會(huì)計(jì)檔案管理與風(fēng)險(xiǎn)研究范文

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驗(yàn)資業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)也不容小覷，現(xiàn)在有很多不法之徒為了詐騙錢財(cái)，通過(guò)注冊(cè)虛假的公司，進(jìn)行虛假的購(gòu)銷業(yè)務(wù)，在注冊(cè)公司的過(guò)程中，客戶會(huì)將公司注冊(cè)手續(xù)外包給公司，由公司墊資進(jìn)行注冊(cè)，再由公司找一家會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具驗(yàn)資報(bào)告，并給予較高的驗(yàn)資費(fèi)用，一旦這些皮包公司詐騙成功，受騙方在找不到對(duì)方的情況下，會(huì)要求出具驗(yàn)資報(bào)告的會(huì)計(jì)師事務(wù)所承擔(dān)連帶責(zé)任，這種案例已屢見不鮮。由于會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過(guò)程中會(huì)接觸到企業(yè)的商業(yè)秘密，負(fù)有對(duì)知曉的商業(yè)秘密保密的責(zé)任，如客戶的重要客戶、重要的供應(yīng)商、重要的配方、采購(gòu)價(jià)格、成本購(gòu)成及管理模式等，都負(fù)有為客戶保密的責(zé)任，一旦泄露給客戶造成重大損失，在客戶弄清泄露源頭后，會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行索賠。所以會(huì)計(jì)師師事務(wù)所在開展審計(jì)和驗(yàn)資業(yè)務(wù)時(shí)，除了要求具有業(yè)務(wù)勝任能力外，還必須盡職盡責(zé)，做好審計(jì)基礎(chǔ)工作，通過(guò)檢查、監(jiān)盤、觀察、查詢及函證、分析性復(fù)核等手段獲取充分必要的審計(jì)證據(jù)，做好審計(jì)工作底稿并保存好審計(jì)證據(jù)，形成能獲得審計(jì)證據(jù)支撐的審計(jì)或驗(yàn)資結(jié)論，一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，如果所獲證據(jù)真實(shí)充足，在訴論過(guò)程中也會(huì)減輕自己的責(zé)任。

一、目前會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理存在的一些問題

我國(guó)從1991年恢復(fù)注冊(cè)會(huì)計(jì)師統(tǒng)一考試以來(lái)，到現(xiàn)在已有二十多年時(shí)間，注冊(cè)會(huì)計(jì)師的業(yè)務(wù)也有很大的發(fā)展，會(huì)計(jì)師事務(wù)所的檔案管理也取得了很大的進(jìn)展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：

1、檔案管理投入不足

會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過(guò)程中，由于過(guò)份重視經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)需要費(fèi)時(shí)費(fèi)力的檔案管理往往不重視，如一些規(guī)模較小的會(huì)計(jì)師事務(wù)所會(huì)計(jì)檔案無(wú)專人管理，檔案存放無(wú)專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會(huì)計(jì)檔案的損毀，給檔案安全帶來(lái)了隱患，使檔案的質(zhì)量及壽命受到影響。

2、檔案管理不規(guī)范

有些會(huì)計(jì)師事務(wù)所在上半年審計(jì)業(yè)務(wù)繁忙的季節(jié)，只注重出報(bào)告，而不注重會(huì)計(jì)檔案的收集整理工作，而是等到下半年業(yè)務(wù)淡季時(shí)才專門抽時(shí)間進(jìn)行會(huì)計(jì)工作底稿的整理，往往由于時(shí)間太長(zhǎng)，在整理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)缺少各種審計(jì)證據(jù)的情況，如關(guān)鍵的詢證函沒有，企業(yè)的銀行對(duì)賬單不齊，重要的合同沒有復(fù)印，有的甚至連企業(yè)提供的未審報(bào)表都沒有蓋公章，要補(bǔ)的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對(duì)檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來(lái)被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結(jié)果不知道是哪一環(huán)節(jié)把檔案弄丟了，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所在從事司法鑒定業(yè)務(wù)時(shí)，原告方提供了會(huì)計(jì)憑證之類的會(huì)計(jì)檔案，事務(wù)所注冊(cè)會(huì)計(jì)師在叫來(lái)被告詢問某些細(xì)節(jié)時(shí)，被告要求看對(duì)方會(huì)計(jì)憑證的附件，被告利用注冊(cè)會(huì)計(jì)師缺少經(jīng)驗(yàn)，趁注冊(cè)會(huì)計(jì)師有事不在場(chǎng)的幾分鐘時(shí)間，將某些重要證據(jù)撕下帶走，有些進(jìn)行涂改，造成在開庭質(zhì)證時(shí)，原告方證據(jù)效力受到影響。會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)時(shí)還會(huì)將一些自相矛盾的審計(jì)證據(jù)一同保存，比如說(shuō)本期確認(rèn)了收入，但發(fā)貨單之類的審計(jì)證據(jù)卻又不是當(dāng)期的，有的驗(yàn)資報(bào)告的出資單據(jù)如銀行繳款單或進(jìn)賬單上款項(xiàng)用途寫的是借款，但又作為實(shí)收資本的依據(jù)。這些無(wú)疑存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。

3、重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他檔案管理

作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務(wù)檔案可以挽救一個(gè)事務(wù)所，而存在重大缺陷的業(yè)務(wù)檔案又足以讓一個(gè)事務(wù)所關(guān)門。所以，業(yè)內(nèi)人士將會(huì)計(jì)師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業(yè)務(wù)檔案則比喻為“定時(shí)炸彈”，普遍存在著重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務(wù)所對(duì)于業(yè)務(wù)檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對(duì)其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴(yán)重散失，處于無(wú)人管理的狀態(tài)。

二、加強(qiáng)檔案管理、防范風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

會(huì)計(jì)師事務(wù)所如何化解在執(zhí)業(yè)過(guò)程中遇到的風(fēng)險(xiǎn)，除了加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)勝任能力，對(duì)明顯有風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)規(guī)避外，在會(huì)計(jì)檔案管理方面，還要采取以下措施：

1、制定會(huì)計(jì)檔案管理制度、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管

每個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范管理，都應(yīng)該制定會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理制度，對(duì)檔案的整理，保管等工作進(jìn)行分工，明確各部門的責(zé)權(quán)利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細(xì)的規(guī)定，防止檔案的毀損或泄露。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高執(zhí)業(yè)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

有許多注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)過(guò)程中，會(huì)帶一些助理人員一起去企業(yè)，其中審計(jì)證據(jù)的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)審計(jì)證據(jù)也難判斷真假，這樣，就必須事先對(duì)助理人員進(jìn)行有關(guān)審計(jì)工作底稿相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們對(duì)審計(jì)證據(jù)的范圍和重要性有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)審計(jì)證據(jù)的真假能進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋鎰e，同時(shí)，執(zhí)業(yè)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)助理人員搜集的證據(jù)的完整性和真實(shí)性要負(fù)有主要責(zé)任，不能一旦出事就將責(zé)任推卸給助理人員。

3、對(duì)重要的證據(jù)要重點(diǎn)保存

在進(jìn)行審計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，對(duì)企業(yè)重要資產(chǎn)的權(quán)證，如銀行存款的對(duì)賬單，房產(chǎn)和土地的產(chǎn)權(quán)證、應(yīng)收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點(diǎn)保存；對(duì)驗(yàn)資業(yè)務(wù)中的投入資本的單據(jù)，如貨幣資金出資的繳款單或進(jìn)賬單，實(shí)物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證明及移交記錄等，都必須重點(diǎn)保存。

4、注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)會(huì)計(jì)檔案要嚴(yán)加審核，保證審計(jì)證據(jù)的真實(shí)性

注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)時(shí)，對(duì)證據(jù)的來(lái)源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)師事務(wù)所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會(huì)形成很大的隱患，存在重大的訴訟風(fēng)險(xiǎn)。曾有個(gè)會(huì)計(jì)師曹日紅佛山市注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)廣東佛山528000事務(wù)所在做驗(yàn)資業(yè)務(wù)時(shí)，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺(tái)的銀行人員，在詢證函上蓋個(gè)假章，后來(lái)產(chǎn)生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會(huì)計(jì)師事務(wù)所因工作失職承擔(dān)連帶責(zé)任。另外對(duì)自相矛盾的證據(jù)要運(yùn)用替代程序進(jìn)行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。

5、加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，做好保密工作

注冊(cè)會(huì)計(jì)師所從事的工作要體現(xiàn)獨(dú)立、客觀、公正，就必須具有良好的職業(yè)道德，對(duì)在執(zhí)業(yè)過(guò)程中知曉的客戶商業(yè)秘密，要嚴(yán)加保密，不能泄露，更不能以此謀利，要妥善保管好會(huì)計(jì)檔案，做好借閱記錄，不要使客戶的商業(yè)秘密泄露。曾有位注冊(cè)會(huì)計(jì)師利用客戶貨幣資金增資時(shí)知曉的信息，將銀行詢證函拍照發(fā)給與客戶存在訴訟糾紛的當(dāng)事人，造成客戶增資存款被凍結(jié)并劃走，使客戶造成重大損失，對(duì)該會(huì)計(jì)師事務(wù)所的聲譽(yù)造成很壞的影響。

總之，會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)中形成的會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)師事務(wù)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)有很大的關(guān)系，只有做好會(huì)計(jì)檔案保管工作，在碰到訴訟案件時(shí)才能有較減輕自己責(zé)任，減少損失，同時(shí)也是提高會(huì)計(jì)師事務(wù)所執(zhí)業(yè)質(zhì)量的要求，千萬(wàn)不可輕視。

作者：曹日紅單位：佛山市注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)