檔案服務外包招標文件編制要點范文

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隨著社會分工的專業化發展，檔案服務外包已成為解決檔案工作發展任務多與人員編制少矛盾的重要手段之一。而高質量的檔案服務外包招標文件是有效規避外包風險，實現檔案服務外包目標的基礎和前提。由于招標文件具有相對固定的內容和規范的格式，通用部分本文不再贅述，筆者試以中國聯通河南省分公司檔案服務外包招標文件編制及項目實施實踐為例，從招標文件編制準備、資格條件設置、技術規范書編制、評分標準設定四個方面，對檔案服務外包招標文件編制的要點與策略進行探討。

一、充分做好編制準備

1.檔案服務外包對象清查。對檔案的類型、數量、規格、載體形態、所屬年代、基本狀況、外包內容及方式等情況摸底清查，做到心中有數。2.檔案管理業務規范學習。學習紙質、照片、聲像、實物等類型檔案的整理、數字化、修復方面的業務規范，以便設置科學的技術參數、合理的質量要求、規范的驗收指標。3.檔案中介服務機構考查。多渠道、全方位了解檔案服務機構的資質、市場占有率、口碑、業績經歷、備案情況、先行先試單位的經驗教訓等，掌握外包市場動態。4.招標文件編制知識儲備。通過查閱資料、向招標機構學習等方式掌握招標文件編制的原則、依據、內容、格式、注意事項等基本知識，以提高編制效率。

二、合理設置資格條件

1.經營范圍。潛在供應商經營范圍應包括檔案整理、咨詢、數字化、修復等內容中的一種或幾種。一般應把經營范圍與檔案無關的供應商排除在外。2.注冊資金。由于目前注冊資金采用認繳制而非實繳制，并不能真實體現企業的資金實力，［1］所以不宜以注冊資金多少判斷供應商的實力，但一般應要求投標企業的注冊資金不低于項目預算金額。3.業績經歷。業績要求應把握以下幾點：①內容上，要求業績與招標內容相關，比如外包內容為檔案修復的，應以檔案修復相關業績為準，降低轉包與項目失敗風險；②時間上，一般限定近三年的業績材料，成立不足3年的潛在供應商從成立之日算起；③方式上，報名時應查驗合同原件、驗收報告、資金流水、中標通知書及網頁截圖等配套資料，盡最大可能排除假業績。4.技術資質。技術資質主要包括：檔案中介服務備案證書、國家秘密載體印制資質、檔案信息安全管理證書、擬參與項目工作人員的檔案專業學歷及職稱證書、企業信用等級證書等。應基于外包的內容和要求選擇具備相關資質的企業，不宜附加與外包項目無關的企業資質，消除傾向性、排他性嫌疑，［2］并排除具有外資背景的企業，避免失密泄密事故的發生。5.付款方式。付款方式的選擇應樹立互利共贏理念，既要兼顧本單位的付款慣例及售后服務保障，加強風險管控，又要考慮項目的前期投入及供應商資金狀況，避免完全有利于一方，而忽視對方的利益和合理訴求。

三、精心編制技術規范書

以各類檔案管理國家標準、行業標準為依據，設定外包對象的技術參數，并結合完工時間、數量、場地、資金預算等實際，提出總體目標與預期成果。目標過高會導致投標供應商數量少，競爭不充分甚至流標，目標過低會降低資金使用效能，導致供應商數量過多，增加評標負擔。具體要求如下：1.檔案整理技術要求。①檔案整理技術參數的設置應區分文書、科技、聲像等檔案類型，不宜籠統提出；②根據檔案形成年代，提出體現時代感的整理要求，歷史檔案整理不宜采用現行整理標準；③國家、行業、單位標準不一致時，應與業主充分溝通后達成一致意見，避免自作主張；④增加“除技術規范書提出的技術參數外，還應滿足國家質檢總局、國家標準委、國家檔案局的相關國家或行業標準”的內容，以避免掛一漏萬，導致招標文件未提及的技術參數得不到滿足。2.檔案數字化技術要求。①載明傳統載體的類型，如紙質、光盤、錄音帶、錄像帶、軟盤、膠片、實物等，按類型設置數字化技術參數，便于潛在供應商據此判斷自身技術實力。②載明傳統載體所屬年代，由于錄音帶、錄像帶等的數字化需要不同年代的轉錄設備，即使不同年代的紙質載體數字化成本差別亦較大；③載明不同年代、不同載體類型的檔案數量，便于潛在供應商據此進行成本核算。3.檔案修復技術要求。檔案修復應以保持檔案原貌、最小程度干預、可逆性為原則，并在修復之前進行彩色復印和數字化加工，以避免技術失誤帶來無法挽回的損失。修復完成后應進行數字化再加工，并替換修復前的數字化成果。4.檔案軟硬件購置技術要求。若檔案服務外包項目中包含檔案管理軟件的購置，應充分考慮原有電子或數字化形態的檔案數據遷移問題，以及是否具備與本單位OA、ERP、PMS等業務及管理系統的接口能力，并考慮配套設備設施的購置及日后維護能力。如果檔案服務外包項目中包含檔案硬件的購置，可在國家或行業標準基礎上增加個性化需求，如檔案盒全宗名稱或單位LOGO統一印制等。5.成果驗收基本要求。①數量的核實，外包服務數量較大的應進行單項驗收，或按月、季度進行數量清算，作為款項結算的依據。②質量的審核應側重以下內容：年代久遠檔案和珍貴檔案的整理、修復、數字化；目錄數據的準確性、圖像掛接與目錄數據的一致性；繁體字及舊體例公文著錄信息的準確性；OCR識別率及全文檢索的的準確率等。［3］③抽查比例及方式設定，根據外包內容及數量事先確定抽查比例及方式，建議對數量不大的照片、實物、錄音帶、錄像帶、珍貴紙質檔案等以人工方式進行100%核查。

四、科學設定評分標準

1.報價部分評標方法的選擇、報價分值的設定、評標基準價的確定、報價得分的計算方式等，對于潛在供應商的報價思路甚至最終中標結果都會產生重要影響，因此，應充分考量外包的內容、數量、技術要求、難點等，并邀請相關方面的專家事前論證，以避免投入產出比例失衡，甚至無法完成預期目標。一般情況下，以服務為主的檔案外包項目建議采用綜合評分法，將平均價作為評標基準價，報價分計算公式為：報價得分=（1－|投標報價－評標基準價|÷評標基準價）×報價分值，以防止出現圍標導致價格過高或惡性競爭導致價格過低；以檔案密集架、檔案盒等貨物為主的采購項目，在滿足技術參數的前提下應采用最低評標價法，利于節約資金。2.技術部分（1）技術響應和偏離情況。招標實踐中，部分潛在供應商為謀求中標，不顧自身人員素質、設備水平、技術實力，全部填寫無偏離或正偏離，無法如實體現企業真正技術水平，因此此項分值設定不宜過高。（2）項目方案及進度安排。從方案的先進性、可行性以及進度安排的合理性作橫向比較，判斷潛在供應商的項目管理經驗與資源調配能力。（3）項目管理制度。從完整性、針對性與實效性角度，對崗位、人員、場地、設備、數據、實體管理等六個方面的制度進行評價評分。（4）安全與保密措施。針對項目實施過程中檔案實體、信息安全方面的保密承諾，以及數據存儲、傳輸、載體管理等方面的安全防護措施，對其周密性、科學性進行綜合評價。（5）服務質量承諾及措施。對服務質量做出書面承諾，并制定保障措施，根據承諾與目標契合度、措施與承諾關聯度進行綜合評價。3.商務部分（1）人員配置。項目人員的數量和檔案專業能力是實現項目目標的關鍵因素，應從社保繳納情況、學歷、專業、職稱等方面，大致判斷其工作經驗和業務水平。（2）設備配置。檔案設備數量充足、性能可靠是實現外包目標的重要保障，要求供應商提供設備照片（含名稱、產地、型號等文字說明）、租賃合同或購置發票，據此判斷其設備狀況。（3）實力及信譽。供應商實力的判斷標準見仁見智，但ISO27001信息安全管理體系認證、國家秘密載體印制資質（類別為“涉密檔案數字化加工”）、ISO9001/ISO14001/ISO18001（質量/環境/職業健康安全）管理體系認證、信用等級證書等客觀體現了企業實力及信譽，應通過查驗證書原件及相關報告賦予適當分值。（4）案例經驗。成功的案例經驗和解決方案有利于項目的順利實施。業績評分既要考慮合同的相關性和數量，又要考慮合同額度大小，如1份500萬元人民幣與1份10萬元人民幣的合同不應取得同樣的分值。［4］4.售后服務售后服務部分分值設定主要考慮的要素有：免費服務年數，比如以3年為基準，每增加1年可以得到一定的分數；潛在供應商注冊地或售后服務機構所在地，影響售后服務效率，應對不同區域的供應商合理拉開分差；人員配置、服務方式、響應及問題解決時限、客戶培訓等售后服務內容，應通過橫向比較進行評分。

五、結語

檔案服務外包招標文件編制是一項專業性很強的工作，需要檔案人員與招標機構密切配合，立足合規性、全面性、準確性和適用性，精準把握編制要點和策略。但由于單位性質、規模、外包內容和預期目標等方面的差異，無法制定一個標準模板實現一勞永逸，而應交流互鑒，取長補短，通過提升招標文件的編制質量，加強對檔案服務外包質量的源頭控制。

參考文獻：

［1］丁勇.認繳制后公司法資本規則的革新［J］.法學研究，2018（2）：155-174.

［2］孫愛華.企業招標文件編制過程改進措施［J］.納稅，2019（3）：291-292.

［3］吳雁平.內包，還是外包？———對檔案數字化工作的思考，檔案管理［J］.2012（5）.20-23.

［4］趙紅.探究招標文件編制存在的主要問題及對策分析［J］.中國招標，2019（8）：26-29.

作者：田煜