

固定資產投資項目得到各建設單位的廣泛關注，加強項目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認為，要解決當前固定資產投資項目檔案管理工作中存在的共性問題，應從以下幾方面入手。

1.加強固定資產投資項目檔案過程管理，不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產投資項目檔案管理工作步入正軌。

2.建立健全固定資產投資項目檔案工作領導責任制。要把檔案工作列入領導的議事日程，納入工程項目計劃，納入領導經濟目標管理考評，實行動態管理，并對責任制的落實情況進行監督、檢查。同時項目檔案管理的各個環節要有領導和專人負責，建立健全各項規章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理順固定資產投資項目檔案管理機制，強化檔案管理部門的職能。首先，要將檔案管理部門的負責人列入各建設項目領導小組；其次，堅持固定資產投資項目檔案管理工作與項目建設同步進行，明確管理職責，并對檔案工作進行監督、檢查和指導；再次，要把固定資產投資項目檔案管理納入檔案管理目標并與個人崗位掛鉤。

4.對固定資產投資項目檔案管理人員進行合理配置并加強在職培訓，提高檔案人員的業務素質。固定資產投資項目檔案工作是一項專業性非常強的工作，應注意培養既懂項目業務，又懂檔案業務的人員，并保持人員相對穩定。檔案部門要定期選派檔案人員參加建設項目檔案管理培訓，不斷提高自身業務素質，加強對建設項目兼職檔案人員的指導。

5.充實與完善固定資產投資項目檔案信息化管理。為了更好地為建設項目檔案管理服務，為今后檔案信息資源共享打下基礎，各單位在制定檔案管理制度時應增加檔案信息管理內容，凡是通過計算機系統形成的項目檔案，在移交紙質檔案的同時，必須提交相應的電子文件。

總之，固定資產投資項目檔案管理工作正處于起步階段，還有待于我們從理論上不斷研究、探索，從實踐上不斷創新、提高，以保證固定資產投資項目檔案管理工作的正常開展，并為其他建設項目管理奠定良好的基礎，做好技術支持，為檔案管理規范化、標準化做出貢獻。

作者：姬亞蘭單位：中國電子科技集團公司第十一研究所