合同審批及管理流程范文

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第1篇

【關鍵詞】EOS；SOA；合同管理

0 引言

隨著企業的逐步發展壯大，業務領域的不斷拓展，人們對于反應企業經營活動重要載體――合同逐步重視起來，合同管理也就逐漸成為企業管理的一個重要組成領域和研究的集中點。運用信息技術手段，利用現代企業的先進管理思想為企業提供決策、計劃、控制與經營績效評估的全方位、系統化的合同管理平臺也就成為企業所日益迫切的需求。某軍工企業長期以來一直以傳統的手工方式對公司的海量合同進行管理，管理效率低下流程難以監控等諸多問題嚴重的制約了企業的運營管理，以快速方式開發一套適應企業日常合同起草、流程審批、履行監控等要求的合同管理系統就顯得尤為必要和迫切了。

1 EOS概述

1.1 EOS Platform概述

EOS Platform是SOA應用平臺，基于JavaEE、Eclipse等開放的技術和平臺，采用SOA架構和標準規范，支持在線業務配置化開發，并把平臺化擴展技術、構件技術、可視化技術、圖形化技術與SCA、SDO等SOA標準技術結合起來，為構造SOA應用提供從設計、開發、調試和部署，到運行、維護、管控和治理的全生命周期支持。

1.2 EOS編程模式

EOS采用的編程模式是：流程+數據+人機交互。

其中流程包括：工作流、頁面流、邏輯流。頁面流用于描述用戶界面元素流轉關系的圖形化流程，管理頁面和頁面間的跳轉關系，以及頁面和頁面間共享的數據。邏輯流用于完成后端業務功能，采用圖形化的方式將小粒度的運算構件組裝成一段業務邏輯。工作流用于完成包含人工和自動的業務活動流程的構件，通過BPS for EOS開發環境來開發的流程管理的圖形化描述。

不同類型的流程從邏輯設計上把業務邏輯、業務服務及業務流程松耦合分離開來，按照SCA規范封裝、組合，達到業務應用的流程化。

數據包括持久化實體和非持久化尸體，并采用SDO標準來描述這些數據的格式，SDO作為一種數據編程架構和API，它統一了不同數據源類型的數據編程，讓開發人員可以從不同的數據源以統一的方式訪問和操作數據。

人機交互采用富客戶端控件及具體頁面來實現。

2 合同管理系統需求分析

在信息化的應用逐漸深入到從設計到生產及企業運營的方方面面，合同管理信息化需求的聲音也日顯強烈，為進一步規范公司合同管理，防范和控制合同法律風險，完善合同管理制度體系，建立一套從起草到生效，從履約到歸檔的全生命周期的完整的合同管理系統，實現合同信息化管理，達到對合同的實時監控預警，有效防范和控制合同法律風險，真正實現全過程的、系統性的、動態性的閉環合同管理，滿足合同管理事前、事中、事后風險防控需求。

合同的全生命周期管理分為以下幾個階段：合同起草、合同審批、合同執行、文檔管理和合同統計。

1）合同起草

提供合同范本庫，起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素，完成合同文本的擬寫。合同范本只允許起草人填空，不允許修改固定條款和格式。

2）合同審批

合同文本擬寫完成，在企業內部依照相關規定及流程，提交相應的審批流程，流轉經業務主管、財務價格審核、法律事務等相關部門，履行必須的審批手續，完成合同審批。

3）合同執行

合同審批結束雙方蓋章，合同正式生效，進入履約階段，此階段合同雙方需要按合同約定完成各階段的合同交付及付款，直到全部完成合同約定內容。其中包括：正常履約和中途發生合同變更、解除或終止等情況，如果發生變更需要以更新后條款對合同進行相同程序的管理。

4）文檔管理

合同履行完畢，對合同進行歸檔，對于已歸檔的合同需要一個完善的合同文檔臺帳管理，記錄合同相關信息，并且可以查看原始及變更合同、查看審批單等內容。

5）統計分析

對于企業簽訂的合同按階段、類別、金額等可以進行統計分析，給企業管理者提供統攬全局，分析決策的參考。

3 合同管理系統的設計與實現

3.1 功能設計

根據以上的需求分析，合同管理系統劃分為：合同相對方管理、合同范本管理、合同起草管理、合同審批流程管理、合同履行與風險監控管理、合同臺帳管理、合同變更解除終止管理和合同統計分析管理幾大功能模塊。

1）合同相對方管理

在合同管理系統中建立合同相對方資信管理模塊，其中包括相對方的基本信息、信用等級、合作領域、履約評價的管理，通過對合作單位資信的有效管理，在源頭上規避合同法律風險的產生。此模塊內容為合同起草的必要條件，所有擬寫合同的相對方必須從已經登記在冊的具有相應資質的相對方中選取，否則無法擬寫合同。

2）合同范本管理

以合同范本管理標準化為基礎，建立完整的合同范本庫管理模塊，提供合同范本管理平臺。該模塊中，將企業常用合同文本以word文檔形式固化并上傳，減少手工填寫部分，同時固化合同固定條款和格式使擬寫者不可隨意修改固定文本，在簡化合同擬寫的內容同時約束擬寫者的隨意性使之標準化，以減少審核人員的工作難度及強度。整個系統中使用的合同均由此功能模塊提供范本完成擬寫。

3）合同起草管理

合同起草管理模塊為合同文本的在線擬寫平臺。流程是由擬稿人填寫必要的合同基本信息，再選擇范本進行在線合同擬寫，擬寫的合同存放于草稿箱，可隨時進行編輯修改，直到定稿后提交流程審批。

4）合同審批流程管理

根據公司的業務及合同類型不同，定制了四種類型的流程：審價流程、不審價流程、培訓流程及課題流程。合同擬寫完成，由擬稿人選擇相應的審批流程，根據不同的類型流轉于不同業務部門進行審批及提交審批意見，全部完成后提交流程結束，系統自動生成公司統一的合同編號，填寫價格審核部門最終審定的合同金額，自動計算依照合同類型和最終核準價格的印花稅并記錄到合同信息中。同時可以在流程管理的流程歷史中隨時跟蹤合同審批狀態及查看當前審批人和審核意見，并在流程結束時，提供合同及審批單打印功能以供相關部門存檔。

5）合同履行與風險監控管理

合同管理系統通過合同信息，自動生成合同履約任務，對于合同履行情況進行監督，對于超期履約情況系統生成不同級別的履約報警，為合同履約負責人提供實時的合同風險預警，有效控制因合同履行引發的法律風險。合同履行由合同擬稿人按合同不同階段的交付及付款情況維護履行信息，到期未履行的亮燈提示。

6）合同臺帳管理

合同履行完畢進行合同歸檔，歸檔后可以在合同臺帳管理中查看和導出合同的全部信息，并且可以查看合同文本（包括原始文件及變更文件）和合同審批單。其中合同信息包括：合同編號、合同名稱、經辦人、所在部門、對方當事人名稱、合同金額、印花稅、合同類型、合同簽訂時間、合同收付款情況、是否存在變更終止解除、等信息、合同交付情況、合同付款情況、合同是否全部履行完畢等信息，并且可以按照不同查詢條件查看合同并導出查詢結果。

7）合同變更解除終止管理

該模塊為合同變更解除終止提供專門管理，首先，列出已生效進入履行階段的合同，用戶可從中選擇對其發起變更、解除、終止的申請并擬寫相應協議，完成合同補充協議的擬寫后提交審批流程，通過審批，合同以變更后的新條款進行履約，在臺帳信息中關聯原合同。

8）合同統計分析管理

合同管理系統提供針對合同數量、金額、類別、履行情況的內容，對實效、工作量、質量，基于公司維度、部門維度、個人維度的統計分析功能，并進行圖形化展示。

時效類統計：范本及非范本類合同審批時間、月審批時間最長的10個合同、各承辦部門平均處理時間、各審批部門平均處理時間等；工作類統計：按所屬部門統計合同數量及合同金額，未履行、部分履行和全部履行的合同數量及金額，按合同類型統計合同數量及金額，變更、解除、終止合同的數量、金額及占比等；質量類統計：合同倒簽數量、合同審批退回數量及占比、承辦部分廢除數量及占比等。

3.2 系統實現

合同管理系統應用EOS Studio開發環境，Tomcat應用服務器，Oracle數據庫進行開發。具體由以下步驟實現：

1）創建項目

作為一個應用系統運行的功能模塊放在同一個項目中進行開發。項目開始是要創建一個合同管理系統的空EOS項目，然后再進行構件包設計。

2）構件包設計

構件包設計主要是針對整個系統的子模塊進行劃分。在系統設計視圖中，將一個系統劃分成若干構件包，并且可以設計構件包間的依賴關系。這里分別對應以上功能模塊設置構建包，并創建一個公共構件包用于放置通用服務構件，供復用。

3）數據建模

數據模型是構建一個業務系統的基礎，在進行具體的構件設計前，需要首先設計系統的數據模型。首先在oracle中完成數據庫表的創建，然后導入到EOS系統中生成數據實體。在數據建模的視圖中，可以設置實體間的關聯關系、設置實體和數據庫表的映射關系、將一個查詢SQL語句映射成一個數據實體、根據數據庫的Schema生成數據實體。

4）頁面流開發

頁面流由一系列頁面、從這些頁面發出的用戶請求、以及系統為響應用戶請求而執行的邏輯處理所構成。它不僅描述了頁面之間的流轉關系，同時也定義了從一個頁面可能發出的用戶請求，以及對這些請求的響應行為。在頁面流設計中，對每項功能定義一個頁面流，從功能菜單為入口進入頁面，在頁面觸發一系列動作及響應。

5）頁面開發

可通過JSP源代碼編輯開發，或使用EOS提供的頁面控件、組合控件、控件向導以及JavascriptAPI，快速生成jsp頁面。

6）業務邏輯開發

邏輯構件開發：一個邏輯構件相當于一個Java類，邏輯構件是由多個邏輯流組成的，一個邏輯流相當于一個Java類里面的方法。邏輯流開發是利用EOS提供的基礎構件庫及用戶自己開發的運算邏輯和Spring構件，通過圖形化的構件組裝來實現應用的后臺處理邏輯。使用邏輯構件和邏輯流可以用可視化的類似流程的方式開發。這里在頁面流里需要使用邏輯構件實現的頁面提交后的功能都在邏輯構建里進行開發。

7）業務流程開發

業務流程是用于完成包含人工和自動的業務活動流程的構件，它是通過 BPS for EOS 開發環境來開發的流程管理的圖形化描述。BPS負責對業務流程整個生命周期的管理，包括業務流程的定義、測試驗證、部署、運行、監控、管理、業務化定制調整。合同管理系統中所有的審批流程都在BPS中定義和開發，通過運用開始活動、人工活動、自動活動、路由活動、子流程、連線、結束活動等圖元繪制整個業務流程圖，在每一個流程活動中設置對應的流程活動頁面流及流程參與者。

8）部署調試

EOS的部署調試提供了開發期的開發資源部署和調試功能。通過部署功能將整個項目、構件包和所需的開發資源文件部署到服務器上，并通過在邏輯流、頁面流和代碼中設置斷點的方式調試跟蹤每一個業務功能的執行過程，借助調試功能完成業務邏輯和頁面流的單元測試，保證邏輯運行和頁面流轉的正確性。

9）功能打包

系統開發完畢后，通過EOS提供的導出部署包和導出EAR的功能將開發的構件包導出，供上線實施時使用。對于已上線的系統，可以將修改和增加的內容導出生成補丁包，在EOSGovernor中對系統打補丁或進行升級。

10）部署實施

通過EOS Governor進行服務器、應用系統的配置管理，部署應用和構件包，完成系統的上線實施。

在實際開發過程中，其中的步驟不一定是嚴格按順序進行的，很多情況下是交互進行的。在開發模式上，EOS支持自頂向下、自底向上、迭代開發等開發模式，開發和實施人員可以根據項目的實際情況靈活執行這幾個步驟，完成應用系統的開發和實施。

4 結論

EOS面向構件的開發方式和豐富的基礎構件庫及其強大的工作流開發平臺大大簡化了系統的開發工作，使得復雜合同管理功能及流程得以快速實現。合同管理系統的開發實施，實現了合同完善的全生命周期管理，規范了合同管理的業務流程，增強了合同業務處理過程的透明度，節約了管理成本，提升了管理水平，實現了由傳統管理階段向信息管理與決策分析階段的轉變。

【參考文獻】

第2篇

【關鍵詞】信息化建設 系統建設 企業業務

1 實施背景及目標

合同作為經營管理的手段，是企業與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也為企業帶來了各種各樣的法律風險，如何通過信息化手段提升合同法律風險管控能力，提高質量及效率，為企業生產經營保駕護航是本文研究的重點。

2 傳統合同管理中存在的問題

培養專業的法律人才隊伍，健全法律規章制度、增強法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：

2.1 合同履行監控情況難以掌控

傳統的合同管理模式更側重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進程有序推進，這些都是法律部門管控的難點及薄弱環節，難以真正實現對合同全生命周期的管理。

2.2 風險管控能力有待提升

風險管控是合同管理的重要內容，如何確保合同文本內容的規范性及真實性、合同對方主體的合法性、財務付款合同與正式簽字確認合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。

2.3 查閱、統計不便利

金額、對方供應商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯、且統計維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。

3 解決對策

基于以上現狀及問題，企業可以借助信息化手段，將標準的合同管理流程、條款和范本等業務管控模式通過信息化系統進行固化。實現對合同規范、標準的統一管理。詳細功能模塊如下：

3.1 合同審批表模塊

合同審批表是貫穿各項功能的紐帶，也是業務審核的重點。通過合同審批表，將合同中最重要的內容進行突出展現，同時提示各類合同的審核注意事項。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內容。

合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時間、合同業務大類、合同業務小類、合同主要內容、風險提示、審核規范、審核職責規范等；

合同金額：包括合同幣種、合同價款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。

對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。

簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。

3.2 合同審批流程模塊

合同審批流。主要是將合同審批業務流程固化在系統中，實現電子審批。主要流程包括：合同審批、授權、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。

3.3 合同統計查詢模塊

支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個合同。

提供多維度報表查詢及統計功能，包括倒簽率報表、簽訂及時率報表、合同歸檔統計報表、結算合同報表等。用戶通過在系統中選擇報表類型、期間等查詢條件，系統可快速、直觀、精準展示統計結果。

3.4 合同履行監控模塊

從相關財務系統中獲取所有合同的報賬及付款情況，給相關業務用戶直觀展示合同的付款進程；通過系統定期向相關業務部門發送合同履行監控單，請業務部門主動報送各合同執行情況并通過電子流程流轉到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個合同的付款及履行進程，對存在風險及時洞察并采取相應措施，防患于未然。

3.5 合同檔案管理模塊

對于已經審批完成的合同進行電子歸檔，按照紙質合同歸檔規則，系統建立相應的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統會給申請人賦予查看相應借閱合同的權限。

3.6 多系統協作辦公模塊

通過打通與手機辦公、財務報賬平臺、文檔安全等系統接口，實現各系統基礎數據的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：

3.6.1 與短信平臺接口

當審核人收到待審批合同時，系統會促發短信，提醒審批人及時審批合同；當審批人處理時間超過企業要求的處理時限后，系統會自動發送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時性。

3.6.2 與文檔外發系統接口

合同審批完成后，系統自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業名稱的水印，避免合同在前期商定妥當，且已履行完內部流程后，被對方主體惡意篡改。

3.6.3 與財務報賬系統接口

將合同編號、金額等基礎信息同步到財務報賬系統，用戶報賬時，需要在報賬平臺選擇合同編碼，合同相關的金額、供應商等信息自動帶出且不可修改，當報賬金額大于合同金額時，報賬單無法提交。通過上述手段，確保合同履行的規范性及合法性，避免報賬人惡意篡改付款單位，或付款金額大于合同訂金額的違規業務。

第3篇

隨著電網投資規模不斷擴大以及深化財務集約化管理的工作要求，加強工程項目資金管理尤為重要。為適應新的形勢，進一步加強項目資金審批管理工作，結合系統基本建設管理實際，從組織管理到財務管理，在總結經驗的同時梳理新的工作思路，以提項目資金審批業務精益化管理為目的，依托財務管控系統平臺開發應用項目資金審批系統，大幅提升項目資金審批管理效能，促進項目資金管理再上新臺階。

【關鍵詞】

工程項目；資金管理；信息查詢

一、專業管理理念和目標

項目資金審批系統經過需求調研，在財務管控系統搭建項目資金審批模塊，在現場調研實際的項目資金審批管理業務情況，根據項目資金管理的業務發生情況設計，將業務發生的數據通過接口集成，線下業務流程固化入信息系統，建立完整的項目資金信息化實時管控機制。

1.全匹配線下的項目資金管理業務系統

項目資金管理系統在財務管控平成系統開發，創建完成項目資金中項目信息、合同信息和供應商信息管理對象數據，分別添加對應的屬性字段；設計完成。分別建立管理對象息新增、修改和修改流程表單和格式，在以上三個基礎信息工作完成后，在項目資金審批單據中項目、合同和供應商信息選擇后相關字段屬性自動帶出，同時發票金額和累計發生額、支付金額和累計支付金額字段實現自動累加，完成項目資金審批單據填寫后傳遞，流程在首崗位傳遞后即進入即進入集中審批流程，流程流轉結束首崗位人員在系統中直接點擊打印可以套打出流程完成后的項目資金審批單。

2.完整的數據整理方案

項目和供應商信息期初數據整理，財務管控通過項目信息和供應商信息整理，對批量確認的數據通過系統批量導入數據庫，其次通過系統后臺控制對于項目信息中WBS編碼重復的數據，系統給予提示不允許表單新增和系統導入。在系統上線前，上線系統單位存在其他數據庫系統的業務系統，通過技術人員通過日志分析，通過轉化從舊的系統的歷史數據導出成文本格式，分別提供各業務部門確認后通過系統批量導入數據庫中。

3.項目金審批系統與其他業務系統的實時同步

設計經濟法律系統與財務管控系統合同同步接口，將經法系統中技術及服務合同和其他資本性的合同類型的合同，進行對應將該類型的合同在經法系統中完成審批流程，將合同中的合同信息、合同編號、合同金額和合同單位等信息自動同步至財務管控項目資金審批系統中，同時系統提供過濾查詢將同步失敗的合同系統可再次導入，系統同步和新增的合同編號具有唯一性，單據流程新增和接口同步無法新增合同編號重復的合同，保證合同信息的完整準確。

4.建全業務人員的業務流程和審批制度

系統上線前對各業務部門組織專題培訓，就財務管控系統安裝、項目資金審批系統介紹和系統應用操作進行專項講解培訓，同時針對幾個重點部門進行專項培訓。由于業務業務很多，在系統上線的第一個月派專人在做專項支持，實時對各部門應用中出現的問題做及時的技術支持。在業務流程的流轉過程中參與業務相關的規章制度，下發操作手冊和業務操作說明指導業務部門人員使用。

二、實現方式

1.依托財務管控平臺建設項目資金審批系統

根據前期調研的業務需求，設計了一套項目資金審批系統。具體包括根據調研的業務需求數據財務管控項目組創建3個數據管理對象和5各系統崗位，設計7個審批流程和單據格式，在流程審批結束后設計項目資金套打格式，表單中顯示相關各崗位審批意見及流程信息。同時在項目資金審批流程流轉過程中具有集中審批功能，相關崗位進入系統可批量顯示系統單據并且批量傳遞單據。

2.開發數據接口，實現業務數據自動接入

財務管控項目負責開發財務管控與經法系統合同同步接口，業務部門在經法系統中完成合同的審批后，其發起的合同會自動傳遞至財務管控項目資金審批系統，即在項目資金審批系統上線后經法系統中履約的合同會自動通過接口同步，保證業務數據的自動同步。對于歷史數據采取跨數據庫平滑遷移，保證數據的完整和準確性。

3.全面實時管控業務發生，完善的查詢統計分析功能

在業務人員填寫單據過程中增加稽核公式，在業務發生的開始時控制各項業務數據準確，業務單據傳遞后系統讓業務人員可實時查看流程審批進度，各部門可批量統計資金支付的進度情況。監控各審批流程的審批情況，對未及時審核或者當月未完成的審核流程提供查詢統計功能，在綜合查詢項目資金審批單據時，系統可根據合同、項目或者供應商實時提供項目下合同的執行情況，如合同的累計掛賬金額和合同的累計支付金額，也可以查詢其中某家單位合同的掛賬和付款情況。

三、實現效果

1.成果一、

完整的數據數據整理方案，保證系統運行中業務數據的真實性、準確性財務管控項目資金審批系統為保證線上系統穩定準確運行，通過數據信息整理和流程信息新增，上線單位第一個月錄入供應商信息1314條、項目信息1788條、合同信息10982條。通過期初導入的信息數據，并且系統提供完整項目信息新增和維護流程，為項目資金審批系統真實、準確運行提供完整的強有力的支持。

2.成果二、