高校檔案工作計劃范文

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第1篇

Key words:university; construction file;management

摘　要:高校基建檔案是高校進行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對當(dāng)前高校基建檔案建設(shè)工作中 存在的主要問題及原因進行分析，并對解決這些問題的具體做法進行探討，提出了加強基建檔案科學(xué)化管理的建 議.

關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理

凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形 成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學(xué)校基本 建設(shè)工作的真實原始紀(jì)錄，是學(xué)校檔案的重要組成部 分，也是學(xué)校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐 步完善管理方法具有現(xiàn)實意義.

一、高校基建檔案建設(shè)的特點和作用

(一)基建檔案的特點 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價 值性等特點以外，還具有它獨有特點.

1.成套性。完整的基本建設(shè)項目檔案形成，需要 每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個單 項工程與整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相 對獨立而又不可分割的有機整體，故高校基建檔案具 有成套性的特點.

2.專業(yè)性。基本建設(shè)過程涉及到設(shè)計、勘探、施 工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動中產(chǎn)生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗收、審查唯一依據(jù)，故高校基建 檔案具有專業(yè)性的特點.

3.實用性。基本建設(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì) 等方面可以在檔案中體現(xiàn)，建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后 維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高校基建檔案管理工作具有 實用性的特點.

4.滯后性。由于基本建設(shè)項目完成是一個周期 長、投資大的工程建設(shè)過程，且涉及面寬而廣，在實際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項目，故高校基建檔案管理工作具 有滯后性特點.

(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學(xué)校歷史建設(shè)沿革的基建檔案， 在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現(xiàn)在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高校基建技術(shù)檔案是一個學(xué)校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記 錄等技術(shù)資料，它客觀地記載當(dāng)時的歷史情況，反映學(xué) 校基本建設(shè)的完整過程，這些技術(shù)資料具有憑證作用.

2.參考作用。基建檔案對查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律，起到廣泛參考作用.

完整系統(tǒng)的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設(shè)者有益的參考與 啟迪。可以通過考查過去的資料，研究和探究事物發(fā) 展的規(guī)律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建檔案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依 據(jù)和法定根據(jù)，用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾 紛.

二、高校基建檔案管理中存在的主要問題

(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實性和 完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環(huán) 節(jié)，勢必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現(xiàn)代化進程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件 設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時候，對基建檔案 無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統(tǒng) 專業(yè)化地按照要求管理等簡單化現(xiàn)象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質(zhì)量，跟不上高校改革與 發(fā)展的需求.

(二)檔案管理意識淡薄，歸檔質(zhì)量不高 在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識不強，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文 件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統(tǒng)一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項目檔案內(nèi)容失實，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設(shè)計變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認(rèn)識還遠(yuǎn)遠(yuǎn) 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案” 的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后，經(jīng)手人員將建設(shè) 資料隨便鎖進自己的柜子，沒有及時把資料移交給檔 案員歸檔的現(xiàn)象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質(zhì)量.

(三)缺乏有效管理機制，造成管理偏差 基建項目一般要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階 段，項目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業(yè)技術(shù) 性強，從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸 檔經(jīng)歷相當(dāng)長的一段時間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一 環(huán)節(jié)的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性.

為加強和規(guī)范基建的檔案管理工作，各高校會制定出 相關(guān)管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭，出現(xiàn)所制 定的規(guī)范及制度只有輪廓沒有細(xì)則，造成管理人員在 實施檔案管理過程中出現(xiàn)了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發(fā)展的需要，影響了基建檔案的 完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性.

三、加強高校基建檔案科學(xué)化管理的對策 隨著社會主義市場經(jīng)濟體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強高校 基建檔案資料的科學(xué)化管理，使其在審計、監(jiān)督、管理、 驗收以及學(xué)校未來改擴建、維修等方面發(fā)揮更大的效 用，筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強管理:

(一)加強基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 國家教委6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基 礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā) 展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”可見，檔案管 理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部 分，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工 作，在人員、經(jīng)費、設(shè)施上給予大力支持，切實將檔案工 作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究 和解決檔案工作中的實際問題.

(二)提高檔案人員素質(zhì) 搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部 門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當(dāng) 自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責(zé)任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質(zhì) 訓(xùn)練、加強科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進行專業(yè)學(xué)習(xí)知識和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的 業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.

(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項規(guī)章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關(guān)鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。[2] 高校要結(jié)合本校的工作實際，制定出一套切實可行的 規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因 基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù) 性強，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進 行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項目完成后，不論

是總承包 還是分包，不論建設(shè)工程項目大小，必須堅持工程項目 建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗 收同步;堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo) 到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安 裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.

(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要 求，其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進行;工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交 一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]在制定本單 位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時，應(yīng) 建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項 工作以及竣工驗收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù)，從 而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使 基建檔案進入正常化管理.

(五)實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理 隨著高校對計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使 用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服 務(wù)。目前高校基本建設(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進入從 經(jīng)驗管理向先進科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利 用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建 設(shè)，實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.

四、結(jié)語 基建檔案是高校的寶貴財富，是高校基本建設(shè)工 作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、 擴建和資產(chǎn)評估的依據(jù)，隨著時間推移，人們會越來越 認(rèn)識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把 好質(zhì)量關(guān)，維護基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不 斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案為我們國 家的經(jīng)濟發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)， 做出更大貢獻.

參考文獻 [1]陳傳華，劉學(xué)應(yīng).對高校基建檔案管理的認(rèn)識[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟， 2005， 15(10): 236-237.

第2篇

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理

1 高校基建檔案管理存在的問題

1.1 基建檔案人員配備缺失，工作意識淡薄

高校基礎(chǔ)建設(shè)的高速發(fā)展折射出高校基建檔案管理人員的缺失問題，基建檔案數(shù)量大，種類廣，工作要求較一般的文書檔案高，而高校在人員配備上缺乏具備基建專業(yè)知識的檔案人員。檔案管理人員只懂檔案知識，沒有工程項目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識別數(shù)據(jù)可靠性。在工作過程中往往處于被動服務(wù)，主動參與意識淡薄，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。

1.2 基建檔案收集整理工作滯后

基建檔案施工程序復(fù)雜、時間跨度大，在施工過程中存在建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個部門，往往各自為政，缺少溝通和協(xié)助，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點和難點。[1]在基建工程項目檔案的實際管理過程中，參與工程建設(shè)的各個主體單位，只重視工程進度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，平時對工程進度的階段性資料不收集、不整理。往往在項目竣工接近驗收時補救，按照以往工作慣例臨時編制資料，導(dǎo)致交到建設(shè)單位的資料真實性差，反映不出施工現(xiàn)場實際數(shù)據(jù)，這些都造成基建工程檔案工作滯后。

1.3 基建檔案質(zhì)量不高

基建檔案具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，但是在現(xiàn)實的管理過程中，從大多數(shù)高校已經(jīng)歸檔的材料來看，普遍存在著圖紙不完整，清潔程度和整齊程度不夠等現(xiàn)象。部分圖紙遺失后取而代之的是復(fù)印件，更有部分材料因為施工過程中臨時發(fā)生了變更，沒有將變更的數(shù)據(jù)及時反映到竣工資料中，導(dǎo)致圖紙上涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。在基建檔案的立卷環(huán)節(jié)中，由于人手不足或?qū)τ诨n案立卷方法的不明確，部分學(xué)校只是將雜亂的材料上交給檔案部門，導(dǎo)致學(xué)校自身對于基建工程中產(chǎn)生的資料數(shù)量不明晰。

1.4 基建檔案管理手段落后

隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn)。基建資料的歸檔管理的最終目的是為了合理有效地開發(fā)利用檔案信息。傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。由于檔案信息化管理是系統(tǒng)化的工程，對于部分學(xué)校而言，首當(dāng)其沖的問題即基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，在傳統(tǒng)向新型邁進的過程中，需要投入大量的人力、物力和財力。即使部分學(xué)校采用了基建檔案信息化管理，其程度也普遍低，往往只是單純的“目錄級”的錄入管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。按規(guī)定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料。檔案載體不豐富，電子檔案材料的不完善直接導(dǎo)致了高校基建檔案的利用率低下，因為檔案原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補救；另一方面頻繁使用，原件會破損。

2 加強基建檔案管理的措施

2.1 在思想上高度重視基建檔案管理工作

在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃過程中，做好基建工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理是一項重要的基礎(chǔ)工作。從學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門到工程管理人員都應(yīng)該充分認(rèn)識到做好基建檔案管理工作的重要性，加強檔案建設(shè)意識，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，在人員、經(jīng)費、設(shè)施上給予大力支持，才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的規(guī)范化管理。

2.2 建立完善的基建檔案管理制度

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，是基建檔案管理中存在的主要問題。在基建檔案工作要做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、制度化的前提。[2]在工程建設(shè)中，基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強等特點，高校基建工作必須有一套切實可行的規(guī)章制度，參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進行日常性的約束、督促和指導(dǎo)。在工程建設(shè)過程中，學(xué)校應(yīng)指定項目專職檔案人員，項目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員各司其職。工程建設(shè)項目完成后，工程項目建檔工作必須按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步。檔案部門與基建部門相互監(jiān)督，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作。

2.3 提升基建檔案管理人員專業(yè)化業(yè)務(wù)能力

基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)該配備專門負(fù)責(zé)人員分管此項工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。檔案管理人員在知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能業(yè)務(wù)上都應(yīng)該不斷加強學(xué)習(xí)，做到與時俱進。日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)規(guī)范化，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)，要從思想上接收新方法、新理論，熟悉工程項目建設(shè)流程，在工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理階段、施工階段和工程竣工階段做到材料收集及時全面、分類合理、編排有序、層次清楚、組卷規(guī)范。檔案管理人員還應(yīng)具備一定的管理、溝通與協(xié)調(diào)能力，積極主動地開展工作。

2.4 職責(zé)明確、扎實推進基建檔案工作

基建工程是一個系統(tǒng)工程，要多方之間的相互協(xié)作。工程設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位要根據(jù)合同、協(xié)議做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確保基建工程檔案資料的及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。紀(jì)檢檔案工作人員要盡可能通過多種途徑、多手段來了解基建工程的工作內(nèi)容，只有對工程項目心中有數(shù)，才能有的放矢地開展工作。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。

2.5 搭建基建檔案信息化管理平臺

在信息化時代，基建檔案管理應(yīng)該適應(yīng)基建工程項目現(xiàn)代化管理模式，完善基建檔案信息資源體系，確定搭建系統(tǒng)平臺的功能要求和技術(shù)規(guī)范，選用恰當(dāng)?shù)臋n案管理軟件，采用科學(xué)、先進的應(yīng)用軟件進行檔案信息的存儲和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計算機信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動檢索、網(wǎng)絡(luò)化運用的技術(shù)。設(shè)計單位提供的設(shè)計成果除紙質(zhì)的藍圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進行電子存檔，建立電子目錄。[3]實行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。

3 結(jié)束語

總之，基建檔案反映了高校基本建設(shè)工作的真實面貌，在今后維護、管理、改建、擴建和資產(chǎn)評估工作中起著重要的依據(jù)作用。高校基建檔案管理工作要提高認(rèn)識、健全制度、規(guī)范管理、加強學(xué)習(xí)、相互配合，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、特征鮮明、方便管理。檔案管理人員應(yīng)建立事前介入，事中監(jiān)督，事后把關(guān)的全程動態(tài)管理機制。加強自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，采用科學(xué)的應(yīng)用軟件進行檔案信息的存儲和利用，不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量。

參考文獻

[1]陳曉偉，吳欣.高校基建檔案管理存在的問題及對策[J].機電兵船檔案，2009，（5）：45.

[2]劉金存.論高校基建檔案建設(shè)與管理[J].揚州大學(xué)學(xué)報：高教研究版，2003（9）：54-55.

第3篇

【關(guān)鍵詞】信息化；問題；意義

1檔案信息化的原因

隨著科技進步，計算機和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段，網(wǎng)上辦公也走進了人們的視野。《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》公布之后，各級檔案管理部門開始著手進行信息化建設(shè)。高等學(xué)校檔案管理工作也要順應(yīng)時展要求，與時俱進，把工作重心轉(zhuǎn)向信息化，加快檔案信息化的發(fā)展步伐。

2檔案信息化的主要內(nèi)容

（1）檔案信息的數(shù)字化，是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、多媒體技術(shù)和數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把紙質(zhì)和聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件演化成檔案信息庫。也就是以數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案信息存儲在計算機里，通過計算機網(wǎng)絡(luò)終端實現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實、有效的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，它是指借助于開發(fā)的專業(yè)檔案軟件管理系統(tǒng)對存儲的的數(shù)字信息進行有效管理。由傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代檔案管理方式轉(zhuǎn)變過程中，必須要有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是常說的實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。國家已經(jīng)制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，這是制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的法律依據(jù)。檔案管理部門應(yīng)遵循上述法律法規(guī)的規(guī)定精神和有關(guān)檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合實際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設(shè)有章可循，朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。（3）檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，它是指利用電子信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息可以隨時隨地的檢索查閱功能。信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的的最終目的，也是檢驗是否實現(xiàn)檔案管理信息化的主要標(biāo)志。信息網(wǎng)絡(luò)化可以充分實現(xiàn)信息資源的的有效利用和資源共享，從而實現(xiàn)為社會的發(fā)展進步提供現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。（4）管理觀念現(xiàn)代化。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現(xiàn)代化。如果沒有現(xiàn)代化管理意識，必然會影響檔案管理信息化的進程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有再先進的的檔案保護和管理設(shè)備設(shè)施，根本無法實現(xiàn)檔案管理的信息化。知識密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時代要求將檔案信息資源快速轉(zhuǎn)化為社會效益，為社會發(fā)展需提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案的價值在于用好用活，要改變過去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發(fā)揮檔案管理部門作為重要的信息源應(yīng)有的價值。現(xiàn)代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識，也能熟練掌握計算機、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。管理的現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)人的現(xiàn)代化。所以要堅持以人為本，培養(yǎng)與時俱進的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之急。要加強對業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷補充、提高計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息等方面的知識，同時要引進檔案方面的專業(yè)人才，提高檔案工作者的專業(yè)化、信息化水平。

3學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

3.1觀念落后，有待更新

主要是有的對檔案信息化的重要性和必要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理無非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當(dāng)成安排分流人員的地方，同時有的檔案工作人員也安于現(xiàn)狀，不思進取，墨守成規(guī)缺乏創(chuàng)新思維，保持固有觀念。有的對檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識，做好做壞無關(guān)緊要，不會影響學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。沒有認(rèn)識到檔案信息化現(xiàn)代化管理是衡量一所學(xué)校發(fā)展水平

3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

無論是軟硬件設(shè)備購置還是檔案信息數(shù)字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設(shè)設(shè)立獨立專項經(jīng)費的高校很少，大多數(shù)高校還沒有把檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃與預(yù)算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進程嚴(yán)重滯后，很多高校的檔案管理任然延續(xù)傳統(tǒng)的手工模式，缺乏必要的現(xiàn)代化硬件管理設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案信息化進程。雖然有的高校配備了相應(yīng)的設(shè)備，但由于人員素質(zhì)較低，不具備信息化所需的專業(yè)知識背景，仍然用人工模式進行檔案管理，基本沒發(fā)揮那些設(shè)備應(yīng)有的作用，成了無用的擺設(shè)。

3.3缺乏信息化建設(shè)的安全保障體系

信息化的高速發(fā)展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時也帶來了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網(wǎng)絡(luò)安全問題，保密安全隱患也隨之增強。

4高校信息化建設(shè)應(yīng)采取的必要措施

4.1加強宣傳，改變對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

在檔案信息化建設(shè)中的各個具體環(huán)節(jié)和發(fā)展階段，有的放矢地對檔案信息化過程中所遇到的一系列具體問題展開具體分析和研究，遵循認(rèn)識規(guī)律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過檔案法規(guī)宣傳，開展檔案信息化管理知識競賽，舉辦各類展覽等活動，提高教職員工的觀念認(rèn)識，使其以積極主動投入到檔案信息化建設(shè)中去。

4.2加大資金投入，加強信息化設(shè)施建設(shè)

首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現(xiàn)代軟件和硬件的適應(yīng)。有條件的高校通過設(shè)立專項資金進行信息化建設(shè)來強化提高信息化所需的軟硬件設(shè)施。目前，高校的財政資源主要來自各級政府，這需要做大量的工作，引進資金，加快轉(zhuǎn)型的步伐。同時，高校應(yīng)積極主動與上級主管部門溝通，進行溝通和協(xié)商，共同提出解決問題的辦法，，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

4.3加強安全保障體系建設(shè)

安全保障主要涉及兩個方面：一是對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)庫的安全；而是對電子文檔歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔真實有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時安裝必要的網(wǎng)絡(luò)防火墻，把存儲的數(shù)據(jù)庫信息和電子文檔的局域網(wǎng)實行物理隔離，對必要的數(shù)據(jù)進行加密，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，進行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息的安全。總之，高校檔案信息化建設(shè)是一個長期的、系統(tǒng)的工程，需要大量的細(xì)致工作，要在實踐中不斷發(fā)展和完善，在這一過程中要堅持能力、循序漸進、檔案管理實現(xiàn)跨越式發(fā)展，為推動國民經(jīng)濟和社會發(fā)展提供高效的快捷的檔案信息服務(wù)。

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