科技檔案在航天項目中的作用范文

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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、科技檔案在科研管理中的作用與價值

科研工作的復雜性、嚴謹性對科技檔案管理提出了更高的要求，因而項目設計開發、研制生產過程中的文件控制非常重要，只有控制好檔案形成源頭，才能使科技檔案在項目每一階段都能充分發揮其作用與價值。

1.科技檔案——論證階段的信息來源航天項目在立項之初，必須經過充分論證。科研計劃管理部門與課題研制部門通過全方位調研和市場預測，進行技術及經濟可行性分析，重點論證其理論意義、實用價值和經濟效益。恩格斯曾說過：“科學的發展是同前一代人留下的知識量成比例的”。繼承和借鑒前人的成果是科學再生產的基礎和前提條件。科研生產活動正是如此。對于技術的繼承與創新離不開對前人研究成果的借鑒與汲取，前一階段形成的經驗，往往是后一階段科研活動的憑據。這個特點使得科研工作具有連續性、繼承性等特性。也正是由于這個特性，科技檔案所蘊含的珍貴信息成為科學技術發展所必備的參考，為方案論證提供了豐富的原始資料與技術依據。在研究所發展的過程中，檔案人員所做的連貫性、規范性的科技信息收集、整理工作，其價值在論證階段已充分發揮出來。交會對接激光雷達作為高新技術首次在太空環境使用，技術先進，立項前大多數人還對其概念和作用不甚了解，盡管如此，管理及科研人員通過查閱科技檔案，深入了解國內外同類產品或成果水平，準確把握技術和市場動態，分析了激光技術在太空應用的優缺點，采用合適的技術手段、經濟與社會效果的評估及關鍵技術和器材的選用等關鍵問題的解決方法，并進行任務論證報告、風險分析與評估報告等的編寫工作。有了這些扎實、有力的前期準備，在總體單位和決策層的匯報中提供了具有說服力和競爭力的觀點。這些翔實的基礎工作提高了項目抵抗外部因素影響的能力，降低了研制過程的風險。

2.科技檔案——方案階段的技術依據航天項目的方案研究是科學研究過程中的創造性勞動階段。在這個階段中，項目的設計、開發過程都嚴格遵循研制程序，即在合同簽訂或任務確定后，項目負責人依據研制任務進行任務分解，擬定研制總體方案，適時開展專題研究、專題試驗；設計師、結構工藝師、質量師、標準化師等人員將項目要求各項技術創新點進行落實，并具化為總體設計方案、結構方案、工藝方案、質量標準規范等技術文件，這些文件將成為整個項目開展的指導性和規范性框架。在方案階段，課題組成員進行以上工作的過程中，科技檔案作為不可或缺的技術支撐向科研人員提供包括前一階段所形成的技術要求、準確的技術指標，甚至提供同專題其他課題的科學技術進展等重要參考信息。交會對接激光雷達項目面對的是前期技術攻關難度大、系統復雜、進度緊且時間節點要求嚴格的局面，研制團隊面對的是一個全新的技術領域，每一步進展都需要檔案的正確記錄作為依據。同時，檔案人員只有對科技檔案進行規范管理、系統分類、準確標識以及不斷提高服務水平，才能為課題組成員查閱國內外新技術、新工藝、新成果等相關信息創造便利條件，才能使課題組在設計過程中縮短周期、少走彎路。在這個階段，科技檔案管理人員還有一項重要的工作，即根據科研生產計劃和標準化大綱的要求，確立本課題階段歸檔文件的范圍及內容，明確歸檔文件的質量要求，并按照歸檔文件的標準要求嚴格把關。而只有深入科研生產一線深刻了解激光雷達，明白其技術內涵，熟悉團隊成員的分工、各部組件的功能、安裝部位等，才能對文件實時把握控制。這項工作對下一階段工作的開展以及項目驗收工作都起到至關重要的作用。

3.科技檔案——研制階段的全程記錄航天項目在研制階段分為技術設計、樣機試制、試驗考核、驗收交付階段等。一個型號的航天產品研制過程復雜，周期較長，往往延續幾年甚至十多年。這是整個項目管理過程中最為嚴謹的核心階段。在研制階段，設計人員根據方案要求、標準、質量大綱和設計規范，完成符合研制任務要求的設計輸出，按規定進行技術狀態標識、技術狀態控制與審核。此周期所產生的數量巨大、版本眾多、更改頻繁的文件，嚴格的技術狀態及文件控制要求，都為科技檔案管理帶來了空前的難度。但同時，科技檔案人員規范地將技術文件/設計文件載體、版本、技術更改、節點變更及接口信息溝通等各類文件進行有效控制管理，對課題的研制、問題故障的歸零等工作都能夠起到事半功倍的效果。比如交會對接激光雷達從初樣研制開始，技術人員在實際工作中不但注重實物成果，而且更重視科研檔案的重要性，對于特殊情況下形成的口頭協議、紀要等都依照檔案管理和科研程序及時形成文字性材料歸檔，作為后續工作的依據。項目組在設備聯調、測試出現異常時，利用文檔核實比對、協議記錄并結合設備性能進行系統排查，由于歸檔文件中有系統之間接口試驗記錄等文字材料的支撐，使問題能快速得到閉環處理，節省了大量的時間、人力、物力，提高了試驗效率。因此，技術文件的系統、完整與有效管理運用在科研研制階段起到非常重要的作用。

4.科技檔案——設計確認(鑒定)階段的有力證據產品的設計確認(鑒定)是開發研制的最后階段，同時也是科研成果應用或推廣的起點，是整個課題研究活動的關鍵工作。航天項目總體單位對歸檔文件材料非常重視。在驗收階段，總體單位的驗收、質量檢查、雙方審查等相關工作都以直接調取存檔文件為客觀證據進行記錄；而歸檔科技檔案的齊套性、完整性、準確性、系統性是否達標，成為航天項目設備順利交付、按節點出所的重要參考。在交會對接激光雷達項目實施過程中，隨著航天項目管理理念及嚴格的文件控制要求的逐步深入，課題組人員認識到科研檔案的重要性，對課題研制工作的各個環節進行細分，并在每一環節末尾進行有效的狀態清理，及時生成相應的科研文件，并以該文件作為下一環節的工作依據，有效避免工作的反復。在首次飛行試驗前，由于對關鍵元器件的篩選、選用等技術的理解不深入，發生了技術歸零問題。歸零不通過將影響設備交付，甚至影響工程整體進度，課題組成員壓力空前。當科研人員查閱科技檔案尋找客觀證據時，由于整個項目實施過程中的檔案管理工作較為科學、規范，相關技術文件歸檔及時，會議紀要及試驗報告等分類整理井井有條，真正做到了有跡可循、有理有據，從而使科研人員很快實現了問題定位，并提出了強有力的措施，問題得以解決。最終，設備滿足使用要求，成功執行了飛行任務。

二、結語

檔案管理無小事，在航天項目管理中尤為如此。在航天課題技術狀態嚴格控制的實踐中，項目實施全過程中技術文件規范形成、版本清晰標識，以及歸檔后的合理分類、科學建賬、更改有效管理等，都是航天項目順利進行的關鍵前提。通過探討科技檔案在航天項目實施各階段的作用，對科技檔案管理水平上層次、檔案管理工作對科研工作的作用再提升以及推廣至綜合類檔案對研究所各項工作的客觀歷史憑證及未來戰略規劃的重要參考等效用的發揮，都將是一個切入點和契機。通過標準化、規范化的管理，采用信息化等現代化管理手段，檔案管理工作將在研究所未來的發展中起到不可替代并日益重要的作用。

作者：吳明麗單位：中國電子科技集團公司第27研究所