電子文件與電子檔案探討范文

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摘要：在建設(shè)數(shù)字中國(guó)時(shí)代背景下，電子文件歸檔與電子檔案管理單軌制的實(shí)踐在國(guó)內(nèi)外日漸興起，并形成蔓延之勢(shì)。文章試以單軌制是基于文件視角還是檔案視角兩個(gè)不同視角，從管理對(duì)象、管理流程、歸檔制度、文檔一體化、安全五個(gè)方面進(jìn)行思考，以期讓大家對(duì)“單軌制”管理模式的認(rèn)知回歸理性。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；單軌制；管理模式；異議

2015年4月上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局作為全國(guó)首個(gè)開展電子檔案“單軌制”管理試點(diǎn)的單位，管理經(jīng)驗(yàn)在自貿(mào)區(qū)范圍內(nèi)推廣實(shí)施。之后，青島、珠海、國(guó)家開發(fā)銀行等地區(qū)和部門也分別進(jìn)行了電子檔案“單軌制”管理試點(diǎn)。2016年4月1日國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，明確提出了在有條件的部門開展電子檔案單軌制管理試點(diǎn)。[1]《檔案法》修訂征求意見送審稿第六十四條規(guī)定“符合國(guó)家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力”[2]，為電子檔案的合法性提供了法律保障。在建設(shè)數(shù)字中國(guó)的時(shí)代背景下，電子檔案單軌制管理政策法規(guī)保障力度加大、數(shù)字簽名等技術(shù)難點(diǎn)攻關(guān)獲得突破，管理服務(wù)創(chuàng)新，單軌制管理逐步在全國(guó)各行各業(yè)迅速興起，在檔案理論界和實(shí)踐界都出現(xiàn)了“大熱”現(xiàn)象。檔案人應(yīng)以“文件視角”還是“檔案視角”看待當(dāng)前的單軌制，筆者給出了自己的思考。

1管理對(duì)象分析

“電子文件單軌制管理是指對(duì)電子設(shè)備生成的文件僅以電子方式進(jìn)行歸檔、管理、利用與保存而不再生成紙質(zhì)檔案的管理方式。”[3]這是目前學(xué)界認(rèn)可度較高的關(guān)于電子文件單軌制管理內(nèi)涵的描述。具有文件管理者與檔案管理者雙重身份的基層工作者，面對(duì)電子文件“單軌制”，需要注意兩者的區(qū)別，面對(duì)不同的管理對(duì)象，適時(shí)切換到正確的位置，切莫張冠李戴。

2管理流程分析

電子文件的單軌制歸檔，可以減少文件管理者對(duì)電子文件的下載、打印、紙質(zhì)文件整理等繁瑣過程，是文件管理者期待實(shí)現(xiàn)的管理目標(biāo)和效果。因此，從管理流程看，單軌制是基于“文件視角”，而非“檔案視角”下的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和開發(fā)利用等檔案管理流程，不能代表檔案人的立場(chǎng)和思維。作為身兼文件管理與檔案管理兩職的基層工作者，應(yīng)當(dāng)對(duì)兩種不同流程同樣了然于胸，不可厚“文”薄“檔”。

3歸檔制度分析

2009年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》第十六條規(guī)定“具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔”。2012年國(guó)家檔案局印發(fā)的《電子檔案移交與接收辦法》第七條規(guī)定“電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息”。可見，多套制是從“檔案視角”強(qiáng)調(diào)如何“歸檔”以及歸檔后如何進(jìn)行管理。而單軌制是從“文件視角”強(qiáng)調(diào)不再進(jìn)行紙質(zhì)檔案的歸檔，以及如何簡(jiǎn)化歸檔流程和手續(xù)。基層工作者千萬(wàn)不可將電子文件等同于電子檔案，忽視了現(xiàn)行歸檔管理制度。應(yīng)該明確單軌制更適用于管文件，而不是管檔案。

4從文檔一體化趨勢(shì)看

單軌制管理思想與文檔一體化一脈相承，是文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論發(fā)展的結(jié)果，“從文件到檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的運(yùn)動(dòng)過程。現(xiàn)行文件的質(zhì)量直接決定了檔案管理的成敗”。[5]從文檔一體化趨勢(shì)看，電子文件和電子檔案處于文件的不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)上。源頭控制、過程管理等工作機(jī)制均是針對(duì)電子文件格式、內(nèi)容、安全等方面的管控，鮮有針對(duì)歸檔后的管理手段和措施。從文檔一體化趨勢(shì)看，單軌制更傾向于管“文”而非管“檔”，不可以想當(dāng)然地認(rèn)為文檔一體化趨勢(shì)就一定意味著傾向于管“文”的單軌制，就一定適用于管“檔”。

5從安全角度看

傳統(tǒng)載體不僅能真實(shí)、完整記錄歷史，其載體歷史變遷、字跡清晰度的變化、載體自身的老化，從內(nèi)容到形式等都承載著歷史的厚重感和滄桑感，而電子檔案載體與信息的可分離性、信息脫離載體的不可見性，決定其在形式上無(wú)法承載歷史變遷的功能，單軌制管理必定造成部分歷史記憶的缺失。電子文件的不安全性決定了“單軌制”工作的難度。檔案學(xué)理論研究可以超前，其探索對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息的安全沒有直接威脅。但檔案管理實(shí)踐直接決定檔案的命運(yùn)，通常情況下隱藏著存儲(chǔ)載體損壞、未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)容修改等不可逆的巨大風(fēng)險(xiǎn)。單軌制管理只從文件視角進(jìn)行管控，并未從檔案視角為未來(lái)的檔案安全從長(zhǎng)計(jì)議。因此，從安全角度看，單軌制更傾向于“文件視角”下的過程管理和效率提升，并不太注重檔案的安全。多套制更傾向于“檔案視角”下的結(jié)果導(dǎo)向和對(duì)歷史的敬畏。

6結(jié)語(yǔ)

在電子文件單軌制歸檔、電子檔案單軌制管理“大熱”背景下，應(yīng)基于檔案視角看待檔案管理模式的變革，在紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的漫長(zhǎng)過程中，堅(jiān)守經(jīng)得起檢驗(yàn)的多套制安全策略，在單軌制與多套制的長(zhǎng)期博弈中取長(zhǎng)補(bǔ)短，最大限度降低單軌制可能帶來(lái)的社會(huì)記憶缺失風(fēng)險(xiǎn)。

作者：李威