財會檔案管理范文
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第1篇
一、加強(qiáng)會計人員對會計檔案管理及操作技能培訓(xùn)
面對千人千面的檔案收集裝訂現(xiàn)象，使用專人負(fù)責(zé)，無疑是一個很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強(qiáng)會計人員培訓(xùn)，更是一個可具有操作性的方法。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，將會計檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會計人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容，且長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量。
二、依據(jù)法規(guī)，配備專人管理會計檔案，實現(xiàn)會計檔案的有效管理
檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于會計檔案工作未配備專人負(fù)責(zé)，實際上這一系列工作有的環(huán)節(jié)由人兼職，有的環(huán)節(jié)就根本沒執(zhí)行，根本就談不上會計檔案的管理。并且在現(xiàn)在檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大、檔案數(shù)量不斷增加的前提下，配備專人管理會計檔案尤顯必要。會計管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據(jù)法規(guī)，考慮實際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強(qiáng)會計檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)會計檔案管理的有效性的根本保證。
三、加強(qiáng)往來款管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求
財務(wù)部門為了自身查詢的方便，使其不能及時向檔案管理部門移交會計檔案。而查詢需要產(chǎn)生的一個主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理，由于債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，報帳經(jīng)辦人主動性不夠，致使很多往來款項長期掛帳，沒有一個統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，也減少各帳務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會計檔案能按規(guī)定及時向檔案管理部門移交。
四、會計檔案管理工作應(yīng)根據(jù)會計制度體制的調(diào)整而做及時調(diào)整
加強(qiáng)檔案管理，會計制度體制的調(diào)整不能忘了會計檔案管理制度的調(diào)整，會計檔案管理工作應(yīng)始終作為會計人員職能的一部分。加強(qiáng)會計人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的會計人員，才能打下實行檔案管理的基礎(chǔ)。同時檔案管理部門應(yīng)主動介入，加強(qiáng)同財會部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。
五、加強(qiáng)財會部門與檔案管理部門的溝通
財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。
六、財會檔案管理人才應(yīng)具備復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)
加強(qiáng)人們對財會檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價值，只有當(dāng)人們認(rèn)識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強(qiáng)人們對檔案的管理力度。其實這是一件相輔相成的事，意識決定于對價值的認(rèn)識，反過來價值又增強(qiáng)了人們的意識。在現(xiàn)在在一個人們對檔案價值認(rèn)識不夠的情況下，管理者應(yīng)加強(qiáng)對財會檔案管理人才的建設(shè)，配備一只具備復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)檔案管理隊伍，以開發(fā)檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo)，積極開發(fā)，主動服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而加強(qiáng)其對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。
第2篇
1 財會檔案管理的人為因素風(fēng)險
風(fēng)險主要為可能遇到的危險或不確定性，財會檔案的風(fēng)險主要來自于三方面的不確定性因素：一是人為因素，二是社會因素，三是自然因素戰(zhàn)爭或者火災(zāi)等由人主導(dǎo)的因素；物理因素，比如溫度、濕度的控制是否能保持檔案的最佳保存狀態(tài)，是否做好了遮陽遮光防范。
其中，人為因素是造成所有風(fēng)險災(zāi)難的首要因素。研究表明，70%-80%的災(zāi)難是由人犯錯誤造成的。對于檔案風(fēng)險也多由人為因素引發(fā)，本文主要分析人為因素包含的各個方面。
1.1 領(lǐng)導(dǎo)層方面
財會檔案在各個行業(yè)中有著不同的意義，在銀行證券等金融行業(yè)中，財會檔案關(guān)系到金融資本的安全，是風(fēng)險隱患中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；但在以教學(xué)科研為主的高校，往往從學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層開始就忽視財會檔案的重要性，在學(xué)校整體檔案管理中被排在次要位置。
研究顯示，85%的企業(yè)破產(chǎn)或者失敗源于領(lǐng)導(dǎo)層的錯誤管控，而其中73%是源于高層的決策失誤。領(lǐng)導(dǎo)層對于財會檔案的漠視，也使得財會檔案管理鮮有規(guī)范的制度條例來指導(dǎo)，這給財會檔案管理埋下了風(fēng)險隱患。
1.2 部門間協(xié)作方面
財會檔案的管理涉及到財務(wù)部門和檔案部門，財務(wù)部門是財會檔案的形成部門，財務(wù)部門對財會檔案的收集、裝訂、整理、前期保管等工作將直接決定財會檔案的初期質(zhì)量。但財務(wù)部門并非專業(yè)的檔案管理部門，需要專業(yè)檔案部門的協(xié)助和配合，而一些高校檔案部門、財務(wù)部門以及與學(xué)校各二級單位三方面之間的聯(lián)系僅限于歸檔交接，并沒有建立良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。由于部門間互相不了解彼此的工作模式和需求，缺乏明確的分工，使得部門間互相推諉，造成溝通障礙。
1.3 檔案部門管理方面
對高校檔案部門來說，檔案部門內(nèi)部管理水平?jīng)Q定著部門的文化和發(fā)展，是檔案部門能否完善運行各類檔案管理的關(guān)鍵。檔案部門管理風(fēng)險主要表現(xiàn)為：
一是檔案部門管理者領(lǐng)導(dǎo)水平欠缺，因其職業(yè)敏感性，對財會檔案人員的要求較高。二是檔案員工未能參與到風(fēng)險決策中，職工提出的意見不被采納，打消了其工作積極性。三是檔案管理部門缺乏財會方面的專業(yè)知識，不注重與本校財會部門以及外界相關(guān)檔案部門的交流和學(xué)習(xí)，使得員工專業(yè)知識匱乏。
1.4 從業(yè)人員方面
檔案管理人員是接觸檔案最多的人員，也是指導(dǎo)歸檔和利用檔案的引導(dǎo)者，因此檔案管理人員的素質(zhì)決定了財會檔案的安全。財務(wù)檔案較其他檔案更為特殊，需要檔案管理人員兼?zhèn)錂n案管理能力和財務(wù)知識。。同時，財會檔案鮮有專門的人員進(jìn)行管理，人員流動性大，導(dǎo)致工作接續(xù)出現(xiàn)問題，檔案部門在查檔過程中發(fā)現(xiàn)漏裝、錯裝等問題時也會有未能及時反饋給財務(wù)部門等情況。
1.5 查檔人員方面
隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，科研課題的審計工作也隨之增加，對學(xué)校資金收支分配情況和對科研課題相關(guān)的業(yè)務(wù)憑單等審計材料的查閱也相應(yīng)增加。在查檔高峰期，因為檔案館的格局和人手不夠等限制，不能及時對查檔人員進(jìn)行監(jiān)管，造成了查檔隱患。同時，由于工作量大，工作實效要求高，因此為了提高工作效率，相關(guān)查檔老師也會派學(xué)生來檔案部門查詢財會檔案，這種委托的行為也可能給檔案管理造成風(fēng)險隱患。
2 財會檔案的風(fēng)險管控措施
財會檔案的風(fēng)險管理即預(yù)測未來的不確定性因素，并采取相應(yīng)的措施，以減少對檔案造成損失的過程。通過分析、識別和評估了上述人為因素可能造成的風(fēng)險，可以從以下幾方面實施應(yīng)對措施：
2.1 提升財會檔案管理意識
要想提升財會檔案的管理水平，首相要從思想上扭轉(zhuǎn)對財會檔案的重視程度，提升財會檔案管理相關(guān)的人員的風(fēng)險管控意識。首先，要讓學(xué)校管理者認(rèn)識到財會檔案風(fēng)險管理對學(xué)校發(fā)展的重要性；其次，檔案部門要對財務(wù)部門及各二級單位相關(guān)人員普及檔案管理條例，加強(qiáng)其對檔案的前期整理水平及保管責(zé)任意識；第三，要通過采取各種安全方式教育和宣傳，加強(qiáng)職工的安全意識，形成全館的安全文化氛圍，做到人人參與，人人負(fù)責(zé)；第四，檔案館的從業(yè)人員更要以身作則，思想上加強(qiáng)財務(wù)檔案風(fēng)險防范，行動上改變被動接收檔案的局面，減少倦怠情緒；最后，在檔案部門內(nèi)張貼查檔安全知識圖，重要的位置張貼警示標(biāo)志，讓風(fēng)險意識深入每個查檔人的心。
2.2 建立財會檔案管理制度。
要制定“從上而下”的安全管理制度，上至主管校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館及財務(wù)處主管領(lǐng)導(dǎo)，下至財務(wù)處及相關(guān)部門兼職檔案員、財會檔案專職管理人員、查檔人員，將相關(guān)的責(zé)任分散到每個檔案從業(yè)人員身上，使每個人都明確自己的責(zé)任和權(quán)利，履行自己的義務(wù)。同時，制定檔案獎懲制度，將違背財會檔案管理制度的行為予以指正，必要時限制查檔或通報，以加深其對財會檔案管理制度的執(zhí)行。
2.3 改進(jìn)檔案部門風(fēng)險文化。
企業(yè)或組織的風(fēng)險文化分為高責(zé)備文化和無責(zé)備文化。當(dāng)風(fēng)險發(fā)生后，領(lǐng)導(dǎo)者是否責(zé)備職工決定了其管理文化和管理水平。在檔案館風(fēng)險文化塑造中，人是關(guān)鍵，要以人為本，提高館內(nèi)內(nèi)部風(fēng)險管控文化。檔案管理者首先要提高自己的風(fēng)險應(yīng)對能力，注意行事方法；其次，要建立良好的自上而下的溝通機(jī)制，共同成長進(jìn)步；再次，管理者要采取鼓勵機(jī)制，對及時發(fā)現(xiàn)錯誤，規(guī)避風(fēng)險的行為予以獎勵；第四，管理者要學(xué)會權(quán)力下放，將主動權(quán)交給具體負(fù)責(zé)財會檔案的職工，因為他們才是該類檔案的直接管理員，對檔案的情況更為熟悉，因此要多采納他們的意見，賦予其更多的參與感與責(zé)任感，讓其從被動接受領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變成檔案的主導(dǎo)者；第五，合理利用資源，注重職工個人素質(zhì)全面發(fā)展，如邀請財務(wù)人員對本部門職工做財務(wù)專業(yè)知識的普及。
2.4 發(fā)展財會檔案信息化系統(tǒng)。
現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用在提高辦事效率的同時也降低了人為錯誤的發(fā)生，財會檔案的風(fēng)險管理也需要信息化系統(tǒng)的支撐。首先，通過將財會檔案數(shù)字化，一些往來賬目可以以電子檔案的形式查閱，緩解了來館翻閱紙質(zhì)檔案造成壓力，也減少了人為監(jiān)督和指導(dǎo)查檔的工作強(qiáng)度，降低了人為錯誤引發(fā)的風(fēng)險；其次，加大對財會檔案數(shù)字化的硬件支持，提供先進(jìn)的設(shè)備，并培訓(xùn)財務(wù)檔案管理人員相關(guān)的電子檔案管理知識和信息化風(fēng)險防范方法；第三，檔案部門要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新，優(yōu)化部門網(wǎng)站建設(shè)，從各部門及教職工的需求出發(fā)，建立財會檔案專門頁面，普及財會檔案相關(guān)法律法規(guī)、專業(yè)知識、歸檔和查檔要求、操作流程等，減少溝通不善帶來的風(fēng)險；第四開發(fā)檔案管理公眾號，利用自動化辦公系統(tǒng)，定期向教職工推送檔案工作內(nèi)容，并開發(fā)留言板及在線交流功能，讓公眾能參與到檔案館的建設(shè)中來，更好的改進(jìn)檔案管理工作。
3 總結(jié)
財會檔案是高校綜合檔案的重要組成部分，反映了高校某一時期的科研與教學(xué)活動，是高校發(fā)展史的見證，關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展動向和今后的發(fā)展形勢。但是隨著風(fēng)險管理意識的增強(qiáng)，我們意識到人為因素導(dǎo)致的不確定性和風(fēng)險越來越影響著財會檔案的命運。本文從提升管理意識、制定風(fēng)險制度、改進(jìn)風(fēng)險文化和發(fā)展信息化系統(tǒng)方面對財會檔案提出了風(fēng)險管控措施。這些措施的后期實施還需要根據(jù)實際情況不斷的調(diào)整和探索，以期實現(xiàn)優(yōu)化的全過程風(fēng)險管理，確保財會檔案信息的
安全。
第3篇
【關(guān)鍵詞】財務(wù)檔案 電算化 檔案管理 信息化
所謂會計電算化,是指計算機(jī)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用,即采用電子計算機(jī)替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強(qiáng)度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財務(wù)管理。加強(qiáng)會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會計電算化特點
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算,使得財務(wù)人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計算機(jī)財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機(jī)自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機(jī)自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計報表,這大大降低了財務(wù)人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會計方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據(jù)工作的實踐,總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。
第一,較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財務(wù)檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng),通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點,但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機(jī)。
2、搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢?？傊?網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差,實現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案,并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物,又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強(qiáng)企業(yè)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補(bǔ)充具有計算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個人要及時進(jìn)行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會計檔案應(yīng)注意的問題
1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。
2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機(jī)。計算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會計工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對整個計算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計算機(jī)病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。
六、結(jié)束語
隨著電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作是必然趨勢。目前,檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)在各個企事業(yè)單位、政府部門廣泛應(yīng)用。進(jìn)入WTO后,中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展將進(jìn)入快車道,中國的企業(yè)要走國際市場,參與國際競爭和國際分工。加強(qiáng)和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業(yè)在財務(wù)工作以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題,財務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。我們有理由相信隨著會計電算化事業(yè)的蒸蒸日上,會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色,我們的工作也將會有條不紊地進(jìn)行下去。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 艾文國:會計電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.
