專業檔案管理范文

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第1篇

【關鍵詞】民航；專業檔案；研究

民航專業檔案工作是民航各項工作的重要環節和組成部分，是記錄和維護中國民航事業發展真實面貌的一項重要工作。隨著民航事業高速發展，民航專業檔案管理的信息保障作用日益顯著。本文通過闡述民航專業檔案管理的重要性，分析民航專業檔案工作面臨的新形勢，進而提出促進民航專業檔案管理水平提升的具體措施。

一、民航專業檔案管理的重要性

民航各行業活動中形成的文件、記錄、表格，是民航工作的真實記載，歸檔后成為民航專業檔案資源的重要構成之一，在民航工作中發揮著重要作用。

（一）民航專業檔案的有效管理，為業務管理提供質量保證。文件是民航各項業務管理的重要依據，文件控制是業務管理過程的一項重要活動。現階段，文件過程控制被納入到檔案管理范圍之中，將民航專業文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入業務部門人員職責中，形成嚴密、高效的文檔管理網，實時跟蹤業務流程，評估業務活動質量，通過歸檔、查閱等方式，考核業務工作是否按照民航規定和程序完成，對民航業務管理起到監督、檢查的作用，從而提供質量保證。

（二）檔案部門的通力協作，為業務管理提供信息支持。檔案部門作為基礎性管理部門，在民航管理體系中受到了特別的重視，擔負著重要職能。民航各專業的日常工作中，檔案部門均要參與其中，全面負責專業技術文件和資料的組織和歸口管理，一方面有利于民航業務管理體系能夠正常、高效的運行，提高民航管理層次；另一方面促使民航專業檔案管理更加規范化、標準化，為業務管理提供強有力的信息支持。

二、新形勢下民航專業檔案管理面臨的挑戰

民航專業檔案是各行業履行職責、開展工作的信息支持和保障，成為民航的核心信息資源。新形勢下，對傳統民航專業檔案的管理范圍、管理形式等方面提出了更高的要求。

（一）對民航專業檔案管理范圍提出新要求。作為文件資料和質量記錄的歸口管理部門，要求檔案部門深入基層，了解各業務專業文件的形成，既要負責檢查文件資料是否完整準確，又要對歸檔的各類文件進行最終驗收，并按照程序規定對過程文件、記錄予以管理和監督，保證各個環節的檔案資料完整、系統。文檔管理中所說的質量要求，通常是對文件和檔案的歸檔數量、保管狀況、保護修復等日常工作的要求，而在現階段，除強調上述內容外，更主要的是對文檔信息的權威性、全面性、準確性及實用性等內容方面的要求。檔案管理人員的工作重點要從傳統的“管理員角色”轉換為“業務信息員角色”，在民航各業務活動中起到不可或缺的參謀作用。

以“飛行校驗報告”為例：飛行校驗是指為保證飛行安全，使用裝有專門校驗設備的飛行校驗飛機，按照飛行校驗的有關規范，檢查和評估各種導航、雷達、通信等設備的空間信號的質量及其容限，以及機場的進、離港飛行程序，并依據檢查和評估的結果出具飛行校驗報告的過程。飛行校驗報告是校驗員執行任務完畢后，在作業場所出示校驗報告作為本次校驗科目的有效憑證。在專業檔案管理過程中中，檔案人員通過和飛行員、校驗員分析、討論，重新對校驗報告內容加以規范，按照校驗科目分別制定了ILS（儀表著陸系統）飛行校驗報告模板、NDB（無方向性信標）飛行校驗報告模板、V/D（全向信標/測距儀）飛行校驗報告模板、PAPI（助航燈光）飛行校驗報告模板等，重新審核修改了模版內容，如NDB（無方向性信標）飛行校驗報告模板中要求列出機場名稱、臺站名稱、校驗種類、圓周飛行校驗結果（發射機號、檢查高度、檢查半徑、指針擺動、覆蓋范圍）、徑向飛行校驗結果（徑向線用途、方位、開始位置距臺距離、結束位置距臺距離、識別、語音、過臺等）；此外，重新規定了必須由機長和校驗員同時簽字確認方可生效的管理規定。以上做法可以確保飛行校驗專業檔案的準確性、規范性、權威性，促進檔案管理水平提升。

（二）對民航專業檔案管理形式提出新要求。為配合民航業務管理模塊，一是要求民航專業檔案管理推進信息化工作，適應新形式，調整新方法。民航各行業要積極爭取單位領導或信息部門的支持，建立專業檔案管理系統，積極應用專業檔案管理系統開展日常專業檔案工作，做到專業檔案與業務流程無縫連接。二是要求加快傳統載體檔案數字化工作，要以“消化存量、消滅增量”為目標，將專業檔案數字化作為一項常態性工作，要以“需求為導向、必要為原則”，將重要的專業檔案優先數字化，以便于適應民航業務管理需要。

以校驗飛行FOC航班控制運行系統為例，此系統經過三年的技術研發，于2012年正式上線運行。FOC系統用于校驗飛行前運行簽派、航行情報等工作，在該系統中完成飛行信息內容填寫、任務下達等操作環節。技術研發時，檔案人員參與在內，提出系統要自動生成業務文件，并完成自動歸檔，行政專業檔案，從而實現飛行校驗業務操作與專業檔案管理的無縫連接。目前該系統運行狀態良好，專業檔案存儲有序、完整，便于日常利用查閱。

三、新形勢下提高民航專業檔案管理水平的具體措施

新形勢下民航檔案工作的總體要求主要是服務于民航改革發展大局，緊緊圍繞民航安全等中心工作，以檔案收集齊全完整、管理科學有效、服務優質到位為目標，結合各門類檔案實際，規范基礎業務建設，不斷提升民航專業檔案工作的能力和水平。檔案部門應從以下幾方面著手，提升民航專業檔案管理水平。

（一）規范隊伍建設，打造專業檔案管理團隊。各單位應建立黨委統一領導，檔案部門歸口管理、各部門共同協作的檔案工作機制，明確檔案管理機構，配備專兼職檔案人員，打造一支愛崗敬業、技術過硬的專業團隊，積極穩妥開展專業檔案管理工作。此外，各單位應明確1名分管檔案工作領導，每年至少聽取1次檔案工作匯報，及時研究并協調解決檔案工作中遇到的困難與問題，為檔案工作順利開展提供人力、物力、財力等方面的保障。

（二）加強宣傳教育，提高專業檔案管理意識。民航專業檔案管理最大的問題是員工檔案意識不強，導致檔案收集工作難以快速提高，極大影響了檔案工作的進展和質量。

可以以單位成立紀念日、“國際檔案日”等為契機，創新宣傳內容，拓寬宣傳渠道，從實際出發，以豐富的檔案資源為依托，通過舉辦展覽、座談會等多種形式的宣傳活動，充分展現檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，充分發揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要作用。通過檔案宣傳，可提高員工專業檔案管理意識，既可明確專業檔案在民航工作各項活動中不可或缺的重要地位以及對民航管理的重大影響，同時也可提高業務人員對檔案管理的重視程度。

（三）提高培訓力度，增強專業檔案管理技能。各單位應加大培訓投資力度，提高業務人員專業檔案管理新技能，加強創新意識、創新方法，實現民航專業檔案管理新常態。

1.加強檔案管理人員督導能力。民航業務工作內容繁瑣、程序復雜，檔案部門只有保持深入基層的連貫性和持久性，才能保證文檔的準確性和完整性。通過培訓，使檔案工作者及時了解各業務環節需要保存的原始記錄，從源頭掌握歸檔范圍，掌握第一手資料，履行好監督、指導、檢查的作用，確保能夠反映業務全貌的文件資料及時歸檔。

2.加強業務人員檔案管理技能。各單位可規定業務活動中生成的技術和管理記錄要由業務人員親自歸檔，這更有利于業務人員了解文件、記錄在中心質量管理中的重要作用，增強了全員的檔案意識，使人人都成為“檔案員”，并且將業務文件的收集整理工作作為日常工作，并納入到工作職責中，作為年底考核內容之一，一方面可以確保業務文件及時有效歸檔，另一方面可以為業務人員提供有力的信息保障。

（四）完善過程管理，實現專業檔案閉環控制。民航業務管理的關鍵在于全過程的閉環控制，文件控制作為貫穿業務活動全過程的關鍵要素，在各項工作實踐中極為重要。

1.通過對文件和資料進行全程控制，將文件控制納入檔案工作的管理范疇，使檔案工作從孤立的“歸檔后”管理擴展到文檔運動周期全過程的管控，真正實現民航專業檔案的閉環管理。民航專業檔案管理注重文件的現場管理與質量記錄的憑證作用，強化了文件資料的連續性，是保證文件資料收集、整理的一項十分有效的措施。

2.對業務日常文件進行合理分類和編號，細化日常文件管理要求。因分類編號的規范程度能夠反應日常文件管控的科學性和系統性，所以分類編號既要符合民航業務管理體系規定，又要符合檔案管理的標準。為此，各單位可根據行業特點，制定《業務文件編號規則》，對規范現行文件管理、確保歸檔文件準確性和完整性起到重要作用。

（五）嚴格歸檔管控，確保專業檔案資源質量。文件的歸檔是文件轉化成檔案的最后環節，不可掉以輕心。民航專業檔案管理規定了歸檔范圍，也明確了業務人員的歸檔職責。檔案部門應變被動為主動，及時了解各業務環節的進展情況，督促相關部門對各階段的文件資料進行歸檔，保證在民航業務活動中能夠準確、及時的提供檔案信息，主動地、最大限度地發揮檔案部門在民航各項工作中的重要作用，提高專業檔案質量。

（六）樹立競爭意識，展現檔案人員職業修養。檔案人員的綜合素質，決定了專業檔案工作的質量。高質量的專業檔案管理，為民航的發展提供科學可靠的歷史憑證。新形勢下，應從以下幾方面提高檔案工作者的職業素養。

1.樹立職業競爭意識。現如今，檔案人員思想過于安逸，毫無競爭壓力，缺乏提高自身修養的意識和動力。檔案人員應增強危機意識，在競爭中求生存，在競爭中謀發展。各單位應加大激勵機制，將檔案工作考核標準細化，形成競爭上崗的良好態勢，促進專業檔案工作平穩、有序開展。

2.努力提高綜合素質。檔案人員應具有較強的反應、判斷、歸納能力，積極協調各業務歸口部門關系，及時將業務檔案收集齊全；對已歸檔的業務檔案要有分析、鑒別能力，如材料是否有保存價值、內容是否完整、整理是否科學、檢索是否方便等；此外，檔案人員要具備創新精神，充分發揮自身能力，挖掘專業檔案信息、服務內容，提供更深層次的專業檔案分析數據，開創專業檔案管理和開發利用新局面。

第2篇

【關鍵詞】醫院專業技術人員；檔案管理；改進策略

三級綜合醫院本身職工人數眾多，其中大多為專業技術人員，隨著醫院的不斷發展，專業技術人員亦隨之壯大，因而加強并不斷改進醫院專業技術檔案建設，能有效集中起醫院專業技術人員的相關檔案材料，便于快速地查閱及審驗，能促進醫院建設及管理、提升醫療質量、改善醫療服務、提高整體服務能力。

一、醫院專業技術人員檔案管理現狀

醫院專業技術檔案是醫院管理職工的重要工具，是醫院選拔人才、任用人才、培養人才、提升醫療質量的重要載體，是醫院專業技術職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應予以重視。首先，目前大多數醫院對專業技術檔案管理的重視程度不高，許多個人專業檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態，檔案資料不全、丟失等現象時有發生。其次，關于專業技術檔案管理的規范和機制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統一、不規范等狀況，影響了專業技術檔案管理的準確性、及時性、全面性、真實性。此外，醫院管理部門眾多，職工崗位性質及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個部門收集管理，管理較為分散，例如有關職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進行管理，而專業技術人員的醫療考核、技術準入、技術任職、會診情況等資料是由醫務處予以手工登記，職工的繼續教育、論文情況、課題等相關資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業技術人員專業技術檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實現共享，整合程度及利用價值不高，難以切實滿足醫療、科研、教學等需要。

二、醫院專業技術人員檔案管理的改進策略

（一）提高認識，保證質量。專業技術人員的檔案管理是醫院檔案管理的關鍵部分，應予以重視，檔案管理人員應提高這項工作的認識，本著嚴謹求實、尊重科學、重視專業技術人員知識成果的態度，加強縱向管理，強化責任意識，愛崗敬業，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業務、開展業務的基礎上，嚴把質量觀，充分發揮專業技術檔案的利用價值，使專業技術檔案切實服務于醫院專業技術人員及醫院管理部門。與此同時，檔案管理人員還可加強對專業技術檔案作用及價值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發揮專業技術檔案管理工作的實際效益。

（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業技術檔案收集的全面性。醫院專業技術人員的專業技術檔案應包括專業技術人員的基礎材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎材料包括履歷、學歷、學位及各項證書復印件、資格證書、專業技能考核證書等等反映出專業技術人員個人資歷和業務技能水平的材料；任職資格評聘材料則包括專業技術人員的歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業技術人員的工作總結、技術報告、論文成果、科研項目成果、獲獎證書等反映其業績的各類成果材料；考核材料則包括專業技術人員的進修培訓學習情況、工作完成情況、獎懲情況、學術成果報告情況、評定審核情況、領導考核意見等，此外，專業技術人員的各類社會兼職聘書、榮譽證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內。在檔案資料收集的過程中，應充分了解收集的范圍，保證專業技術檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時收集和定期收集有機地結合起來。在平日里，需要歸檔的檔案信息材料應得到及時的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個人手中，只有實現各類文件材料的及時有效歸檔，才能保證其完整性、真實性，真正反映出專業技術人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應積極深入到各個部門及專業技術人員科技活動中，掌握第一手資料，定期對相關材料進行鑒定、整理、歸檔、保存。

（三）加強專業技術檔案管理信息化建設。當前社會進入信息化時代，傳統的檔案管理方式條目分化，內容簡單，效率不高，且難以實現客觀、全面的評價，亟須改進，醫院應與時俱進，逐漸加大信息化建設的步伐，構建統一標準、統一規范、統一口徑的檔案管理系統，從而不斷完善醫院專業技術檔案管理工作。醫院可根據自身實際，構建切實可行的專業技術信息化檔案管理系統，系統的模塊可由幾個部分組成：人員基本檔案、醫務檔案、科教檔案、護理檔案、藥學檔案、醫德醫風及履歷信息檔案等。根據各個系統模塊及內容，以專業技術人員作為主線，導入醫院各個職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓、考試、考核、醫療質量、醫風醫德等相關數據，并予以嚴格控制、審核，形成完整、連續且動態化的檔案數據，形成專業技術人員全過程的動態電子檔案數據庫，不斷推進醫院專業技術檔案的規范化管理，也有效推進了檔案資料的共享及利用。加強專業技術檔案管理信息化建設是改進醫院專業技術人員檔案管理的必然要求，也是實現醫院職工信息集中管理、信息共享、科室協同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復性，促進專業技術檔案的規范化管理，而且還能為醫院領導決策及職工的崗位考核提供有益的依據。

【參考文獻】

[1]黃鵬宇,陳凌,儲繼志,魏新萍,鮑勇.信息化手段管理社區醫務人員專業技術檔案模式探討[J].智慧健康,2016(01).

[2]楊建民.從三級甲等醫院評估看專業技術檔案管理[J].黑龍江史志,2014(09).

第3篇

檔案材料的收集工作是檔案管理工作的一個起始環節，與其他管理環節相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內容。巧婦難為無米之炊。沒有詳盡、齊全的資料來源，就談不上檔案管理。因為不具備查考價值，其他環節就不再具有意義。特別是在信息量幾何級增長，強化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。這就需要不斷以新思維、新方法、新手段，不斷提高檔案管理工作，充分發揮科技手段和科學管理，形成貫穿全過程的質量保障體系，提高檔案管理的質量和水平。

醫院檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，是醫院領導調查研究的一條基本途徑，而搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。但從當前醫院文件材料收集歸檔的實際情況來看，檔案資料存在短缺、不齊全的現象十分突出。有的各種醫療科技成果文件材料長期散失在個人手中，得不到及時的收集整理歸檔；有的記載醫院各個時期工作情況，發展史料，以及職工先進事跡等等資料、素材沒有詳盡的歸檔等等。通過調查發現，造成這種狀況的主要原因有：一是對文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認識不足，有的只注重紅頭文件的收集，而忽略了無文頭、不編號、不蓋章的文件材料的收集，沒有認識到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全，沒有約束機制，科室配合不夠，平時管理工作銜接性差，歸檔制度不健全。三是沒有確定專門的檔案人員進行管理，檔案人員工作因兼職過多，顧此失彼，影響了文件材料的收集。

要切實解決上述問題，確保醫院檔案材料齊全完整，更有效地提供利用，對醫院文件材料收集必須做到以下幾點：

㈠由院辦室組織各處書記、辦公室主任、機關各科室負責文秘工作的人員進行認真學習，提高全員檔案意識和法制觀念。強化宣傳，利用各種會議和黑板報，宣傳文件材料收集，加強檔案管理的重要意義，增強全員的檔案意識；建立健全文件材料收集、歸檔制度，明確要求。對文件材料收集歸檔成績顯著的科室和個人，應給予適當的獎勵；領導要支持檔案人員的工作，對材料收集中發生的問題，要及時幫助解決，確保文件材料收集工作有條不紊。

㈡文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室的緊密配合和協助支持。因此，醫院各科室應通力合作，把文件材料收集工作抓好。各科室要切實落實人員，負責本科室文件材料的收集，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給醫院的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好醫院活動所形成的文件材料的收集，使“賬外”材料的作用得到充分發揮。

㈢檔案人員應把文件材料收集措施落到實處。文件材料收集除了領導重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要主動做好，盡職盡責，認真完成本職工作任務。

一要根據文件材料形成的時間規律主動收集。檔案人員要掌握時間規律，主動、多方位聯系，做到“嘴勤”、“腿勤”，把握文件收集的主動權。利用傳閱文件的時機收集。檔案人員在傳閱文件時，要經常了解各科室是否有人去上級單位開會、聯系工作帶回文件，或者是上級單位把文件直接寄到了科室，一經發現，立即收集登記，避免歸檔時遺漏。主動登門及時收集。如階段工作結束或年度工作完結，檔案人員都要主動上門將所形成的文件材料收集歸檔。

二要及時獲取信息，及時收集。檔案人員要做到“眼勤”、“手勤”，及時收集文件材料。通過收發文之間的相互聯系收集。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。

三要把握“三個環節”收集。統一收發環節。凡來往文件，檔案人員應統一拆封、統一登記、統一管理，防止文件材料散失。核稿打印環節。檔案人員要堅持按照行文要求辦事，及時將文件材料收集歸檔。用印環節。凡是本院發的文件材料，檔案人員要通過加蓋公章適時收集文件材料。對一些實在找不到、收不回的有價值應歸檔的文件材料，應列出目錄，向有關科室收集，以此來彌補不足，保證文件材料收集的齊全完整，豐富室藏。