城建檔案數(shù)字化管理范文
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第1篇
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我國城市化建設水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎設施等工程項目的數(shù)量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化的發(fā)展需求，特別是在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現(xiàn)傳遞和共享的實際要求，且存在調(diào)閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術為依托，大力推進城建檔案管理數(shù)字化建設已經(jīng)成為城市發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此必須要亟待解決的實際問題。
一、 檔案管理數(shù)字化概述
檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)是通過掃描儀、數(shù)碼相機等圖像采集設備，對原始紙質(zhì)檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統(tǒng)所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設是一項復雜且系統(tǒng)的工作，主要涉及到了資料整理、數(shù)據(jù)備份、設備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內(nèi)容，在科學技術水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢：一是在全社會范圍內(nèi)都開展了檔案管理數(shù)字化建設工作，在高校、城建、企業(yè)等各個行業(yè)領域中都嘗試了檔案管理方式的轉變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但數(shù)字化建設已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。
二、 城建檔案管理數(shù)字化建設的意義
（一） 符合時展的需要
在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過程當中，推進城建檔案管理數(shù)字化建設，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，是是到發(fā)展的必然趨勢。依托計算機信息技術，在城建各部門中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統(tǒng)計等工作的效率實現(xiàn)了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現(xiàn)的可能。
（二） 利于城建檔案管理的規(guī)范化
推行城建檔案管理的數(shù)字化建設，將城市建設中的所有工程項目都納入到數(shù)字化管理的體系當中，通過網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)操作技術等，按照統(tǒng)一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規(guī)范化，從而為城市建設提供更好的基礎服務。
（三） 利于城建檔案的開發(fā)
城建檔案管理數(shù)字化建設，對于城建檔案的開發(fā)產(chǎn)生了極大的促進作用。城建檔案管理數(shù)字化建設為用戶構建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎設施建設信息服務平臺，就可以進行相關的信息搜集和業(yè)務申請，并與社會其他行業(yè)領域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。
三、 城建檔案管理數(shù)字化建設的內(nèi)容
城建檔案管理數(shù)字化建設是城市實現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設的重要參考，對于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實意義，開展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設的工作，應該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內(nèi)容進行著手：
（一） 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求
規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現(xiàn)對城建檔案管理的規(guī)范化和標準化控制。在參考國家和行業(yè)標準的基礎之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業(yè)務處理的要求要實現(xiàn)各部門的統(tǒng)一，特別是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑的統(tǒng)一設計，以保證檔案數(shù)據(jù)的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規(guī)范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。
（二） 合理設計檔案信息數(shù)據(jù)庫存儲功能系統(tǒng)
城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)企業(yè)來承擔建設的，但是為了保證系統(tǒng)建設的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應積極參與到前期的方案設計工作當中，使得管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡建設中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩(wěn)定性和可靠性；其次，要對數(shù)據(jù)庫進行合理的設計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯(lián)系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調(diào)取所需要的內(nèi)容；再次要創(chuàng)建高效的檢索系統(tǒng)，利用多媒體技術對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現(xiàn)對檔案資源的多層次開發(fā)，以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。
（三） 加大城建數(shù)字化檔案館建設的力度
城建檔案館的建設是實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設工作中的重要環(huán)節(jié)，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設應該以信息資源的高效利用為最終目的，以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺為途徑，以面向館內(nèi)的“統(tǒng)一管理平臺”和面向館外的“統(tǒng)一門戶網(wǎng)站”為核心，實現(xiàn)信息服務從“被動”向“主動”模式的轉化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡，將城市建設項目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實現(xiàn)綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)城市科學合理化的未來發(fā)展。
（四） 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊伍
檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和水平能力是影響其管理工作質(zhì)量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設的有序性，必須要建立檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業(yè)務培訓活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術，提高其運用計算機網(wǎng)絡平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態(tài)的應用現(xiàn)狀，以提高城建檔案管理人員的素質(zhì)；另一方面還要對領導層人員的知識結構和領域進行更新，確保城建檔案管理數(shù)字化建設具備優(yōu)秀的領路人。
結束語：綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)且復雜的工程，要想切實發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，從發(fā)展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設計數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)等方面來實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設；當然，由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻
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第2篇
關鍵詞：城建檔案；管理；數(shù)字化
在城市化進程不斷加快的過程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來。城建檔案能為城市化發(fā)展提供必要的背景資料研究，促進城市的合理規(guī)劃。但隨著城市規(guī)模的擴大，城市化進程的加快，城建檔案管理的難度也越來越大，大量的資料需要歸類、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。
一、城建檔案管理數(shù)字化的意義
（一）實現(xiàn)便捷高效的管理
傳統(tǒng)的城建檔案管理主要是紙質(zhì)資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質(zhì)資料的管理中，資料必須依照相應的順序規(guī)定進行歸類整理，而且紙質(zhì)資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術的發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進程的推進下，城建檔案管理模式也應隨著社會的進步加以創(chuàng)新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進一步增加，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理也不再適應人們獲取信息的需求。因此，實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化是時展的要求。
（二）實現(xiàn)規(guī)范化的管理
在傳統(tǒng)的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現(xiàn)失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統(tǒng)的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當就會影響管理的科學性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)，并且在缺乏統(tǒng)一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現(xiàn)許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。
（三）便于城建檔案的開發(fā)利用
城建檔案管理數(shù)字化建設不僅能實現(xiàn)高效規(guī)范的管理，還有利于城建檔案的開發(fā)利用。因為城建檔案不僅是城市建設的重要依據(jù)，還能為城市管理等提供相應的數(shù)據(jù)理論支持，因而數(shù)字化管理模式的應用，對城建檔案資料的開發(fā)與應用會有新的突破。城建檔案管理數(shù)字化建設中，用戶可以通過網(wǎng)絡對城建檔案網(wǎng)站進行訪問，對各項信息進行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應用的過程中還可以對資料進行擴充，從而豐富城建檔案資料內(nèi)容。
二、城建檔案數(shù)字化建設中存在的問題
（一）管理信息的缺失
在城建檔案管理中會因為信息網(wǎng)絡的不穩(wěn)定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，信息資料相對比較穩(wěn)定，基本不會發(fā)生改變。但利用數(shù)字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網(wǎng)絡的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩(wěn)定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。
（二）管理信息的泄露
城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的。但利用數(shù)字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統(tǒng)造成攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質(zhì)檔案資料的管理，數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應重視信息的安全。
（三）初期建設難的問題
在城建檔案管理數(shù)字化建設的初期需要將紙質(zhì)資料轉化為數(shù)字信息，因而在初期的建設中需要對所有資料進行整理，并做好信息錄入工作。在系統(tǒng)建設的初期，對于信息網(wǎng)站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實現(xiàn)數(shù)字化管理的過程中，不同的城市建設管理單位所用的數(shù)字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統(tǒng)一，以致于影響后期資料的利用。
三、城建檔案管理數(shù)字化建設的措施
（一）合理的規(guī)劃
對于城建檔案管理數(shù)字化建設來說，初期的工作至關重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準備，后期的工作才能有條不紊地進行。因而，在初期的工作中要進行合理的規(guī)劃，在紙質(zhì)檔案資料轉化為電子檔案的時候，應做好相關的調(diào)查工作，對具體的檔案數(shù)量及檔案類型作詳細地了解。在整理的過程中，應按照相應的標準，將資料進行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據(jù)條目呈現(xiàn)具體的檔案資料。
（二）制定科學、統(tǒng)一的標準
由于缺乏統(tǒng)一、科學的標準，在城建檔案管理數(shù)字化建設中，會給后期的資料查找?guī)碓S多問題，影響具體的操作，并且難以實現(xiàn)真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數(shù)字化建設中應制定科學、統(tǒng)一的標準，使得紙質(zhì)資料在轉化為數(shù)字資料的過程中，能按照統(tǒng)一的標準進行操作，從而進行統(tǒng)一的管理，無需將不同的格式進行轉化，實現(xiàn)資料的有效共享。
（三）優(yōu)秀的管理人才
在城建檔案管理數(shù)字化建設中，優(yōu)秀的管理人才是尤為必要的。因為實現(xiàn)數(shù)字化的管理模式意味著與信息技術的發(fā)展相接軌，因而管理人員不僅要有相應的檔案管理知識與能力，還應具備一定的計算機操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機。過去的紙質(zhì)資料管理，管理人員只要對資料進行分類管理，做好相應的檔案資料擺放等工作，但數(shù)字化管理則要求管理人員能在日常工作中應用計算機進行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數(shù)據(jù)進行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。
（四）數(shù)字化管理模式的應用與推廣
隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，在城建檔案管理中推行數(shù)字化的管理模式是時展的需要。因而，在城建檔案數(shù)字化建設中，應突出其建設的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設過程中，應加大城建檔案管理數(shù)字化的建設力度，對數(shù)字化檔案管理模式進行推廣；應充分發(fā)揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數(shù)字管理模式的應用，主動建設數(shù)字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應重視數(shù)字化檔案管理的建設，著力建設一個檔案管理服務平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內(nèi)部資料，不便于對外開放。因而在建設中應建立統(tǒng)一門戶，實現(xiàn)資源共享，而另一方面應建立內(nèi)部的資源利用平臺，方便內(nèi)部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應對資料進行備份處理，防止因數(shù)字化資料的不穩(wěn)定造成資料的丟失。
總而言之，應對數(shù)字化檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數(shù)字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式已無法適應現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，因而有必要應用數(shù)字化管理模式對城建檔案資料進行管理。但城建檔案數(shù)字化管理建設仍存在一些問題，因而在建設的過程中應采取有效措施加以解決，強化城建檔案數(shù)字化管理的建設，提高城建檔案管理水平。
參考文獻：
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第3篇
[關鍵詞]城建檔案；管理；信息化；數(shù)字化；現(xiàn)代化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。
1 規(guī)范城建檔案信息化建設指標和要求
城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國家要求，制定有關指標規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務的要求；③管理性的指標和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。
2 建設城建檔案信息管理系統(tǒng)
目前，一般由專業(yè)開發(fā)軟件的企業(yè)來建設城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調(diào)研事項，并認真調(diào)試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統(tǒng)一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡建設，應在實現(xiàn)各種開放需求的過程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網(wǎng)絡的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風險。
3 設計城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫儲存
目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數(shù)據(jù)庫。因此，要科學設計數(shù)據(jù)庫。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫需涵蓋三項內(nèi)容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數(shù)據(jù)庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設計數(shù)據(jù)庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數(shù)據(jù)庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。
4 應用及管理城建檔案信息資源
在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責任與權限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實現(xiàn)城建檔案信息化建設。
5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍
城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊伍。建設人才隊伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務素質(zhì)外，還應培訓、引進現(xiàn)代化的管理人才和信息技術開發(fā)的技術性人才，以優(yōu)化隊伍結構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結構，確保城建檔案信息化具備一個優(yōu)秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發(fā)工作者緊密配合的基礎上，實現(xiàn)城建檔案的信息化建設。
6 結 語
城建檔案管理的數(shù)字化建設處于一個理想的發(fā)展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發(fā)展趨勢與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設能有效推動城市經(jīng)濟的發(fā)展與社會文明的進步。
主要參考文獻
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