談企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)范文

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【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們的工作和生活方式都發(fā)生了很大的變化，工作效率越來越高，信息越來越準(zhǔn)確和完善，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案檔案管理系統(tǒng)就是其中一項(xiàng)重要的應(yīng)用。本文對(duì)建設(shè)企業(yè)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)的重要意義進(jìn)行了分析，對(duì)如何建設(shè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了研究，并提出一些建議，希望對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理有所幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案管理；數(shù)據(jù)庫建設(shè)

企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案是指記錄和反映企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生情況的會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，它是企業(yè)已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的證據(jù)和史料，是檢查和考核企業(yè)過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，也是企業(yè)做出決策的重要參考，因此，它是企業(yè)的重要檔案信息，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要指導(dǎo)作用。在過去的時(shí)代，企業(yè)都是手工帳，在當(dāng)時(shí)有重要的記錄作用，但到了當(dāng)前信息化時(shí)代，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)難以滿足公司企業(yè)發(fā)展的需求，多數(shù)的企業(yè)都在建立或已經(jīng)建立信息化的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，否則就會(huì)制約企業(yè)的發(fā)展。

一、建設(shè)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的意義

（一）提高工作效率隨著企業(yè)的發(fā)展，各種經(jīng)費(fèi)和金額都在逐年增加，各類票據(jù)的記錄、查詢、復(fù)印工作量也在增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案使得這些流程變慢，歸檔、查閱的難度變大，限制了企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案利用效率，也就會(huì)影響其他相關(guān)部門或人員的工作效率。而通過企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)對(duì)這些會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔管理，能夠盡快地提取相關(guān)信息，為企業(yè)決策提供最準(zhǔn)確、最全面的信息支持。

（二）提高會(huì)計(jì)檔案的保管和使用期限企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案保管都有一定的期限，有的是定期，有的則是永久保管。在實(shí)踐工作中，如果還是使用紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，隨著時(shí)間消逝會(huì)計(jì)檔案上的一些字跡會(huì)逐漸淡化，變得模糊不清，就有可能被別有用心的人鉆了空子，造成企業(yè)財(cái)務(wù)上的損失。而通過信息化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)則可以保證這些憑證、發(fā)票信息不受損，不會(huì)因時(shí)間變化出現(xiàn)信息失真，大大提高了會(huì)計(jì)檔案的保管和使用期限。

（三）提高會(huì)計(jì)檔案的安全性企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案中包含了各種憑證、報(bào)表、賬簿等專業(yè)資料，由于人員或辦公的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案會(huì)有一些調(diào)用、交接的過程，在這些過程中有可能造成這些憑證或賬簿的損壞或遺失，造成會(huì)計(jì)檔案失真。而通過信息化的會(huì)計(jì)檔案管理，則可以將這些憑證、資料備份，不會(huì)輕易出現(xiàn)損壞或遺失，而且管理人員可以設(shè)置查詢權(quán)限，由專門的人員進(jìn)行管理，避免了會(huì)計(jì)檔案信息泄露，提高了會(huì)計(jì)檔案的安全性。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

（一）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重視度企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的重要性，重視其數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加大在此方面的管理和研發(fā)資金投入，建立高效、安全、完整的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)法律要求和企業(yè)規(guī)范制定相關(guān)管理制度，促使檔案管理更加規(guī)范、合理、合法。

（二）合理利用檔案管理理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)檔案管理的最終目的是為了使用，信息被人利用并據(jù)此作出相關(guān)判斷和決策，所以檔案管理工作最主要的目的就是檔案信息的保管和快捷提供，因此建設(shè)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，要提高檔案入庫效率，避免不同級(jí)別之間重復(fù)錄入，提高錄入的效率，另一方面是要提高檔案的傳遞效率，通過郵件。遠(yuǎn)程檢索查詢等方式實(shí)現(xiàn)信息傳遞和共享，使檔案信息的利用突破了時(shí)空的限制，提高了利用效率。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息錄入和提取時(shí)，要將檔案管理理論和信息技術(shù)結(jié)合，合理分類，設(shè)置高效的檢索目錄，使信息能夠快速、準(zhǔn)確入檔，方便、快捷查詢，這樣才能提高工作的效率，提高會(huì)計(jì)檔案信息的利用率。

（三）根據(jù)實(shí)際情況采用科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方式隨著企業(yè)的發(fā)展，各種憑證、發(fā)票、科目會(huì)不斷增加，所以在開發(fā)建設(shè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)一定要考慮數(shù)據(jù)量的增加和數(shù)據(jù)庫的發(fā)展趨勢(shì)，能夠?qū)?shù)據(jù)庫進(jìn)行更新?lián)Q代或版本升級(jí)，使得數(shù)據(jù)庫能夠滿足相當(dāng)時(shí)間內(nèi)的工作需要。另外企業(yè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是為了更好地管理和利用這些信息，所以建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置之中或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模式，使得這些數(shù)據(jù)信息能夠在不同的軟件進(jìn)行傳遞和共享，而且會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備遠(yuǎn)程查詢、操作功能，具有相應(yīng)權(quán)限的人可以實(shí)時(shí)進(jìn)行管理，保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息的及時(shí)、高效。

（四）確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫的安全性和保密性企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案信息是企業(yè)資金業(yè)務(wù)流動(dòng)情況的記錄和證據(jù)，因此具有一定的隱秘性，因此在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)一定要確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫的安全性和保密性，而網(wǎng)絡(luò)中存在的安全問題則成為了會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)最大的威脅。作為會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)的使用者、管理者、文件的形成者，必須重視也有責(zé)任做好安全保密工作，其可以采用加密技術(shù)、防火墻、電子印章等先進(jìn)的信息技術(shù)來保障數(shù)據(jù)庫信息的安全，同時(shí)還要做好數(shù)據(jù)庫信息的備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)信息被惡意修改或破壞。在信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)各種病毒攻擊是計(jì)算機(jī)安全的主要隱患，病毒侵蝕系統(tǒng)、破壞數(shù)據(jù)、機(jī)密泄露事件時(shí)有發(fā)生，檔案系統(tǒng)管理人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注病毒的變化，及時(shí)升級(jí)防護(hù)軟件、殺毒軟件，做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫的安全保密工作。除了技術(shù)上的安保工作，還應(yīng)制定規(guī)范操作制度，杜絕因個(gè)人原因造成數(shù)據(jù)庫信息破壞或泄露。

結(jié)束語

在信息化時(shí)代，企業(yè)必須建設(shè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫，并保證會(huì)計(jì)檔案信息的準(zhǔn)確性、安全性、保密性，才能提高工作效率和信息的利用率，及時(shí)掌握會(huì)計(jì)檔案信息并作出決策和調(diào)整，盡快地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，從而促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

參考文獻(xiàn)：

[1]李然,蘇玲朵.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)淺析[J].蘭臺(tái)世界,2012(35):67-68.

[2]何小璉.淺議新形勢(shì)下的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì),2016(5):278-279.

作者：楊芬 單位：中國人民解放軍空軍指揮學(xué)院