檔案管理重要性和意義范文

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第1篇

關鍵詞：信息化；醫院；綜合性檔案；重要性

近年來，國家對衛生信息化建設非常重視。醫院檔案信息管理如何滿足醫院乃至社會各方面對醫院檔案信息利用的需求?如何根據醫院檔案形成規律和特點，建立實用共享的醫院檔案管理信息系統?這是我國各級各類醫院檔案管理部門目前普遍關注但又尚未解決的新課題。

1醫院綜合檔案管理現狀

1．1缺乏完善的檔案管理體系

目前，我國大部分醫院的綜合檔案管理制度相對不是很完善，各科室間缺乏有效溝通，應該歸檔的材料一般都由各部門自行保管，使得綜合檔案的管理工作不具備科學性、完整性，容易導致醫院檔案管理工作的滯后和混亂。

1．2檔案管理工作不被重視

不少醫院的綜合性檔案管理問題不受領導重視，是因為有些醫院管理者認為綜合檔案管理不能直接給醫院帶來經濟效益，且需要消耗大量資金，是可有可無的項目。缺乏領導重視和資金來源的直接后果就是造成檔案管理工作的落后和不規范［1］。

1．3檔案管理信息化水平不高

工作效率低下信息技術在醫院綜合檔案管理中的應用率還是比較低的，由于缺乏技術支持，致使不少珍貴資料難以保存下來［2］。因為資金投入不足，使得檔案管理者無錢購買相應的軟硬件設施，直接后果就是使用者無法在短時間之內迅速檢索到所需的資料。

2使用信息化管理醫院綜合性檔案的重要性

2．1檔案是醫院發展和建設的重要資源

檔案是醫院工作的重要資源，對醫院今后的發展和建設具有重要的指導意義。建立一套科學有體系的綜合檔案管理系統是提高整個醫院管理水平的基石。

2．2信息化是時展的必然趨勢

伴隨著計算機技術、信息技術和通訊技術的不斷發展，不少行業為了提高工作效率、經濟效益和社會效益，紛紛引進了信息化管理這一概念。同樣為了有效開發利用醫院的檔案資源，可以充分利用網絡資源，建立屬于自己的檔案數據庫。

2．3方便醫院職工及時獲取相關資訊

不僅僅是醫務工作人員，在醫院工作的每一名職工可以通過便捷的現代化網絡平臺，及時獲取各部門的通知、公告，可以加強職工對醫院的認知感。同時也可以為醫院職工的好人好事提供傳播途徑，以增加職工的工作使命感。

3建立健全醫院綜合檔案信息管理系統

3．1整合信息資源完善信息系統

檔案信息資源整合不是簡單的數據庫集合，而是對獨立的檔案信息資源系統中的功能結構進行類聚和重組，形成一個新的檔案信息資源體系，最終建立一個效率更高的系統模塊。目前，國際領先的技術結構是采用B/S結構(即Browser/Server———瀏覽器/服務器)，網絡辦公不再受地域限制，用戶端只需要單一的瀏覽器軟件，通過使用Internet的超文本、多媒體傳輸技術，就可以訪問文本、圖像、聲音等信息，完成網上信息查詢、打印、錄入等操作，具有系統負載輕，開放性好，系統維護升級方便等優點。

3．2合理設置綜合性檔案信息管理系統基礎模塊

醫院綜合檔案信息管理系統最重要的是模塊設置，大多數醫院的信息系統包括:醫療文書檔案、科研教學資料、醫療設備資料、人力資源資料和黨建、行政管理及其他信息資料這5大模塊。但是對于模塊內容的歸檔存在一定的難度，因為各部門職能不同，自身形成的文件和檔案類別有所差異。在運用計算機對各類文書檔案進行歸檔的時候，必須由專職人員嚴格按照統一的格式、標準進行分類輸入，確保信息系統的準確性、實用性［3］。

3．3加大資金投入配備基礎網絡通訊設備

醫院要真正實現綜合性檔案的開發利用和資源共享，必須要加大資金投入力度，配備基礎的網絡通訊設備，以醫院局域網為基礎，利用網絡傳遞運輸技術、通訊技術、掃描技術、多媒體技術、數據庫技術、數據壓縮與上傳技術等輔助手段，為醫院綜合性檔案信息化管理提供保障。檔案信息化建設勢在必行，為開創檔案管理工作的新局面創造良好的條件。以往對檔案管理所采取的傳統的手工管理模式已經不能滿足現下快速發展的社會需求，并且正在逐步被先進的應用計算機技術、網絡技術等信息化管理模式所取代。隨著信息化程度的穩步提升，醫院綜合性檔案管理工作也有著巨大的變化，檔案信息管理系統正逐漸步入規范化、科學化的時代。

參考文獻

1陳文德．醫院綜合檔案管理的現狀及對策［J］．產業觀察，2015，(8):171．

2朱方華，宮潔麗，王建軍，等．利用信息管理系統對醫院綜合檔案進行管理［J］．河北醫藥，2013，(3):773－774．

第2篇

[關鍵詞] 醫院；檔案管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 074

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0151- 02

0 前 言

如今人們的生活已經完全的信息化，也普及到了各領域的應用的，醫院也迎合了時展的要求，將信息化運用到了醫院檔案管理中，如病人電子化信息檔案的出現。而醫院檔案信息化管理無疑對傳統醫院檔案管理模式造成了巨大的威脅，也推動著檔案管理思想的轉變，以期符合時代的發展需求。

1 醫院檔案管理信息化的重要意義

科技的快速發展，推動著信息技術的廣泛應用，其在醫院管理中的運用也非常普遍。作為醫院檔案管理人員，應時刻關注檔案信息化的發展趨勢以及作用，這樣才能更好的將信息技術運用到檔案管理工作中，促進醫院檔案管理的水平和質量能有所進步和提高，推動檔案信息化在醫院管理領域中更有利的發展。

1.1 提高我國醫療行業的發展水平

信息化技術的發展和普及程度決定了一個國家的發展的水平高低。現代信息更新速度的加快，使得人們對于各種時效性強且具有高價值的檔案信息需求不斷提高，而傳統的管理模式和觀念已無法滿足現在人們對于信息的需求，所以，針對醫院檔案管理工作的改善和創新，應在現有的醫院檔案管理模式基礎上，通過和目前流行的技術手段以及優秀的管理措施相結合的方式來實現，這也成為當下檔案信息可長遠發展的有效手段。對此，各醫院應配合現在的發展需求，重視醫院檔案管理工作并強化信息化建設，為醫院檔案的長期發展打好基礎，為在社會進程中的人們對于各種信息需求的不斷增加提供有效的途徑。

1.2 解決醫院檔案管理中存在的問題

信息化技術在醫院檔案管理中的運用，其管理過程中采用的是提高管理技術手段和管理措施的方式，并進行分析和應用，這樣做的目的是醫院檔案在管理過程中能夠結合當下的發展趨勢，通過技術措施對其進行控制。近年來，在檔案信息化工作方面，各級醫院也取得了不少成績，主要是利用當前的技術措施和管理手段對現有管理進行了完善。

1.3 保證我國醫療事業的可持續發展

在我國醫療事業的發展中，檔案管理信息化的建設和實施起著決定性的作用，也是醫院實現自我發展的保障。而在其發展過程中，建設型人才的需求也在逐漸增加，體現了如今建設型人才的重要性，所以，全面、詳細、系統的掌握人事檔案材料，才能最大化的發揮建設型人才的作用，使用人才更合理化，保證醫院事業的可持續發展。

為此，檔案管理信息化的建設就更為迫切了。人才的發現和培養離不開檔案管理信息化的實施，也為醫院事業的發展提供有力的技術支持，更為醫院檔案信息的資源得以更好的開發、利用以及延長使用壽命提供保障，最終實現我國醫療事業更深遠的發展。

2 醫院檔案管理中信息化的應用

檔案信息化作為一項重要的理論被廣泛地應用于醫院管理中，主要可以在數據管理、工作方式、信息檢索以及安全管理方面得到體現。醫院的檔案管理水平以此得到很大程度的提高，而且很有力度的保證了醫院檔案的完整性和安全性，這對醫院管理信息化的發展具有重要意義。

2.1 醫院檔案管理中工作方式信息化的應用

在醫院管理中，工作方式信息化發揮著重要作用。基于信息化時代，檔案管理中的工作方式也要順應發展，趨于信息化。傳統的醫院檔案工作方式，是采用的人工管理方式，而這種管理方式是存在不少問題的，如手工操作會造成檔案信息存在較大誤差，不利于檔案完整保存等，尤其是在進行檔案信息查找時，費時費力。

而當工作方式引入信息化后，醫院的檔案信息存放分類清楚有序，使用時便于查找。對于檔案工作人員來說，利用計算機中的查找歸類等功能，更加的有利于進行管理工作的進行，便于后續的查找和利用等工作。所以，應設置更加標準的檔案信息管理流程，并制定相關制度，以此推動信息化的工作方式在醫院檔案管理中順利的開展和普及。

2.2 醫院檔案管理中數據管理信息化的應用

數據的信息化是檔案信息化的基本體現。信息化，即把各種信息和事物變成數據儲存于計算機中，便于后續的使用和管理。

首先，在特定的條件下，才能現數據管理信息化的使用，如電腦設備、局域網和相關管理系統等。

其次，為避免出現問題或出現問題時順利解決，技術部門與檔案管理部門之間應有良好的交流和配合，將數據損失降到最小化。

最后，對數據進行適當的統計和分析，以便提高數據的再利用率，實現數據管理信息化的其他作用。

2.3 醫院檔案管理中信息檢索信息化的應用

在醫院檔案管理中，信息檢索也是重要的應用環節。信息檢索有助于對醫院檔案的準確、有效、快捷的獲取和利用。通過網絡數據，還可以獲取其他途徑檔案的分享，為收集更多的信息資源提供便利。但是，雖然信息檢索具有很大的優勢，如果管理不當，很容易造成檔案的流失或者損壞，所以，要求檔案管理人員具備高素質的同時，還應制定相關的管理制度進行約束，對特殊資料施行權限限制，防止心術不正之人竊取機密文件與他人進行籌碼交易，造成醫院利益危機。

2.4 醫院檔案管理中安全管理信息化的應用

檔案管理具有較強的保密性，所以，在檔案管理過程中，杜絕工作人員對檔案信息隨意篡改或竊取，保證信息的原始性。網絡的快速發展帶給人們便捷的同時，也存在一些隱患，如黑客攻擊，對于醫院的檔案管理安全性來說，就是一個很大的隱患，這也對強化檔案保密工作提出了更好的要求。所以，強化在檔案管理中的安全信息化具有重要意義。

其一，保密制度的制定要嚴格縝密。作為檔案管理人員則需要按照所指定的保密制度要求進行管理，以確保檔案信息的安全性；其二，完善醫院的檔案管理系統。與三方制定多項保密協議來解決黑客攻擊問題，這就要求強化信息技術工作人員的專業技能，尤其是黑客監控技術和防火墻技術，通過強化專業機能，最大程度的防止或降低黑客的攻擊，以期保證醫院檔案的原始性和完整性。

3 結 語

綜上所述，醫療事業的進步離不開信息技術的深入普及，醫院檔案管理工作也需迎合發展趨勢，改變現有管理模式，引進先進理念，充分利用現代技術的優勢和資源，更為高效的完成醫院日常檔案管理工作。

作為醫院管理者，應給以信息化技術足夠的重視，認識到檔案管理信息化的重要性，對工作中所需的硬件設備，應保證齊全并進行優化，及時改善健全醫院檔案管理體制。

此外，強化檔案工作者專業素質也應給予重視，定期不定期的組織人員培訓，對新技術進行學習掌握，在工作中能夠靈活運用，強化自身專業素質，更加高效率的完成工作。

主要參考文獻

[1]肖國梅.醫院檔案管理的信息化[J].醫療裝備，2016，29（10）.

[2]胡桂琴.芻議醫院檔案管理的信息化[J].科技視界，2013（12）.

第3篇

前言

房屋權屬檔案是進行房屋權屬認證的重要憑證，其有效的記錄了房屋權屬的相關資料。在社會不斷發展的狀況下，房屋權屬檔案的數量在逐漸的增多，并對相關的房屋權屬糾紛起到了非常關鍵的影響作用。而要充分的發揮房屋權屬檔案的管理作用，就必須強調房產交易核檔的重要性，并采取相應的措施加強房屋檔案管理工作的進行。

一、房產交易核檔

房屋權屬檔案是指房地產行政主管部門在進行權屬登記、調查、權屬轉移、變更等管理工作中所直接形成的作為重要依據的文字、圖表、聲像等資料。它是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄，和房屋權屬證書都是法律認可的有效證明，具有專業性、真實性、動態性、價值性、完整性、法律性的特點。隨著房地產業的迅速發展，房屋權屬檔案數量逐步增多，利用也更加頻繁，房屋權屬糾紛，“房姐房叔”問題突出，這些都對房地產交易中房屋權屬登記檔案的信息準確性提出了更高的要求，所以為了保證權屬信息的記錄的專業性、完整性、準確性等就必須在工作中認真負責并且進行核檔，不斷提高房屋權屬檔案質量管理的水平。

二、房產交易核檔在房屋權屬檔案管理中的重要性

（1）、為房產交易服務提供保證

房產交易核檔還可以為房產交易服務提供保證。城鎮化的發展必然帶動城市房產交易量的上升，一般情況下是根據房屋權屬證書進行交易的。但是市場上出現了房屋因拆遷被凍結、房屋所有人的房產被司法機關查封、不法分子涂改或偽造房產權屬證書從事欺詐活動等情況，這樣一來買房者根據房屋權屬證書進行交易就會帶有一定的安全風險。所以，為防止不必要的風險，為政府和國家避免損失，很有必要進行房產交易核檔，以確保交易在信息核對無誤條件下進行。

（2）、有利于權屬證書當前狀態的核實

在與房地產公司房屋交易成功之后，房屋權屬人就自然有了對房屋的處置權。但是一般情況下會存在房屋交易進行的時候，沒有做好相應的查封、抵押或限制登記的工作，在這種情況下也就常常會發生交易雙方不正常的談判工作，而此時的房屋可能處于相應的限制狀態。針對這種情況，采用房產交易核檔，就能夠有效的幫助交易雙方進行合理的交易，保障雙方的利益，最終確定交易是否能夠進行。

（3）、為決群眾糾紛、查處腐敗分子提供依據

隨著城市建設的不斷擴大，房產交易量不斷上升，建立在各種虛假信息的房產權屬證書上的交易也逐漸增多，嚴重危害房屋權屬檔案管理工作的順利開展，影響房地產業的健康發展。這些不良現象出現的根源之一就是房產交易檔案的信息缺失。房產交易核檔可以核實證書的真實性，防治和打擊社會上的以真實信息克隆的虛假信息、完全虛假信息、巧借他人信息等手段制造的房屋權屬證書，為相關人士、相關單位提權歸屬、房產價格、房產變更、房產來源、房產面積等具有法律效率的基礎信息內容。

（4）、有利于核實房屋產權的來源和相關數據

房屋在進行交易時，先要明確房屋的來源，是買賣所得，繼承所得，還是他人贈與等。只有對房屋的來源進行了有效的明確，才能夠計算出相應的繳費金額，因為不同來源的房屋在交易中所繳納的費用是完全不同的。比如，一座房子是房改房所得，那么就相應的要收取土地出讓金。因此，有了房產交易核檔這一環節，就能夠保證房改房情況下土地出讓金的及時收取，為國家減少不必要的損失。

三、加強房屋檔案管理的相關措施

（1）、制定房屋權屬檔案管理規范

目前，對房屋權屬檔案工作進行管理時，具體可參照的標準、規范不是很多，這導致同系統之間容易出現管理問題。因此，在實際的工作中，我們要不斷的進行學習和創新，對管理工作進行研究；同時，要保證相關的行政部門做好協調工作，保證檔案管理辦法的盡快制定和實施，要保證相關的政策法規可操作性較強。進行規范的制定時，對每項業務的具體的保管期限、文件材料、歸檔范圍等的相關制度要進行確定，這樣能為工作人員的工作提供便利。

（2）、持續的提高檔案管理人員的綜合素質

房屋權屬檔案管理人員的綜合素質，直接的影響到房屋檔案管理的質量，是保證房屋檔案管理工作有效開展的關鍵因素。因此，在今后的工作中一定要加強檔案管理人員的業務培訓，積極的組織相關人員進行日常的培訓工作，從而不斷的提高檔案管理隊伍的專業素質。同時，在相關制度的制定上，要相應的制定責任追究制度，通過對事件負責人的追究，采用比較合理的處理方式，避免差錯的再次出現。

（3）、具體的明確房屋權屬檔案管理的質量標準

在進行房屋權屬檔案管理的工作中，要充分的做好檔案每一個環節的工作，包括檔案的形成、整理和利用等相關的環節，以保證檔案管理工作的有章可循。同時，在制定檔案管理的質量標準上，要求進行檔案收集的規范性，科學的確定檔案組件的分類標準，并相應的規定個人按照國家的標準進行資料的填寫。只有這樣，才能夠充分的保障房屋權屬檔案管理的質量，促進房屋權屬檔案管理工作的順利開展。

（4）、完善房屋權屬檔案管理專用軟件

根據檔案管理相關要求，按照房屋權屬檔案管理工作的需要，研發出合適的檔案管理專用軟件應用于房屋權屬檔案管理工作需求中，已經成為現實工作中較為迫切的一項工作。房屋權屬檔案管理專用軟件，必須實現系統內同一卷檔案中所包含的檔案材料的統一，并且根據檔案中任一信息記錄可找到該案卷，查看到該卷全部的業務過程，達到檔案管理專用軟件中的數據與紙質檔案內容完全吻合、統一。房屋權屬檔案管理專用軟件，可以實現房屋權屬檔案的多方位快速檢索，為利用者快速查詢到所需信息，提高工作效率，減少查詢時間。