檔案管理績效考核范文
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第1篇
勝任力是現代人力資源管理績效考核的主要依據和實施前提，它關注影響員工績效的潛在的深層次特征，能將績效優異者和績效一般者區分開來，甚至可以預測員工未來的工作績效。城市建設檔案管理企業作為城市建設的重要組成部分，其績效考核研究對于規范企業運行、提高企業整體人力資源隊伍素質以及企業經濟效益等有著重要作用和意義。為此，本研究從新興的勝任力研究出發，以期為城市建設檔案管理企業績效考核提供新的方法。
一、勝任力的內涵及與績效的關系
勝任力的概念最先是由美國心理學家戴維·麥克利蘭于1973 年在《測試勝任力而非智力》一文中提出的。他認為組織在人員選拔和甄選中采用的傳統智力測驗、性向測驗、學術測驗以及等級分數等測試手段，不能預測其從事復雜工作和高層次職位工作的績效，以及在生活中能否取得成功；同時這種測試手段對某些特定人群也不盡公平。他認為勝任力是個人的一些潛在特點，它包括動機、個性特點、自我形象、價值觀、知識和技能，這些潛在的特點促成了個人有效或卓越的工作績效。
勝任力具有以下三個重要特征：績效關聯性，與員工未來的工作績效緊密聯系；動態性，與工作情景聯動；可區分性，能夠區分優秀業績者與普通業績者。由此可見，勝任力概念從一出現就和工作績效之間存在著必然的聯系，將勝任力導入城市建設檔案管理企業績效考核管理中，更能從深層次探討個人特質對其業績的影響。
二、城市建設檔案管理企業績效考核存在的問題
由于城市建設檔案管理企業出現得比較晚，人員考評體制相對滯后，員工素質參差不齊，同時由于該類起企業往往依附于城市建設的相關單位，因此使得貴陽市城市建設檔案管理企業的績效考核和指標體系都到受多種體制性因素和客觀性因素的影響，歸納總結起來我國城市建設檔案管理企業員工績效考核存在的問題主要有以下幾個方面。
（一）崗位職責不明確
由于貴陽市城市建設檔案管理企業成立較晚，因此很多企業的崗位說明書不配套，崗位職責不清，不能科學判斷員工和崗位的匹配程度，從而對員工進行績效考核時，缺乏依據。
（二）績效考核方式不科學
目前城市建設檔案管理企業對員工績效考核時由于部門之間溝通少，員工之間相互不熟悉，很難做到公正、客觀；受中國人的中庸思想和內斂的作風，怕矛盾、怕沖突，給對方考評時追求無差別趨同，普遍給高分，使得考核失去意義。
（三）績效管理缺乏相應的支撐
由于缺乏對績效管理重要性和系統性認識，城市建設檔案管理企業績效考核一般沒有專門的考核部門。員工間進行評價時， 只要根據主觀印象打分，草率了事，這樣造成的結果是各部門都不積極配合，使得企業績效考核工作更加困難。
三、基于勝任力的城市建設檔案管理企業績效考核建議及對策
在分析目前城市建設檔案管理企業績效考核存在的問題基礎上，參考相關勝任力和人力資源管理理論以及借鑒國外城市建設檔案管理企業和其他公司基于勝任力的績效考核方案規劃的成功經驗和模式，從以下幾個方面提出了加強和改善目前城市建設檔案管理企業勝任力績效考核規劃方案質量的建議和對策。
（一）確立勝任力導向在企業績效考核體系中的戰略地位
從城市建設檔案管理企業中長期發展戰略規劃的實施要求和業務職能核心競爭力提升的角度出發，并采取相關的輔措施和配套方案，確保該項戰略能夠得到有效的貫徹和實施，以提升其對于城市建設檔案管理企業長期發展戰略和服務戰略的支撐能力。例如將勝任力與員工的薪酬及職位晉升方案掛鉤，將效益機制和效率機制引入到內部考核之中，根據員工的價值創造進行比例性分配，從而激活企業內部人力資源管理的活力和創新機能。
（二）提高對于城市建設檔案管理企業崗位職責和價值創造細分和評價的質量
結合城市建設檔案管理企業工作崗位技術性強、業務綜合優化需求高以及安全性要求高等特點，根據其業務運作流程和機制確定崗位的價值創造流程，以提高服務滿意度為導向細化崗位職責，從而為崗位勝任力的績效考核系統的制定準備堅實的基礎業務數據支持。現代城市建設檔案管理企業的布局優化和輸送策略等等業務崗位對于員工素質的要求非常高，技能也比較綜合化，不同崗位之間的價值貢獻也不相同，因此要對這些崗位業務體系做出相應的定量化考核方案。
（三）根據職位要求確定一般勝任力和特殊勝任力績效標準
基于勝任力冰山模型外顯和內隱部分的勝任力內容制定績效標準，首先。一般勝任力績效標準包括職位必須的各種知識、技能，這些標準隨著個體從事不同工作性質的變化而變化，是完成績效目標的最基本要求，可以通過專業、學歷等確定；其次，特殊勝任力績效標準主要是達到優秀績效目標所具備的價值觀、態度、個性等個體的內在期望和動力，這些標準不應隨工作性質的變化而變化。這些標準的確定可以通過行為事件訪談法，制訂完成績效目標的高績效者的特殊勝任力特征。
第2篇
關鍵詞：高校檔案;管理;考核;實踐;機制
中圖分類號：G647文獻標識碼：A 文章編號：1992-7711（2015）01-091-2
《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）第三章第十四條明確提出：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。”針對國家對高校檔案工作提出的新要求，有些高校已經開始嘗試將檔案工作納入年終績效考核或對檔案工作進行校內考核。但目前還沒有健全的考核機制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學合理又具有實際可操作性的檔案工作校內考核之路。本文將以安徽師范大學檔案管理工作考核實踐為樣本，對高校檔案管理工作考核機制進行一番梳理和探索。
一、安徽師范大學實施檔案管理工作校內考核的實例分析
為進一步貫徹《高等學校檔案管理辦法》、《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》，推動部門立卷、歸檔工作的制度化，規范化建設，全面提高檔案管理水平，更好地為學校教學、科研、管理工作服務，2012年筆者所在的安徽師范大學進行了第一次檔案管理工作校內考核。
考核緊密結合2011～2012年度全校各部門檔案工作開展情況，嚴格依照《安徽師范大學檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《安徽師范大學立卷部門檔案工作檢查評比標準》，從各部門領導重視程度、歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量、歸檔齊全完整度、系統著錄、兼職檔案員業務能力等方面進行全面考核，考核結果分為優秀、良好、及格、不及格四個等次。通過此次考核實踐，對全校的檔案管理工作進行了一次完整細致的梳理，暴露出有些部門在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問題，亟需整改。
雖然在考核過程中發現評分標準里有些條款有待討論和調整，有些評分因素需要整合或修改，但基本上如實反映了全校檔案工作的總體情況，對今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對癥處理具有積極的指導作用。
二、高校檔案管理工作考核機制探索
“定期對基層單位進行檔案管理的考核、評比，不但可以提高基層各單位對檔案工作的重視程度，也可以加強監督機制，檢查各單位每年的檔案工作開展情況，推進檔案管理工作的健康發展，進一步提高基層檔案工作的整體水平。”[1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進行，關鍵在于建立一套科學、合理的檔案管理工作考核評價機制。在任何系統中，機制都起著基礎性的、根本的作用。機制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機制應與其它機制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責，出臺規章制度，并從考核方法、考核標準、考核程序、考核結果的有效運用四個方面進行科學合理的制度設計或目標管理。
1.出臺考核辦法等規章制度，保障考核工作的順利進行
俗話說：“不以規矩無以成方圓”。制約機制是保證管理活動。有序化、規范化的一種機制，而形成這種制約機制就要靠規章制度來指導和約束相關工作人員。在進行檔案管理工作考核之前，必須先出臺考核辦法等規章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內容、考核方式以及獎懲措施等。從而實現考核工作的規范化，考核方法的科學化，考核結果的公正性，以期通過考核來激勵全校各部門檔案工作分管領導及兼職檔案員努力學習檔案業務知識，提高檔案工作水平。此項工作中需要注意，制度的制定必須以有關政策、法律、法規為依據。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現，為檔案管理工作校內考核提供可供遵循的有力依據。
2.制定科學合理的考核標準，保證考核工作的公正公平
考核標準的制定作為檔案管理工作考核的核心內容，為考核提供技術保障的同時，也對檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細要求，使考核具有實際可操作性，有利于保證考核結果的公平公正。
制定一份科學合理的考核標準需要分三步走：第一步：確定評分因素。即首先要確定哪些因素作為評分的內容。通過對高校涉及檔案管理工作的各部門進行調研，考察、走訪、咨詢專家等，結合檔案工作實際，筆者認為把“組織領導、兼職檔案員業務能力、案卷質量”三個因素作為評分內容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評分總比重分配到各個評分因素上。案卷質量作為檔案工作考核的主要內容，其分配的比重應該高些，組織領導和兼職檔案員業務能力作為次要評分因素，應減少得分比重。第三步：制定評分細則。即制定各個評分因素具體分值的評定辦法和評定標準。以《安徽師范大學立卷部門檔案工作檢查評比標準》為例，三大評分因素比重為“組織領導”占20分，“兼職檔案員業務能力”占30分，“案卷質量”占50分。又將三大評分因素細化為30個評分細則，每個細則分值1～5分不等。主要考查分管領導是否履行了崗位職責，及時學習、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門的歸檔范圍，獨立做好本部門文件材料的整理立卷工作，及時、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標題和保管期限是否正確，裝訂是否規范等等。
3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開透明
（1）成立檔案工作考核領導組。在檔案管理工作校內考核啟動之時，為保證考核工作的公開透明，應成立由校長、分管副校長、紀委、檔案館等相關部門負責人，檔案工作委員會的專家組成的檔案工作考核領導組。領導組可下設辦公室負責考核的具體工作。
（2）部門自查。各立卷歸檔部門對照考核標準，對本部門檔案管理工作進行自查評分后連同本部門考核時間段內的檔案工作總結和支撐材料一并報送檔案工作考核辦公室。
（3）學校復查。檔案工作考核辦公室組織有關人員采取看材料、聽匯報、抽查移交檔案、集體評議等方式，對各立卷歸檔部門的檔案管理工作進行復查，綜合評出各部門總評分，并按照分數評定出優秀、良好、合格、不合格等級。
（4）專家審定。考核結果報送高校檔案工作委員會的專家進行評審。審定后給出最終意見并形成書面材料或報告。
（5）結果公示。將考核結果公示在學校受眾面較廣的校園網站或自動化辦公系統等平臺上，公示期一般為一周左右。
（6）獎優罰劣。公示無異議后對優秀等級的部門進行表彰，對不合格等級的部門予以通報批評，并限期整改。
4.及時反饋檔案工作考核結果，提高全校檔案工作水平
考核不是目的，是為了促進各部門檔案管理工作的整改。在考核工作結束后應將考核中暴露出的問題及時準確地反饋給各部門分管領導和兼職檔案員，使他們在今后的檔案管理工作中有針對性的彌補不足。高校檔案館也應利用考核結果，有針對性地開展檔案業務指導工作。對各部門在考核中暴露出的分管領導不夠重視、兼職檔案員隊伍不穩定、兼職檔案員業務能力不足、案卷質量參差不齊等等問題進行對癥解決，或加強檔案相關法規和制度的宣傳與學習，或就文件材料歸檔工作進行培訓，或增強兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實際操作技能。或經常性地派員上門指導，從源頭上保證各部門的檔案能統一規范標準，各類檔案收集的齊全、完整、準確，最終達到提高全校檔案管理工作水平的目的。
高校檔案管理工作考核機制的構建是一項復雜的系統工程，各項體制和制度的建立與完善需要假以時日，扎根于高校檔案管理工作實踐中不斷摸索經驗，提煉總結。在實踐中檢驗機制的科學性合理性，不斷修改、完善，最終形成一套不斷促進高校檔案管理工作良性健康發展的校內考核機制。
第3篇
關鍵詞：檔案；組織；信息化；服務；制度；技能
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2013）29-0260-01
檔案是高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結合工作實際，從以下幾個方面分析如何做好高校檔案管理工作。
一、建立完善的高校檔案管理網絡，為檔案管理工作提供組織保障
檔案資料是高校的重要資源，它詳實地反映了一所高校的整個發展歷程，并以多種不同的形式真實而客觀的記載著學校教學及管理過程中的每一個環節，它是每一個教職員工及學生勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握高校發展客觀規律的重要依據，是學校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統一認識，才能增強大家的檔案意識，使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽，以提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。
要加強對檔案工作的集中統一管理，從組織上保證檔案工作的順利開展，從而實現高校檔案的齊全、完整與規范。遵循“統―領導、統一制度、分級管理”的原則，成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。由高校副校長分管檔案工作，成立檔案室，設立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財務部門、教務處等相關業務部門設置兼職或專職檔案員，形成全校的檔案管理網絡，將檔案管理工作滲透到高校的每個單位和各個環節之中。同時，要明確每個人的職能與職責，明確分工，使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。讓高校每個人都參與進來，通過全員全方位收集相關檔案信息，倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內容豐富充實起來。
二、強化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術支撐
隨著社會科技的進步，信息化建設是當前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務創新和管理創新的重要標志。推進高校檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設，成為各大高校檔案管理工作發展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動強度大，重復勞動多。將信息技術與高校檔案管理有機結合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發展的軌道。利用現代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現代化的管理。同時，利用信息化手段將檔案信息及時傳遞至高校各級領導、各教研室和相關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
高校要強化資金投入，完善檔案管理的硬件設施。高校要將數字光纖技術、芯片技術、網絡與監控技術等有效地用于高校檔案信息存儲、歸檔、保管、開發及利用等各工作環節，提高高校檔案信息的存儲能力、傳播速度，實現高校檔案管理效果最優化，充分發揮檔案信息的社會經濟效益。檔案管理工作要從單機管理發展到網絡管理，從案卷、文件目錄管理發展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發展到“文檔一體化”管理，努力實現“無紙檔案”與“紙質檔案”相結合，進一步提升其信息化建設步伐。
三、完善檔案管理規章制度，使檔案管理制度化、標準化、規范化
沒有一個嚴格的規章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為指導，依據《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，根據學校的特點，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學校檔案工作的基礎和保證。抓好檔案管理制度建設，實現高校檔案工作的規范化。從高校檔案管理工作的實際出發，制定一系列檔案管理細則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲藏保管、開發利用、保密、庫房管理等多項制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化，并根據形勢發展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規章制度和相應的配套考核制度的同時，要把檔案工作任務分解落實到人，明確相關人員的崗位職責。
四、加強檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員專業技能和素質
提高檔案管理人員素質，是推動高校檔案事業發展的關鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業務素質水平直接影響到檔案工作的質量，為使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質。要盡快在高校檔案管理隊伍中普及現代化的檔案管理知識，改善現有知識結構，新思想、新知識、新技術的培養要進一步加強。要通過多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質。健全檔案管理工作隊伍，設立專兼職相結合的檔案管理工作組。培養一批具有文化專業知識、專業技術、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續與穩定。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓。按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求，分階段、有步驟、有計劃、分層次地對檔案管理者進行業務培訓，不斷提高檔案管理者的業務素質，使個人的知識結構和業務水平能夠適應高校檔案建設和發展的需要。檔案管理者自身也要努力學習，開拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責任感，要有較高的政策水平，要有嚴格的保密意識。在職業道德素質上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業愛崗，熱情服務；默默奉獻，不計名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴謹務實，認真負責；服從全局，團結協作。
五、充分利用檔案信息資源，積極主動的為高校提供檔案服務
高校檔案是高校教職工勞動智慧的結晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發的發展服務。高校檔案部門要突出服務這條主線，積極進行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務工作。檔案管理人員要應主動了解用戶對各類檔案信息的需求。及時了解學校在不同時期和階段的教學、科研的情況，積極主動地深入各教學和行政部門，走訪相關領導與工作人員，有意識地有目地觀察和了解學校各項工作的長遠規劃和近期目標。對學校的工作安排心中有數，了解學校教學、科研、基建等工作環節和活動過程的規律和特點。認真分析掌握這些工作對檔案的需求，同時，根據本校檔案利用情況，分析其利用規律，積極主動地為學校各項工作提供檔案服務。
檔案管理人員要有超前的服務意識，變被動服務為主動服務。通過館藏檔案資料主動、及時、多元化的為學校的各部門提供檔案服務，對于一些難查資料通過點滴線索擴大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進其工作效率的提高。在服務方式上，要充分應用現代信息技術，廣泛利用互聯網、光盤數據庫、聯機檢索等現代信息技術手段，既要充分利用館藏檔案文獻資料，又要營造現代化的信息傳播與交流環境，不斷拓寬信息服務和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務的形式，改進服務的手段，努力提供優質、高效的服務，主動的把檔案工作重點與高校中心工作結合起來，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學與科研服務。
參考文獻：
[1]安愛君.如何管理“紙質檔案”和“電子檔案”.河北科技圖苑，2008.
[2]薛匡勇.論檔案館的未來發展.檔案學通訊，2004.
