人事檔案建設范文
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第1篇
人事檔案就是對企事業單位的信息資源進行管理,當前社會經濟以及信息技術快速發展,企事業單位要實現良好的發展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩定、高效發展具有積極地意義。在現代化發展的今天,傳統的人事檔案管理方法已經不適應當前社會發展的實際需要,因此應積極轉變人事檔案的管理方法,促進人事檔案實現信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發展的實際需要。
一、人事檔案管理信息化建設的意義
當前信息技術發展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術的快速發展,人事檔案的信息化管理建設成為發展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術為依托,不再是傳統的紙質管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發和利用。人事檔案中的信息數量比較大,利用網絡技術進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統紙質管理中復雜的工作環節,減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學的依據。同時,實現人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現,促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權,這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。
二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策
1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度
當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統進行動態化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業單位的實際情況出發,循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發現存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠實現高效、順利的建設與發展。
2.加強信息化軟件的開發力度
人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現,因此應檔案管理以及科學技術人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發和利用,對各種操作系統進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數據系統,實現人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數據系統建設時,應注重管理系統的功能實現,數據管理系統應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數據庫中包含著大量人員信息,這些信息數據是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。
3.提高檔案管理人員的素質能力
人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現人事檔案信息的數字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。
4.做好人事檔案的安全管理工作
由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數據庫的使用權限,保證人事檔案的管理能夠按照相關的制度進行,實現人事檔案的安全管理。
三、結束語
當前社會經濟以及信息技術快速發展,計算機技術被廣泛的應用到社會生產及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術也得到了普及,實現了紙質檔案向信息化檔案管理的轉變,促進了人事檔案管理效率的提升。
參考文獻:
[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析口].科協論壇(下半月),2013.14(11):148一149.
[2]都小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究田.辦公室業務,2012.11(15):142一143.
第2篇
【關鍵詞】醫院；人事檔案；信息化；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
引言
隨著醫院辦公信息化的日益完善，加強人事檔案信息化建設，突出人事檔案管理的專業化、個性化，服務醫院人力資源管理戰略，是醫院人事檔案管理工作健康發展的基石。人事檔案信息化建設對人力資源管理起到舉足輕重的作用，必須做好科學管理，充分發揮人事檔案信息在人力資源管理中的決策參考作用。醫院人事工作的開展及醫院的發展都跟檔案管理人員素質的高低密切聯系。因而，要配備專職檔案管理人員，將檔案人員培養計劃歸入到醫院人才培養計劃，通過專業培訓，進一步提高專業文化素質，以醫院為例，如果檔案管理人員來自臨床一線，本身具備豐富的醫學知識，又具備相應的公文知識和寫作能力，再通過不斷的學習新知識，在實踐中，定能全面把握科學管理檔案的綜合技能，適應檔案業務的創新和發展。檔案管理人員的管理水平和利用效率同樣重要，責任心、紀律觀念和原則性更是缺一不可。
一、信息化管理的優越性
1.1 能夠提高工作效率
由于信息化的人事檔案能夠隨時進行更新和補充，并且能夠及時對個人信息進行修改，因此可以改變傳統檔案管理中的檔實不符、有人無檔、有檔無人等情況，使人事檔案信息的時效性得以保持，使其工作效率得到大大提高。
1.2 容易保存
傳統的紙質檔案在保存過程中容易發生丟失、破損等現象，其保存的壽命也較短，而信息化的人事檔案在電腦或者光盤以及其他媒介中保存，能夠保證資料的完好無損，也有著較長的保存時間。
1.3 資料儲存較為全面
一般來說，信息化的存儲介質有著非常大的存儲空間，因此人事檔案在建立之時能夠更全面的覆蓋職工的個人信息，不受到介質內容以及存儲空間的約束。這樣能夠使資料信息更加全面，也提高了人事檔案的有效性[3]。
1.4 降低人事檔案材料管理成本
人事檔案材料實現計算機管理后，原則上不能隨意查閱，只有較少人員可以接觸原件，從而使檔案原件使用次數減少，確保檔案安全和完整。另外，傳統檔案管理硬件設施除專用庫房以外，需設立專職檔案管理人員。實現信息化管理后，現有管理人員足可以兼任，除數據錄入和升級外，不需要單獨設立機構及人員，管理成本和資源大大降低。
1.5 提高了人事管理工作的運轉速度
干部選拔任用、調整配備和交流等工作中，可利用信息庫直接產生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了人事管理工作的運轉速度[2]。
1.6 實現了人事資源的共享
加強與社會各方面的橫向聯合，實現信息資源共享，為社會各界提供全方位的、迅速快捷人事檔案信息化服務，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、人事檔案管理信息化的實現對策
2.1 建立相應的數據管理系統
人事檔案管理的信息化，首先應該建立相應的管理數據庫，將日常的人事檔案管理工作通過計算機數據庫來進行實現，如檔案資料的接受、查詢、復制、借用、刪除、轉出、統計等工作。檔案的管理者能夠通過計算機管理系統來對其中數據資料繼續擰管理和維護等工作。數據管理系統的建立能夠將醫院人事檔案的業務管理和數據處理在同一個辦公平臺之上進行集成，使檔案管理工作從紙質媒體向電子化的載體擴展。從根本上使人才資源信息的存儲和管理方式得到改變[1]。
2.2 接收有關檔案材料
對檔案材料進行收集，并做好原有檔案的接收工作，是人事檔案管理信息化的重要環節。管理人員應該即使做好材料的歸檔工作，將材料的接收時間、內容、送交和接收人等進行記錄，保證材料的接收工作能夠有序規范。另外，在原有檔案的接受過程中，會有大量的信息錄入計算機的工作，為了保證數據的正確性，避免出現差錯，應該由專人進行數據的檢查核對。
2.3 建立動態的分類數據庫
建立動態的數據庫，是人事檔案管理信息化的主要工作。一般來說，數據庫中人事數據的來源應該主要包括三個部分。首先是在檔案管理過程中編制的數據，比如醫院職工的個人基本情況，包括職工的姓名、入職時間、職務、工資信息等，這些信息數據根據職工編號來分別向數據庫中錄入。此類信息有著檢索較為方便的特點，并能夠進行各種方式的統計。其次是各類電子檔案信息，隨著我國全面實施電子政務，在人事檔案中各種電子檔案也日益增多，比如電子文件、電子表格、多媒體文件等。最后是各種數字化的檔案，即對于檔案中的紙質材料，使用數碼相機、掃描儀等設備做數字化的處理而得到的檔案信息。這部分檔案能夠使用計算機進行查詢，這樣就避免了對原件的頻繁查詢使用，延長了檔案原件的使用壽命。在數據庫的設計中，對于不同類別的信息應該設置不同的保密級別，在使用中，針對不同權限的用戶開放不同級別的信息。
2.4 完善網絡安全機制
由于人事檔案關系到了醫院和員工個人的機密和隱私，因此在信息化管理中，其網絡安全性是非常重要的環節之一。一般來說，在人事檔案的管理實現信息化之后，應該保證其真實性、安全性和保密性。首先為了確保系統發送和接收信息的真實性，應該采用數字簽名的方法。各個部分在發送文件之時應該在其上進行數字簽名，然后接收方使用某種規范化的程序，來進行簽名身份的鑒定。數字簽名能夠保證文件沒有發生篡改和頂替，能夠確保信息的真實性。其次，為了保證用戶訪問中的安全性，應該對用戶的使用權限進行一定的限制，使用戶只能在權限允許的范圍之內進行操作。采用數據和用戶分類、用戶的審計，并且配合防火墻技術，來管理用戶對數據庫的訪問操作。最后，為了保證信息傳遞過程中的保密性，防止信息被修改和竊聽，應該使用各種方法對發送的信息進行加密。
2.5 培養一支高素質檔案管理隊伍
人事檔案管理工作需要高素質，復合型人才，具備良好的個人素質、較高的文化知識、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，全面了解和自覺執行人事檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準，在工作中具有較強的適應性、穩定性和創造性，能夠下功夫研究并解決當前檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設的發展思路。
三、總結
醫院的人事檔案管理工作，應該與時俱進，使用現代化的理論和信息化的方法，來進行動態化的管理。并且應該配備專門的設備和人員，對其利用價值進行進一步的開發，為醫院的各項工作的提高提供有效的信息，為醫院領導層提供有力的決策保障。總之，實現人事檔案管理信息化，對醫院發展具有深遠影響，我們要與時俱進、不斷創新，切實做好人事檔案信息化建設工作，充分發揮人事檔案信息資源的優勢，為醫院的改革與發展提供必要的服務。
【參考文獻】
[1]張鳳娟。 醫院人事檔案的信息化[J]。 當代醫學,2013,(13)。
第3篇
一、人事檔案管理中存在的問題
人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動過程時在培養、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發展歷程，真實和客觀地記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當前人事檔案中普遍存在問題，主要表現在以下幾方面。
1、領導對人事檔案管理的重要性認識不足
領導對人事檔案管理重視不夠，表現在人事檔案管理工作中，有相當一部分領導在認識上存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠然檔案存在的問題也不會解決，其辦公場所、經費、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業人員管理，并且人員變動頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作投入不足，因此，嚴重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時整理歸檔，出現檔案資料不完整的情況。調閱檔案時依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業務不熟，大多數的檔案管理人員沒有經過專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉，難以適應人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強
根據國家人事檔案管理制度的規定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實性，在現有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等，個別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。或者是為了競聘較高級領導職位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現象屢屢出現，使檔案管理制度的嚴肅性、真實性、惟一性屢遭挑戰。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內容短缺，材料內容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時收集各部門、科室應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時對材料鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。
干部職工對人事檔案認識不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料留在個人手中，認為自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動日漸頻繁，選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時帶來不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場經濟發展要求
隨著我國經濟發展、科學技術和文化的進步，傳統的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動等特點，致使人事檔案管理部門要經常更新人事信息，要與人事信息的變動保持同步。然而，傳統人事檔案管理是以紙質版人事檔案為主要管理對象的實體管理模式，使得人事信息的更新相當困難，無法與現代人事信息的變動保持同步。隨著科學技術的發展，人事檔案管理被賦予了更多職責和作用，其管理模式也逐步由傳統的紙質管理變為現代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設仍處于初步階段，存在諸多問題，如領導及人事檔案管理人員信息化建設意識淡薄；人事檔案管理信息化建設投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術基礎薄弱等等，這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設和發展進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發揮，應該引起有關單位或部門領導的高度重視。
三、如何實施人事檔案管理信息化建設
1、提高領導對檔案信息化建設重要性認識
領導要轉變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設，要樹立思想決定行動，要認識到轉變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。就人事檔案管理信息化建設而言，一方面，只有進一步提高領導對其重要性認識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設的扶持力度，有效協調內部組織、人事等部門，發揮其積極性、主動性和創造性，優化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位有關人員對人事檔案管理信息化建設的意識，組織有關人員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，使人事檔案管理工作由單一服務職能轉變為具有較強綜合服務職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設的投入
俗話說物質決定意識。實現人事檔案管理信息化既離不開思想基礎，又離不開物質基礎，只有人事檔案管理信息化建設的物質投入，才能確保人事檔案管理信息化建設的最終實現。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時要根據單位自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領域中新的經濟增長點。此外，單位或部門還應充分挖掘自身內部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設相關的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設的進度，又大大降低了資本投入。
3、培養人事檔案管理信息化建設隊伍
以人為本，培養人事檔案管理信息化建設隊伍，實現人事檔案管理信息化建設的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業的、高素質的人事檔案管理信息化建設隊伍，充分發揮其在人事檔案管理中的價值和功能。樹立單位培養復合型人才意識，定期組織相關專業技術培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內容既要突出技術層面的內容，也要突出管理層面的內容；培訓要有實效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關知識，又精通信息化技術。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業道德和素養，不斷拓寬自己新知識技術視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設的實現貢獻出自己的力量。
4、實現人事檔案信息“三化”
通過實施人事檔案管理信息化建設工程，最終實現的目標是“三化”。即檔案信息數據化、服務利用網絡化以及管理人員專業化。所謂檔案信息數據化，是為了改變傳統以紙質檔案為管理對象的實體管理模式，實現信息查詢以及系統設置的數據化。在現代人事檔案管理過程中，應以原始紙質檔案為依據，將其包含的信息錄入計算機，實現人事檔案的數據化。此外，為了便于查詢，還應對檔案資料規整分類，實現人事檔案信息數據的分類管理。所謂服務利用網絡化，是指借助于計算機網絡這一媒介實現人事檔案管理信息化，為單位內部實現資源共享提供了很好的平臺。管理人員專業化，是人事檔案管理信息化建設的又一發展目標。人事檔案管理的最終實現主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應掌握最基本的管理知識，還要掌握先進的計算機網絡技術。只有實現檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會達到其目的。
