采購檔案管理范文

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第1篇

[論文關鍵詞]高等學校；采購；檔案管理

根據《政府采購法》相關規定，高校在一定規定金額和范圍之內可以自主招標，招標涉及貨物、工程、服務等項目，招標過程中會產生招投標文件、評標資料以及合同等相關檔案，種類繁多，數量會因投標單位的數量而變化，總量龐大。招標檔案是學校的建設過程中的重要資料，是后期的項目實施、驗收的依據，也是高校權益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息資源。因此，招標檔案的科學管理對高校的規范管理和全面發展有著舉足輕重的作用和重大意義。

一、高校采購檔案管理中存在的問題

（一）檔案機構與采購職能脫節

目前大多數高校單位的文書和檔案管理是兩個相對獨立的部門，檔案工作在高校不受重視，加之高校招標項目量小、時間較分散、階段性的工作，從職能角度上講，工作的交叉性使招標工作和管理存在諸多問題。檔案管理部門通常認為招標結果產生后即表示招標工作已經完成。而各級領導、項目負責人及工作人員的檔案意識都不強，對招標檔案工作缺乏足夠重視，沒有把招標檔案工作實質性地列入專項管理，招標檔案沒有被作為一種重要信息來認識和保護，致使招標工作形成的檔案在歸檔、保存、查閱上存在很大困難。

（二）采購檔案的信息化程度不高

由于編制、開發計算機管理檔案軟件的大多數是計算機專業人員，他們對檔案管理中的一些特殊規律缺乏明確的認識，而檔案管理人員對計算機技術的掌握又缺乏深度，因此實際工作中所用軟件功能還比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，許多工作還得靠手工來完成，信息化程度很低。招標工作形成的檔案資料種類比較多，這些資料最大的特點就是，紙質資料量大、保存年限較長，事后查閱頻率較高。招投標文件都講究權限和時效性，在規定的時間和要求下必須作出有效的承諾和保證，而這些均以紙質形式反映，保證公平、公正和公開。在信息技術高速發展的今天，有些學校甚至還未使用計算機進行相關數據錄入，更談不上專業軟件管理。

（三）采購檔案管理目標不明確，缺乏配套的管理制度

有的高校對反采購檔案要達到什么沒有明確目標，不能根據現有的軟、硬件條件和單位實際工作的需要提出合理的工作目標，也缺乏相應的規章制度。招標項目往往涉及的人員多，檔案收集不規范。同時會涉及貨物、工程、服務等多方面，項目管理人員檔案的整理水平差異很大，沒有按照統一標準和制度進行整理歸檔，檔案的收集也不完整，遺漏現象等。但高校對這方面工作也缺乏相應的責任制度。另外由于招標工作人員及項目負責人多是兼職，沒有額外的報酬和獎金，也沒有相應的管理制度，責任心不強，工作不重視，工作中缺乏溝通配合等，直接造成檔案質量不高。

（四）采購檔案保存存在安全隱患

與紙質檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短很多，一般僅為5- 15年，而很多采購檔案保管期限都達15年以上。在信息化程度比較高的學校，會形成大量電子數據。電子文件的存儲材料容易受材料變質和外來磁場的影響導致數據被破壞，造成數據的丟失。由于計算機系統出錯造成數據庫系統和文件系統故障；錄入或更新的數據不滿足格式條件或要求；人為地、有意識地破壞活動，對數據非正常修改，對軟、硬件的蠻力破壞等都會導致數字化檔案的缺失，并且無法修復的可能性比紙質檔案大的多。

二、改進高校采購檔案管理的建議

（一）重視采購檔案管理工作，明確專職專業管理人員

招標檔案工作對于高校的權益保障有著至關重要的作用，高校應加強重視此項工作。鑒于招標檔案的重要性，應建立學校招標檔案工作領導小組和明確檔案管理專職人員，并且應保證一定的穩定性。專職工作人員應利用現有的資源，采取科學的方法和手段從各方面及時、廣泛地搜集現有招標相關檔案，并對照歸檔范圍進行系統的整理、檢查分析，確保招標檔案符合原始、完整、準確的要求。

（二）加大采購檔案的信息化程度

檔案是一種信息產品，要合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用并獲得最佳效益，必須通過軟件開發編制檔案檢索管理系統。此外，在服務技能上要有自動控制技術等手段的支持，對檔案進行全方位、多角度、高效和安全的改造，保證電子文件的管理與監控。高校招標工作的階段性和時效性特點確定單獨開發編制檔案檢索系統的成本太高，但人工檢索管理存在較大的難度，工作效率低。因此，系統檢索方法的實現可利用學校資源，比如在校檔案室管理軟件的平臺上進行再次開發利用或者利用學校人才資源開發簡易檢索工具，這一檢索方法的存儲量大，檢索效率高。另外，各高校檔案管理機構需要在其外部與高校圖書、情報等其它信息系統取得協作，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，通過構建網上檔案服務平臺，為更多的用戶提供服務。

（三）完善采購檔案的專項管理制度

高校招標檔案資源建設涉及學校貨物、工程、服務等各方面，也是一項系統工作。做好招標檔案管理工作的重要基礎和保證就是建立健全檔案管理規章制度。

建章立制，完善各項招標檔案管理辦法，并認真貫徹實施。根據學校設置招標組織的情況制定招標檔案管理規章制度，明確招標檔案管理人員的具體職責，按照問責機制原則進行管理和監督，同時設定一定的獎懲制度，提高工作人員的責任心和積極性，保障招標檔案的連續性和完整性，使招標檔案工作進一步制度化、規范化。

（四）構建采購檔案的保密及安全防護體系

招標過程中每一個信息對于招投標雙方的公平都是至關重要的。關系著招標后項目合同的簽訂、項目的實施驗收以及糾紛處理。隨著招標的結束，合同的簽訂、項目的實施及驗收陸續進行，包括可能出現的糾紛事宜，招標檔案是這一切工作的基礎，學校合法權益的重要保障，是具有重要價值的原始資料。這就要求檔案專職管理人員要做好招標檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全性和完整性，不能違反相關的操作程序。同時，根據電子檔案特點和網絡結構的特點，其安全防護也應綜合使用各種安全防護措施，構建立體化的安全防護體系。包括設立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權系統的侵入；安裝加固軟件，防止對系統安全構成的威脅。檔案信息網絡主要是學校內部局域網，其網絡上運行有大量的密級信息，除安裝各種網絡安全防護軟件外，還應對網絡的安全運行情況進行檢測。為了確保信息的完整、準確，必須進行數據備份，并脫機保存到其他介質上，以防止數字信息的丟失或更改。

第2篇

第二條*市貨物和服務類項目政府采購檔案管理適用本辦法。

第三條政府采購檔案是指在政府采購活動中直接形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

政府采購過程中形成的各種記錄的正本必須歸檔保管；政府采購過程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，可以作為資料保存；對于涉及商業秘密和其他保密事項的，應當按照國家保密法律和行政法規的規定進行管理。

第四條各級政府采購監督管理機構負責政府采購檔案工作的指導、監督和檢查。

第五條政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄。政府采購監督管理機構、采購人和政府采購機構在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

第六條政府采購檔案包括以下文件資料：

（一）采購計劃申請表，包括采購需求清單或需求說明和資料等；

（二）政府采購審批表和移交表；

（三）政府采購活動日程；

（四）招標文件，包括有關文件、資料、樣本、圖紙等；

（五）招標投標信息公告所刊登的媒體記錄和有關審批記錄；

（六）采購人對招標文件的確認記錄；

（七）供應商領取招標文件記錄；

（八）對已發出招標文件的澄清或修改的文件；

（九）供應商的考察情況報告或資格審查情況報告；

（十）抽取評審專家記錄；

（十一）標前會會議紀要；

（十二）投標供應商簽到表；

（十三）評審專家簽到表；

（十四）有關部門現場監督人員簽到表；

（十五）投標文件正本，包括有關文件、資料等；

（十六）在投標截止時間前，投標人對遞交的投標文件進行補充、修改或撤回的記錄；

（十七）開標一覽表；

（十八）開標過程有關記錄，包括采購項目樣品送達記錄；

（十九）開標過程中其他需要記載的事項；

（二十）工作人員對評審過程的記錄；

（二十一）評審專家評審記錄；

（二十二）投標供應商的書面澄清或承諾；

（二十三）需要考察的采購項目的評審報告；

（二十四）廢標報告及處理意見；

（二十五）有關部門現場監督人員對采購活動監督的簽字記錄；

（二十六）依法變更采購方式或采購結果的記錄；

（二十七）中標、成交通知書；

（二十八）采購結果公告記錄；

（二十九）政府采購合同，包括依法補充、修改、中止或終止合同等相關記錄；

（三十）公證文書；

（三十一）評標報告；

（三十二）采購人或中標供應商擅自中止或終止政府采購合同的記錄；

（三十三）政府采購驗收報告；

（三十四）采購資金撥款通知單；

（三十五）有關部門或中介機構的驗收報告；

（三十六）爭議或糾紛處理結果；

（三十七）供應商質疑材料、處理結果記錄及答復；

（三十八）供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定；

（三十九）其它需要存檔的資料。

第七條政府采購機構自組織簽訂政府采購合同之日起，五日內將政府采購過程中形成的全部文件材料移交政府采購監督管理機構。

第八條政府采購活動現場監控系統錄制的音像資料，可作為輔助檔案資料保存；應當建立健全監控系統音像資料的使用管理制度，以保證監管工作的實際需要。

第九條政府采購檔案應當符合以下要求：

（一）文件格式、內容符合要求，規范統一；

（二）整個活動中形成的文件材料齊全完整；

（三）必須是原始件，不可用復印件替代；

（四）文件材料中的簽名、印鑒手續齊全。

第十條政府采購檔案不符合要求的，檔案管理人員不得接收，并告知原因，確保政府采購檔案符合國家有關質量標準，便于保管和利用。

第十一條政府采購監督管理機構和政府采購機構應當依法做好政府采購檔案管理工作，指定專人負責政府采購檔案的管理并建立崗位責任制。

第十二條檔案管理人員應當加強政府采購檔案的管理，在合同簽訂、交付驗收和結算完成后，按照要求，負責收集、整理檔案，檔案裝具應當符合檔案主管部門的規定。

第十三條政府采購檔案應妥善保管，并保證檔案庫房的清潔衛生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。

第十四條政府采購檔案管理人員發生變更時，應按規定辦理檔案移交手續。

第十五條政府采購檔案按照政府采購工作流程排列。

第十六條政府采購檔案的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。

政府采購活動現場監控系統錄制的音像資料的保存期限，必須保存至該政府采購項目履行完畢。

第十七條查閱、復印政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案查閱/復印登記表》，經單位負責人批準后，由檔案管理人員負責調閱；需復印的，由檔案管理人員負責復印。

第十八條外借政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案外借登記表》，經單位負責人批準后方可辦理外借手續，外借時間最長不得超過三日。

外借檔案返還時，檔案管理人員應按外借時登記的內容核查檔案，并辦理返還手續。

第十九條檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。

第二十條保管期滿的政府采購檔案，應當按照以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；

（二）銷毀意見必須報單位負責人審核批準，同時報同級檔案主管部門備案；

（三）銷毀政府采購檔案時，必須有兩人以上監銷，同時要邀請財政主管部門人員參加現場監銷；

（四）銷毀政府采購檔案前，銷毀單位和參加現場監銷人員，應認真核對清點銷毀的檔案，銷毀后應在銷毀清冊上簽名。

第二十一條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門和政府采購監督管理部門處以罰款和對直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

（一）將政府采購活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交政府采購監督管理機構、檔案工作人員歸檔的；

（二）違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；

（三）涂改、偽造，損毀檔案的；

（四）檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員，造成檔案損失的；

第3篇

關鍵詞：電力企業；招標采購；檔案管理

進行電力建設過程中，需要及時的進行項目采購，確保降低建設成本，保障電力項目的建設質量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學的對招標采購資源進行分配，然后嚴格監管采購成本，把企業的經濟利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招標采購檔案管理中所存在的問題分析

1.管理規范中的問題分析

對電力企業的建設項目進行招標和采購，就是要各個供應商在公平競爭的情況下，把電力建設中需要使用的多種物資，利用投標和招標的方式進行購買，其優勢就是市場透明公開，電力企業可以獲得價格便宜，質量有保證的建設物資，在我國經濟不斷發展的情況下，招標采購事業也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監管規范存在很多漏洞。采購和招標都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發展發現中提出問題，然后予以解決，對該制度進一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業進行招標前，一定要先設置嚴格的規范制度，這樣才能很好的對其行為進行約束。由于企業沒有系統的招標方式，因此導致采購流程隨意，少部分企業有嚴格的規范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現。很多招標行為都是暗箱操作，導致項目不能正常建設。除此之外，一些招標部門管理職能劃分不清，監管工作不到位，再加上監管人員配合不默契，招標期限一拖再拖，因此必須完善招標采購的監督機制。

2.審查制度存在問題

在招標的審查工作中，供應和編碼是主要問題。第一，項目和需要的物品編碼不匹配，而對物資監管中，也沒有一個相對統一的程序。第二點，少部分企業得到物資后，需要驗證物資的質量，但是企業內部在這方面并沒有資質，但是還是進行驗證，導致物資質量級別不符合要求。除此之外，大部分企業都沒有認識到審查的重要性，實施招標前沒有進行調查分析，物資的種類、質量情況，以及單價都不了解，這樣沒有標底的招標很容易被太高招標價格，不利于企業的發展。

3.人員管理方面的問題

由于對人員監管不力，致使虛假招標情況層出不窮，如果預先確定了中標者，那么招標方會單方面提高招標的條件，進而排擠其他的競爭對手，除此之外，一些招標人員和招標方串通一氣，利用陪標進行競爭，極大的損害了第三方的利益。進行評價時，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個可操作的定量化依據。部分評標人員違背了公平原則，只是迎合項目企業提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。

二、電力企業建設中招標采購檔案管理的對策分析

1.對選擇程序進行完善

供應方對于電力企業的建設很重要，直接影響企業項目的質量。采購的物資方是企業的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應方為企業提供可靠的資源，其有分享利益的權力，但是也要承擔一部分建設風險。因此電力企業在選擇時要有一定的標準，在合作前對工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動的執行方式，優化操作流程。確定供應方前，應該對所有企業都采取一視同仁的態度，提供一個公平競爭的平臺，以市場為導向，主要降低采購成本。確定供應方數量時，可以結合企業的實際情況，然后對建設風險進行預測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經費，讓企業利益最大化。

2.完善合同監管工作

在擬定建設合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協商中，然后對采購流程進行確定，如果現有流程存在問題，就是提出和修正。對驗證人員、評判規則和驗證方法都要仔細商榷，如果有不利的情況及時提出，避免成為既定事實[1]。在執行建設項目時，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預先規定好，增加一些有約束力的條款，對制造商的級別，以及分包資質都要進行合理約束。進行協商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設資金的分配[2]。形成合同的時候，采購企業的人員應當對信息途徑進行擴展，掌握越多對企業有利的信息越好，對于合同中有關關鍵技術的條款，采購人員要格外的重視，避免項目業主利用這些條款來約束電力企業。簽訂合同人員要和項目設計人員進行溝通，對服務的種類，服務的要素、采購期限，以及施工單價進行了解，對各種風險因素進行衡量[3]，做好一切的準備和防范措施。總而言之，在進行合同簽署中，必須全程進行有效的合同監督，確保電力企業的合法權益。進行物資采購過程中，先檢查物資的質量情況，如果發現嚴重的質量隱患，應該立即提出，不要隱瞞，通過協商進行解決，堅決不能回避或視而不見。

3.加強人員管理

任何工作和項目都是由人來完成的，人在這方面處于主導地位，如果相關崗位的人員沒有很高的職業素養，那么制定再合理的規章制度也會出現問題，為了避免中飽私囊、內部人員和物資供應者勾結等損害電力企業利益問題的發生，必須加強人員道德方面的學習，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業務骨干來擔當，監督人員部門也要做好監督工作，切實把企業利益放到第一位。

三、總結

隨著我國經濟建設的發展，電力項目工程也逐漸增多，因此企業在這方面的投入也開始加大。在電力項目建設中招標是有效的采購模式，如果招標工作出現問題，將會直接影響電力設施的安全運行，相關的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設性的意見，切實做好本職工作。

作者:陳曉燕 單位:貴州電網有限責任公司物流服務中心

參考文獻

[1]王建軍.電力企業重點建設項目檔案工作“全過程”管理探索[J].檔案與建設，2014（，2）：78-80.