檔案專項管理范文

前言：我們精心挑選了數篇優質檔案專項管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

摘 要：隨著不同行業的日益完善，人們的事業得到了蓬勃的發展，祖國經濟不斷進步，各個方面的檔案也日益增加，因此我國在檔案的統一管理中也應當緊跟時代的腳步，將檔案收集范圍加以拓寬，促使專項檔案可以在這種發展形勢下實現轉型的目的。所謂專項檔案簡單的說是在社會發展中存在的大事，例如政治、文化等相關活動，也包含某些突發性事故，例如突然流行的傳染性疾病，在發生處理的過程中，處理以后對檔案進行整合，能夠為日后發展提供重要的參考依據，但是在日常生活中主要還是傾向于宣傳活動。對此，本文以高校檔案管理作為主要論述對象，從以下幾個方面進行分析，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：專項；檔案；優化；整理

所謂專項工作檔案，簡單的說是在社會發展的形勢下形成了諸多的檔案，由于社會經濟水平的提升，每天出現的事物也在日益增多，這些事情的發生并不是沒有用的，某些相關部門舉辦了重要的活動，并且在每一次舉辦檔案整合的時候，都會為下一次的活動帶來參考依據，因此開展專項工作檔案管理是必要的。

1 專項工作檔案整理的必要性

隨著我國經濟水平的日益發展下，社會中各項工作都得到了蓬勃的發展，與此同時也在某些會議、活動等方面日益增加，其中某些活動的記載，開展會議的時候所下達的相關文件，都成為了主要的社會資源，對存在的疾病及其社會事故做好了詳細的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現類似的現象，那么就會對有關檔案做好整合就可以了，隨著專項檔案的不斷發展，分門別類的把檔案做好科學的分配，這樣為今后查找帶來方便，檔案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現的時候采取合理的處理手段，進而為日后社會發展帶來益處。

2 專項檔案整理存在的問題

2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題

當某些專項工作通過整理以后成為檔案以后，就會隨著時間的發展而不斷進步，出現這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經被沖破，這樣就變成了日?？梢蕴幚淼姆秶?，例如以前曾經出現過的禽流感情況，對傳染病的檔案進行編輯以后做好適當的管理，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項檔案中逐漸轉變到關于醫學的傳感疾病中還沒有做好科學的明確。

2.2 專項檔案有名無實

在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。

3 專項檔案管理問題的解決對策

3.1 適當的壓力激勵

當前，諸多人都認為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機會變得尤為激烈，在檔案館崗位上設置不恰當，忙閑出現不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進，這樣就會在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發出更多的動力，擁有適當的壓力才能夠帶來意想不到的效果。因此，相關人員應當對自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進取的現象，與此同時也要對某些愛崗敬業的館員進行適當的獎勵，進而創造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價值，為員工樹立正確的自信心。

3.2 環境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。

3.3 建立情感激勵機制

建立一支積極進取的隊伍是相關部門發展的關鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調動人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標，端正工作態度。

3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗

站在綜合檔案^的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募盗魁嫶?、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”等。

3.5 文件的分類

在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。

結束語

總而言之，專項檔案的出現是緊跟時代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據社會的需要，為社會帶來更多的益處，從多個角度整理出的檔案，從而為日后開展各項活動提供重要的參考依據。與此同時，由于專項檔案的系統性管理能夠為管理的整體提供完善的升級，在社會發展的過程中，專項檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯系，并做好專項檔案的整理，將相關人員的文化素質加以提升，確保檔案可以實現準確的目的。

參考文獻

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[2]王美聰.加強機關黨務檔案管理的措施分析[J].辦公室業務，2017（06）.

[3]王月.對做好勞動保障檔案管理工作的幾點建議[J].民營科技，2017（03）.

第2篇

建立財政專項檔案的必要性

（一）財政專項檔案形成的特點

財政專項材料內容廣泛?？蒲袉挝回斦ｍ椡ǔ７只窘ㄔO、人才建設和科研輔助三大方面。基本建設又有儀器設備建設、基建和環境建設。因此，財政專項檔案材料形成情況比較復雜，涵蓋內容廣泛，涉及科研單位幾乎所有檔案。如財政專項申請、執行和驗收過程中形成的一些文件涉及文書檔案，儀器設備建設涉及儀器設備檔案，基建和環境建設涉及基建檔案，財務收支涉及會計檔案，科研輔助的財政專項又涉及科研檔案，財政專項執行過程中形成的照片還涉及照片檔案，等等。

財政專項執行時間較長。多數財政專項不可能在一年內完成，一般要2～5年，少數則需要更長的時間。

（二）現行財政專項歸檔管理辦法及弊端

現行的財政專項檔案分散在文書、科研、基建、儀器設備、財務等各種檔案中，缺乏系統性。這種歸檔方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各種檔案中，而且文書、會計等檔案是按年度歸檔，會計憑證還是按月裝訂，導致材料更加分散。因此要系統利用財政專項檔案難度較大，特別是項目驗收、績效評價和上級檢查等情況下往往不能很快很及時地提供齊全的檔案。二是對財政專項檔案的歸檔情況無法進行系統檢查監督，如歸檔項目是否齊全和每一項財政專項中歸檔材料是否齊全等都無法監管，導致一些項目或材料漏歸?？梢?有必要對財政專項檔案的歸檔和管理方法進行全面改革，建立專門的財政專項檔案工作。

建立財政專項歸檔管理體系

（一）財政專項檔案歸檔管理體制的構建

浙江省農科院2007年建立了財政專項檔案管理體制，構成如下：

1.組織體系：院檔案室負責指導和監督全院財政專項檔案的歸檔工作，并確定專人管理財政專項檔案。財務處負責財政專項工作的人員負責提供全院財政專項的有關信息，并負責全院財政專項匯總材料的歸檔。各研究所設有財政專項檔案兼職管理員，專門負責各研究所財政專項檔案歸檔的技術指導和管理未結束的財政專項檔案。財政專項執行部門確定專人負責做好項目檔案材料的收集、保管和歸檔工作。

2.歸檔制度：全院所有的財政專項無論資金數額大小均應歸檔。財務處在下達財政專項經費項目時必須同時落實財政專項檔案的歸檔任務。涉及院內數個單位承擔的財政專項形成的綜合檔案由主持單位負責落實歸檔任務，相關的基建和儀器設備檔案由各參加單位自行歸檔。歸檔材料應由執行部門主要負責人審查簽字才能歸檔。財政專項驗收時必須同時驗收財政專項檔案。

3.歸檔時間：由于許多財政專項執行時間長，如果等項目結束后再歸檔，許多材料容易丟失，特別是原件丟失嚴重。因此，財政專項一經立項必須于次年年初開始歸檔，每年歸檔一次。

4.檔案管理：將財政專項綜合檔案單獨作為一種檔案進行管理。尚未結束的財政專項綜合檔案由各處（室）、中心、研究所負責管理，已結束的財政專項項目綜合檔案及時移交到院檔案室保管。

（二）材料的收集、整理和制作

1.明確財政專項歸檔材料范圍

財政專項歸檔材料可分為財政專項綜合檔案和業務檔案。業務檔案即在執行財政專項過程中形成的科研、基建、財務等檔案，這些檔案按照各業務檔案歸檔范圍進行歸檔。

財政專項綜合檔案歸檔材料范圍，包括財政專項申請、實施和驗收過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、記錄、賬單、聲像等各種載體材料。

財政專項項目的申請材料：項目申報書、經費預算、可行性研究報告、批件、合同書等。

財政專項項目執行中的材料：招標投標材料、政府采購確認書、合同、協議、會議記錄、有關審計材料、財政專項整改材料（含申請報告、批復、整改后的決算表）。相關硬件設施照片、發票復印件等。另行歸檔的基建、儀器設備和科研等檔案的移交目錄、卷內目錄以及歸檔情況說明。

財政專項檢查中的材料：執行情況匯報、工作總結、經費執行情況、經費使用表和其他匯報材料。

財政專項驗收材料：驗收申請書、總結、績效評價全套資料、經費決算表、儀器設備等資產賬單、驗收意見、會議記錄等。

2.財政專項檔案的制作

以件歸檔：因提倡財政專項一經立項就開始歸檔，因此歸檔工作是一項持續的工作。為便于歸檔和管理，財政專項綜合檔案原則上以件歸檔。為便于保管和利用，件的大小可根據材料自然形成的規律和有機聯系靈活掌握。同一時間形成的材料或性質類似的材料可以適當合并。如申請材料（項目申報書、可行性報告、批件等）可合為一件；驗收材料可合為一件等。

立卷單位和題名：財政專項綜合檔案一般以一個專項項目為立卷單位，案卷題名與財政專項項目同名。

年度歸檔方式：同一財政專項每年歸檔只是在原有的檔案盒中逐年加入新形成的材料，直至檔案盒裝滿，再另裝一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的順序一般按形成時間前后排列。備考表上注明每年歸檔的年份、件號和件數。

業務檔案的歸檔：財政專項所形成的科研、基建、儀器設備檔案可根據科研、基建、儀器設備檔案的要求進行歸檔。

保管期限：財政專項綜合檔案保管期限暫定為30年。

正確處理財政專項檔案與其他檔案的關系

原則是：在維持原有的各種檔案歸檔管理方法的基礎上，既要確保財政專項和各業務檔案材料歸檔齊全，便于管理和利用；又要減少重復歸檔，浪費人力和財力。

（一）財政專項檔案與文書檔案的關系

財政專項材料形成的文件留檔時多留一份打?。ㄓ陀。┘?。文書檔案還是按原來的方法（打印件、發文稿加底稿）歸檔，以維持單位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件歸入財政專項檔案。

（二）財政專項檔案與基建、儀器設備檔案的關系

財政專項中許多經費是用于基建和購買儀器設備的，因此所形成的檔案也是財政專項檔案內容的一部分，這些材料如果歸到財政專項檔案中，則基建檔案和儀器設備檔案就不系統、不健全，并且在查找時首先要分清該基建或儀器設備是否屬于財政專項，然后在不同的系統中查找，給查找增加了難度。同時基建和儀器設備檔案的管理利用有自身特點，歸到財政專項檔案中管理也不順暢。然而，這些基建或儀器設備檔案又是財政專項檔案的組成部分，特別是一些審批、審計、招投標、免稅等材料在檢查財政專項時又常常要查閱，如果只歸基建、儀器設備檔案，不歸財政專項綜合卷，由于基建、儀器設備檔案歸檔材料內容與財政專項有所不同，容易使財政專項申報、審批、決算及驗收等方面的材料漏歸。

因此，作為以基建和購買儀器設備為主的財政專項的材料，分為財政專項綜合卷和基建、儀器設備檔案。其中基建或儀器設備檔案仍根據基建和儀器設備檔案原有的方法進行歸檔。但是，在歸檔時要把已歸檔的基建、儀器設備檔案的移交目錄和卷內目錄歸入財政專項綜合卷中，并標出案卷號，以便查找。

（三）財政專項檔案與科研檔案的關系

與科研有關的財政專項：一是純科研的財政專項，二是包含基建、儀器設備等其他內容?？蒲袡n案與財政專項檔案雖然屬于兩個范疇，但是純科研的財政專項全過程和步驟，以及材料實質內容和性質與科研類似，因此作為純科研的財政專項，可以按照科研檔案的歸檔方法歸入科研檔案中，不需要另外再歸。而除科研外還包含其他內容的財政專項，可以把科研、基建、儀器設備檔案按原有的方法歸入各類檔案中，再歸一份財政專項綜合檔案，并把已歸檔的科研、基建、儀器設備檔案的移交目錄和卷內目錄歸入財政專項綜合卷中，標出案卷號，以便查找。

(四）財政專項檔案與會計檔案的關系

第3篇

面對各項細化的測評內容與標準，能夠展示說明本校執行情況的有力手段除了陪同評審組進行實地考察、訪談調查外，就是提供能供評審專家們參考、審核的支撐材料，包括工作計劃、總結、請示、方案、會議記錄、制度匯編、自查報告、合同協議、證書獎牌、報紙期刊、照片、錄像、筆記、手稿、宣傳冊等等。四是階段性明顯。專項工作階段性很強，一般都是集中在一定時期完成，短的兩、三個月，長的則會持續一、二年。在專項工作持續的這段時間文件材料集中形成，數量龐大。專項工作的特殊性決定了專項檔案材料形成的特殊性。

二、專項檔案的收集

專項檔案材料由于形成的時間、方式都不同于一般檔案材料，因此對它的收集必須因時、因地制宜。

（一）確定歸檔范圍根據前邊提到的專項檔案形成的四個條件，我們將需重點歸檔的專項檔案大致確定為：學校為完成某項重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個部門職責相近，習慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。

（二）歸檔責任專項工作小組成員是從各單位抽調而來的臨時人員，他們在工作結束后，各回各家，檔案材料如不及時整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負責材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動聯絡機制。檔案館專管員指導專項檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時登記、核對、催交、收存材料。

（三）歸檔時間如果是短期專項工作（如半年內），在工作結束后一個月之內移交歸檔；如果是長期專項工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報檔案館備案；全部材料在工作結束后一個月內移送檔案館，重要材料原件可提前進館，平時使用復制件。

（四）歸檔材料質量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復印件。

（五）條件保障檔案館主管領導進入學校專項工作領導小組，建立重要專項工作檔案跟蹤督查制度。

三、專項檔案的整理