事業單位檔案整理范文
前言：我們精心挑選了數篇優質事業單位檔案整理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。
第1篇
1.1文書檔案在搜集方面不夠完整，管理方面不夠規范
就事業單位來說，它在建立之初是由政府之間眾多部門配合完成的，因而，它所涉及的資料范圍也就比較廣，包括在征地方面、裝修方面、基建方面等，相比較而言，它的任務也是比較繁重的，再加上缺乏專門的檔案方面的管理人員對資料做搜集與整理的工作，進而也就導致了檔案方面的管理工作未能到達規范標準。
1.2對檔案方面的整理工作未能引起足夠的重視
一些單位普遍認為檔案方面的整理工作不具備技術含量，在這種背景條件之下，這方面的工作也就沒有引起領導以及工作人員的高度重視，往往只是有資料就做接收的工作，如果不上交相關的資料也就沒有工作人員進行管理。這些方面都是檔案方面的整理工作當前存在的較為嚴重的問題。
1.3檔案工作人員不具備專業素養
在事業單位的部門設置當中，通常都是讓秘書等職員兼職檔案方面的整理工作，因此，這方面的人員就不具備專業知識，檔案方面的管理工作做到由專人負責也是比較困難的。存在的這些方面的問題對于檔案方面的整理工作是非常不利的。
2.檔案方面的整理工作應當注意的問題
2.1歸檔的范圍
對于歸檔制度來說，檔案的歸檔范圍是其中的一項重要內容，因而，其中的文件信息能否做到齊全以及完整是正確劃分歸檔范圍的關鍵。歸檔范圍也就是說將檔案歸入所屬的文件當中以及哪些文件資料是不需要歸入檔案中的。就事業單位而言，應當依據國家以及行業的標準規定，再結合單位的實際運行情況，確定單位當中的文件材料方面的歸檔范圍。歸檔的范圍主要是以單位當中的實際活動為主，進而對單位中職能活動以及業務方面的工作做深入的反映。對外單位的資料來說，不管是上級或者是下級，還是一些非隸屬關系的單位，都應當將是否與該單位有著直接的關系、是否需要進行辦理、是否有利用價值等方面作為它歸檔的出發點。不能夠有凡是文件都進行歸檔這個現象的出現，也不能夠遺漏具有較高價值的文件。通過這些方式的采用使得檔案方面的整理工作更為科學以及合理的開展。
2.2保管的期限
就檔案的保管期限來說，主要分為永久以及定期兩種方式，在定期當中又分為了兩種，通常是三十年和十年。而永久的檔案保管意思就是能夠無期限地一直保存。主要涉及的范圍有單位當中的主要職能活動，于本單位的發展、國家的發展以及社會的發展具有久遠價值的檔案等應當永久進行保管。
2.3歸檔文件的整理
歸檔文件的整理也就是將其以“件”作為單位進行一系列的裝訂工作、分類工作、排列工作、編號工作、編目工作以及裝盒的工作。在進行文件歸檔的工作當中，應當做到文件的齊全以及完整，對于出現的破損文件應當予以及時的修整，字跡模糊或者是容易退變的材料應當予以復制。
2.4管理的機制
就檔案的整理工作來說，具有較強法制的意識是將這一工作順利完成的基礎條件。真正做好檔案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法規宣傳方面的工作。進而提高員工工作中的法律意識，使得一系列工作的開展按照嚴格的法律條款開展。檔案的整理對于單位而言是非常重要的，它能夠較好的了解事業單位的歷史情況、把握現在的運營情況以及在這個基礎之上對未來有一個預見作用。因而，相關的事業單位可以從多方面著手，做好檔案方面的建設以及管理的工作，把檔案的整理工作列入到單位的發展規劃以及年度計劃當中，將一系列的檔案方面的整理工作落到實處，從而促進檔案方面的整理工作更為科學高效的開展。
第2篇
[關鍵詞]事業單位；文書檔案；以件歸檔；措施
中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）21-0324-01
文書檔案作為事業單位檔案工作中重要組成部分。它記載著事業單位發展的過程，客觀反映出事業單位在處理問題、基本建設、領導決策及研究開發等各方面的過程、成果。隨著社會的發展，如何提高文書檔案管理水平是事業單位檔案工作必須面對的新課題，而以件歸檔開啟了事業單位文化檔案管理的新篇章。
一、事業單位文書檔案以件歸檔的優勢
（一）跟基本原則更契合，有利于檢索
事業單位整理文書檔案的基本原則是：必須遵循文書的自然形成規律，確保文件之間的有機聯系不被破壞[1]。以件歸檔是客觀標準，嚴格遵循了文書的自然形成規律，減少整理過程中的隨意性。同時，以件歸檔按照年度、機構等進行分類，并按照時間及成套性進行排列，促使文件之間的有機聯系完好無損。另外，以件歸檔的方法不僅加強了對事業單位文書檔案的整理、歸檔，還加強了對檔案信息的組織，通過提示相關文件、編制專題目錄等方法加強文件之間的有機聯系，對文書檔案信息的檢索更有利。
（二）以件歸檔更簡便易行，確定性更高
傳統以卷歸檔的文書檔案整理方法要求檔案人員以個人的經驗為依據進行主觀判斷，通常會使人產生難以掌握標準的無力感，導致整理工作繁雜、難度較大。而以件歸檔的方法按照年度、機構及保管期限等進行分類整理，不僅簡化了文書檔案的整理程序，還降低了工作難度，促使文書檔案工作更加簡便易行。同時，傳統的整理方法是以檔案人員的主觀判斷為依據的，于是不同的檔案人員整理就會出現多種不同的結果，導致文書檔案歸類交叉，組卷很不合理，在擬寫案卷標題時通常會出現偏差等。而以件歸檔的整理方法使用的是客觀的標準，消除檔案人員的主觀臆斷，即便整理文書檔案的人員不同，整理的結果也是一致的，且不需要進行案卷標題的歸納、擬寫，促使事業單位整理文書檔案的確定性更高。
（三）便于事業單位鑒定、開放及利用檔案
不管是使用以卷歸檔的傳統整理方法，還是使用以件歸檔的新方法，事業單位對于文書檔案的鑒定單位都是“件”。首先，在文件鑒定方面，如果事業單位使用傳統的整理方法，當不同價值的文件出現在同一裝訂案卷中時，就需要拆卷，重新分類整理后再裝訂，否則案卷里的一些已經超過保管期限的無價值文書檔案就會繼續存在，這樣不僅會增加事業單位文件鑒定工作人員的勞動量，還無法取得較好的鑒定效果。以件歸檔的文書檔案整理方法能很好地克服這一弊端，因為以件歸檔的方法不需要立卷裝訂，各個文件之間存在相對的獨立性，當鑒定單一的文件時，不會對其他文件鑒定造成影響，也不會出現價值不同的文件排放在一起的問題。其次，在開放利用文書檔案方面，以卷歸檔的方法把數份文件裝訂成一卷，嚴重影響了事業單位對單件文件的開放及利用。以件歸檔的方法促使事業單位在利用文書檔案時針對性更強，單件文件可以獨立開放，將有效避免文件閱讀范圍的擴大。同時，在事業單位辦公自動化軟件的支持下，單份文件可以充分開放，利用率被大大提高。
二、事業單位加強文書檔案以件歸檔管理的策略
（一）提高文書檔案以件歸檔的標準化程度
當事業單位的文書檔案被收集、入室之后，文書檔案人員必須第一時間按照事業單位既定的保管期限、歸檔范圍等標準完成文書檔案以件歸檔的整理工作。首先，事業單位文化檔案保管期限的標準規定應進一步明晰，檔案人員在整理時不僅要重視各個文件之間的有機聯系，還要將存在必然邏輯聯系的文書檔案放在一起，防止檔案的價值被孤立劃分；不僅要鑒定文書檔案的實際內容，還要研究其作用，避免片面地看待檔案價值。其次，檔案人員在整理文書檔案時，并不是每一份文件材料都需要以件歸檔，而應仔細分析、區別對待，掌握好文化檔案以件歸檔的范圍要求，不僅要防止有文必歸及重份文件現象的出現，還要避免發生有檔不歸的現象，確保在事業單位歸檔范圍內的、有價值的每一份文書檔案都以件歸檔。例如，事業單位重要的文書檔案底稿應包括其歷次修改稿，并將這些修改稿視作重要文件一起歸檔。不在事業單位歸檔范圍內的文書檔案可由相應部門自行保管一定的期限，之后按照規定進行銷毀。例如，事業單位各部門辦公室經辦的介紹信、出門條及去倉庫領用物品時產生的領料單等文書檔案就不在事業單位的歸檔范圍里，不需要以件歸檔。因此，檔案人員在以件歸檔整理事業單位的文書檔案時應充分掌握標準化程度，以提高事業單位文書檔案管理水平。
（二）提高事業單位檔案人員的業務素質
雖然以件歸檔的方法大大簡化了事業單位檔案人員的文書檔案整理工作，但以件歸檔并不是隨意整理或取消整理，而應嚴格按照標準化的程序進行整理，減少出錯，甚至可以避免出錯，以使歸檔文件有序。造成事業單位文書檔案以件歸檔出錯的主要原因是檔案人員自身：其一，客觀原因。事業單位每一年都會招聘一些新的檔案人員，他們不熟悉檔案業務，對以件歸檔整理方法的掌握不夠。其二，主觀原因。事業單位一部分檔案人員受到傳統觀念的影響，很難接受以件歸檔的新理念、新方法等。因此，事業單位文書檔案人員應努力提高自身業務素質，確保以件歸檔工作標準化、規范化。
首先，事業單位新進的檔案人員要盡快進入崗位角色。其一，新進人員在思想上應正確認識文書檔案管理工作，認真對待以件歸檔，認識到以件歸檔是一項專業性很強的文化檔案管理工作。事業單位的文書檔案工作是重點，怎么收集文書檔案、怎么以件歸檔等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新進人員應主動參與各種業務培訓活動，不僅要掌握整理事業單位文書檔案必要的理論知識，還要重點掌握事業單位文書檔案的操作性、應用性等知識，如以件歸檔應如何進行、整理步驟是怎樣的等，確保將事業單位以件歸檔整理文書檔案的標準吃透，以便在實踐工作中熟練運用。其次，在事業單位從事較長時間檔案工作的人員也應及時更新知識，自覺執行新的以件歸檔標準。這部分檔案人員是事業單位文書檔案戰線上的中堅力量，他們更應緊跟檔案工作的發展步伐，主動接受繼續教育，不斷更新自身業務知識體系，熟悉并嚴格執行國家新出臺的檔案業務規定，不能一味固守傳統的以卷歸檔理念、做法。在以件歸檔過程中，檔案人員應積極主動收集文書檔案、材料，并嚴格執行標準，在提高自身業務水平的同時避免出現錯誤，強化對文書檔案工作的責任心。
以件歸檔的方法確實為事業單位檔案人員帶來方便，但它同時也對檔案人員提出了新的要求和挑戰，檔案人員不僅要充分認識到以件歸檔的優勢，還要重視提高自身業務素質，不斷改進文書檔案工作，確保事業單位文書檔案管理工作標準化，從而為事業單位的發展提供優質服務。
參考文獻
第3篇
關鍵詞：事業單位 檔案 歸檔工作 文件整理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（b）-0-01
文件材料收集到檔案室后，就要對其進行科學整理、立卷歸檔、編號上架。文件材料只有經過科學整理歸檔后才成其為檔案。歸檔文件材料的整理工作，就是按照科學的方法、規財，將零亂的和需要進一步系統化的文件材料組織成有序的單位，使之有效地提供利用的環節和過程。換句話說，將歸檔文件材料轉化為檔案之前的過程就是歸檔文件材料的整理。對收集起來的文件材料進行加工的過程。現行的文件還不是檔案，而沒有進行加工的檔案就像大海撈針，不能有效地提供利用。只有經過科學整理的檔案才能在人們需要的時候更好地提供利用。歸檔文件材料的整理是將無序的文件材料有序化和系統化的過程。所謂系統化，即在整理時，按照文件材料的來源、形成的時間、重要程度、形式等方面的不同特點，文件材料進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系。保持文件材料之間的各種有機聯系，使其能更容易地被檢索和反映內涵。所謂有序化，是將文件材料按照一定的規律進行編排，使其系統脈絡明晰，因果關系清楚，便于查證。文件材料的整理是按照科學的方法和規則進行的，是一項專業技術性的工作。對歸檔的文件材料進行科學的整理是檔案室的主要任務之一。通過收集工作集中到檔案館韻檔案，只有經過科學整理，使零散的文件資料實現條理、秩序，并將其中的關鍵成分通過整理凸現出來，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業務的中心環節。在文件材料歸檔、整理的同時，還要對其真實性和價值的高低進行鑒定。“檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時也是難度最大的工作”。檔案部門應定期對文書檔案的保存價值作鑒定，即根據文書檔案的現實價值和歷史價值，以及保管期限的有關規定，對所藏各案卷的保存價值加以科學的估量，對仍有保存價值的文書檔案繼續保存，對無保存價值和已滿保管期限的文書檔案定期剔除，經審批后銷毀，進而使檔案室保存的案卷具有較高的質量。
1 事業單位檔案文件整理的主要原則
（1）保存檔案工作基礎：不論是本單位產生的，還是上級針對本單位下發的指示性、指導性文件材料，或者相關的批示、批復，本單位編印的簡報刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本等等，這些文件材料之間已相互構成了來源方面不可分割的聯系。因此，只有在保持文件來源方面聯系的前提下，文件的時間、內容、形式等方面的聯系，才能更深刻地反映文件形成的活動面貌，體現檔案作為歷史記錄的特點。我們所做的工作都是在前人的基礎上進行的。事業單位檔案在形成的過程中融入了許多他人的勞動，而且也直接體現了人們歷來整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時候，應該做到；盡量不進行拆卷整理。對部門整理歸檔的檔案，應當充分研究和利用原來案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過的原狀。對先前整理不當以至明顯錯誤的，可通過業務指導的方式加以改動和糾正。（2）遵循文件形成的規律：事業單位檔案是在事業單位各項學習活動中產生的，真實地記錄和反映了事業單位活動的歷史面貌，文件材料整理工作應維護事業單位工作內在有機聯系的整體性，順應文件材料自身的形成特點和規律。其中，包含以下三層意思：在整理文件材料時，注意活動的整體性，如：要求正式會議、某項活動形成的文件要保持其齊全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文與附件、請示與批復不可分割，即注重文件材料之間的內在聯系；三是在對文件進行分類和排列時保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會議通知、報告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過程加以排列。（3）于保管及利用：對檔案進行有序化的過程中，應當滿足維護檔案的安全和有效地提供利用的目的。現在，檔案的計算機檢索正在不斷地發展中，通過計算機對檔案信息進行科學管理，實現把分散在不同類目中的同一事由或問題的檔案信息快捷地檢索出來，這也是保持歸檔文件在檔案信息上的聯系的最有效的方式，同時，有利于檔案的成套利用。
2 事業單位檔案文件歸檔整理程序
整理的環節使文件材料有序化、科學化。事業單位文件材料整理工作內容主要包括：全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等。整理文件材料主要包括以下基本環節：（1）檔案的分類：檔案實體分類，主要是從檔案信息的物理形態進行的保管、排架、存放等工作。管理層分類。“在檔案實體分類中，第一層次是國家全部檔案韻宏觀分類，它為規劃國家檔案館網系統，建立各級各類檔案館提供理論依據。”檔案館內的區分全宗是第二層的分類，“全宗內檔案分類是第三層的分類，它根據全宗內檔案的來源、時間、主題內容和檔案的形式等標準，將全宗內檔案進一步系統化，直至建立起檔案的最小保管單位―案卷。”歸檔文件材料的整理就是進行這樣的分類。（2）檔案的整理：通過進行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并不是單純、孤立的。文件材料整理環節應與文書處理工作相銜接，查疑補缺，保證疏而不漏。例如，有請示還應有批復，重要文件的征求意見稿、討論稿、定稿齊全；文件的附件情況；與首次簽訂的合同、協議相關的補充合同、補充協議；批示與辦理情況；計劃與總結等，都必須環環相扣，與文書處理的結果和歸檔責任保持緊密的聯系。如果哪一個環節出現了缺失，歸檔就不可能完整，也將給今后的利用帶來困惑。（3）檔案的編目：以案卷級進行整理時，卷內文件整理結束后，要對案卷封面項目進行標注。狹義的編目是指對歸檔文件編制引導目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注七項。廣義的編目還應該包括對檔號的編制。檔號是檔案實體管理編號的總稱，它包括全宗號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁（張）號等。其中全宗號是檔案館指定給每個全宗的代碼；案卷號是檔案館、室內案卷排列的順序號；件號是卷內文件的順序號；頁（張）號是卷內每頁文件的順序號。
3 結語
各個事業單位的情況不同，為了保證事業單位檔案整理工作科學、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應了解本單位各項工作的特點，把握本單位檔案的基本構成。面對新形勢下的新問題、新挑戰，作為現代檔案管理工作者，就要在檔案領域進行有創新的探索，與時代要求相呼應，在經濟和社會發展建設中，貢獻出自己的一份力量。
