社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范范文
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第1篇
一、加強社會保險檔案管理的重要意義
1.加強社會保險業(yè)務檔案管理，有利于保障參保對象的合法權益
社會保險業(yè)務檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確保參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，確保社會保險業(yè)務檔案的安全、完整是維護和實現保障參保對象合法權益的堅實基礎。
2.加強社會保險業(yè)務檔案管理，有利于提高社保經辦機構工作效率
檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。標準和規(guī)范的社會保險業(yè)務檔案，不僅可以提供各類準確的統(tǒng)計數據，為領導科學決策提供服務，還可以大幅度提高辦事效率。
3.加強社會保險業(yè)務檔案管理，有利于促進社會保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展
由于社會保險業(yè)務檔案記載了廣大參保單位和職工的繳費記錄、個人資料等參保信息，一旦出現管理不當的情況，在一定程度上會威脅到社會保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
二、社會保險業(yè)務檔案管理存在的問題
1.重視度不夠，觀念陳舊
由于社會保險檔案數量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加上一些領導觀念陳舊、重視不夠，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，有的連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案分割保管、分室存放；有的沒有配備專職檔案管理員，造成了社會保險業(yè)務檔案管理混亂、嚴重流失；個別業(yè)務人員也存在認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠，沒有充分認識到科學管理檔案帶來的經濟效益和社會效益。
2.缺乏科學性，手段落后
近年來隨著社會保險業(yè)務量的逐步加大，有的單位對檔案實行陳舊式人工管理，缺少相應的硬件投入，查找資料，費時費力。有的雖然實行了計算機管理，但缺乏相應的軟件開發(fā)及專業(yè)人才，未發(fā)揮應有的效能，不適應工作需求。
3.管理不統(tǒng)一，多頭管理
社會保險業(yè)務檔案由于涉及面比較廣泛，不同類別的社會保險檔案都存放在各業(yè)務科室，未遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，形成了多頭管理問題。參保人員查詢個人全部社會保險檔案信息，需到相關業(yè)務科室分頭查詢，給參保人員帶來很大不便。
4.缺乏規(guī)范性，管理隨意
社會保險業(yè)務檔案材料紙張形式各異，裝訂不統(tǒng)一，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，檔案管理人員對檔案整理不及時，隨意堆放等問題不同程度存在，管理不夠規(guī)范。
5.綜合素質差，有待提高
隨著社會保險事業(yè)的迅猛發(fā)展，人員編制配置明顯不足，檔案管理工作人員多為公益崗或兼職人員，缺乏穩(wěn)定性和基本的檔案管理知識，影響了檔案管理工作。
三、進一步規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理
1.加強領導，提高檔案管理意識
加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、檔案室緊張等現實問題，為建設和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。同時，成立一個專門規(guī)范檔案管理的機構，對業(yè)務檔案進行合理分類，確定各類業(yè)務檔案的保管期限和管理方式，提高業(yè)務檔案管理的效率和效果。
2.整章建制，構建科學管理長效機制
依據《檔案法》《保密法》《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》等法規(guī)政策，對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，確保業(yè)務檔案分門別類、安全完整，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險業(yè)務檔案的集中管理。
3.科學管理，強化檔案基礎設施建設
社會保險業(yè)務檔案管理要進行科學性、系統(tǒng)性管理。如檔案室、辦公區(qū)、閱覽區(qū)各自獨立，配置必要的防火、防潮、防蟲、防塵等必要設備，要最大程度的體現業(yè)務信息管理系統(tǒng)，把社會保險業(yè)務檔案統(tǒng)一規(guī)范化。同時應著力進行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由省級社會保險部門統(tǒng)一組織實施。軟件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實現對檔案資料的快速統(tǒng)計，如對檔案的分類統(tǒng)計，綜合數字統(tǒng)計、相關信息資料統(tǒng)計等；可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握；實現“軟”“硬”一起上，社會保險檔案的微機一體化管理。
4.提升素質，加強隊伍建設
第2篇
社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理概況
社會保險業(yè)務檔案是各級社會保險經辦機構在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險等“五險”業(yè)務中形成的,具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和,它真實地記錄了各級社保經辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中,社保業(yè)務檔案的收集、整理與保存管理內容,也主要包括社保經辦部門所從事的“五險”業(yè)務。其主要特點有下述“五性”:
一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化,特別是近幾年新農合、新農保制度的推行,我國參與社會保險的對象已從城鎮(zhèn)職工延伸拓展到廣大農村和城鎮(zhèn)居民,并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業(yè)務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業(yè)務檔案的廣泛性。
二是動態(tài)性。每個社會成員參與社會保險后,社保檔案都會隨著人員的流動而發(fā)生關系轉移,各項險種的繳費情況也會依據人員收入的增減而發(fā)生相應變化,這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態(tài)變化決定了社保檔案的動態(tài)性。
三是權益性。社會保險業(yè)務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄,是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據,是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件,也是維護參保對象個人權益的重要依據,因此具有明顯的權益性。
四是規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關規(guī)范要求來辦理的,即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、統(tǒng)一繳付費標準、統(tǒng)一的表冊,不論是哪個單位的職工,其形成的相關材料必須具有很強的規(guī)范性。
五是共存性。隨著社會保險業(yè)務管理信息化的推行,社保經辦機構通過社保業(yè)務信息系統(tǒng)隨時掌握參保對象的各種情況和動態(tài)信息,完成各類報表生成和管理。
社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理存在的問題
(一)思想不夠重視。長期以來,相當部分社保經辦機構領導“重業(yè)務經辦,輕檔案管理”現象較為突出,總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位的主要工作,不能給單位增形象、創(chuàng)效益,只要守好攤,不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規(guī)范化建設工作的開展。
(二)機制不夠健全。目前相當部份社保經辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現在具體工作中履職不到位,對本單位的檔案未實行統(tǒng)一管理,各門類檔案分散保管于各個部門,形成多頭管理等問題,且管理方法各異,沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。
(三)管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作,需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。而實際工作來看,目前各級社會保險經辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少,且多數人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓,對社保業(yè)務檔案管理的重要性認識不足,對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業(yè)務不夠熟悉,日常檔案收集整理意識比較薄弱,存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況,沒有按《規(guī)定》要求及時規(guī)范整理歸檔,嚴重影響了檔案歸檔質量。
(四)設施不夠完善。受經費與場地等條件限制,許多社保經辦機構無法配備專用的檔案室,導致“七防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光)措施跟不上,時間一久,不僅造成業(yè)務檔案材料霉變、蟲蛀等現象時有發(fā)生,而且也影響了社保業(yè)務檔案的美觀、整潔及完整。
加強社會保險業(yè)務檔案管理的對策建議
(一)提高認識,加強領導。各級社會保險經辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》為契機,加大社會保險業(yè)務檔案工作宣傳力度,利用各種宣傳手段和宣傳渠道,廣泛宣傳社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理工作的重要性,提高全社會的社會保險意識。
(二)加強培訓,提高素質。社保業(yè)務檔案規(guī)范管理是一項政策性、業(yè)務性很強的工作,其質量的好壞,很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質。因此,檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識。
(三)健全制度,規(guī)范程序。社保經辦機構在工作中形成的相關材料,構成了社保業(yè)務檔案。這些檔案材料關系到參保對象的權益記錄與待遇享受,與他們的切身利益密切相關。因此,各級社保經辦機構要嚴格按照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》的相關要求,本著既方便歸檔管理,又方便檢索利用的原則,建立健全業(yè)務檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度,嚴格分類方法,合理劃定保管期限,確保社保業(yè)務檔案的真實、準確、科學、完整和規(guī)范,實現社保業(yè)務檔案規(guī)范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的最終目的。
第3篇
社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理是社會保險工作的一個重要內容，也是社會保險管理最基礎的工作之一，它全面反映了參保人員履行社保繳費義務、享受養(yǎng)老待遇的最原始最真實記錄，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件。隨著社會保險制度改革的不斷深化和《社會保險法》的頒布實施，社會保險的覆蓋面越來越廣，參保人數越來越多，社保經辦機構的業(yè)務量和檔案數量也越來越大，加強社保業(yè)務檔案的規(guī)范管理，實現社保業(yè)務檔案管理的科學化、規(guī)范化已成為社會保險經辦機構的一項重要任務。
社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理概況
社會保險業(yè)務檔案是各級社會保險經辦機構在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險等“五險”業(yè)務中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和，它真實地記錄了各級社保經辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中，社保業(yè)務檔案的收集、整理與保存管理內容，也主要包括社保經辦部門所從事的“五險”業(yè)務。其主要特點有下述“五性”：
一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化，特別是近幾年新農合、新農保制度的推行，我國參與社會保險的對象已從城鎮(zhèn)職工延伸拓展到廣大農村和城鎮(zhèn)居民，并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業(yè)務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業(yè)務檔案的廣泛性。
二是動態(tài)性。每個社會成員參與社會保險后，社保檔案都會隨著人員的流動而發(fā)生關系轉移，各項險種的繳費情況也會依據人員收入的增減而發(fā)生相應變化，這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態(tài)變化決定了社保檔案的動態(tài)性。
三是權益性。社會保險業(yè)務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件，也是維護參保對象個人權益的重要依據，因此具有明顯的權益性。
四是規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關規(guī)范要求來辦理的，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、統(tǒng)一繳付費標準、統(tǒng)一的表冊，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料必須具有很強的規(guī)范性。
五是共存性。隨著社會保險業(yè)務管理信息化的推行，社保經辦機構通過社保業(yè)務信息系統(tǒng)隨時掌握參保對象的各種情況和動態(tài)信息，完成各類報表生成和管理。
社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理存在的問題
（一）思想不夠重視。長期以來，相當部分社保經辦機構領導“重業(yè)務經辦，輕檔案管理”現象較為突出，總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位增形象、創(chuàng)效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規(guī)范化建設工作的開展。
（二）機制不夠健全。目前相當部份社保經辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現在具體工作中履職不到位，對本單位的檔案未實行統(tǒng)一管理，各門類檔案分散保管于各個部門，形成多頭管理等問題，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。
（三）管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。而實際工作來看，目前各級社會保險經辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少，且多數人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對社保業(yè)務檔案管理的重要性認識不足，對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業(yè)務不夠熟悉，日常檔案收集整理意識比較薄弱，存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況，沒有按《規(guī)定》要求及時規(guī)范整理歸檔，嚴重影響了檔案歸檔質量。
（四）設施不夠完善。受經費與場地等條件限制，許多社保經辦機構無法配備專用的檔案室，導致“七防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光）措施跟不上，時間一久，不僅造成業(yè)務檔案材料霉變、蟲蛀等現象時有發(fā)生，而且也影響了社保業(yè)務檔案的美觀、整潔及完整。
加強社會保險業(yè)務檔案管理的對策建議
（一）提高認識，加強領導。各級社會保險經辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》為契機，加大社會保險業(yè)務檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理工作的重要性，提高全社會的社會保險意識。
（二）加強培訓，提高素質。社保業(yè)務檔案規(guī)范管理是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，其質量的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質。因此，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識。
（三）健全制度，規(guī)范程序。社保經辦機構在工作中形成的相關材料，構成了社保業(yè)務檔案。這些檔案材料關系到參保對象的權益記錄與待遇享受，與他們的切身利益密切相關。因此，各級社保經辦機構要嚴格按照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》的相關要求，本著既方便歸檔管理，又方便檢索利用的原則，建立健全業(yè)務檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度，嚴格分類方法，合理劃定保管期限，確保社保業(yè)務檔案的真實、準確、科學、完整和規(guī)范，實現社保業(yè)務檔案規(guī)范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的最終目的。
（四）夯實基礎，完善設施。要把社保業(yè)務檔案管理工作作為一項基礎性系統(tǒng)性工程，納入社會保障工作體系和社會保險經辦能力建設全局之中統(tǒng)籌考慮和安排。通過積極爭取人力資源和社會保障行政部門及同級政府相關綜合管理部門的支持，著力解決檔案庫房、基礎設備、人員配備、經費保障等基礎建設中存在的不足問題，逐步改善工作環(huán)境和工作條件。
