倉儲檔案管理范文
前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質(zhì)倉儲檔案管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。
第1篇
一、倉儲檔案痕跡化管理的重要性
（一）檔案痕跡化管理是倉儲管理工作的基礎(chǔ)。倉儲管理工作實際上就是一個過程控制工作，要保證在倉庫當(dāng)中發(fā)生的一切行為都受到科學(xué)掌控，已達到預(yù)期目標(biāo)。過程控制的方法和依據(jù)就要從痕跡化管理的檔案中來，因此，檔案痕跡化管理是倉儲管理工作的基礎(chǔ)。
（二）檔案痕跡化管理對于倉儲管理工作具有一定的經(jīng)濟價值。信息時代信息的綜合數(shù)據(jù)具有一定的經(jīng)濟價值，尤其在倉儲行業(yè)當(dāng)中，數(shù)據(jù)是倉儲管理工作的主要輸出結(jié)果，數(shù)據(jù)的來源以及走勢都對整個倉儲事業(yè)有著重要價值，甚至有的帶有密級，有的具有一定的經(jīng)濟價值。
（三）檔案痕跡化管理決定著倉儲管理水平。倉儲管理工作繁瑣但呈現(xiàn)出一定的規(guī)律性，掌握其規(guī)律并制定相應(yīng)的痕跡化記錄，構(gòu)成倉儲檔案痕跡化管理，不僅與倉儲管理的動態(tài)性相契合，并且有利于提高效率，因此檔案痕跡化管理決定著倉儲管理水平。
二、倉儲檔案痕跡化管理的原則
（一）標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合倉儲工作實際，按照標(biāo)準(zhǔn)化工作流程建立和管理倉儲檔案。統(tǒng)一定制或采購不同類型的機關(guān)痕跡文檔所需要的記錄載體如標(biāo)注卡、統(tǒng)計表、流轉(zhuǎn)袋的格式、材料。通過規(guī)章制度、暫行管理辦法等形式劃定痕跡化記錄的時間、范圍、具體條目等內(nèi)容，制度化地制定各?記錄的名目，是保證痕跡化管理科學(xué)和效率的前提。
（二）時效化。痕跡化管理的重要價值就在于時效性強。只有在各個時間環(huán)節(jié)做好倉儲動態(tài)情況的控制，才能保證倉儲管理工作有條不紊，也才能在此基礎(chǔ)上獲取綜合信息，對倉儲物資做出綜合分析，從而對倉儲工作作出正確抉擇。
（三）精準(zhǔn)化。倉儲工作繁瑣復(fù)雜，器具物資的維護、物資裝卸過程以及倉庫的消防安全系統(tǒng)都離不開檢查檢錄，且必須精確化。唯有精確化，倉儲檔案痕跡化管理才有意義，否則檢查記錄只是流于形式，則失去了實質(zhì)。完善管理體系和明確的崗位職責(zé)劃分，形成職責(zé)分工，將個人崗位職責(zé)內(nèi)容細化；考察工作是否多了、重了；工作是否到位等，使工作思路更加明確，也更加方便平時工作痕跡的完善和保存。
三、倉儲檔案痕跡化管理方法
關(guān)于痕跡化管理的概念，陳舜平先生在《痕跡化管理芻議》一文中指出：“痕跡化管理就是讓所有的管理都留下印記，即使是小小的一個環(huán)節(jié)、步驟都要留有痕跡，以便以后有證可查，還可理解為對管理痕跡的管理，即對于實施管理時所做的記錄、圖片、電子檔案等都需要收集、整理、分類、保存等，以備今后考察。”
（一）采用信息化技術(shù)，提高檔案信息化管理技術(shù)。除了紙質(zhì)文檔，加強電子文檔、照片、光盤等多種方式，注重新科技的提升來加強倉儲檔案痕跡化管理。其一，運用電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)置、捕獲新科技提升文檔痕跡化管理技術(shù)。其二，運用數(shù)字檔案室系統(tǒng)的審計跟蹤新科技提升倉儲檔案痕跡化管理技術(shù)。運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理。
（二）建立倉儲檔案痕跡化管理常態(tài)化機制。要切實履行倉儲檔案痕跡化管理，就必須制定相應(yīng)的規(guī)章制度，建立倉儲檔案痕跡化管理常態(tài)化。通過制度管理實現(xiàn)崗位全痕跡信息管理對崗位行為實施全方位的監(jiān)測、追蹤、記錄、收集、挖掘、處理全部管理行為痕跡信息，從而減少無形信息的流失，降低信息不對稱，進而實現(xiàn)信息對稱或接近對稱，提高倉儲檔案痕跡管理效率。
（三）提高檔案痕跡化管理人員專業(yè)技能。首先，加強專業(yè)技能培訓(xùn)。第二，加強宣傳教育。最后，通過平時工作中的點滴痕跡、“以小見大”地觀察和衡量成員工作的方法、結(jié)果和個人的能力，同時加入績效考評的標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，通過各種材料、數(shù)據(jù)和獎勵等平時的痕跡的支持，鞏固工作人員個人專業(yè)技能的提升。
第2篇
中國藝術(shù)研究院圖書館藏音像檔案載體數(shù)量大，形式多，種類繁、內(nèi)容廣。1997年，館藏7000小時傳統(tǒng)音樂錄音資料被聯(lián)合國教科文組織（United Nations of Science, Education and Culture Organization，UNESCO）列入“世界記憶名錄”（Memory of the World Register）稱號，成為中國首個入選該名錄的項目，也是世界首個以音響檔案載體入選該名錄的項目。2004年，聯(lián)合國教科文組織委派奧地利國家音像檔案館資深專家與該館共同進行“瀕危音響檔案數(shù)字化搶救”實驗，館藏音像遺產(chǎn)的搶救、保護與利用等工作正式啟動。同年，國家“非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護”項目也將這批遺產(chǎn)的搶救列為首批試點。筆者將根據(jù)幾年來的工作實踐，以中國藝術(shù)研究院圖書館藏音像檔案為例，對這批珍貴音像檔案的基本概況、保護收藏、管理與服務(wù)等問題進行了梳理。文中將以聲音檔案和影像檔案的內(nèi)容為主進行論述。一、中國藝術(shù)研究院圖書館館藏音像檔案現(xiàn)狀與來源
（一）中國藝術(shù)研究院圖書館館藏音像檔案現(xiàn)狀概況
自上世紀(jì)五十年代以來，中國藝術(shù)研究院幾代科研人員從全國各地陸續(xù)采錄、收集了大量珍貴的藝術(shù)音像資料。截止到目前，館藏音像檔案已逾50000小時，累計13萬余件，載體包括蠟筒、膠木唱片、鋼絲錄音帶、開盤錄音帶、盒式錄音帶、CD光盤、各種規(guī)格的錄像帶等，其中有近一半的資料屬于早期模擬信號的各種記錄格式。
中國藝術(shù)研究院圖書館藏有19世紀(jì)末以來中外10多家著名唱片公司灌制出品的黑膠唱片近十萬張，另有英語、俄語等外國唱片萬余張，包括鉆針唱片、鋼針唱片、粗紋唱片、密紋唱片等不同種類，以及78、45、33、16等各種轉(zhuǎn)速的唱片。其中，年代最早的是1896年錄制的，極為罕見的“老黃龍”唱片，此外還有百代公司灌制的譚鑫培“七張半”鉆針唱片、余叔巖的十八張半等。數(shù)萬張京劇唱片共收錄了570多位京劇名家的唱腔唱段，包括20世紀(jì)京劇鼎盛時期的老、新“三鼎甲”、“四大名旦”、“四小名旦”、前后“四大須生”等各流派名家的經(jīng)典代表作。
館藏音像檔案所記錄的內(nèi)容十分廣泛，涉及音樂、戲曲、曲藝、舞蹈等多個藝術(shù)門類。就拿音樂檔案來說，其內(nèi)容就包括傳統(tǒng)民族民間音樂、文人音樂、宗教音樂、城市大眾音樂、出土樂器測音等，涉及到的演唱演奏家多達900多位，幾乎涉及到了中國音樂的各個層面，如：采錄于全國各地區(qū)的漢族民歌，50多個少數(shù)民族的民歌，福建南音、白沙細樂、維吾爾族木卡姆、山西套、西安鼓樂等傳統(tǒng)樂種，民族器樂曲，戲曲音樂，曲藝音樂及舞蹈音樂等，其中的許多內(nèi)容現(xiàn)已失傳。其中最為著名的要數(shù)我院已故著名音樂學(xué)家楊蔭瀏、曹安和先生于1950年在江蘇無錫用鋼絲錄音機錄制阿炳的《二泉映月》等6首樂曲。這6首樂曲也成為了阿炳的“世紀(jì)絕響”，具有十分重要的歷史價值和學(xué)術(shù)價值。也正是因為這些傳統(tǒng)音樂資料所具有的極高收藏價值和學(xué)術(shù)價值，以及其所反映出的中國音樂學(xué)者卓越的學(xué)術(shù)眼光和資料意識，才使得這7000小時的資料得以被聯(lián)合國教科文組織列入“世界記憶名錄”。
根據(jù)館藏資料的類型，目前這些音像資料分別收藏在三個庫房當(dāng)中。第一個是唱片庫，專門收藏各個歷史時期、不同材質(zhì)的唱片，包括鋼針唱片、鉆針唱片、薄膜唱片等。第二個是磁帶庫，收藏有音頻和視頻兩大類資料，包括盒式錄音帶、CD光盤、1/2錄像帶、3/4錄像帶、Beta錄像帶、VCD光盤、DVD光盤等。第三個是戲曲劇種光盤庫，收藏有從全國各地收集到的戲曲劇種光盤30000多張，這部分資料與本院自行采集的戲曲劇種資料相結(jié)合，使目前館藏的戲曲資料已輻射全國各地，涵蓋了250種戲曲劇種。除以上三個音像資料庫房外，館內(nèi)還專設(shè)有音響設(shè)備陳列室，收藏并陳列了錄音發(fā)展史上各種具有代表性的錄音設(shè)備，包括手搖蠟筒留聲機、發(fā)條蠟筒留聲機、手搖唱片留聲機、電唱機、早期收音機、八音盒、鋼絲錄音機、開盤錄音機、盒式錄音機等，其中由美國科學(xué)家愛迪生（Tomos Edison）1877年發(fā)明的圓筒式手搖留聲機堪稱館藏精品。
（二）中國藝術(shù)研究院圖書館館藏音像檔案的來源
中國藝術(shù)研究院圖書館館藏音像檔案是2002年本院各所資料整合之后的音像資料，大多來自本院音樂研究所、戲曲研究所、舞蹈研究所等機構(gòu)。總體而言，這些資料的來源大致以下分為幾種。
1、自行采集
自行采集是本館音像資料的主要來源之一。上世紀(jì)五六十年代以來，老一輩研究人員開始有計劃地進行田野采風(fēng)，歷盡千辛萬苦，足跡遍及全國各地，采錄了大量的第一手音頻和視頻資料，這些音像資料現(xiàn)已成為本館音像資料的主體和精品珍藏。建國以來，本院通過各種渠道收集、采錄全國各城市地區(qū)的錄音資料多達20000余件；“”結(jié)束之后，又補救性地收集和采錄了3000余盤視頻資料。
2、個人以及機構(gòu)組織的捐贈
接受捐贈是所有博物館、圖書館、紀(jì)念館等獲取藏品的方式之一，本館也無例外。本館先后接受了本院老專家以及社會著名人士的捐贈，其中包括梅蘭芳、程硯秋等藝術(shù)家，涉及的音像載體有黑膠唱片、CD光盤等，此外，還有用于存儲音像資料的唱片柜等。
3、轉(zhuǎn)錄
由于部分民間藝術(shù)的音像資料很難通過采風(fēng)獲得，因此，研究人員便利用各類會演、演出的機會進行資料的采錄，此外，還通過電臺節(jié)目進行轉(zhuǎn)錄。通過這一方式也搜集到了一些珍貴的音像資料。
4、購買
本館也曾有計劃、有目的地自行出資購買音像資料。自本館建立戲曲劇種光盤庫以來，為豐富戲曲劇種的類別與數(shù)量，我們曾從全國各地聯(lián)系購買了戲曲劇種光盤逾30000余盤。目前，這批購買的資料加上本院自行收集、采錄的劇種曲目，其所涉及的戲曲劇種已達250余種之多。
二、中國藝術(shù)研究院圖書館館藏音像資料的貯藏
所有的檔案資料管理工作都具有自身的系統(tǒng)性，在工作流程上都需要具有完整統(tǒng)一性，亦即從資料的收集、分析、整理、建檔、登記、貯藏乃至使用，這一系列的操作流程需要有規(guī)范的程序和嚴格的制度。音像檔案資料的管理工作更因其自身的特殊屬性而有所不同。這里要特別談?wù)勔粝褓Y料的貯藏。
音像資料的貯藏工作是一項艱巨的任務(wù)。首先，說一說音像檔案入庫前的工作。在音像檔案正式入庫之前，應(yīng)該認真仔細地對其外觀進行檢查和歸置。此項工作內(nèi)容的目的是為了檢查即將入庫的各種音像資料是否出現(xiàn)霉變、是否有機械性的損傷，或者是否出現(xiàn)松弛等現(xiàn)象。如若發(fā)現(xiàn)磁帶類的音像資料出現(xiàn)松弛的現(xiàn)象，可以用手或者筆等物按其原狀慢慢將其旋緊。對于出現(xiàn)輕微霉變現(xiàn)象的音像資料，可以用棉球或者其他柔軟物質(zhì)，蘸少量酒精，在保證不破壞音像資料本身性質(zhì)的情況下，將霉變輕輕擦去。對于霉變現(xiàn)象嚴重的音像資料，則要利用專用機器設(shè)備對其進行復(fù)錄后重新保存。音像資料入庫前，還需進行初步的清理和除塵，例如，為唱片去除灰塵，要使用細毛刷，切不可使用水或者油來除塵，或者使用專門的唱片清洗設(shè)備來進行清洗。音像資料在入庫前還需按其屬性及種類貼好索取號和各自條碼號，這樣方能入庫貯藏，并按其各自的索取號上架，以利于資料使用時便于提取。
其次，從貯藏條件上說，不同材質(zhì)的音像載體對貯藏條件的要求不盡相同。大體而言，音像資料庫房的貯藏溫度應(yīng)該維持在20℃上下，濕度則應(yīng)維持在50%左右為宜。由于音像資料大多較難保存，因此對庫房條件的要求較高，庫房溫濕度不宜發(fā)生較大變化，盡可能保持穩(wěn)定，做到恒濕恒溫。
再次，就音像資料的擺放方式來說，不同載體也各有不同。黑膠老唱片是極難保存的，依照目前國際上對黑膠片的保存法則，應(yīng)用塑料封套包住每張唱片，之后豎立放在帶槽的柜子里，上面用夾子夾住，每張唱片不得相互接觸，不得層層疊置，更不得堆放在一起。因此，這就需要專門訂制帶槽的收藏柜，否則唱片長久疊壓會造成變形，導(dǎo)致徹底損壞。盒式錄音帶也一樣，亦不能疊壓存放，必須單獨豎立放置。單就這一點來說，本館的音像資料尚未達到如此嚴格的擺放要求，但目前正朝這一方面努力。
對于不同時代、不同類型的唱片，要根據(jù)唱片自身的屬性分門別類進行存放。還需注意的是，一定要保證唱片封套的完整性，不可缺損。若唱片封套內(nèi)夾有唱詞或者所屬唱片公司的簡介等，必須按其原來的樣式進行保存，以保證資料的原始性和完整性。這些唱詞或唱片公司簡介也是資料不可或缺的部分，具有重要的收藏和研究價值，有時其所提供的信息甚至比唱片本身更為重要。
此外，還需注意的是，磁帶屬于自身涂有磁性材料、具有塑料性質(zhì)的物質(zhì)，在磁場作用力強的情況下，這些物質(zhì)會被磁場磁化甚至出現(xiàn)退磁、掉磁的情況，可能導(dǎo)致儲存于內(nèi)的信息出現(xiàn)失真等問題，因此，它們?nèi)f萬不能擺放在具有磁場性質(zhì)的環(huán)境中，而應(yīng)該將其貯藏在能夠抵抗磁性的環(huán)境之內(nèi)。
三、中國藝術(shù)研究院圖書館藏音像資料的信息化管理與利用
（一）中國藝術(shù)研究院圖書館藏音像資料的信息化管理
隨著社會的進步，信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷提高給檔案的傳統(tǒng)管理方式提出了全新的挑戰(zhàn)。音像檔案則更是如此。由于音像檔案的實質(zhì)并不僅僅是載體的物質(zhì)本身，而是其所記錄的動態(tài)資料，因此對資料進行全面數(shù)字化轉(zhuǎn)儲，以及信息化管理成為了音像檔案管理中的首當(dāng)其沖工作。中國藝術(shù)研究院圖書館也在音像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)儲和信息化管理上作出了一定的探索和努力。
自2007年，中國藝術(shù)研究院圖書館聯(lián)合軟件開發(fā)公司共同研發(fā)音視頻基礎(chǔ)資料管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)的建設(shè)一方面是為全面整合館藏所有音像檔案，另一方面也是為未來的讀者服務(wù)打好基礎(chǔ)。如上文所介紹，館藏音像檔案數(shù)量龐大，種類繁多，內(nèi)容廣泛，加之其中有部分自行采集的資料所收錄信息的詳略程度不盡相同，這在一定程度上為系統(tǒng)的搭建帶來了困難。為了構(gòu)建一個完善的、服務(wù)于大眾的音像檔案資源信息平臺，音像檔案管理人員與其軟件設(shè)計者不斷進行溝通交流，從軟件的開發(fā)研制到軟件各結(jié)構(gòu)的程序設(shè)計，從分析用戶不同程度的信息需求到軟件的功能闡述，乃至網(wǎng)絡(luò)信息平臺的，都盡可能地進行科學(xué)合理的規(guī)劃與設(shè)計。在具體實施過程中，由于元數(shù)據(jù)的種類繁雜多樣，難以劃分，編目問題曾經(jīng)是音像信息資料加工設(shè)計中的重點和難點。因此，我們以相關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)為參照，根據(jù)館藏音像資料的實際情況，對部分編目項進行了修改或增刪。目前，這一系統(tǒng)已基本搭建完成，編目人員已開始運用這一系統(tǒng)進行音像檔案的編目和審核。但是，該系統(tǒng)中的某些功能還有待完善，某些設(shè)計也還有待提高。
除搭建管理系統(tǒng)以外，館藏音像資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)儲與保護也是一項很有難度且勢在必行的工作。2004年，在聯(lián)合國教科文組織委派專家的指導(dǎo)下，我們積極進行先期實驗，于2005年開始啟動館藏音像檔案的數(shù)字化搶救保護項目，目前已經(jīng)陸續(xù)取得了成果。音像檔案數(shù)字化工作的首要環(huán)節(jié)是音源的還放，這就涉及到還放設(shè)備的問題。經(jīng)過多方努力，目前我們已經(jīng)擁有了不同類型音像載體的還放設(shè)備，并根據(jù)設(shè)備和人員的情況，建立了多個數(shù)字化工作站，包括老唱片數(shù)字化工作站、開盤帶數(shù)字化作站、盒式錄音帶數(shù)字化工作站，每種載體的數(shù)字化工作站又都配備了數(shù)字化審核的程序，以保證數(shù)字化工作的質(zhì)量。其中，視頻檔案的數(shù)字化則全套引進了目前國外權(quán)威視頻資料采集機構(gòu)（如中央電視臺等）所使用的大洋媒資系統(tǒng)。
（二）中國藝術(shù)研究院圖書館館藏音像檔案的利用
眾所周知，圖書音像檔案管理工作的最終目的是信息、提供知識，以讀者為中心，為讀者提供信息查詢服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，傳統(tǒng)的信息傳遞模式已經(jīng)越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的需要，這就需要圖書館管理人員在對音像檔案管理工作的實施過程中制定出較之于傳統(tǒng)服務(wù)項目更加具有時代特征的服務(wù)措施。事實上，在搶救、保護的同時，我們也在進行館藏音像資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，充分利用數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技手段重新實現(xiàn)這批珍貴文化遺產(chǎn)的利用價值，為科研、教學(xué)和社會文化服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。
近年來，館藏音像資料數(shù)字化保護使得這些資料得以被更為頻繁、更加合理的利用。如前文所述，館藏音像檔案中的戲曲資料極為豐富，其中有大量珍貴的京劇和昆曲的表演錄音和錄像。這些重要的戲曲資料為大型國家重點科研項目《京劇大典》、《昆曲大典》豐富了內(nèi)容，提供了大量音視頻資料。此外，我們還為其他科研項目和學(xué)術(shù)研究提供了珍貴的館藏音像資料。可以說，館藏音像檔案已基本能夠服務(wù)于相關(guān)的學(xué)術(shù)研究。
毫無疑問，在中國藝術(shù)研究院圖書館努力探索如何更好地為讀者服務(wù)的過程中，館藏音像資料的也成為其中的重要內(nèi)容之一。如何讓讀者以最安全便捷的方式檢索、瀏覽或下載館藏音像資料，如何為讀者提供音像資料復(fù)制服務(wù)等等都是需要認真研討的問題。隨著多媒體計算機網(wǎng)絡(luò)化的普及運用，圖書館音像資料的管理越來越向著數(shù)字化管理和服務(wù)的方向發(fā)展。因此，只有充分了解網(wǎng)絡(luò)時代多媒體信息技術(shù)的運用，掌握此種環(huán)境之下圖書館信息資源的特性，并根據(jù)實際情況運用到圖書館音像檔案管理工作中來，才能提高和完善圖書館音像檔案管理工作的工作質(zhì)量，為讀者提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
圖書館音像檔案的收藏、管理與利用至今沒有一套規(guī)范通用的制度和流程。盡管中國藝術(shù)研究院圖書館在音像檔案的收藏、載體保護、數(shù)字化保護、管理、利用等方面已經(jīng)做出了不少有意義的探索和努力，但在以全面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)，全方位服務(wù)于讀者，服務(wù)于科研的要求和前提下，還有很長的路要走。
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第3篇
1、對工程項目文書檔案管理重視程度不夠。主要表現(xiàn)在：作為業(yè)主單位，重項目建設(shè)質(zhì)量和成本，而對項目建設(shè)中的檔案管理和文件資料的收集歸檔往往不予重視，忽略檔案記錄數(shù)據(jù)資料對工程質(zhì)量的階段反應(yīng)的功能和對日后使用維護的重要性。作為建設(shè)單位，存有應(yīng)付心理。上應(yīng)付政府及各管理部門，下應(yīng)付業(yè)主，在項目檔案收集、記錄、整理上能省則省，不行再補。作為監(jiān)理單位，則隨業(yè)主要求去做，業(yè)主嚴則嚴，松則松，能省則省，過關(guān)為原則。
2、工程項目文書檔案管理缺乏規(guī)章制度和規(guī)范程序。文件收集存在隨意性、整理不到位、不規(guī)范、保存不重視，隨意亂放。整體檔案管理沒有制度遵守，缺乏程序可循，導(dǎo)致文件收集不全，丟失嚴重，檔案作用得不到發(fā)揮。
3、工程項目文書檔案管理質(zhì)量不高，個別文書真實性受質(zhì)疑。由于業(yè)主單位要求不嚴，施工單位缺乏專職檔案管理人員或管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，在檔案管理方面存在應(yīng)付思想等原因，導(dǎo)致存在檔案事后補填，仿照同類工程仿造等現(xiàn)象，造成檔案質(zhì)量不符合要求，與工程實際不符。更有甚者，為了項目審批，造假現(xiàn)象不無存在，造成檔案的真實性受到質(zhì)疑，給工程建設(shè)和日后使用維護帶來無限隱患。
4、工程項目文書檔案保存不符合規(guī)范要求。盡管業(yè)主單位建有檔案室，但由于工程施工不是單位的主業(yè)，因而工程項目文書檔案也就沒有成為檔案管理的重點，檔案管理人員缺乏工程項目專業(yè)知識，因此工程項目文書檔案管理不能符合規(guī)范要求也就成為自然。施工單位對檔案管理的重點是關(guān)系到自身責(zé)任利益的部分，而對全面的建設(shè)施工檔案規(guī)范管理沒有積極性。以上原因?qū)е鹿こ添椖课臅鴻n案保存不全面不規(guī)范。特別是對于影像、光盤等信息化檔案，沒有配備專業(yè)設(shè)備去保存，往往造成損壞和缺失。
二、規(guī)范工程項目文書檔案管理的措施
建立工程項目文書檔案，規(guī)范工程項目檔案管理，以此實現(xiàn)對工程項目的規(guī)范管理，通過預(yù)算計劃和工程進度記錄檔案實現(xiàn)對項目的資金管理；通過監(jiān)理記錄、物資采購合同，實現(xiàn)對項目的質(zhì)量管理等。這一切的前提是建立規(guī)范的工程項目文書檔案，并根據(jù)工程項目文書檔案的特性和存在的問題，提出改進、完善措施，規(guī)范工程項目文書檔案管理。
1、提高認識，健全隊伍，完善各級文控體系。提高認識，重點是提高業(yè)主和施工單位領(lǐng)導(dǎo)的認識，把工程項目文書檔案當(dāng)作百年大計去抓，投入資金，完善檔案倉儲設(shè)施、設(shè)備，落實專兼職檔案管理人員，建立各級文件管控體系，健全管理制度，理順工程項目文書檔案管理程序，做到文件收集與項目進程同步，傳遞及時準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)真實清楚、科學(xué)有據(jù)。使每個工程檔案都成為完整的歷史，體現(xiàn)其獨特歷史背景和不同的文化理念。成為推動建設(shè)文明發(fā)展的載體。
2、提高檔案質(zhì)量，完善倉儲設(shè)施。提高工程項目文書檔案質(zhì)量體現(xiàn)在文書檔案的科學(xué)性、準(zhǔn)確性、真實性、完整性和規(guī)范化方面。各級專兼職檔案管理員要按照建筑檔案管理規(guī)范和單位管理制度，認真做好文書檔案收集、整理、歸檔、倉儲工作。特別是業(yè)主單位的檔案管理員，要與施工單位、監(jiān)理單位以及政府各有關(guān)管理部門保持溝通聯(lián)系，及時收集有關(guān)資料，監(jiān)督各有關(guān)部門的文件數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，為項目檔案負全責(zé)，為單位項目管理提供詳實準(zhǔn)確的檔案依據(jù)。提高檔案倉儲質(zhì)量，按照不同的檔案載體，采取不同的特殊的倉儲辦法，如電子檔案的防磁化，建設(shè)藍圖防褪色等，配備應(yīng)有的防護設(shè)備，保證檔案倉儲期限和質(zhì)量。
3、運用科學(xué)手段，實現(xiàn)工程項目文書檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化，就是利用計算機辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。一是利用計算機網(wǎng)絡(luò)存儲容量大、檢索速度快、傳送便當(dāng)、查詢快捷的特性，將紙質(zhì)檔案的目錄、編號輸入計算機；將電子檔案、數(shù)字音像檔案內(nèi)容輸入計算機，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。二是利用計算機辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)各種檔案的快速準(zhǔn)確查找、調(diào)閱。三是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案室與各有關(guān)單位的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。四是利用電子安全、室溫、火險監(jiān)控設(shè)備，實現(xiàn)檔案室安防自動管理。
