電子檔案管理方法范文
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第1篇
一、引言
在科技這一因素的進步與發展之下，社會已經進入信息化時代，在諸多領域的建設中已經離不開計算機的應用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運用到各個領域中，這一形式的出現也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質為主，盡管紙質檔案能夠存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，辦公自動化的進一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據的地位越來越重要，可以說電子檔案已經成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應用在人們的生產與生活領域中，也會存在諸多弊端，這時候就需要結合紙質檔案加以調節，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質檔案與電子檔案之間各有各的優勢與缺點，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質檔案將長期并存，并且互動發展。
二、紙質檔案與電子檔案之間的比較
電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現來體會這兩種方式的各自的特性。
1.歸檔的方式不同。紙質檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內容、時間、形式等方面進行分類，在轉交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網站中，從網絡中移交、歸檔。
2.鑒別方法不同。紙質檔案的價值鑒定往往需要經過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內容不穩定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術。
3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，而且還要裝置除塵、防紫外線等設施。
三、紙質檔案與電子檔案之間并存管理方法
電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數據容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質檔案的形式的話，會給相關人員造成一定的負擔。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：
1.實現雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質和電子的形式出現，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據梁總檔案實際的不同而做出相應不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規章制度，同時也能規范電子檔案與紙質檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質檔案管理的好辦法。
2.優勢互補管理。信息時代下的紙質檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發揮自己的長處，避免自己的短處，實現更好的管理。由于會受到信息技術、計算機技術等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發展要求的。而需要注意的一點就是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現優勢互補的管理。
四、結語
信息化時代下的檔案管理，紙質檔案與電子檔案之間要各自發揮自己的優勢，取長補短，實現共同發展。
參考文獻：
[1]陳志亮.電子檔案與紙質檔案并存是必然的.南平師專學報，2004.
[2]常秀英.對電子檔案紙質檔案長期并存的思考，太原城市職業技術學院學報，2004.
第2篇
關鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A
當前，廣泛運用的電子信息技術和迅速發展的信息產業，電子政務工作的蓬勃發展，電子文件及網絡的日益普及，也正在改變著傳統的信息存儲和傳播方式，由此產生了電子檔案。電子檔案的出現，使檔案館（室）打破了單一的傳統的紙質檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現，使當前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學化、簡單化方向發展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時，電子檔案自身的存儲特點以及網絡的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應這種變革
一、電子檔案存在的安全性的認識
首先，電子檔案與紙質檔案有著根本的區別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護電子檔案的原始性、真實性和安全性，使其真正具有法律的權威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數據庫中增添、改動、刪除電子檔案內容。因此，電子文件的數字簽名技術、消息認證和身份驗證技術需要盡快應用普及。
其次，計算機病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個系統的癱瘓乃至數據的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗病毒，網上更要預防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計算機病毒的種類，總數已達到上千種。據悉，我國 95％與互聯網相接的網絡管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網絡尚處于初級起步階段，網絡安全系統脆弱，易給黑客留下可乘之機。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。
最后，人員素質關系到電子檔案的質量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真偽性。為了確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計算機操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執行者，他們的個人素質關系到電子文件的形成質量和電子檔案的真實性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業道德、思想品質和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計算機應用技能。因此，對檔案管理人員進行系統的崗位培訓和職業道德教育勢在必行。以紙質檔案作為電子檔案的鑒定基礎，對接收進館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴格的措施，制定嚴密的管理分段負責制度，進行監督指導，確保電子檔案的質量和安全。
二、電子檔案的管理方法
1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計算機是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統設計階段，為電子檔案的管理奠定基礎。電子檔案的整理應當按照歸檔原則、格式和規范進行，一般是以年度、組織機構、保管期限分類存盤，在接受文件時集中完成，同時對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數據庫結構和規范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。
首先，要加強對電子文件歸檔工作的統一領導。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網絡聯在一起。有些部門工作互有交錯，職責難以區分，所以對電子文件要指定專門機構和專人負責，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。電子文件歸檔應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質量要求。要保證此項工作正常進行，關鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協調工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質量，為下一步提供利用打好基礎。
2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護方面的復雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時、準確地提供利用的狀態，就需要認真做好如下幾項工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機方式存儲在光磁介質上的，所以要提供一個適合于光磁介質保存的環境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應達到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠離磁場及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內容邏輯上的準確。由于電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時，還必須依賴于電子計算機的軟硬件平臺將電子檔案內容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個很復雜的過程，所以必須了解其內容格式在編排上不一致性和還原時所采用的技術與方法有差異的特點。為保證電子檔案內容邏輯上的準確，必須對其依賴的技術和數據結構、相關定義參數等加以保存。三要對電子檔案載體經常進行有效檢驗與維護。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環境的影響，所以要經常對其進行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。
第3篇
在紙質檔案長期的發展過程中，形成了系統的收集、鑒定、保管、統計和利用方法，積累了較為豐富的經驗。隨著科學技術的發展，聲像檔案和機讀檔案已有顯著增長，直至今天，伴隨著計算機和互聯網的發展，檔案管理工作逐步實現自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計算機來實現。由于電子文件與傳統紙質檔案有很大區別，因此檔案管理部門的工作技術和方法也需做相應改變。本文結合筆者的工作經驗，重點分析如何做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的特點
電子檔案是紙質檔案的另一種儲存形式，它是以數字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤或光盤等代替了紙張。電子檔案是系統化了的電子文件，是經鑒定后有保存價值的且已經歸檔的電子文件。電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質檔案的一般性特點以外，還具有自身特性，總結如下：
1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計算機解碼 電子檔案不像紙質文獻那樣使用人人可以直接讀出的文字進行記錄，而是將信息以數字代碼方式記錄在磁介質和光介質等載體上，人無法直接讀出，必須使用計算機進行解碼后才能轉變為人可識讀的信息。電子檔案必須在計算機軟硬件、數據庫、網絡系統都齊全的環境下才能發揮作用。
2.電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小 相較于紙質檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤為例，它的容量是以兆、千兆、百萬兆為單位的。以1兆為例，硬盤上的1G容量大約可以儲存536870912個漢字，如果一本紙質書是10萬字，那么1G大約相當于5400本書。據某公司的存儲產業市場報告，預計到2016年硬盤的面密度將提高兩倍以上，最高將達到1800Gb每平方英寸，從而大大節約電子檔案存儲空間。
3.便于復制和共享 電子檔案的信息可以輕松實現復制和傳輸，便于異地調閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過網絡或其他介質進行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩定性，信息的不安全性。
二、電子檔案的管理方法
傳統檔案管理活動一般分為六個環節：收集、整理、保管、鑒定、統計、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個環節進行，只在具體方法上有所不同。
1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門將具有查考利用價值的文件轉化為電子文件或者收集具有保存價值的電子信息。電子檔案信息通?？梢苑譃槿悾海?）與紙質檔案內容相同的信息。在收集這類信息時，要注意與紙質等文件之間相互建立準確、可靠的標識關系，建立統一文件編號。（2）在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的信息。應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或拷貝件保留。（3）計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。在信息收集工作結束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立數據庫。需注意的是，在收集過程中應當保存備份，并在“電子文件登記表”中登記，并留存紙張打印件。
2.信息整理 在電子檔案的整理過程中，不再有“案卷”這一基本單位，因為電子文件借助于計算機，可以從任何角度進行分類、組合、檢索，充分表現文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系，不再需要專門進行分類和組卷。整理工作結束后要進行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤、磁帶或光盤，二是網絡歸檔和移交。不管哪一種方式都需要配置專門的電子文件格式轉換設備，對接收檔案進行統一轉換，以解決對不同格式電子文件的識讀問題。總之，電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進行組盤，按一定規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。
3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問題有：（1）保持環境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%，以免發生化學反應；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對光盤等的破壞；（4）遠離磁場和電場，以免發生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動；（6）防止有害生物等。注意庫房衛生，定期凈化空氣，防止產生霉菌，并注意定期對電子檔案進行消毒?？傊娮訖n案進入庫房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護和檢測，并適當進行備份。第二，維護所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個重要方面是防止信息被竊，維護信息安全，一是密切關注計算機技術的發展方向，及時進行軟件升級和更新，適時對電子檔案的格式進行轉換；二是加強對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。
4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進行。鑒定的內容與紙質檔案一樣，是對其保存價值進行判斷和預測，不同的是在判斷過程中要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析。此外，還需要對文件進行必要的技術鑒定，即可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質鑒定等。因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現。
5.檔案統計 檔案統計就是運用一系列的統計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢的工作過程。電子檔案統計基本上可以分為：（1）檔案統計指標選定。統計指標的確立是進行檔案統計的基礎，也是檔案統計工作的前期準備階段，檔案統計是通過統計指標來表現檔案工作的數量方面，用數字的形式來描述檔案工作中的現象。（2）檔案統計調查。其目的與作用在于獲取原始數據，是根據具體統計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統計數據可靠、真實、準確。（3）對檔案統計調查的數據進行統計分組、歸納整理。（4）檔案統計分析。主要是對檔案統計的結果進行分析研究。檔案統計工作是檔案工作中的一個重要環節，是保證檔案工作質量，提高檔案工作水平的有效方法。
6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個方面：（1）對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進行使用權限的審核，首先是根據人員身份進行系統注冊登錄，由系統自動判定使用者身份的合法性及使用權限，并進行跟蹤記錄；其次電子檔案的內容應設置保密級別和開放程度。（2）對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發生內容的篡改。二是建立一套技術驗證機制保證原始電子檔案的真實性。（3）安全保密措施。網絡傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。根據電子檔案的保密級別，建設網絡傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內部使用和公眾使用。還可以采取斷點續傳的技術，確保電子檔案在發生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。
三、電子檔案管理工作的重點與難點
從目前來看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問題較為突出，既是管理的難點，也是管理的重點。筆者認為應從環境、設備、策略、技術等各方面采取有效措施，確保在每一個環節上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現靈活性和便捷性優勢，充分發揮其作用。首先檔案管理人員要增強安全意識，既要提高信息服務質量和效率，也要增強工作責任心和保密意識；其次，應加強電子檔案基礎設施和應用系統建設，加強網絡安全防范；再次，營造良好的檔案儲存環境。只有從各方面加強安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。
電子檔案管理的另一難點問題是電子文件的技術鑒定，只有通過對電子文件進行真實性鑒定，完整性鑒定，可讀性鑒定和安全性鑒定，才能確保數據信息的真實、可靠、完整。在鑒定過程中，需要綜合運用多方面的知識，這對檔案管理人員提出了考驗。
