采購管理的流程范文

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第1篇

中圖分類號： TU713 文獻標識碼： A

【正文】

高等院校的設備是高校辦學的物質基礎和必要條件，而教育設備管理水平的高低對教學質量和辦學效果的好壞有著至關重要的影響。隨著國家對教育事業的大力投入，致使高校配置的設備也與日俱增，怎樣管理好教育設備，使教育設備充分發揮使用價值和經濟價值，從而提高學校的教學質量和辦學水平，則是高校管理部門日益關注的難題。

一，現階段高校教育設備管理存在的問題。

在全國范圍內，由于歷史原因和地域差異以及學校自身發展狀況的不同，各高校在教育設備管理方面都存在一些的問題：1.傳統觀念致使設備管理意識淡薄，對該工作不夠重視；2.沒有做好對管理隊伍的建設工作；3.管理制度不健全致使管理工作不規范。

二，關于教育設備管理的相應舉措

針對目前高校教育設備管理中出現的問題，可以相應采取以下措施：1.轉變傳統管理理念，樹立新時期設備管理意識，增強教務工作者對設備管理的新認識；2.加強教育設備管理隊伍的建設，在人力資源上增加相應投入，提高管理隊伍的建設，組建一支現代化的教育設備管理隊伍；3.制定詳盡并行之有效的管理制度，確定“誰借出誰歸還、誰使用誰保管、誰損壞誰賠償”的工作制度，將教育設備管理工作條理化、規章化。

與此同時，隨著我國高等院校的快速發展，高校的教學儀器、實驗用具等設備采購量變得越來越大，許多高校逐漸感受到原有的采購管理制度難以適應現有的采購工作，迫切的希望采購流程可以進一步科學化、規范化和專業化。采購流程管理涉及到電子采購、人員調配、監督管理等多個方面，其活動結構復雜、規模宏大、因素眾多。對于尋求高效、快速、科學地發展高校采購而言， 尋找合理有效的采購流程是教育行業發展的重要工作之一。一、目前高等院校采購流程的管理現狀

目前，在我國高校普遍使用的高校固定資產管理系統如教育部的北化軟件、濟南國子數碼科技有限公司的高等學校固定資產管理系統、成都市金財科技發展有限責任公司的高校實驗室及固定資產管理系統經過多年地發展已逐步走向成熟。市場上的合同管理系統功能也比較齊全，已經由初期的文檔管理發展為數字化合同結構模式。它可以根據合同的幾大構成元素，實行元素化管理,形成規范的數據結構,從而方便用戶進行數據統計、比較和查詢分析。技術架構也由單機模式逐步向局域網環境下的客戶端/服務器結構過渡。項目管理系統是市場上發展最成熟的一款軟件。項目管理信息系統（PMIS）最早出現在上世紀80年代，發展至今已經成為新經濟管理方式。但PMIS是針對各類企業各種項目開發的綜合性管理軟件，我們所討論的高校采購部門的項目是專指高校科研項目及實驗室建設項目。

從現階段而言，國內的高校采購流程信息化管理發展尚未健全，主要存在以下幾點障礙：（1）流程管理規范化尚未健全。推進信息化建設重要的一點是觀念的轉變、利益的調整。只有采購中各項工作過程都走向規范化了，才有可能實現真正的信息化。（2）工作手段、信息利用處于初級階段。高校采購由早期的手工操作、帳薄式采購活動進而到單體計算機控制，至發展到內部局域網的形成，其結果僅僅是使手工帳變為電腦帳，工作手段的落后是信息化程度不高的體現。（3）部門間缺乏協作導致重復勞動。由于在采購的各流程中，管理系統的協作不夠，極其容易出現重復性的勞動。（4）缺乏高效率的管理系統。由于現在管理系統之間無法進行一個系統的傳遞，高校內如設備管理部分和財務管理部門之間、設備管理部門內部設備采購、實驗管理等經常出現難以良好銜接的問題。二、針對目前的現狀，提出的相應的應對措施。根據目前高校采購管理發展的形勢和信息化社會化的形勢，可以相應的采取以下措施：

1.構建適合高校采購流程管理的系統

針對某些關鍵流程對癥下藥，用改善流程的視角來審視高校采購中出現的問題。社會上有一種系統是將一個企業的很多不同部門所使用的信息統一在一個整體的計算機系統當中，從而使得企業內部的不同部門不再使用不同的數據庫來管理信息，而是依賴于同一個數據庫來管理信息。企業內部不同部門的員工獲得相同的信息的結果就能夠減少錯誤的發生、改進速度和效率；而另一種稱作CPC的洗頭，是一種以產品或服務為中心，以企業間協作為手段，以Internet為基礎平臺的面向產品全生命周期的全新的電子商務模式。它通過CPC平臺將企業內的應用與數據集成在一起，并通過統一的界面提供給授權的企業內外用戶透明訪問。

2.建立合理有效的采購信息化管理系統，實現高校采購信息化流程中系統的和諧統一

對于目前高校采購流程來說，項目管理系統、合同管理系統、固定資產管理系統聯系不夠緊密，數據重復，耗費大量的人力物力，其實它們是相輔相成、互相彌補的。從數據庫角度來說，三個系統數據庫共通的關鍵字是極其多，共用一個數據庫是最高效的。

（1）．建立“連接復用”的數據庫管理策略。為了避免“頻繁的建立、關閉數據庫連接”成為系統性能的一個瓶頸，所以必須建立“連接復用”這個合理、有效的管理策略，減少隨意、無規則的數據庫連接。該策略是通過建立一個數據庫連接池以及一套連接使用管理策略，使數據庫連接可以得到高效、安全的復用，大大減少了數據庫連接頻繁建立、關閉的開銷。

（2）．真正需要開發的是綜合三大系統優點和避免人力資源重復使用的采購信息化綜合管理系統。目前大多數高校只是讓三個系統各成體系，導致數據不共享，同時需要三個不同的工作人員進行管理。

3.利用制度的強制和規范作用，使流程管理趨于完善

我們采購流程中各個環節的制度都制定得非常完善和科學，但是有的時候制度和業務操作的分離，每個工作人員能否按章辦事，主要靠管理者的領導水平、工作人員自己的自覺性，這也就可能造成一部分規章制度一直停留在墻壁上或者制度匯編里。造成這種現象的根源，最根本一條就是這些制度所提的要求和規定，都是存儲在紙質上，工作人員無論遵守與否，工作照樣行得通，而且即使違反了制度規定，也難以進行實時跟蹤和記錄。采購信息化綜合管理系統卻能把這些制度的要求和規定，存儲在計算機里，進行有效的智能控制和硬性固化。工作人員在日常工作中只能遵守其規定，而且即使工作人員硬性違反，其違反的過程也將被一一記錄在案。

只有明確流程管理與制度的關系才能真正實現采購流程暢通無阻。流程就像是河流，流程管理就像是河道梳理，制度就是鞏固河道的堤壩。如果管理不善，浪費成災，漏洞無數，讓許多不法之徒有了非分之想。制度是一個采購流程實施嚴謹細致明確有效的保障。

（1）．制度有助于流程的執行。制度是因流程而存在的，通過適當制度的執行推動流程的執行，對那些不符合職責要求的行為進行約束。

（2）．如果制度不能反應流程，就像失去了靈魂，它的執行一定會出現問題。所以制度無法執行時，往往是它所包含的流程有問題。“法不責眾”就可以體現這一點。

（3）．制度的激勵作用可以促使流程改善。以世貿組織要求各國上報對別國設立綠色壁壘內容為例，第一次上報的數據很少，隨后世貿組織改為各國上報本國遭受別國綠色壁壘內容，各國紛紛將本國的“委屈”上報。所以制度中的獎勵要比懲罰更容易起作用，而且激勵因素往往會促使大家更多的主動關注流程，從而使流程得到優化。

近年來，隨著世界經濟一體化的趨勢進一步加劇、市場競爭的進一步發展，大部分高校及教育行業早已開始注意到設備管理和采購的重要性。然而管理和采購中存在著的諸多問題，始終影響著高校及教育行業的健康發展。然而，問題的存在是多方面的：有的是思想觀念上存在誤區，把設備采購行為仍然作為后勤輔助行為來管理，片面強調采購為教學服務的觀念；或是單純認為采購管理是節約教學成本的一種手段，忽視了采購管理對高校整體戰略發展的影響；有的是因為采購流程不盡科學，造成高校的采購人員被供應商收買，采購回質次價高的產品，造成高校經濟效益與人員的重大損失；有的是管理機制不夠健全；有的是因為忽視新技術新方法的應用，還有的是以上因素的種種綜合。總而言之，各種各樣的采購問題在很大程度上已成為高校繼續發展的障礙，因此，高校必須對采購管理加以足夠的重視與研究，以科學規范的采購管理流程為教育行業的戰略發展提供足夠的動力。

【參考文獻】

[1]王杰，劉曉鴻，馮璐.《高等學校儀器設備采購面臨的問題及對策》.實驗技術與管理.2010年11期

[2]謝廣生，曾瑞淮.《政府采購在地方高校儀器設備采購中的運作流程初探》.中國現代教育裝備.2005年05期

[3] 歐黎明，張智豪，譚錦才.《關于高校進口設備管理工作的注意事項》.中國科教創新導刊.2009年23期

第2篇

關鍵詞：供應鏈管理；企業采購流程；優化；探討

在中國加入WTO的背景下，市場的國際化促使我國企業在參與市場競爭的過程中，逐漸意識到采購管理的重要性，為了進一步強化自身的競爭實力，企業需要基于供應鏈管理理念與管理模式下，實現采購流程的優化與完善，進而強化企業與供應商間的溝通，以降低產品成本的同時，獲得競爭優勢。從目前我國制造企業采購管理工作的現狀看，一系列問題凸顯，整體上的采購管理的效率偏低，無法滿足當前企業的實際發展之需，因此，如何實現企業采購流程的優化與完善，亟待解決。

一、優化供應鏈管理下企業采購流程的要求與總體目標

對于生產制造企業來講，采購管理工作尤為重要，其是企業完善落實生產管理工作的基礎，整個采購流程設計的完善與否直接關系到了企業的經濟效益與競爭實力，一旦采購流程存在問題，就可能會導致企業庫存過多，進而造成資金周轉流動性差，進而不利于企業的穩健發展，因此，基于供應鏈管理下，實現企業采購流程的優化勢在必行。在實際落實這一內容的過程中，供應鏈管理對企業采購流程所提出的要求為：企業與供應商之間達成合作伙伴關系，并將其上升到戰略高度，進而為企業降低產品成本、簡化交易過程并通過信息共享來提高企業的反應速度與市場應變能力，進而為企業規避風險、提高自身的經濟效益與競爭實力奠定基礎。

優化企業采購流程的目標為：第一，縮短采購周期。通過優化企業采購流程，能夠提升采購各流程的速度與實效性，進而在降低采購周期的基礎上，為滿足企業實際生產之需并規避庫存風險等奠定基礎；第二，提升采購原料的質量。為了提升企業產品的經濟效益與市場競爭力，就需要把好生產原材料的這一關，提升產品的質量；第三，降低采購流程運行總成本。面對當前市場的激烈競爭形勢，企業要想提升自身的競爭實力，則就需要在保證產品質量的同時，降低產品生產成本，而降低采購流程的總體運行成本，就能夠為企業獲得競爭優勢提供保障；第四，強化對市場的響應能力。基于買方市場條件下，企業需要針對市場需求的變化情況作出及時的響應，進而才能通過這一信息來確保企業生產經營的順利開展，所以在優化企業采購流程的過程中，需要強化企業對市場的響應能力。

二、優化供應鏈管理下企業采購流程的策略

（一）企業要與相應的供貨商建立合作伙伴關系

基于當前的市場環境下，企業產品的生產銷售需要以市場需求為出發點，因此，這就要求企業要與供貨商達成戰略合作關系。在實際落實的過程中，需要對供貨商的資質等進行嚴格的審核，進而將其融入到企業的戰略資源之中，同時要針對合作的具體內容簽訂合同，以在約束雙方行為、保障雙方利益的基礎上，為提高企業的市場響應能力與決策能力奠定基礎。在此基礎上，通過雙方的共同努力，能夠為企業降低產品研發周期、提升企業市場占有率與競爭力奠定基礎。基于供應鏈下企業采購流程的開展主要是以顧客需求訂單為基礎的，進而通過這一驅動模式的搭建能夠降低采購流程的運行成本并降低庫存等。

（二）以外部資源管理形式來實現事中控制

為了提高企業采購管理的柔性，并提升企業的市場響應能力，就需要逐漸將采購管理轉變為外部資源管理，以事中控制的實現來取代原有的事后控制模式，通過強化企業與供貨商間的交流與合作來提升企業的整體管理質量與競爭實力。當前，在企業改革與發展的浪潮中，落實外部資源管理則是其逐漸實現精細化生產管理的基礎，也是企業降低庫存、提升自身運作效益的有效保障，進而能夠為促進企業的可持續發展注入動力。

（三）實現信息系統的完善搭建

在信息化時代背景下，企業采購流程的優化需要借助完善的信息系統來強化信息的流通，進而為企業提升自身的綜合效益奠定技術基礎。企業需要積極的將MRP、ERP以及EDI等應用于信息化系統建設中，以通過信息的高度共享來強化企業與供貨商等間的溝通，并迅速對市場需求做出反映，以確保在提高企業生產決策能力的基礎上，縮短產品研發周期、降低成本并提升經濟效益與服務水準。

（四）構建網上采購平臺

構建網絡采購平臺能夠在進一步優化企業采購流程的基礎上，將整個采購流程運作的成本壓縮至最低，進而為提升企業的運營效率奠定基礎。從目前市場經濟發展的形勢看，企業需要以完善的網絡采購平臺的搭建來實現對自身采購業務的全面掌控，進而結合市場需求以及自身的實際發展要求來實現對采購流程的有效控制。

三、優化供應鏈管理下企業采購流程所應具備的基本條件

第一，要求相應的主管部門要給予全面支持。要根據采購流程優化內容之需實現相應組織團隊的構建，并強化對該項工作的重視程度，及時解決所遇到的問題，落實有效的指導；第二，強化宣傳與培訓。在整個采購流程的運作中，要求企業采購部門要與供應商之間實現有效的溝通與合作，因此，這就需要以強有效的宣傳與培訓工作的開展，貫徹落實優化采購流程的目標，為協調好各項工作內容、提升整體工作績效奠定基礎；第三，實現對組織結構的優化調整。這一工作主要是由采購部門進行全面負責的，相應的采購人員隊伍需要強化團隊合作能力，及時解決問題以優化采購各流程，實現對采購流程的完善設計，同時明確職責并構建激勵機制，確保實現對組織結構的優化調整；第四，構建相應的管理制度體系。針對采購流程優化這一工作內容，制定完善的制度體系，以確保通過約束機制、競爭機制以及激勵機制等，實現采購流程的不斷優化，滿足企業的實際發展需求。第五，實現專業采購實踐指導框架的構建，以確保基于供應鏈管理下各項采購流程的順利且高效開展，為降低企業成本投入并提高企業的經濟效益與競爭實力奠定基礎。在實際落實的過程中，企業需要抓住設計要點，具體如下：實現業務的優化組合、落實以人為本的管理理念、各項工作流程要按部就班的落實、化簡程序并明確落實職責，進而為實現對企業采購流程的完善優化與改造奠定基礎。

綜上所述，基于供應鏈管理理念下，企業需要實現采購流程的系統化設計，進而通過對采購流程的合理優化與改造，降低企業生產成本投入、提高企業的經濟效益與競爭實力。在實際落實的過程中，企業要在明確優化采購流程要求與目標的基礎上，制定完善的采購流程優化策略，并要結合優化采購流程所應具備的基本條件與設計要點，為切實實現對采購流程的優化提供保障。

（作者單位：中國聯通延安市分公司）

參考文獻：

[1]吳雪嬌.基于供應鏈管理的企業采購機制優化研究[D].華中科技大學，2012.

[2]鄭沁春.F醫院供應鏈模式下的采購管理與流程優化[D].廈門大學，2009.

第3篇

[關鍵詞] 工作流 ERP 業務流程重組

一、引言

通用ERP采購管理系統即要適應不同中小業務流程，特別是采購業務中的不定性比較多企業中不同的組織結構和不同的采購、變化比較大這個現象，又要增強系統的柔性，提高對市場的應變能力。所以，有必要在ERP采購管理系統中應用業務流程重組(BRP)和工作流技術來解決以上問題。

業務流程重組BPR(Business Process Reengineering)是對企業的業務流程進行根本性、徹底的再設計，從而獲得在成本、質量、服務和速度等方面業績的戲劇性的改善。BPR最早由美國人提出，強調以業務流程為改造對象和中心、以關心客戶的需求和滿意度為目標、對現有的業務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，利用先進的制造技術、信息技術以及現代化的管理手段，建立全新的過程型組織結構，從而實現企業經營在成本、質量、服務和速度等方面的戲劇性改善。ERP采購系統需要不斷地優化它的業務流程，使整個經營活動更加符合科學管理的要求。因此，實施BRP是ERP采購系統具有柔性的保證。

工作流技術通常是實施BRP的一個較好的方法，因為工作流提供了經營過程邏輯與它的信息支撐系統的分離，并實現了應用邏輯和過程邏輯分離，這種方式在進行企業實際應用時具有顯著的優點。它可以在不修改具體功能模塊實現方式(硬件環境、操作系統、數據庫系統、編程語言、應用開發工具、用戶界面)的情況下，通過修改過程模型來改進系統性能，實現對生產經營過程部分或全部的集成管理，有效的把人、信息和應用工具合理的組織在一起，提高軟件的重用率，發揮系統的最大性能。

二、基于工作流的ERP采購系統的設計

本系統構造了三層模式，這種系統結構除了具有三層結構的可伸縮性好、可管理性強、安全性高、軟件重用性好以及節省開發時間等諸多優點外，其最重要的意義在于將企業中和采購相關的部門連接，使采購供應鏈的參與者方便地參與企業的采購過程，從而為企業提高采購的效率創造了前提。

工作流管理系統在實現上一般將定義時功能和運行時功能進行相對獨立的實現。我們在系統設計中繼承了這一思想，在體系結構上，系統由兩大部分組成：定義環境和運行環境。在定義環境下，定義者定義和維護過程定義數據，即工作流過程的執行所需要的所有信息，然后在運行環境下，執行這些工作流過程。系統的體系結構下如右圖所示。

三、基于工作流的ERP采購系統的實現

本系統目前在采購訂單審批和付款管理兩個主要的流程中設計實現了工作流的應用，能夠較了的支持采購的業務流程重組。本采購系統能夠實現公司內部基本的采購工作和不同部門之間、員工之間的采購訂單信息共享以及信息安全與保密工作，能很好的規范公司內部的管理機制，并且擁有較好的可擴展性和良好的人機界面。本系統主要分為過程建模、供應商管理、訂單管理、查詢管理、系統維護五個模塊。系統功能結構如左圖。

1.建模工具WFMT下嵌入到本系統中，相對獨立的實現過程定義的功能。

2.供應商管理是用來對供應商的詳細信息進行錄入、編輯等操作，以便于采購員中選擇更合適的供應商完成訂單申請，以及在付款管理中更好地與供應商協調。

3.訂單申請是供用戶來完成訂單的內容，對訂單中的詳細信息進行增加、刪除、修改等操作。其中，申請單編號是根據系統當前的日期和當前的訂單數自動生成;申請人和申請時間是系統根據當前的使用的用戶和當前時間自動輸入，不能由用戶更改。當用戶完成訂單后，如果選擇提交，則啟動了訂單的審批流程。如果沒有提交，則該訂單會以未提交訂單保存起來，留待以后編輯提交。

4.訂單審核是供用戶對訂單進行審核的界面。當審核員審核完訂單后，按“提交”按鈕，則該訂單的審核信息會被系統自動保存到數據庫中，并根據訂單的審批模型開始流轉到下一個結點。

5.訂單跟蹤是為了便于了解訂單的審核情況而設計的。當擁有該權限的用戶進入系統后，便可通過此窗口來了解某項訂單的審批情況，并可對滯留在某個結點的訂單發出催辦通知。

6.查詢管理主要是對訂單進行查詢。在查詢管理界面中，幾個固定查詢是方便可進行常用的查詢。另外，還支持將綜合查詢，報表打印和生成Excel表三項功能。

7.人員管理界面主要是對工作人員的詳細信息(如人員所在的部門、名稱、密碼等)進行編輯、錄入等操作，特別是對人員角色的定義以方便過程定義的流轉。

8.權限管理界面是用來設置人員的權限，系統根據此權限賦予用戶相應的系統功能。只有系統管理員才擁有此權限。

四、總結

工作流技術是近年來迅速發展起來的一項新興技術，以工作流技術構建的管理系統具有很好的靈活性、良好的可擴展性等。本文對系統的體系機構和功能模塊進行了設計，建立了采購申請單審批工作流模型和付款管理工作流模型，并介紹了實現的主要功能模塊。

參考文獻：