工程檔案的管理范文
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第1篇
對工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作，指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要，因此，如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實施狀態，確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經理承包責任制的方式，由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等，以便突出工作效益和經濟效益。項目經理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用，在工程項目承包合同中，針對不同內容，確定不同的目標，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準，項目承包獎才能得到兌現，如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中，就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統。
1.2 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累。在項目開工建設前已經形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件，項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要經送檢合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中，應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施中還有旁站監督記錄和檢測記錄，出現了問題還有調整指令和變更說明等等，這些都需要工程資料來指導。
1.3 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全，因此，質量問題是重中之重，建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞，隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下，工程質量也會更加得到重視。
2. 如何完善工程項目檔案管理
2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入，控制為主。在工程準備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預防為主的重點。
2.2 檔案管理要明確范圍，突出重點。總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等；在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等；在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等；竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點，抓住主要環節。
2.3 促進檔案信息化建設。
2.3.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識。哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。
2.3.2 提高檔案信息化水平技術。
（1）配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
（2）檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。
（3）對上網信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。
2.3.3 提高檔案信息管理水平。信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。
（1）隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題。早在2002年，國家檔案局就了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。
（2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。
（4）從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質。檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。
提高認識，加強培訓。一是要提高各檔案館（室）對新形勢下檔案工作重要性的認識，從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓，提高業務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設，對嚴重影響基建檔案質量的，就要追究相關人員的責任。
3. 結語
總之，相比一般的檔案管理，工程項目的檔案管理更加具有系統性、專業性。其檔案貫穿于工程實施的全過程，因此，是對工程項目的一個更加直接有效的控制，因此，在建設工程檔案管理已有成效的基礎上，進一步完善建設工程檔案管理工作，為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。
參考文獻
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[2] 張海艷，文毓初. 淺談工程項目檔案的管理. 科技信息， 2009，（02）.
第2篇
關鍵詞：工程技術材料；工程檔案；管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.
Keywords: engineering materials; Project files; management
一、工程技術材料管理
(一)工程技術材料的重要性及存在的管理問題。
工程技術材料具有備查與追究事故責任的功能，它是記錄并反映了整個工程的歷史記錄，其形式主要有文字、音頻視頻、圖紙、圖文文件等等，它是工程單位從工程的開工至工程結束這個過程中逐步形成的。因為工程技術材料具有的可備查性，所以管理好工程技術材料顯得尤為重要。
現階段，很多工程單位的工程技術材料的編制及審核中還存在很多不符合規范的地方，例如：用圓珠筆填寫表單、技術負責簽名并不真實等等問題。那么工程技術材料的可備查性就大打折扣，技術材料的價值更無從談起，當然也就不能作為質量事故分析的佐證。
(二)工程技術材料管理的突出問題及改進建議
(1)工程技術材料真實性存疑
隨著電腦的普及發展，很多領域依賴電腦進行日常工作的單位企業越來越多，現在很多工程技術材料都是在電腦中進行編制并完成的（包括技術負責人簽名、質量驗收記錄及實測偏差值）。利用電腦編制工程技術材料方便高效并兼顧美觀，但是這樣編制而成的技術材料若稍加改動就可以套用在其它的工程項目上，近而技術材料的真實性得不到有效的保證。因此，工程技術材料的編制必須嚴格按照相關行業規定由工程材料技術負責人進行手寫。
另外，在實際的工作中，工程技術材料由工程材料整理員代簽的現象較為普遍。這樣一來，如果出現質量事故，那么相關責任人很難明確，這給事故的處理加大了難度。綜上所述，工程技術材料的相關負責人必須認真負責，明確負責，該誰簽名就得簽，不得找人代簽，工程技術材料的核對員要認真核對，發現若有代簽、偽造簽名的情況必須立即提出并糾正、批評。
(2)工程技術材料的質量存在問題
由于管理不嚴加上檢查不力等等因素，很多時候工程單位不能把好技術材料的質量關。往往都是在迎接檢查時，工程單位通知材料員到現場臨時編制如原始數據、記錄、驗收表等等。因此，建設單位要加大對工程技術材料的監督和管理，不符合行業規范的堅決不能出具合格試驗報告。
(3)人們對工程技術材料管理重視不足
實際工作中，人們對工程技術材料管理的認知停留在編寫和歸檔上。如果工程當時遇到問題，人們往往慣性的找到參與設計建設的人員來了解回憶，然后根據建設人員的回憶推定相關技術問題，或是憑著“經驗值”來推定技術問題。不出現重大質量問題都不會去查證技術材料。因此，要建立起對工程技術材料的重視，不要等出了事才調出材料用來分清責任，應有效的利用工程技術材料來為建設保駕護航。
二、工程檔案管理
(一)建立工程檔案管理
工程檔案不僅是建筑規劃及使用、建筑改建、擴建的重要依據，更是工程負責查證的重要法律依據，同時它更是工程建設的潛在生產力。目前，隨著工程建設的飛速發展，工程檔案越來越受到人們的關注和重視，當務之急一定要做好工程檔案管理工作。工程檔案是工程發展與建設中一個重要環節，不可缺少。相關部門一定要引起高度重視。相關部門要組建檔案中心，將工程文書、工程基建等各類檔案統一管理，由專門的檔案管理員來負責管理工作。
(二)提高檔案管理人員的業務素質
管理―――顧名恩義，強調“管”與“理”兩方面。針對于檔案管理，在實際的工作中不能忽視“管”，但同時更重要的是“理”。不能只將收到的工程材料等簡單的分裝入庫就算完成任務，更要注意科學的編制排列并分類，制定檢索工具，這樣保證工程資料可以隨時快速的調檔以便查證。而在實際工作中，不難發現檔案管理人員對檔案的分類排列、鑒定、編目等方面的知識與經驗相當的缺乏。在建筑工程發展如火如荼的今天，對工程檔案管理員的要求也非常嚴格，有關檔案管理員、資料員必須持證上崗，同時相關單位還要對工程檔案的管理人員定期進行工程檔案管理有關方面的培訓、相關問題及標準的講解，加強管理人員的專業知識，以此保障工程檔案管理人員的業務理論水平和實際操作能力。
(三)將工程檔案管理要求列入工程合同與職責
“工程合同制”、“工程項目法人制”、“工程監理制”等等制度的建立體現出人們對超前控制手段的認識與利用。這些制度在為工程管理規范化上起到了促進的作用，同樣的，其制度也對工程資料檔案管理提出了更嚴更高的要求，其制度對工程檔案管理人員的責任與義務的要求進行了更為具體的明確，將其制度化，形成工程檔案管理的水平與檔案員的自身利益掛鉤，并將工程檔案管理人員的業務水平計入考評范圍。
(四)建立同步化管理，加強對檔案管理的過程控制
檔案管理部門應與基礎建設部門建立工作上良好的聯系制度，同步掌握工程建設中的動態。在工程建設開始時就要向基礎建設部門的主要負責人提出工程檔案管理、文件歸檔的要求，及時建立文件等的登記制度，遵照基礎建設的各個程序的各個階段文材料的自然形成規律，保證文件與文件間的聯系，對于往來的文件要逐一記錄在案。檔案管理方應根據基礎建設方文件的特點，給予指導，主動向工程項目資料員提供幫助，指導其進行對檔案的初步分類與組卷。同時，根據工程的進度，工程檔案管理員會同工程項目資料員一起與工程監理工程師進行有效的溝通，交流意見，統一看法，最終分工明確，這樣可以避免由于工作上缺乏溝通而引起的工作環節脫節，理解不統一，近而相互推諉責任的現象。如果在工作中，在檔案的管理上出現爭議，要馬上反應給基礎建設方的負責人并解決協商出解決辦法。由于工程檔案在實際工作中會出現檔案文件等調閱頻繁，因此基礎建設部門必須建立嚴格的工程檔案借閱制度。這樣在工程進行中，不僅可以保證隨時調用工程檔案進行查閱，在這基礎上還可以做到多而不亂，保證工程檔案文件的完整性。
(五)把好工程檔案文件驗收關
驗收前，基礎建設部門應要求工程有關方（包括施工方、設計方、監理方等）進行檔案資料的自查。對工程的具體情況、概況、文件處理、各類資料的歸檔等情況附加專項說明，從而形成工程檔案樣本，工程檔案管理人員可在現場進行指導，實際指導操作，講解有關工程檔案要求。之后，工程檔案管理員對提交上來的工程檔案文件進行審核，主要從準確性、系統性及完整性上嚴格要求。最后由總負責人簽字確認歸檔。這樣的優點在于分清責任，形成準確的責任制。
三、工程檔案、工程技術材料的管理同重同抓
工程技術材料管理、工程檔案管理，在整個工程中占有同樣重要的地位。它們為備查、明確工程質量責任提供重要而準確的數據。在實際工作中必須嚴格遵守工程技術材料管理、檔案管理的有關規范，確保真實與準確性，為工程的建設保駕護航。
參考文獻：
[1]魏鋒.建筑工程施工技術管理探討[J].建筑經濟,2008,(S2).
[2]方梅.要加強施工技術材料的管理[J].浙江檔案,2009,(01)
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[4]認真對待高度重視切實抓緊抓好基建檔案工作[J].北京檔案,2003,(04)
第3篇
關鍵詞:奧運工程檔案 前端管理
工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開始對可能成為檔案的文件資料進行質量控制，避免有價值的檔案或相關背景信息的流失。奧運工程檔案真實記錄了奧運工程建設的全過程，是確保賽時、賽后使用的重要憑證，是奧運文化遺產的重要組成部分。新奧集團在奧運工程建設過程中，對工程檔案采取的有效措施，切實實現了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉移到前臺管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進行，協同作戰。
一、健全檔案網絡，完善制度建設，確保檔案管理的前端控制
1、組織機構、明確責任、落實到人
強大的組織體系、健全的規章制度是檔案管理工作開展的有利保障和依據。針對奧運工程規模龐大、復雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業指導聯系，保證檔案的合法與專業。其次在集團內部建立以法人代表為主要領導，部室經理、部室檔案員負責的檔案管理網絡，落實了各總包、監理單位以項目經理、總監為負責人，總工、技術負責人、現場檔案管理員管理的檔案管理網絡，實行層層管理，落實責任。領導負責制的檔案管理網絡，為檔案工作的順利開展提供了堅實有力的組織保障。
2、完善奧運工程檔案新制度
為保證奧運工程檔案高質量、高標準，必須實現與施工進度同步進行的要求，我們向各參建單位轉發了《奧運工程檔案管理指南》、《奧運工程檔案管理實施細則》及《奧運工程檔案檢查標準》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運工程檔案的特殊要求，做到了有據可依、有據可循。同時編制了《新奧公司奧運工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監督、幫助奧運中心區新奧集團各參建單位建立、健全各自的奧運工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時刻提醒現場施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質量完成奧運檔案管理工作提供制度保障。
二、實行動態監管，強化檔案管理與施工管理同步
1、檔案工作計劃與工程施工計劃緊密結合
檔案工作計劃是實現奧運中心區工程檔案整理進度與施工進度同步實施的前提。在實際工作中，要求參建各總包單位根據工程施工進度表，制定各自檔案收集、整理計劃;集團檔案部門與工程部、安全質量部緊密配合，根據中心區總體施工進度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺來做，為檔案及時收集、整理，為保證檔案的齊全、準確，為工程竣工發揮了保障作用。
2、工程分部分項劃分措施，從源頭解決檔案收集問題
奧運中心區工程規模大、工期緊、任務重，交叉施工現象非常嚴重，因此給工程檔案的收集工作帶來困難。但我們發現，工程項目分部分項劃分標準是檔案收集的基礎。如果不清楚工程項目分部分項的劃分，檔案收集就會出現雜亂無序的情況，與施工同步進行便無從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項劃分標準，根據分部分項劃分標準，確定檔案的形成時間和收集內容，從源頭上解決檔案收集內容、依據規程、完成時間等問題，使檔案技術人員很快進入收集狀態，有效解決了檔案收集入手難的問題。
3、動態監管保證檔案同步收集
(1)有效的監督檢查是保障同步收集的有力手段
按照施工計劃堅持每周到施工現場一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時進場，何時土方開挖，何時物資進場，何時進行相關試驗，哪項工程進行隱蔽，哪天進行分項驗收，哪天進行分部工程驗收等。針對施工進度，集團檔案部門要求施工單位提供相應的設計交底、施工物資進場檢驗記錄、主要材料的試驗記錄、有關測量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗收記錄等檔案文件，真正達到同步管理的目的。
(2)有效監督設計變更通知單整改
工程前期，大量的設計變更通知單不符合《建筑工程資料整理規程》(以下簡稱《規程》)要求，設計單位按照各自單位貫標要求打印的設計變更通知單，只有設計單位自己內部各管理層的簽字，即在這張設計變更通知單上沒有建設單位和施工單位的簽字確認，這樣的設計變更通知單在現場將被視為無效文件，給工程責任各方和結算都將會帶來很大麻煩，檔案部門積極與設計院進行協調，提出按《規程》整改的建議，并在工程實施過程中有效監督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實現檔案的前端控制，保證了工程質量與責任。
檔案工作計劃的制定，分部分項的劃分，動態的監督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對性，從真正意義上達到同步整理的目的，實現工程檔案的前端控制。
三、建立風險管理機制
1、成立檔案檢查小組，實行全過程把關
在集團網絡制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經理擔任組長，由主管檔案的經理辦公室及與工程前期規劃設計相關的規劃設計部、與工程施工管理關系密切的工程管理部、與工程竣工相關的安全質量部等部室成員組成，有效實行從規劃到竣工的全過程把關。
2、成立檔案驗收小組，保證高質量竣工檔案的移交
為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進行，集團成立檔案驗收小組，編制了《新奧公司建設工程檔案驗收申請表》，在這張表里創新加入監理、業主代表、安全質量部等主要負責工程驗收部門的意見，使檔案業務保持和主要業務人員、業務部室的緊密聯系。在檔案竣工領導小組的共同審核過程中，把與工程實際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫《新奧集團有限公司奧運工程檔案驗收情況書面告知單》，讓總包單位按檢查要求進一步整改，合格后填寫《檔案移交書》、《移交目錄》等，辦理移交手續，使檔案驗收、移交工作做到程序化，進一步保證了竣工檔案的準確性與完整性，體現了奧運工程檔案的歷史價值。
3、建立檔案防汛應急預案機制，保證施工現場檔案安全
檔案防汛預案管理開創了檔案安全管理先河。奧運工程檔案首先形成、保存于施工現場，由于條件的限制，每年汛期的到來都會對檔案實體安全產生嚴重威脅，為保證現場施工技術文件的完好與安全，集團堅持對施工單位現場檔案室進行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應急預案》，從制度上保證公司檔案和施工現場檔案安全渡汛。另一方面根據北京市氣象局提供的氣象預報資料，提前對現場檔案保管情況進行監督檢查，檢查檔案設施、設備、裝具，檢查各單位檔案防汛預案等。2007年夏季，施工現場雨水倒灌的現象時有發生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒有出現一例檔案損毀的現象。此舉提高了檔案人員安全風險意識，實現了檔案安全工作的前端管理。
四、加強檔案培訓，提高檔案管理人員業務水平
1、強化檔案意識
強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。只有頭腦中有很強的檔案意識，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會，第一時間把各級檔案管理辦法、制度及時進行宣貫，強化各級管理人員的檔案意識。
2、加強檔案業務人員專業培訓
