辦公檔案數字化管理范文
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第1篇
Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.
Keywords: office automation; Documents; File management; geological
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號
地質礦產局在辦公自動化的環境中，文書檔案的歸檔管理工作分為電子文件的歸檔與紙質文件的歸檔兩個部份，這就要求文書檔案的管理工作必須貫穿文件的產生、流轉、處理、歸檔的全過程。在一定程度上，辦公自動化對文書檔案管理工作提出了更高的要求。
一、文書檔案應用辦公自動化管理的優勢
1.1辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果往往費時費力。計算機管理軟件應用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷、有序。
1.2實現信息資源的充分交流與共享
運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，對所調閱的信息資源做出適時響應和脫機處理，保證其查全率和查準率。同時，通過網絡服務平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態。
1.3提高文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，傳統文件傳遞一般是靠郵政系統負責郵發，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。而應用計算機網絡技術，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點，可直接通過網絡進行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。
二、辦公自動化環境下的文書檔案管理所存在的問題
辦公自動化在文書檔案管理領域的普及應用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負擔。但同時也出現了一些問題，主要表現為以下四個方面。
2.1管理制度不健全、設備落后
雖然各個文書檔案部門都制定了相關的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是保管制度不健全、基本設施不完善，造成檔案的損毀和遺失檔案現象屢屢發生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少地質科研部門只重視科研項目、科研經費的管理工作，而對文書檔案的管理重視不夠，文書檔案的基礎設施落后，設備設施陳舊。
2.2電子化的檔案文件保密性受限制
與傳統的文書檔案管理不同的是，辦公自動化環境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據實際需要而將電子文件以不同的字號和字體輸出。因此，也就無法再根據字跡來辨別其原始性。此外，由于不能對電子文件進行簽名或蓋印，因而無法根據字跡或印章來分辨電子文件是否為原件。由此可見，這些問題都對電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網絡竊密技術不斷地完善，但是仍然無法對進入網絡中的電子文件進行絕對保密。
2.3電子化的檔案文件對管理人員要求高
隨著科技的發展和進步，辦公自動化環境下的文書檔案管理對管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統的紙質檔案管理原則、理論、技術以及方法的管理人員，將難以勝任對電子文件進行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計算機技術和網絡通信技術的人員也無法勝任。因此，要實現文書檔案管理的辦公自動化，就必須有相應的現代化高素質人才，要求管理人員不僅具有相應的計算機操作水平，同時還要具有較高的知識層次和先進的管理水平。然而，當前許多檔案部門往往缺乏這樣的具有現代高技術的管理人才。這樣，導致即使引進再先進的現代化設備，也無法發揮其相應的作用，這對辦公管理人員的技術水平及業務素質等提出了更高的要求。
2.4信息化水平低
隨著計算機和網絡技術的引入，文書檔案的載體發生了巨大的變化，由原來單一的紙質發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而不少文書檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴重影響了地質科研檔案查找利用的效率，大大降低了檔案的利用價值。
三、針對文書檔案管理中存在問題的應對措施
3. 1提高單位管理人員對文書檔案管理的認識
認識轉變是提高管理能力的思想基礎和保證，只有在思想認識上給予足夠的重視，才能保證管理工作積極有效的開展。檔案工作者一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高單位員工尤其是領導對文書檔案工作的重視，讓他們對于該項工作有足夠的了解和認識，一方面，加大對管理工作的物質投入，在物質上保證文書檔案管理工作的信息化和規范化；另一方面，在工作安排中將文書檔案管理納入到單位全年工作中去，提高單位文書檔案管理工作的地位與影響。
3.2做好檔案工作與文書工作之間的銜接
由于文書工作質量的好壞對于檔案管理工作質量的好壞將會產生直接的影響。因此，在實際工作中，如果不能保證高質量的文書工作，就無法實現科學有效的檔案管理。這就需要切實做好檔案工作和文書工作之間的銜接。單位中的文書人員一定要具備較強的檔案意識，做好對文書材料的歸檔工作，并且在文書處理的過程中，要力求實現檔案和文書工作一體化運行。
3.3提高檔案員的專業素質和工作能力
科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的、更高的要求，檔案干部要自覺學習新知識、新業務、堅持素質教育、終生教育的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，努力成為管理型、技術型和復合型人才，努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務.
四、加強文書檔案保密與利用工作
4.1 文書檔案管理人員的職責
文書檔案管理人員的職責是要維護檔案資料的完整與安全。貫徹落實《保密法》和《關于開展地質資料清理工作的通知》的精神，這既是文書檔案管理人員基本要求，也是文書檔案工作當前主要任務。對于地質科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂，還要保證地質資料實體安全和文書檔案資料的安全。
4.2正確處理的文書檔案保密與利用的關系
日常工作中，文書檔案管理人員十分重視文書檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，文書檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，由此產生一些弊端：大批文書檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的文書檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成文書檔案浪費；不能有效地利用文書檔案，失去文書檔案的價值。
五、對文書檔案管理工作的建議
建立電子文檔信息一體的管理系統。在檔案現代化管理邁向數字化、信息化的今天，依托信息網，建立文件管理和檔案管理合一的信息網絡管理系統。使歸檔文件的真實性、完整性、有效性以及鑒定、編目、著錄等在文件生成和處理階段進行和控制。提升檔案管理人員全面素質，堅持可持續發展。面對新時代全新管理理念，面對信息化快速發展的逼人形勢，面對行業的需求，檔案管理工作者要具備比較寬廣學科知識，具有對文件信息進行二三次開發能力，具有較高的組織、管理能力；要有崇高的敬業精神和良好的服務意識及較高的計算機操作能力。運用現代化手段快捷便利地提供服務，滿足利用者的目的。加強檔案資源的開發和利用，要突破習性思維，把握規律性，實現理論創新，服務創新，管理創新，做好檔案工作，從而促進檔案事業持續、健康、快速發展，努力開創地勘單位檔案工作的新局面。
總結
文書檔案管理者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，文書檔案管理工作才能跟上時代的步伐，才能在地質調查、礦產勘探、探測試驗、專題研究等生產技術活動中發揮更大的作用。
參考文獻
[1]郭偉.有關文書檔案工作的若干思考[J].西部探礦工程,2009
第2篇
關鍵詞：文書檔案；辦公自動化；檔案管理；應用淺析
引 言
隨著科學技術的發展以及辦公自動化的應用，施工企業的文書檔案管理越來越便捷。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已擁有一套其自身的工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。
文書檔案管理是施工單位檔案存在的基礎和重要的資源發生地，它客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果。隨著改革形勢的不斷發展，文書檔案管理水平如何提高，以滿足各方面的需求，從而適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案管理的自動化在檔案工作中應用的新問題。
1 辦公自動化對施工企業文書檔案管理工作的促進作用
在施工企業日常的公文辦理過程中，相關工作人員辦理的文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。在傳統手段中，文件傳遞是靠郵政系統派發傳送，因而文件到達時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成很大的不便，在應用計算機網絡技術之后，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。下面就談談辦公自動化對施工企業文書檔案管理工作的促進作用。
1.1 工作效率和質量得到了前所未有的突破
施工企業所要登記在案的資料數據數量大，包括地質信息數據、人員設備等等。施工企業實現了辦公自動化后，相關的檔案信息經過數字化處理后，便可儲存在計算機中。如果需要計算或者整理，計算機也可以自動處理，其運行速度也很快，文件資料的收集與查詢等也變得十分便捷，大大提高了文書檔案管理工作的效率和質量。特別是檔案信息的服務利用，這是辦公自動化的最大優勢。傳統的手工操作檔案管理方式，完全依賴于人工進行檔案資料的收集、儲存與查閱等，檔案工作人員的工作量異常繁重，致使檔案信息的服務利用不能夠滿足人們的日常需求。辦公室自動化在施工企業文書檔案管理中的應用恰好解決了這一問題。
1.2 解決了檔案存儲的空間問題
文件文書檔案數量越來越多，尤其像是施工企業，需要記錄和儲存的文件數量和數據特別多，這也意味著其整理工作越來越繁瑣。但隨著辦公自動化設備的普及，大多數文書檔案已經變成了數字化的電子文件，再根據辦公目的和要求將所需的文書檔案印制成紙質文書進行保存。為了適應新形勢下的檔案管理和信息服務的需求，要求要將原有的紙質文件轉化為數字信息，這就大大節省了文書檔案的儲存空間，檔案信息的查詢也變得十分便捷。
1.3 實現了檔案信息的共享和在線服務
傳統的檔案管理模式使檔案信息不能共享，檔案的利用率也就不高。但是如果把文書檔案管理轉化為電子文件之后，可將電子文件組建為一個電子文件數據庫，利用計算機檢索功能進行信息查詢。施工企業可利用計算機技術，將施工信息輸入并建立與每個施工項目相關的數據庫，并進行精細化的管理，由案卷級擴展為文件級，從單一的途徑轉變為體系化，實現從管理檔案目錄的外部特征向內外部綜合特征的管理轉變。借助計算機網絡將檔案信息與載體分離，并利用信息系統進行鏈接，可以得到信息的歷史與現實、縱向與橫向的多方位記錄，實現檔案信息的共享與在線服務。
2 應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
2.1 電子文件的保密性受到了限制
電子文件的內容是沒有固定的形式，且容易變化，這使得文件的保密性變得很弱。電子文件的修改可以不露痕跡，盡管當前已經有很多防治電子文件偽造和在原稿上進行刪改的計算機技術，但是仍然不能從根本上改善電子文件的易變性。電子文件的字體、字號等固定的模式，將電子文件印制成紙質文件后，無法辨認其作者，因為電子文件不具有特定的字跡。這些問題都對電子文件的保密性提出了挑戰。
2.2 檔案綜合管理人員培訓缺失，專業素養不足
當前，文書檔案管理在施工企業中有著舉足輕重的地位，可以直接反映企業的整體管理水平，也是當下社會發展的必然趨勢。調查顯示，由于文書檔案管理在我國發展較晚，受到的重視程度還不高，一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關專業的檔案管理工作培訓，專業素養缺失，對檔案管理工作的進展在一定程度上存在影響。況且對電子檔案的管理，絕不僅僅是懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和懂得電子計算機技術或數據通信的管理人員所能勝任的。這就對管理人員在技術和素質水平上有了更高的要求。
3 辦公自動化在施工企業文書檔案管理應用中問題的解決方法
辦公自動化對施工企業的文書檔案管理有著重要意義，這也使文書檔案管理進入了一個快速發展的新時代。但需要注意的是，辦公室自動化的應用也引發了很多問題，如何有效地解決這些問題成為新形勢下施工企業文書檔案管理健康發展的關鍵。
3.1 加強硬件建設，改善硬件環境
文書檔案管理的現代化是依賴于計算機、互聯網等手段得以實現的，這也就要求施工企業必須搞好硬件建設，這也是實現文書檔案管理現代化的先決條件。只有不斷地加強網絡建設、計算機技術的更新等，實現技術設備和手段的現代化，使相關工作人員學會使用先進的科學技術進行文書檔案管理工作，才能提高施工企業整體的文書檔案管理水平。
3.2 實現檔案工作人員專業化和現代化的有機結合
檔案管理工作人員是實現辦公自動化的基礎，傳統管理模式的長期侵襲，使得相關工作人員變得麻木和落后，其意識和思想沒有得到更新，導致現代化的計算機技術和設備沒有被完全和合理地應用。所以，檔案工作人員必須認清當下的發展形勢，及時學習和熟練掌握新的管理理念和手段，才能減輕工作量，也提高了工作效率。
3.3 采取措施提高文書檔案的安全性
首先，通過掃描技術，將帶有印章、個人字跡等文書檔案轉化為圖像性質的電子文件，這樣可以有效地防止電子文件文書檔案被肆意修改，保證電子文件的原始內容，還可以大大減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；其次，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；然后，采取備份和驗證措施，防止電子文件的丟失及失真，對永久保存的電子文件要制成紙質文件或縮微品；最后，利用路由器和防火墻等措施實現辦公自動化內部網絡和外網的隔離，保證辦公自動化網絡的安全。
3.4 提高檔案人員的綜合素質
①以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高自身素質的根本途徑，同時，相關管理部門對文書檔案管理人員的培訓也是相當必要的，他們可以從中得到交流與學習的機會，不斷積累檔案專業知識及管理經驗，進而運用到檔案管理工作中；②加強檔案部門間、區域間系統合作的力度，不斷擴大自己的交際面，通過互動交流與學習，可以獲得兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，以及運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維的能力，從而為建設一支高質量的檔案隊伍打下堅實的基礎。
4 結 語
綜上所述，辦公室自動化有助于施工企業文書檔案管理工作，這也是當今社會經濟發展的必然趨勢，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性，實行全面科學化的文書檔案管理是衡量施工企業管理水平的一個重要標準，這就要求相關部門必須切實對檔案管理者進行素質培養與提高，重視文書檔案管理工作，強化文書檔案管理水平，加強部門間的協調合作與交流，實現文書檔案管理的安全化、規范化、標準化，確保我國施工企業文書檔案管理工作走向正規化、健康化的發展軌道，為最終實現經濟效益和社會效益提供可靠保障。
參考文獻
[1]張會華.文書檔案管理的辦公自動化[J].科技資訊，2012（26）：67～68.
[2]李冬梅.文書檔案現代化管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2012（4）：21～22.
第3篇
一、提高文書檔案管理工作效率
以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質要求較高，需要用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，歸檔文件需要嚴格執行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環節，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關工作，實行辦公自動化，通過信息化技術和方法的應用，加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，運用相關程序對檔案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準備、設計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內容，區分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網絡技術，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務，實現隨時辦結隨時歸檔。
二、提高檔案利用工作的效率
檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應用辦公自動化系統后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據不同的需求自行選擇相應的儲存介質，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質通過互聯網或專門的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現。
三、保障文書檔案資料安全性
傳統文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結構和性質諸方面逐漸發生著不可逆的變化，比如變色、強度下降和化學性質變化。紙質的文書檔案資料不利于環保節能，保存檔案資料時占用地方，特別是小心保存的同時還不能保障完全的安全，紙質的文書檔案資料極其容易受到保存環境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會發生水解和氧化反應。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責和內容，《檔案館建筑設計規范》中也對檔案館的庫房建設提出了具體要求，可見保管檔案對基本物質條件有相當嚴苛的要求。在實際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發生不可挽回的損失。實行辦公自動化后，文書檔案的管理介質有了較大的提升，這類新載體的優點是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具備可修復性，具有很強的穩定性，復制容易，交流方便等。
