水利工程信息化建設(shè)范文

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第1篇

Abstract: Archive information resources is unique and irreplaceable. It has great significance to accelerate the digitization process of archival information and promote the construction of archival informatization. Combining with years of arrangement of water conservancy project files, the author makes an analysis of the factors that affect the file information construction process, and proposes some suggestions for accelerating the construction of archival informatization.

Key words: archive management; informatization; the concept of archive management

中圖分類號：F407.9文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2012）

一、水利工程檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

水利工程檔案管理是水利工程建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是設(shè)計、施工、監(jiān)理、基建等活動的重要依據(jù)。水利工程檔案信息化建設(shè)是一項規(guī)模大、涉及面廣、技術(shù)性強的系統(tǒng)工程，要有序推進檔案信息化管理，必須轉(zhuǎn)換檔案管理模式及更新檔案管理理念、加強檔案基礎(chǔ)工作。二、水利工程檔案信息化建設(shè)特點1. 檔案信息載體電子化目前，在水利工程中形成的各種文件的文本、表格、圖形、圖片、聲像等都是以電子文檔的形式保存下來的，檔案介質(zhì)正在從紙質(zhì)向電磁介質(zhì)轉(zhuǎn)變。從存貯介質(zhì)看，硬盤、軟盤、光盤等系列存儲設(shè)備具有容量大、占用空間小、便于修改等優(yōu)點，為電子化檔案的保存提供了有利存貯條件。現(xiàn)代的存貯設(shè)備不僅可以節(jié)省庫房空間和檔案裝具，而且可以節(jié)約大量的人力、財力和物力，將大大提高檔案管理的規(guī)范性和工作效率。電子化檔案將最終改變檔案資料載體形式。2. 檔案信息組織形式網(wǎng)絡化

傳統(tǒng)檔案工作的信息組織大多是人工方式進行的，采取的是手工登記、編目、造冊的方法，只能按類別、年份進行比較粗的分類。在網(wǎng)絡環(huán)境下信息組織模式、信息處理技術(shù)及信息利用方式都發(fā)生根本性的變化，檔案現(xiàn)代化管理可以實現(xiàn)歸檔、編目、查詢檢索和借閱管理的自動化，便于檔案信息的接收、傳遞和存儲，有利于網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)和利用。3. 檔案信息查詢檢索自動化檔案信息管理的終極目標是把檔案中的知識、技術(shù)、成果信息及時有效、合理、合法地開發(fā)利用，提高檔案的利用率。傳統(tǒng)管理方式下只能根據(jù)歸檔的分類方式，按類進行簡單查詢，檢索條件簡單，查詢結(jié)果比較單一；實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理后，可以根據(jù)主題詞、關(guān)鍵字進行全文檢索，也可以將多種條件組合在一起進行復合條件的查詢，讓信息技術(shù)所包含的科技含量在水利行業(yè)中得到充分體現(xiàn)。三、 檔案信息化建設(shè)影響因素分析1. 檔案資料整編混亂由于每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格原則不統(tǒng)一，沒有按一定的規(guī)律科學分類，形成整編、組卷的目的。以至于造成檔案資料以齊全為目的，以案卷不丟失為原則，內(nèi)容龐雜、檔案資料繁多、分類不清楚等一系列情況，主要反映在以下幾個方面：（1）組卷不規(guī)范，編號方案、形式不統(tǒng)一。不同時期檔案資料整編不同：檔案資料整編按單位工程—分部工程—單元工程組成的 ；之后改為檔案資料整編按施工前期—施工中期—施工后期組成；再之后更改為施工準備卷—施工進度卷——······——驗收卷。（2）在文書檔案中存在案卷標題不規(guī)范、問題標注含混不清、卷內(nèi)無文件級檢索目錄、文件標題不全、責任者不明等現(xiàn)象，以致于部分內(nèi)容未被案卷標題涵蓋，有些文件就很難檢索到，從而產(chǎn)生漏檢，影響檔案利用率。（3）組卷規(guī)則不規(guī)范、不統(tǒng)一，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權(quán)限組卷的。（4）檔案整編工作中對“卷”和“件”概念模糊，對一些文件之間沒有互相聯(lián)系的文件，沒有取舍，統(tǒng)一編檔入卷。既不方便利用（按“件”檢索、借閱、復印等），又不利于檔案的信息化處理。四、加強檔案信息化管理的幾點建議1. 加強檔案基礎(chǔ)管理工作檔案的基礎(chǔ)性管理工作，是檔案信息化建設(shè)的前期準備。要對檔案實體進行科學有序的管理，首先，要做好檔案實體的前期處理工作。首先，檔號的編制要規(guī)范，要統(tǒng)一檔號編制方案和檔號形式，檔號要能正確反映檔案的分類和排列次序，以便于保管和查找。其次，檔案著錄要規(guī)范，盡量采用最精確的詞語涵蓋案卷的內(nèi)容，使用同一個稱謂、同一題名，以確保檢索點的一致性和唯一性以保證檢索點的準確性。2. 加快檔案管理文檔一體化的進程文檔一體化管理是將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，要加強文件管理的超前控制，就必須要求單位的文件、檔案類目劃分和設(shè)置要準確、文件轉(zhuǎn)換格式要標準和規(guī)范，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口緊密銜接起來。檔案部門應改變傳統(tǒng)檔案工作模式，在單位網(wǎng)站的網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，讓本單位人員利用本單位的局域網(wǎng)站，足不出戶就將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，從而大大提高工作效率和管理水平。五、結(jié)束語加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件有效安全運行和歸檔；必須統(tǒng)一檔案信息資源管理的規(guī)范，使電子文件的歸檔、保管、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化。參考文獻：[1] 趙沈貴.檔案信息管理和傳統(tǒng)管理。檔案學通訊，2006，

[2] 葉嘩.信息時代檔案管理淺析.云南檔案，2008，

第2篇

1水利工程信息化建設(shè)的必要性

1.1水利資源共享的需要

水利工程建設(shè)過程中涉及數(shù)據(jù)資料較多，對這些數(shù)據(jù)資源的收集也較為困難，并且在工程項目法人、設(shè)計單位以及監(jiān)理單位等之間需要交流的文件信息較多，如果繼續(xù)采用過去傳統(tǒng)的信息傳達方式，必然會影響到數(shù)據(jù)信息的及時性和完整性。而水利工程的信息化建設(shè)則可以把所收集的數(shù)據(jù)信息進行合理整合，這種整合是按照科學性原則進行的，可以方便工程后期的管理和維護，從而實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。首先，信息化設(shè)備可以避免人工操作可能出現(xiàn)的誤差，且也可以解決時效性問題，使工作人員對各種數(shù)據(jù)資源進行及時、快速、高效處理，提高各單位之間信息資源交流和共享效率；其次，水利工程信息化調(diào)度系統(tǒng)可以順利實現(xiàn)對各個單位的數(shù)據(jù)信息采集、匯總，并將其第一時間傳輸?shù)叫枰牟块T中，這是傳統(tǒng)傳輸方式所難以實現(xiàn)的，是整個水利工程信息化建設(shè)的核心所在。

1.2水利管理決策時效性的要求

一是水利工程信息化的實現(xiàn)可以實時化分析和匯總各種數(shù)據(jù)信息，并且在收集之后還可自動進行計算，計算之后可以按照預期設(shè)定的格式將報表進行輸出，提高了數(shù)據(jù)信息處理的高效性和時效性；二是信息系統(tǒng)的暢通，還可以使水利單位內(nèi)部管理更為高效，上下級部門之間的信息交流和傳達更為便捷，同時可以確保信息傳達的真實性，各部門在得到傳達信息后及時作出管理決策，尤其是出現(xiàn)突發(fā)問題時，這樣水利工程的決策效率就得到了明顯提升，并最終帶動水利工程總體管理水平的提升；三是水利工程管理中，各項管理決策都必須要建立在準確、完整的數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)上，實現(xiàn)信息化建設(shè)后，可以對水利工程各個方面的信息資源進行準確搜索、加工和整理，能夠在此基礎(chǔ)上對整個工程動態(tài)全局把握，并對建設(shè)方案進行科學調(diào)整，確保在最短時間內(nèi)完成建設(shè)任務，同時信息化系統(tǒng)的實現(xiàn)也可以改變傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理模式，從而使水利工程管理更為科學化和流程化。

2水利工程信息化建設(shè)的建議

2.1強化管理隊伍的專業(yè)水平

水利工程的信息化建設(shè)涉及領(lǐng)域較多，并且整個建設(shè)過程的科技含量、智能水平都非常高，這就需要有專業(yè)化的人才隊伍做支撐。一是對于水利工程部門來說，要對現(xiàn)有管理隊伍進行業(yè)務培訓和技能教育，將信息化技術(shù)全面貫徹到管理隊伍中，并依據(jù)管理隊伍的人員構(gòu)成特點，采用科學的培訓方式和方法，實現(xiàn)對不同領(lǐng)域的信息系統(tǒng)進行專業(yè)化培訓，切實提高管理人員的專業(yè)化水平和信息化水平；二是加大對信息化人才的引進力度，水利工程部門要結(jié)合自身實際建立相應的信息化網(wǎng)站、信息管理系統(tǒng)以及信息調(diào)度中心，將內(nèi)部各個部門之間的信息交流和聯(lián)系形成一個有機整體，轉(zhuǎn)變用人機制，積極引進專業(yè)性人才，彌補自身管理隊伍存在的不足。

2.2完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)造有利條件

水利工程信息化實現(xiàn)是一項綜合性、系統(tǒng)性工程，水利信息的網(wǎng)絡建設(shè)和資源開發(fā)利用是信息化基礎(chǔ)建設(shè)的重點。要加快推動水利工程信息化建設(shè)，就必須要建立輻射范圍廣的公共網(wǎng)絡，各個地區(qū)的水利系統(tǒng)構(gòu)建適合自身的信息資料數(shù)據(jù)庫，在得到驗收確認之后再與輻射全國的公共網(wǎng)絡進行連接。此外，水利部門還要加大信息化建設(shè)的資金投入量，對信息化設(shè)備進行引進，包括計算機、微電子設(shè)備等，切實為信息化實現(xiàn)創(chuàng)造良好條件。

2.3加強信息化的安全建設(shè)

要實現(xiàn)信息化，就必須將安全建設(shè)作為第一關(guān)注點。信息化發(fā)展速度越快，其所面臨的安全問題就越多且越復雜，這就需要水利工程部門在進行信息化建設(shè)過程中，將信息系統(tǒng)的安全性和信息資源傳達的保密性統(tǒng)一對待，同時要加大反黑客技術(shù)研究力度，構(gòu)建全方位的安全管理機制，為信息化實現(xiàn)提供有力保障。

3總結(jié)

第3篇

檔案的信息化管理，就是利用現(xiàn)代化的科學技術(shù)手段對紙質(zhì)檔案進行掃描，使之轉(zhuǎn)化成用計算機操作供人們使用的電子檔案信息庫，使檔案的收集、存儲、分類、查閱等變得方便、快捷。檔案信息化是檔案管理模式從檔案實體保管轉(zhuǎn)為以檔案實體的數(shù)字化信息為重心，可以實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

水利工程是國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)工程，關(guān)系著國家經(jīng)濟發(fā)展和人民生活水平的提高，水利檔案真實客觀的記載著水利工程的進展情況，是水利工程設(shè)計、施工、監(jiān)理等活動的重要依據(jù)，具有重要的現(xiàn)實意義，因此應加強對水利工程檔案的管理，采取先進的管理方式，充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，加快水利工程檔案的信息化管理進程，逐步提高存檔質(zhì)量和工作效率。

一、傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的弊端

1、檔案的查詢、管理不便。檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案在長期頻繁的查閱過程中，會造成磨損、丟失、污損等情況，大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展，紙質(zhì)檔案逐年增多，不僅占用了大量庫房存儲空間，而且加重了檔案查閱的難度，造成檔案提檔和還卷工作復雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大，直接影響檔案的查詢效率，導致了檔案信息資源的浪費。

2、檔案的管理存在很多安全隱患，包括：環(huán)境、人為等各方面的因素，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對檔案庫房的保存環(huán)境要求很高，灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強度等因素都會導致檔案壽命變短，檔案管理人員因調(diào)卷、還卷頻繁的進出檔案室，本身就會破壞檔案的管理環(huán)境，不利于檔案的保管。

二、檔案信息化管理的重要性

傳統(tǒng)檔案管理的弊端迫切要求加快檔案的數(shù)字化進程，提升檔案的管理水平，建立數(shù)字化檔案管理。在新的形勢下，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，這是“十五”計劃期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個專項規(guī)劃。提出全國檔案信息化建設(shè)的目標和主要任務是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設(shè)。根據(jù)國家檔案局“十五”規(guī)劃的要求，各省、直轄市都將檔案信息化建設(shè)納入了政府電子政務建設(shè)的總體規(guī)劃，同時陸續(xù)啟動了大規(guī)模的檔案信息化建設(shè)。在國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃》中提出：要加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理的工作目標。

河北省檔案局也提出了要在“十二五”期間全部完成檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)全省各級檔案館檔案信息資源共享的目標任務。

開展檔案的信息化建設(shè)，可以大大提高檔案的利用效率，減少檔案的提卷次數(shù)，加強檔案的原件保護，可以在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，實現(xiàn)即時查詢，極大的減輕了工作人員的負擔。使檔案查借工作十分方便，檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

三、檔案的信息化管理的內(nèi)容

1、加強檔案信息化管理的制度建設(shè)。單位領(lǐng)導必須高度重視檔案管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機構(gòu)和制度，成立專門的水利工程檔案管理小組，明確專門的檔案管理人員，專門負責工程項目資料的收集、整理及歸檔工作，明確檔案管理人員的工作職責和責任。要定期對國家制定的檔案管理的法規(guī)、制度進行研究學習，及時制定、修改適合本單位的水利檔案管理規(guī)章制度。創(chuàng)建規(guī)范的管理機制，使檔案資料標準化、規(guī)范化和共享化，不斷提高檔案實體質(zhì)量，避免相近公文重復立卷組合，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，如：檔案立卷歸檔制度、查閱制度、保密制度、安全管理制度等。加大檔案人才的培訓力度，充實穩(wěn)定檔案隊伍，努力提高重點水利工程建設(shè)項目檔案管理人員的素質(zhì)，有計劃、有目的的對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使水利檔案管理人員不斷更新知識、掌握扎實的業(yè)務技能，要不斷增強檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，使其充分認識檔案管理的重要性，牢固樹立檔案科學管理觀念，提高檔案管理人員的檔案安全管理和保密意識，逐步建立和完善檔案管理機制。

2、加強檔案信息化管理的設(shè)施建設(shè)。統(tǒng)籌安排檔案經(jīng)費和設(shè)備，建立設(shè)備齊全、功能完善的計算機機房，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務器和數(shù)據(jù)存儲器，安裝河北科怡檔案管理軟件，為檔案的信息化建設(shè)提供良好的數(shù)據(jù)處理和存儲環(huán)境。不斷提高檔案的檢索功能，使其能夠按照項目分類、功能、年度、文號、密級等進行靈活檢索。檔案的信息化建設(shè)需要復印機、電腦、掃描儀等先進的電子設(shè)備，實現(xiàn)檔案目錄電腦檢索，內(nèi)容電子化掃描工作，為檔案的數(shù)字化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。加強對各種系統(tǒng)和軟件的學習和開發(fā)，逐步實現(xiàn)檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、檔案信息網(wǎng)絡的建設(shè)及信息資源的開發(fā)利用，并不斷豐富和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。

3、加強電子檔案的安全管理。加強檔案的安全管理，做好檔案的復制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏，加強計算機系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，加強檔案的信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。一是注重檔案管理人員的學習培訓，熟知檔案安全保護知識，定期進行檔案安全檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題或存在的安全隱患應及時向領(lǐng)導匯報并采取相應的處理措施。二是制定檔案安全責任制，責任到人，將檔案安全工作列入本單位議事日程和工作計劃，確保檔案安全管理工作責任的落實。三是做好檔案安全管理的宣傳教育工作，采用多種形式開展檔案安全教育活動，增強檔案管理和廣大干部職工的檔案安全管理意識。四是建立健全檔案安全應急處置預案。根據(jù)本單位的實際情況，制定檔案安全應急處置預案并加以不斷完善，隨時應對可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。

4、檔案信息化建設(shè)目標。積極推進水利工程檔案的數(shù)字化掃描工作，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫群，包括：電子目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片及聲像檔案數(shù)據(jù)庫等，建設(shè)檔案信息資源管理平臺，確保檔案的信息安全。