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一、引言
高等學校是我國重要的教育機構,源源不斷地為社會輸送人才,并為我國的貢獻科研成果,是我國進行科技研究的重要支柱。但很多高校內部監管控制制度管理無法發揮其應有的監管職能,也以此造成了高校科研經費事件屢發不斷。因此,加強高校科研經費內部監管工作勢在必行。完善高校科研經費監管主要是指通過規范高校科研經費的具體使用情況,對科研經費的使用情況進行實時的監督,防止不良事情的發生,保證高校科研經費的合理合法使用,促進高校科研工作健康有序發展。
二、高校科研經費具體使用步驟
(一)科研項目立項前階段
高校科研項目在立項之前,科研經費并沒有實際出現,但是已經進入科研經費的監督管理環節,進入到預算階段。要通過預算控制方法,對科研經費進行約束。在進行單位科研經費管理時,涉及到的資金收支等各項經濟活動都應該嚴格按照法律程序進行審批,并且在編制的預算內進行。對于沒有預算的業務,不能給予辦理。在科研項目立項前階段,對于預算控制一般有兩個要求:一是要進行的各項經濟活動都要有編制預算,而且應該獲得合法的編制預算;二是對預算追加和審批程序,要嚴格按照要求進行。
(二)科研項目執行過程階段
當高校的科研項目立項之后,國家相關部門就會把科研經費劃撥到高校,相關的負責人要對經費進行合理的收支規劃。在整個項目進行的過程中,財務處、科技處都部門都要對經費負責。要嚴格按照相關規定對經費進行使用。在項目執行過程中,要對科研經費的具體去向進行嚴格監管。
(三)科研項目結束后階段
在科研項目完成結束后,要對科研經費的決算和驗收進行管理,也對科研經費的監管也要開始新的方法和要求。項目相關負責人要對經費的收支和支付往來進行審查。例如,在合同截止日期后的三個月內,項目相關負責人要出具結題證明,并且到學校的科技處將結題手續辦理完畢。財務部門對于項目的結余經費可以按照相關規定進行處理。一般來說,是將經費轉到項目負責人的科技預研基金專用項目號,由項目負責人使用。其中科技預研基金可以用于儀器設備的運轉維護、人才培養、新申請項目的配套經費及其他研究發展項目的啟動和預研等,不再支付咨詢費。勞務費支出范圍僅限于人才培養和聘用科研助理的費用。
三、高校科研經費內部監管現狀
(一)科研項目立項前現狀
在我國,大多數的高校對于科研項目還是實行課題負責制。這種制度就會想來一定的弊端,造成高校科研經費預算目標不明確,相關負責人也缺乏責任意識。在我國高校的中長期發展規劃中,科研預算資金都是分配到項目中去的,并沒有制定預算管理目標,忽視了科研項目的預算階段,這就造成了在項目經費進行劃撥和安排時,缺乏對項目預算和效率的考慮,盲目隨意地安排科研經費。對于一個具體的科研項目,很多學校并沒有對其進行細化,在真正實行過程中,還隨意地對科研經費進行調整,改變經費原計劃使用目的,這樣就造成了科研經費預算管理約束力的喪失。在預算編制的過程中,也會出現很多問題,例如預算編制不夠細化、科研經費支出項目虛設、隨意調整預算經費等情況,這嚴重影響了科研經費的正常使用,造成了科研經費支出合理的結果。
(二)科研項目執行階段現狀
在科研項目執行過程中,要定期對科研經費的使用情況進行審核,避免出現科研經費違規使用的情況。在科研經費劃撥到高校后,學校一般會留下留成部分,剩下的經費就由課題負責人和相關科研人員進行使用。這就造成了學校的財務部門不能及時對經費的使用情況進行監督。在科研經費的報銷過程中,經費管理部門對報銷審核的尺度比較寬松,只注重手續是否齊全,對于經費的去向等問題忽視,這就造成科研經費管理環節不能起到監督的作用。很多科研經費的去向都不明朗,造成科研經費浪費,甚至課題負責人貪污的現象。在科研項目執行過程中,要加強對科研經費使用情況的監管,并對其進行嚴格的審核。針對監管中的漏洞進行風險分析,并對關鍵控制點進行分析,有針對性的加強對科研經費的監管。
(三)科研項目結束后現狀
在科研項目申請到結束過程中都會涉及到科研經費監管問題,在分析的過程中會發現每個環節出現問題有一部分原因是觀念上的錯誤,對科研經費的本質理解有誤,雖然是項目負責人申請的科研經費,但是這個并不是申請下來就完全為我所用。項目負責人只是依托在高校這個委托方之下,對科研經費使用。還有一分部原因是組織機構設置方面的問題。對于科研經費的管理并不是某一個部門的職責,而是整個科研項目牽動的所有部門的職責,這個過程會涉及到計財處、科技處、項目組、審計處和監察部門等等,正是科研經費的監管不是一個部門的職責,所以會存在由于各部門溝通存在問題而出現科研管理問題,從而影響到科研經費的使用效率。
四、高校科研經費內部監管體系的構建過程
(一)內部監管過程影響因素分析
在高校科研經費的管理使用過程中,有很多對其產生影響的因素,具體有以下幾類。
1.對象因素。對于高校科研經費的監管工作來說,監管的對象是科研課題經費。但是,由于在項目實施的具體過程中,不同階段的實際情況不同,就會對監管的側重點產生影響。例如,項目立項前的監管對象時科研經費預算情況,項目執行過程中的監管對象是科研經費實際支出,科研項目結束后的監管對象是科研經費使用的績效水平。每個階段的情況不同,監管對象也就具有多樣性。在實際的監管過程中,就要根據具體的項目實施階段,選取不同的監管對象,從而選擇不同的監管手段。
2.理念因素。思想決定行動。因此,高校科研經費的內部監管工作也需要在一定的指導思想下進行。對于科研項目負責人來說,一定要對監管工作有一個具體正確的認識。一個正確的監管工作理念,才能有一個正確的監管工作結果。當一個科研項目受到校領導的重視時,其監管的效果也會有好的影響,也就決定了監管工作的最終走向。因此,高校的領導要對科研經費監管工作高度重視起來,相關部門如高校科研部門和高校財務部門也要對科研經費的監管工作給予高度的重視。
3.方法因素。在高校科研經費監管工作的具體實施過程中,一般有三大類的使用方法,具體有決策方法、信息獲取方法、數據處理方法。具體對這三類方法進行細分,可以分為計量方法、影響與效果辨識方法、數據收集方法、審計方法等。這些方法在選用時,要根據項目的具體實際情況進行選擇,看是選擇定量分析方法還是定性分析方法又或者是定量和定性分析相結合的方法。一個好的方法可以保證高效科研經費的監管效果。如果采用不合適的分析方法,就會使監管的效果造成大量的誤差,從而影響科研經費的使用情況。
(二)建立內部監管控制體系
一般來說,高校科研經費的監管流程可以分為以下三個階段:項目立項前、項目執行中、項目結束后。在這三個階段中,有三個非常重要的環節,它們分別是:科研經費預算、科研經費實際支出、科研經費使用績效。對高校科研經費監管情況的三個影響因素是監管對象、監管理念和監管方法。只有控制好影響因素,把握好重要環節,才能明確監管控制的主體對象,制定與之相對應的監管策略,進而達到有序、有效控制的目的。
(三)基于內部監管體系的控制措施
根據高校科研經費監管工作的具體過程和影響因素,可以提出相應的監管策略。
1.要樹立正確的監管理念,加強科研經費管理監管工作責任制和黨風廉政建設責任制,對反腐倡廉建設加以重視。在高校科研經費監管過程中,科研經費管理部門、項目管理部門和相應的科研項目組要負起各自的責任來,并且要相互配合合作,正確履行自己的工作責任。
我國高校也要加強黨風廉政建設,對相關的校領導和部門負責人要履行本身的管理責任,并且做好廉潔工作。合理合法使用項目科研經費。紀檢監察部門要加強對黨風廉政建設責任的落實和追究,促進科研經費使用管理人員廉潔自律。
2.明確監管對象,以制度建設為抓手,促進科研經費管理工作的規范化和制度化根據高校科研經費監管過程控制體系模型可知,科研經費預算、科研經費實際支出、科研經費使用效益是科研經費監管的重點。針對這三大監管對象,要以制度建設為抓手,通過制定科學嚴密的制度體系,并且使這些制度能夠得到有效的貫徹落實,防止科研經費使用活動和管理工作的隨意性和無序性。加強高校科研經費監管制度建設,包括建立健全制度和制度執行兩個層面。在建立健全制度層面,鑒于科研經費管理制度存在的不足,當務之急是要制定全國統一的、能夠反映科研經費管理工作規律的高校科研經費管理制度,對各種專項科研經費使用管理的各個環節都明確進行規定。在此基礎上,各高校可根據自身的實際情況進一步完善科研經費使用管理辦法和實施細則,并通過黨風廉政建設任務分工明確科研經費管理制度建設的責任要求。在制度執行層面,一是要確保制度的系統性和可操作性;二是通過嚴密的工作程序和嚴格的責任追究作為制度執行的保障。
3.采取綜合方法,堅持宣傳教育、監控制衡和科學獎懲相結合,形成有效的科研經費監管工作格局高校科研經費監管工作需要在制度建設的基礎上,綜合運用教育、監督、懲治等多種方法,形成完整的工作格局。
(1)要加強高校科研經費監管的宣傳教育。要對科研項目負責人和相關的科研人員進行經費監管的宣傳教育。也要對校領導和科研經費管理部門進行經費管理的思想行動教育。對于包括項目負責人在內的科研人員,主要是加強相關財經法規和財務知識的教育,同時開展人生觀、價值觀教育,輔之以正面典型引導和反面警示教育;對于學校主管科研、財務工作、紀檢監察工作的領導和部門工作人員,主要是明確加強科研經費監管工作的意義,同時適當提高相應的科研和經費管理知識。
(2)完善高校科研經費的監管機制。要健全高校科研經費的約束機制,加強監管部門的信息溝通,并且加強科研部門和財務部門的配合協作,進而完善科研經費的監管機制。科研管理部門和財務部門要及時溝通,對經費的使用支出情況多加溝通,并且加強協作。使用電算化網絡信息平臺,形成由財務、科研部門為主管,資產管理、審計和監察部門參與的科研經費監管信息系統。要努力聯合財務部門、審計部門、紀檢部門和科研部門合作,充分發揮各部門優勢,履行各部門職責,建立起一個良好的管理監管機制。
(3)建立科學的獎勵懲罰機制。對于有科研成果的科研工作人員,要對其工作成果進行肯定,并給予一定的獎勵。這樣可以激發科研人員的工作熱情和工作積極性。相反,對于那些濫用科研經費、浪費科研經費、中飽私囊的科研工作者,一旦發現,就要對其進行懲罰,從而達到及時糾正錯誤的效果。
五、結論
當前,我國科研經費內部監管體系還存在很多問題。缺乏完善合理的監管制度、項目負責人缺乏經費管理風險意識,從而導致了科研經費違法違規操作的現象。這樣對于國家來說,不僅是經濟的損失,還對影響我國科學研究事業的發展和進步。而高校內部自身的審計獨立性不強也造成了科研經費內部監管體系的漏洞。本文針對這些情況,結合預算管理理論和內部控制理論,對高校科研經費的內部監管體系進行重新設計,構建了一套高校科研經費內部監管體系,對提高我國部分高校科研經費監管水平有一定的參考價值。
參考文獻
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關鍵詞:高校 科研經費 機制 協同監管
基金:中央高校基本科研業務費專項資金資助
高校科研經費協同監管機制應是一個自下而上、自上而下、由里及外,由外到里的多部門、多主體高度協調,合作有序的科學系統。現行三級監管體制運行仍存在各級相互割裂、甚至相互對立;同級協作不足、管理效率低下的問題,嚴重制約了高校科研水平的提高、科研人員積極性的發揮以及科研腐敗問題的遏制。本文通過梳理分析現行機制存在的問題,并提出具體建議,以深化完善高校科研經費協同監管機制,保障高校科研事業持續健康發展。
一、高校科研經費協同監管的概述
協同一詞來自古希臘語Synergetics。所謂協同,就是指協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體,協同一致地完成某一目標的過程或能力。
高校科研經費協同監管主要是指為規范高校科研經費管理,協調與之相關的各主體共同完成這一目標。各主體主要包括從事具體科學研究的項目負責人及其團隊;從事科研活動基層管理的院系;實施項目管理的科研管理部門;進行經費核算管理的財務部門以及相關審計監察部門、資產管理部門、采購管理部門、人事管理部門等。這些主體在協同監管過程中形成了監管與被監管,服務與被服務的有機體。它們相互依存、相互作用,共同影響高校科研經費監管實效。
協同監管機制建立的主要目的就是促進各主體之間通過協調溝通、上下聯動,多層次、多形式、多渠道、多方位協作,共同實現高校科研經費有序監管,確保經費合理合法合規使用,提高資金使用效率和效益。
二、現行科研經費三級監管存在的主要問題
當前,高校科研經費監管協同不足主要因為以下幾個問題:
(一)高校科研政策導向不夠科學合理,看重眼前名利
近幾年,高校評估、排名等帶來不少負面影響,學校追求聲譽有余,導致對嚴格科研經費管理態度曖昧,在管理上重數量、輕質量,重項目申請、輕過程管理。有些高校領導及科研部門(負責項目申報立項)片面地認為科研經費快速增長來之不易,管得過嚴可能會影響科研人員的積極性。他們沒有深刻認識到科研經費雖然是提高科研能力的物質基礎,但使用不合理、管理不規范,會直接影響科技創新能力的提升,制約學校的內涵式發展,其監管理念與學校財務、審計等部門無法達成真正統一,因而選擇相對粗放的管理模式,為監管留下隱患。
(二)項目負責人主觀上防腐意識薄弱,存在僥幸心理
高校科研經費管理是從科研項目申報立項開始。為提高立項幾率,項目負責人(課題組)在申報項目時,主要精力集中于開展項目的研究意義論述、研究內容闡述以及研究路線設計,相對缺乏對國家有關財經法律法規以及科研經費管理辦法的了解,一定程度上造成無知者無畏。項目批復后,甚至有部分負責人認為經費是自己爭取的,想怎么用就怎么用。還有部分負責人對項目被檢查、被審計的概率存在僥幸心理,科研腐敗帶來不當得利的博弈心理助長了部其“道德風險”的滋生。這些都導致項目負責人與院系、與學校加強科研經費管理產生對立,嚴重影響經費監管成效。
(三)科研管理部門職責不明邊界不清,相互推諉形不成合力
高校科研經費管理是一個復雜的系統工程,牽涉科研、財務、審計、紀檢監察、人事等眾多部門。隨著近年國家加強對高校科研經費的督查,為進一步落實法人責任,減少各部門相互推諉,加強協同,部分高校專門成立了以校長為組長,分管校領導為副組長,各部門負責人為成員的領導小組或類似組織。并專門成立由科研或財務部門負責人為主任的領導小組辦公室,強化對學校科研事務的具體協調。此舉在一定程度上增強了部門之間的溝通融合,但還存在一些弊端。首先,由于校長或分管校領導日常事務繁多,不可能頻繁地組織各部門召開協調會;其次,領導小組辦公室主任由某部門負責人擔任,因職務級別相同,其他部門配合度不高,難以走出政出多門、各自為政的怪圈,協同效應不顯著。
(四)高校科研經費院系監管初步建立,尚未真正發揮實效
這兩年,隨著國家若干規范高校科研項目、科研經費、科研行為文件的出臺,高校初步建立學校、院系、項目負責人三級監管體制,讓院系參與管理有利于近距離跟蹤項目,但由于人、財、物以及相關制度不到位,權利與義務不對等,院系抵觸情緒強烈,嚴重制約了其監管實效的發揮。
三、努力深化高校科研經費協同監管
為深化高校科研經費協同監管,切實發揮三級監管機制的協同效應,促進以科研、財務、審計及紀檢監察等部門為代表的學校、院系以及科研項目負責人等眾多利益主體強化信息溝通和有效配合,避免在科研經費管理工作中“缺位”和“缺失”,著力解決前述問題是十分必要也是非常必須的。
第一,轉變觀念,塑造正確的科研文化,為深化科研經費協同監管奠定意識基礎。
高校科研文化是高校科研主流價值觀念、道德觀念、團隊精神、制度規范、管理模式等方面的提升和凝煉,其對科研經費管理具有十分重要的導向作用。科研導向與科研管理之間有著極其微妙的關系。高校必須清醒認識到科研文化中存在的突出問題,果斷摒棄重評估、重排名、片面追求學校聲譽,在科研文化上重數量、輕質量,重項目申請、輕經費管理的錯誤觀念,堅持內涵發展、質量優先的科研可持續發展道路。為科研人員潛心科研、教書育人營造良好的內部環境,為學校科研經費相關管理部門統一目標,加強協同監管奠定堅實的意識基礎。
第二,信息公開結合宣傳培訓,促進項目負責人發揮“同業監管”優勢,自覺加強與科研管理部門協同。
一方面,高校應堅持科研項目及經費使用信息校內公開,利用科研同行之間相互了解的特點,發揮“同業監管”優勢。另一方面,高校科研管理部門應該注重科技政策宣傳與警示教育開展的結合,在宣傳合理、合法、合規使用科研經費,提高負責人國有資產意識、財務監督意識、預算管理意識以及法律法規意識的同時,注重運用反面典型開展警示教育,充分發揮反面教材的威懾力,提高科研人員的“紅線”意識,牢筑科研腐敗的思想防線,有效降低科研人員對學校強化科研管理舉措的對立情緒,促進其自覺加強與院系及學校相關科研管理部門的協同配合。
第三,落實基礎保障條件,充分調動院系加強科研經費監管的積極性。
院系作為科研活動的基層管理單位,較學校各行政部門對項目負責人、科研活動和學科特性更為了解,更適合近距離監督。為調動院系積極性,一方面,高校要從人力、財力上加大對院系的支持,如配置院系科研財務主管、設立院系科研監管專項經費、提高院系在科研項目經費中提取管理費的比例等等。一方面,高校科研管理部門要加強對院系監管人員的業務培訓和指導,并建立定期交流反饋機制。院系作為科研經費監管的新生力量,相對缺乏對國家政策、經費管理關鍵環節以及監管重點的了解。各部門應從自身業務出發,梳理總結經驗教訓,加強與院系的交流反饋。此外,高校應完善院系科研經費管理機制。首先,要推進院系懲防體系建設。在設立黨委的院系增設紀委,要求院級紀委協助學院加強對科研工作的過程管理和科研經費的監督管理,一級抓一級、層層抓落實。其次,要完善考評機制,強化責任追究。對積極配合學校管理,不出事故的院系給予適當獎勵;對不落實學校要求,出現違法違紀案件的院系,降低其科研管理費比例,并在校內公開,引導院系加強與學校各部門的協同,切實發揮科研經費監管職責。
第四,充分發揮學校科研經費管理工作領導小組及辦公室的牽頭引領作用,提升管理層次。
為加強科研、財務、審計、紀檢監察等相關部門有效溝通、通力協作,高校在成立科研經費管理工作領導小組或類似組織的基礎上,應專門設立相應辦公室,并由學校總會計師擔任辦公室主任一職,便于統籌協調各部門負責人。同時,為進一步減少相互推諉,提高各部門積極性,領導小組及辦公室應制定相應規章,加強對各單位的績效考核與崗位問責。
第五,建設科研協同管理信息支撐系統,利用信息化手段,建立一套完整、科學、合理的信息網絡平臺和監管系統。
高校應建立大科研服務管理系統,整合人事、科研、財務、設備采購等相關科研信息,如項目名稱、立項部門、實施期限、協作單位、負責人及主要成員、經費預算等立項信息;經費撥付、合同管理、項目經費使用與核算、設備管理等過程信息以及標志性成果、項目審計驗收意見等結題驗收信息,加強科研數據共享與實施融通,讓涉及科研項目經費管理的各責任主體隨時掌握科研經費的相關情況,運用信息化手段強化科研經費協同監管。
參考文獻:
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一、高校科研經費使用管理中存在的問題及成因
(一)內部控制體系不健全據科技部披露,2010年專項審計中只有不到14%的課題承擔單位內部控制被評價為好。內部控制包括控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控五個相互聯系的因素。從高校控制環境的角度來看,由于之前科研經費占學校經費比例較少,普遍存在科研經費管理意識薄弱的現象。隨著科研經費的數量成為衡量一個學校和教師的重要指標,高校又進入了重項目申請、輕經費管理的狀況。部分人一度存在這樣的錯誤認識,認為經費是項目負責人申請來的,因此項目負責人擁有充分的支配權。具體表現為不受預算約束,在科研經費中列支與科研活動無關的開支。管理部門受整個環境的影響,也未能對科研經費有效管理。從風險評估和控制活動的角度來看,根據《行政事業單位內部控制規范(試行)》(財會〔2012〕21號)文件要求,單位應當建立經濟活動風險定期評估機制,對經濟活動存在的風險進行全面、系統和客觀評估。據了解大部分高校的審計模式還未能采用風險評估審計,對學校整體進行風險評估也未能有效持續進行。從信息與溝通、監督的角度來看,高校對科研經費的管理和監督未能形成合力。科研管理部門對項目的財務執行情況不掌握,財務部門對項目的實施不了解,因此未能對借科研協作的名義轉移資金的現象進行有效管理。此外,上級科研管理部門對課題承擔單位的科研項目實施情況也存在著信息不對稱現象,嚴重影響了科研管理。
(二)科研經費形成的資產管理不到位目前高校還存在著科研設備重復購置、未能嚴格履行招投標程序、科研資產使用效率低以及科研形成的無形資產未納入管理等問題。一方面是由于高校管理不到位,另一方面是原有的高校會計制度沒有明確無形資產的確認、計量和報告規則。財政部于2014年1月1日起實行的《高等學校會計制度》,明確了無形資產的賬務處理,從制度上予以了完善。因此,凡使用科研經費購置的固定資產,均屬于學校的國有資產,必須納入學校資產統一管理。不得隱匿、私自轉讓、非法占有學校用科研經費形成的固定資產和無形資產。
二、健全高校科研經費監管體系的思路和對策
(一)落實承擔法人責任制隨著我國經濟社會發展對科技需求的持續增加,科研規模日益擴大,課題承擔單位日趨多元,創新復雜程度不斷提高,協同創新已經成為新的趨勢,這些對科研活動的組織管理提出了新的更高要求。面對新形勢,進一步完善科研經費管理責任體系、強化科研項目過程管理的需求十分迫切。法人單位作為科研項目管理的重要環節,在了解項目研發信息、把握項目進度、加強資源整合、組織協調和服務于項目實施等方面具有優勢。推進科研項目過程管理重心下移,落實承擔單位法人責任,是加強高校科研經費管理的重要途徑。在科研經費管理中落實法人責任制,要貫徹服務支撐與管理監督并重的基本原則,既要調動科研人員的積極性,又要履行好管理責任。具體來說,在項目申報階段,組織相關科研人員和財務人員學習國家現行的科研管理政策和法規;在預算編制階段,財務人員參與預算編制的過程,做好咨詢和服務工作,按照目標相關、政策相符和經濟合理的原則,科學、合理、真實地編制科研經費預算,增強預算的可操作性;在項目組織實施階段,加強經費使用過程中的審核和監督,重點控制好預算調整、合同審查等方面的風險;在項目驗收階段,充分利用課題承擔單位健全的內部控制體系和內部監督力量,形成有效監管科研經費的合力。
(二)探索信息公開引入聲譽機制從國家層面建立科研信用管理機制。黨的十八屆三中全會明確提出:“建立健全社會征信體系,褒揚誠信,懲戒失信。”科技部部長萬鋼認為,目前“最重要的就是增加透明度”。科技改革措施中明確提出要建立信息共享平臺、建立科技報告制度、建立創新調查制度和經費巡視制度。科技部將加快建設國家科技計劃信用管理系統,科學記錄、管理和評價承擔單位信用信息,據此作為評價研發基礎的重要指標。信用優良的承擔單位,優先考慮參與國家科技計劃和國家創新基地建設。從學校層面應當建立科研項目承諾機制。項目研制單位法定代表人、項目負責人在編報項目經費預算時應當共同簽署承諾書,保證所提供信息的真實性,并對信息虛假導致的后果承擔責任。高校同時建立健全科研人員考核評價體系,建立科研誠信檔案制度,及時準確記錄科研人員從業行為,將廉潔從業情況納入對科研人員考核的重要內容,考核結果作為對教學科研人員專業技術職務評聘、獎懲的重要依據。對于科研經費管理和使用不當給國家或單位造成經濟損失的,應當予以信譽不良登記。