企業采購管理規定范文
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第1篇
近年來,面對激烈的市場競爭,許多企業把降低材料成本作為提升競爭力的一種手段。材料成本是成本的主要構成要素,自然是控制的重點。對電力企業而言,在眾多的管理領域中,物資采購管理關系到企業的成本管理和質量管理,物資采購管理是實現上述兩項主要管理內容的第一環,要把好這一重要環節,改革管理模式應是當前各電力企業積極探索的問題。
二、電力企業物資管理現狀及存在的問題
當前,一些國有企業仍未注意建立現代企業制度,內部管理不嚴,紀律松弛,浪費嚴重現象時有存在,缺乏自我監督和自我約束機制,表現在物資采購方面就是沒有集中物資采購權和明確職責分工,沒有對物資采購進行科學管理,導致采購程序不規范,招投標執行力度不夠,造成物資庫存積壓,周轉緩慢或假冒偽劣產品流進企業,造成許多損失和浪費。分析原因表現在以下六個方面:
1、物資招標制度的執行度較低。根據國家《物資招標管理規定》,企業10萬元(指合同估價)以上設備和裝置性材料應采用公開性招標或邀請招標,凡在國內采購設備,以及允許進口的單項設備的采購均按本規定執行。
2、供應商管理尚不規范。目前,電力企業的物資采購部門對供應商的管理相對薄弱,尚沒有實行供應商的分類分級管理,同時也沒有與價格供應商建立正式的長期合作關系。而經營策劃部作為采購實施的主要監督部門,卻不承擔價格供方的管理職能,難以實現對采購有效的監督。
3、采購尋價機制運作不完善。 供應商的選擇是采購過程中的關鍵環節之一。一般按規定,主要物資的采購應當至少選擇三個以上的供應商進行比質、比價、擇優采購(惟一生產廠除外)。事實上,在調查眾多電力企業了解到,由于種種原因,在詢價過程中有時并不能按規定做到向三家供應商進行詢價,而是直接向某家供應商詢價后就發出訂單。
4、詢價及供應商選擇缺乏有效監督。目前,電力企業物資采購從詢價到初步確定物資采購供應商和價格都在采購部內部進行。一方面,在詢價單發出過程中,向哪些供應商發出詢價由采購部自行決定,缺乏有效外部監督,另一方面,詢價信息反饋后,由采購部人員進行分析并初步選擇供應商和確定價格,沒有其他部門的參與,難以形成外部制約。
5、物資采購合同范圍不明確。目前,大多企業的物資采購合同談判中,多是由技術部會同相關部門進行技術性談判,進行商務性談判。在具體操作上,由于詢價過程由采購部獨立完成,且供應商和價格也已初步確定,所以在談判中仍是采購部主導著談判,尤其是商務談判。
6、合同監督作用沒有有效發揮。目前許多電力企業沒有對物資采購制定一套價格標準體系,采購計劃中提供歷史采購價格的加權平均價格,不具有足夠的約束力。而且,目前物資采購價格的確定主要是詢價、比價,并在內部獨立完成,并無別的部門參與,因此采購價格的確定缺乏有效的制約。
三、降低物資采購成本的對策與思考
物資采購管理是企業管理的重要內容,是對企業生產過程中所需各種物資的訂購、運輸、儲備、供應等所進行的計劃、組織和控制,只有抓住以下環節重點,才能有效控制成本。
1、采取集中規模進行批量采購,獲取批量價差。通過物資歸口管理,實行計劃管理,進行規模采購,形成批量后,供應商不會忽視這樣的大客戶,一定會在價格上有所優惠。
2、做好市場的跟蹤和調研,分析和掌握物資價格變動規律,在價格回落時購買。電力企業使用的許多物資,經過分析,都能找出一些價格變化規律,如企業生產需用的一些季節性較強的商品、勞保用品,在銷售淡季購買,能節約不少采購資金。
3、加強物資采的管理監督,嚴肅財經紀律。物資采購要貫徹國家物資管理工作的法規、政策,遵守市場管理規定和財經紀律,遵循比質、比價、比信譽、比遠近和以廠家供貨為主、市場調節為輔,先急后緩,適用及時的原則,千方百計采取多渠道,減少環節降低物資采購成本,總結經驗,開拓貨源,保證企業生產和建設的物資需要,使電力企業物資采購工作步人良性循環軌道。
4、建立健全并嚴格執行物資管理制度和設備、材料招標管理辦法,搞好物資定額、計劃及物資分類、采購分工工作,對大宗材料和設備,用招標采購或競爭性談判采購。這兩種采購方式的一個共同特點是在供應商之間引入競爭機制,通過供應商之間相互競價,使企業在采購中處于有利地位。
5、建立代儲代銷關系。由供應商委托就近的營業倉庫或經銷商存儲和保管貨物。營業倉庫或經銷商是一種專業化程度比較高的實體,供應商委托這樣的實體儲存貨物,就是把所有權屬于自己的貨物存放在專業化程度比較高的倉庫中,由后者保管和發送貨物,企業則按照具體的使用數量和事先達成的價格向受托方支付相應的物料款項。采用這種方式,企業不必再過多地儲備物資,甚至不必再單獨設立倉庫從事貨物的維護、保管等活動,在一定范圍內便可以實現零庫存和進行無庫存式生產。
6、實行供應商配送方式。一般來說,在沒有一定儲備的情況下,無論是生產物料還是成品的配送,都會影響企業的庫存量。因此,通過配送的方式,供應商及時地將按照訂單生產或采購的物品配送到,企業可以在物品運輸的途中實現儲存,從而實現零庫存。
7、出租倉庫或廠房內的部分場地給供應商作為倉庫。這種方式就是和供應商事前協商,把企業的場地出租給供應商,由供應商對企業所需的物資進行儲備,企業用多少就領多少,事后供應商憑領料憑證與企業結算。這樣,物資在未領用前,所有權屬于供應商,企業沒有實際的庫存。
8、代保管。這種方式很簡單,就是供應商將物資以書面形式委托企業倉庫代為保管,企業用多少料就付多少錢,季度結算,料完款清。物資在用之前,所有權屬于供應商,雖然倉庫有物資的存在,但不體現在企業的存貨賬上,這也是一種零庫存。
9、實施物資采購管理現代化。電力企業要廣泛推廣先進技術與先進管理手段在企業物資采購管理的運用,建立精干高效的物資采購管理機構,建立物資采購管理信息系統,履蓋物資管理各環節,對物資定額、計劃、合同管理、庫存管理、帳目管理、統計報表以及設備材料的產、供、配送、采購、加工渠道、價格體系等物資管理的各個方面進行資料貯存與檢索,不斷提高物資采購管理水平。
10、計算機網絡競價采購理念的優點。通過計算機競價網絡采購,甲乙雙方不見面,避免了人為的隨意性,改變了傳統的采購方式,實現了日常化的競價采購,規范了采購成木控制原則。由于采用網絡準入制,嚴格控制供應商的入網資格,使產品質量能夠得到保證。
第2篇
[關鍵詞]煤炭企業 物資采購 管理體系
[中圖分類號]F406[文獻標識碼]A[文章編號]1009-5349(2010)06-0090-02
高效的運作有賴于一流的物流管理體系。物流,是企業經營中一個不可或缺的重要環節。當今企業無一不關注成本的控制、運作的效率、服務的改善。這一切的基礎就是建立一個高效的物流體系。這是一個快速變革的時代對現代企業的要求,也是企業生死存亡的戰略依托之所在。在煤炭企業中,同樣需要一套高效的物資管理體系來保證企業高效的運作。其中,采購管理工作是煤炭企業供應工作的重要環節,所以一定要建立起高效的煤炭企業物資采購管理體系來保證企業的高效運作。
首先,要認識到煤炭企業物資采購管理的重要性。加強對物資采購全過程的管理和監督,規范采購行為,降低采購成本,是企業提高管理水平、增強經濟效益的重要環節。煤炭企業的物資供應管理工作直接影響著煤炭企業的安全和生產,因為煤炭行業產品雖然單一,但其生產過程相當復雜,常常受到瓦斯、火災、透水、頂板跌落等安全隱患的威脅,加之其地質條件的變化,決定了材料設備消耗的不確定性。因此,物資采購管理是保證企業生產發展和提高經濟效益的重要環節。建立高效的煤炭企業物資采購管理體系對保證煤炭安全生產,降低成本,加快資金周轉具有十分重要的意義。總之,物資采購管理是企業降低成本,增強市場競爭力,提高利潤水平的有效手段。為適應市場形式的發展,一定要加強企業物資采購管理。
其次,要確定一個好的煤炭物資采購管理體系就要先明確煤炭物資采購管理組織的職能。物資采購管理的職能不同,其組織結構就不同。因為物資采購管理部門的職能不僅是要及時掌握所需要的采購信息,保持良好的內部溝通,調查和掌握生產所用物料的供貨渠道,尋找物料供應來源,還要建立供應商檔案,與供應商聯絡,以防止緊急狀況時找不到替代的供應商,參考原料市場行情,要求供應商報價,對供應商的供應價格、材料質量、交貨期等做出評估,了解公司主要物料的市場價格走勢,制作采購文件,采購所需的物料,按照采購合同協調供應商的交貨期,甚至還要協助質量部門檢查進廠物資的數量與質量等一系列活動。因此,只有明確了物資采購管理組織的職能才能更好的進行分工和管理合作。
再次,在明確了物資采購管理組織的職能后要科學地設計物資采購操作流程,建立采購流程,實行采購的程序化、規范化、制度化,這些對于有效地實現其職能起到關鍵的作用。
1.物資采購部門采購人員接到經批準的《物資采購審批表》,先核對采購內容,查閱《物資供應商登記臺賬》和其他有關資料后,根據采購物資的緩急程度,參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經批準的緊急特殊情況外,必須精選三家以上的供應商進行詢價。
2.對于廠商的報價資料進行整理后,采購經辦人員應深入分析,擬訂議價方式及各種有利條件,和經批準的采購方式向廠商議價。對大宗材料、設備實行公開招標,在招標過程中,堅持“公開、公正、公平和誠實守信”的原則,盡量減少中間環節;堅持“比質比價”原則,做到貨比三家,同種物資比質量,同等質量比價格,同樣價格比服務,相同服務比信譽,避免不同類型產品,不同質量產品進行價格比較,使物資采購真正實行陽光操作,增強采購的透明度。
3.采購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成后填寫《采購物資詢議價報告表》,經供應部部長審核后,進行采購。必要時與供應商簽訂《購貨合同》,按合同審批程序各級審批后再進行采購。采購物資入庫前嚴格按驗收管理規定進行驗收。
4.召開采購領導小組會議審議批準。要對每一個管理職能每一項任務設計一個作業流程,這個作業流程還要在實際運用中不斷優化。流程越短,以后工作也就越有效率。
最后,為統一公司的采購工作,使其合理、高效,要建立物資采購組織管理的一系列制度。
1.建立“集中、長期、統一”的采購管理制度
a.集中計劃采購:凡具有共同性的材料,須以集中計劃辦理采購較為有利者,可核定材料項目,通知各請購部門依計劃提出請購,采購部門定期集中辦理采購。
b.長期報價采購:凡經常性使用,且使用量較大宗的材料,采購部門應事先選定廠商,議定長期供應價格,呈準后通知各請購部門依需要提出請購。
c.統一原則采購:根據各生產單位任務安排而編制的用料預算上報集中采購招標部門,由該部門統一計劃、統一采購、統一分配、統一調度、統一配送、統一管理,從而做到采購管理各環節權責清晰,鏈接穩定,相互監督制約,從而保證各物資需用計劃,庫存、合同訂貨、到貨、物資消耗等科學經濟,使各用料品種歸口集中,使物資的采購、使用、庫存平衡合理,避免資金占用浪費。
2.采購中實行“詢價、比價、議價”的原則制度
a.采購經辦人員接獲“請購單”后應依請購案件的緩急,并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經核準得以電話詢價之外,另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。
b.若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者,采購經辦人員應檢附資料并于“請購單”上予以證明,經主管核發后,先請使用部門或請購部門簽注意見后呈核。
c.屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量),采購經辦人員于議價后,應于請購單“詢價記錄欄”中注明,經主管簽認后呈核。
d.對于廠商的報價資料經整理后,經辦人員應深入分析后,通過電話等聯絡方式向廠商議價。
e.采購部門接到請購部門電話聯絡的緊急采購案件,主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價,待接到請購單后,按一般采購程序優先辦理。
f.“試車檢驗”的采購條件,采購經辦人員應于“請購單”注明與廠商議定的付款條件呈核。
3.建立完善的交貨制度
a.請購部門于廠商交貨時,先將供應商的托運單據與請購單查封,并實際清點品名、型號、規格、數量及質量,相符后簽收,如發現不符時,立即通知采購部門會同處理。
b.請購部門于廠商交貨時,立即通知使用部門(或質檢部門)派人驗收品質,驗收合格后于訂貨收料單內驗收欄加蓋印章,并將第二聯及供應廠商單據、發票等一并送采購部門整理付款。
c.分批交貨以分批方式收貨時,必須以“分批收貨單”(一式三聯)辦理收貨。
d.采購部門將已辦妥收貨的收貨單第二聯與發票單據等并在一起核算,然后送財務部整理支付傳票轉出納付款。
4.建立有效的物資采購監督機制
a.健全物資采購監督制度管理的各項規章制度,如《物資采購管理辦法》《物資驗收管理規定》《合同管理辦法》《財務付款管理規定》《干部廉潔自律行為準則》《責任追究制度》等。
b.嚴格票據審核。物資到貨入庫前,必須嚴格驗收,在確認完全符合要求且票據齊全后,財務部門才能給予辦理結算付款手續。通過組織保障,制度監督等一系列制度機制。
第3篇
自2012年煙草企業正式實施《煙草企業采購管理規定》以來，在國家煙草專賣局“嚴格規范、富有效率、充滿活力”的總要求下，經過幾年的努力，煙草企業采購制度體系正逐步建立，但在采購實踐活動中，“規范和效率”的問題一直影響著采購職能的發揮，需要在實踐中加以調整和轉變。
規范與效率的關系
規范與效率相輔相成。規范指明文規定或約定俗成的標準。效率是指最有效地使用社會資源以滿足人類的愿望和需要。規范與效率并非兩個相互孤立的要素，而是相輔相成、緊密聯系的，共同形成了支撐行業持續健康發展的合力。規范以效率為目標，歸根結底，規范是對行為的約束，其目的在于通過優化流程、強化秩序，提高工作效率。效率應以規范為前提，在規范中出效率，在效率中更規范。
規范與效率辯證統一。煙草企業的采購有嚴格的程序規定要求，實際工作中必須按照規定的方式和程序進行，不規范采購，勢必又將回到無序采購的狀況。雖然有時嚴格規范會在一定程度上影響效率，但是沒有規范就談不上效率；當然，也不能強調規范操作機械地而不是主動創造條件地完成采購任務，限制采購功能發揮。因此，在煙草企業采購中，規范與效率是辯證統一的，是一個對立統一的有機整體。
煙草企業依法采購、規范操作和提高效率的必要性
是法規和制度的要求。《煙草企業采購管理規定》要求，對采購目錄、采購計劃的編制，采購預算、采購方式的選擇，公開招標、開標、評標的全過程，及信息公告、評標委員會的組成，合同的簽訂、交貨、驗貨，對投標人的質疑，投訴的處理等都要建立科學規范的制度，以規范采購行為。
是采購“公開透明、公平競爭、公正和誠信原則”的要求。按照公開透明原則，讓所有符合條件的供應商參與采購活動，消除歧視。按照公平競爭原則，將競爭引入到煙草企業采購活動中，通過競爭使投標人提供更好的商品、技術或服務，并且盡量降低投標報價，使用戶可以用較低的成本和價格采購到優質商品，從而，既實現采購目標，又提高資金使用效率。按照公正誠信原則，一方面要求煙草企業在項目發標、信息公布、評標過程要真實；另一方面要求供應商在投標時真實，在提供采購物品或服務時，須達到投標時所做出的承諾，對采購活動切實負責。
是發揮煙草企業采購職能作用的要求。《煙草行業“十三五”規劃節能減排工作方案》中提出，加強全過程的節約管理，有效提高資源的綜合效益，提高發展質量與效益，在條件允許下，盡量使用低能耗設備，不使用高污染設備。因此，發揮煙草企業采購職能，按照“節能減排、降本增效”的要求采購，選擇部分節能效果顯著、性能成熟的產品予以采購。
是防范采購風險的需要。采購過程應嚴格執行《招投標法》《合同法》《煙草企業采購管理規定》等法律法規和管理規定，依法采購、規范采購，從而盡可能規避風險，實現煙草企業采購的公平和效率。
煙草企業采購規范與效率存在的問題剖析
相關采購制度不夠完善。從省局（公司）的采購制度來看，存在制度缺乏、不完善或銜接不夠順暢的情況。集中采購部門雖然建立了供應商庫，但沒有制定相應的管理辦法，導致無法使用供應商庫，仍然繼續采取公開招標的方式進行采購，既耽誤了時間，又浪費了大量的人力物力。
采購計劃管理不夠嚴謹。在編制采購目錄和制定采購計劃時，缺乏有效的方法和工具，有時只考慮目前的工作需要，沒有從全年或更長遠的目標來規劃，甚至有時未經審批而隨意變更預算或采購方式，影響采購工作的規范和效率。
采購流程不精益。制定的采購流程，過程繁復，操作時間長。集中采購時，單次小規模的集中采購結算不明確，部門間協調不夠，手續繁雜。供應商的評價和選擇機制不完善，缺乏科學規范的供應商認證和評價體系。合同管理沒有固定模板，導致合同審核費時費力。采購管理系統的流程不夠全面，沒有包含采購的全部過程，降低了效率。
采購監督沒有全過程覆蓋。采購工作跨度時間長，流程復雜，監督需要花費大量時間和精力，加之監督人員人手不夠，目前還不能保證采購的全過程參與，容易給采購工作留下隱患。
采購人員綜合素質有待提高。負責采購的人員素質參差不齊，有的采購流程操作不熟練，有的編制采購計劃、計算采購預算不精確，有的編寫采購文件時忽視關鍵的問題等，在很大程度上影響了采購工作的規范與效率。
加強采購規范。提升采購效率的建議
加強制度建設，嚴格采購法規落實
確保煙草企業采購有序進行，提高采購的效率，就必須根據“決策者重結果、管理者重規則、操作者重細節、監督者重風險”的原則，健全和完善適合煙草商業企業采購的各項規章制度，明確規定采購操作整個過程、審批方式、公示和投訴以及供應商庫的管理辦法，從而做到有規可依，有章可循。
加強采購計劃管理，合理配置資源
強化目錄管理，明確采購范疇：編制《采購目錄》時，事先組織調查，從全年或更遠的目標來規劃，科學構建四級采購目錄，同時將日常采購項目全部納入匯總到《采購目錄》，進行規范管理。第四級目錄細化至最小預算科目，并逐項明確采購部門和組織形式，使采購方式審查前置化，解決上會頻繁和決策低效等問題。未編入目錄的項目，不準實施采購。
規范采購計劃的制定和變更，確保嚴格高效：制定計劃時，全面考慮、從長計議、細致入微，從源頭減少計劃的頻繁調整，同時規范計劃變更，凡是涉及組織形式、采購方式和項目新增，定期提交相關管理委員會實名表決，確保責任可追溯，防止集體決策變成無人擔責。
抓好集中采購：將采購的決策權和組織權集中到相關部門或單位，集中負責計劃編制、采購立項和實施。堅持“公開透明、公平競爭、公正擇優”原則，切實做到使用人、主管人、審批人、采購管理人和監管人的“五分離”，確保集中采購正常進行，采物資符合質量安全的要求。
優化采購流程，明確職責與權限
嚴格落實標準與細節：梳理采購流程，優化采購程序，將業務、合同、監督、公開等融入統一的采購管理系統，嚴格落實標準與細節，明確職責與權限，規范節點的輸入與輸出，讓每個人都能了解所有的業務要求。
廣泛應用模板，做到規范高效：為減少采購人員的行為偏差，使復雜問題簡單化，可以將最優做法、經驗和技巧固化成普遍適用且符合規范的模板，讓操作從“各自解讀”變成“即取即用”，省去反復性指導和重復性審核，提高效率。
創新供應商管理，增值供應鏈：須嚴格對供應商進行資信、業績評價和重要材料現場考察評審，建立與企業規模需求相適應的合格供應商名錄庫，并對合格供應商名錄庫實行動態調整，隨時引進新的優秀供應商，及時淘汰有劣績的供應商。
加強風險防控，實現全過程監管
圍繞采購相關流程，梳理出各個風險點，對每一個風險點擬定防范措施。監督部門要全程參與，嚴格把關，保證采購活動的公平、合法、規范，確保評選出的供應商具備應有的資質和能力。
以人為本，全面提高采購人員素質
