信息化環境下檔案數字化管理的探討范文

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【摘要】隨著經濟的快速發展，科學信息技術也發展起來，檔案管理也隨著時代的腳步不斷進行著創新。檔案管理在企業管理中起著非常重要的作用，在新的時代背景下，采取措施提高企業檔案管理的數字化水平、極大程度地滿足相關人員對檔案管理的需求，是我們亟須考慮的問題。為了促進企業工作的發展，企業檔案管理工作需要提高數字化建設的水平，本文闡述了企業檔案管理建設存在的問題，希冀同行能夠借鑒。

【關鍵詞】信息化；檔案；數字化管理

我國檔案管理以傳統的管理模式為主，存在著數字化水平低、人員素質不高等諸多弊端，這些因素成為我國檔案管理發展的絆腳石。因此，全面了解檔案管理的數字化水平，不斷改變管理理念，是我國檔案管理發展和進步的必經之路。一些企業仍在使用傳統的文件管理，工作將嚴重依賴手工操作，這些對單位發展和數字化的實踐產生直接的影響，這也不利于企業自身的發展。隨著信息技術的發展，企業數字化進程的逐步深入，給企業檔案管理帶來了前所未有的挑戰，也給企業檔案管理帶來了發展機遇。傳統實體檔案管理模式受到新的數字網絡環境、檔案的接收、存儲、應用和真實性、完整性等方面的巨大影響，擺在我們面前的緊迫任務是如何使企業檔案數字化建設，充分利用數字技術，更快、更好地服務。電子檔案管理已逐步納入數字化建設的議程。

1企業檔案數字化技術概述

檔案信息化發展到一定階段后，就產生了數字化檔案，數字化檔案對檔案工作由舊的傳統管理向現代管理轉變，具有促進作用，改變傳統的模式為現代使用模式其作用十分重要。現代檔案管理是現代科技，特別是網絡技術和數字技術發展的必然趨勢。從傳統紙質載體到“無紙化”數字載體的應用，將改變文件管理工作，實現文件數據的數字化存儲和存取[1]。1）數字化技術。基于集成技術的信息表達、感知、定量、處理、控制、傳輸、存儲、數字電子計算機硬件軟件、協議、外圍設備的離散化是數字技術。在檔案數字化技術中，將紙質載體轉化為“數字”載體是關鍵環節之一，是將紙質文件轉化為計算機能夠利用的數字信息，將計算機現代掃描過程中的紙張載體轉化為“數字”載體的過程。該數字掃描技術采用計算機、掃描設備等硬件設備，符合企業文件數字化技術規范的要求。2）企業檔案的分類。利用掃描設備將企業檔案的紙質載體轉化為“數字”載體。目前，根據檔案數字化的發展方向，需要從紙質載體向“數字化”載體轉化的文件有:科技檔案館:反映運作、生產等活動的檔案;文書檔案:反映行政、黨務管理活動的文件;照片檔案:反映生產檢驗照片、各種活動照片等的檔案[2]。3）數字化文件的要求。數字文件質量的技術要求:圖像頁面應清晰;數碼圖像不能雜亂、有黑邊等。圖像的偏轉角不應大于1度。圖像的傾斜不應該超過頁面上半個文字。

2企業檔案管理數字化建設存在的問題

電子文件在企業中的應用仍然是一個新事物。與紙質文件相比，雖然優點很多，但也有很多缺點。1）安全系數低。使用數字設備生成的電子檔案，只要其中一個操作環節在處理過程中出現問題，就無法確定所有文檔。電子數據易拷貝、易更改、易消失、易被網絡侵犯，對電子文件的安全性和保密性帶來了極大的威脅。這些是數字檔案管理中比較突出的問題。此外，對于一些不負責任的管理者來說，缺乏好的備份和歸檔，使得文件損壞的現象很容易出現[3]。2）信息管理水平不高。企業檔案管理的概念比較陳舊，并沒有隨時代的發展而做出實質性的改變。在我國企業中，信息管理水平仍處于初級階段，而文件處理仍處于手工操作階段，計算機應用技術水平非常低。這種文檔管理模式并不是真正的數字化。在我國，信息技術工作還處于初級階段，應用時間不長，各種技術設備配置不完善。由于信息技術是推動檔案管理數字化建設的根本保證，大量的軟硬件設施有待改進。與此同時，由于缺乏在文件管理的經驗，企業檔案管理的錯誤也將浪費資源和企業的資金。3）對數字化檔案管理不夠重視。企業往往更注重經營狀況，而忽視了單位的檔案建設。一些領導認為檔案工作不能在企業發展中發揮實質性作用，對檔案管理的重視不夠，不重視庫藏的檔案資源。對檔案管理數字化、網絡化的重要性沒有得到充分的認識，對信息社會沒有需求，不適應調整封閉過時的文件管理觀念，影響電子文件管理的建設。

3企業檔案管理數字化建設策略

1）統籌規劃，注意風險防控。企業檔案數字化建設是一個復雜的系統工程，涉及管理、技術、法規、標準和政策。要統籌規劃，科學合理的設計，進行嚴格的管理，才能保證安全。在規劃和建設項目時，要把對數字化文件的風險防范和控制作為一項十分重要的內容，進行嚴密的科學論證，做好資金預算。建設企業檔案數字化信息系統，確保系統平臺兼容性、可擴展性、前瞻性、安全性和合理性，具有備份策略、穩定安全、可靠穩定的操作系統、數據存儲系統、實時備份系統、強大的數據庫管理軟件和強大的數據容錯能力等。確保滿足業務技術標準，檔案管理系統的發展，并不違反法律、法規的計算機信息系統管理，和設計符合相關的檔案工作，等等，可移植性，可操作性、安全性、開放性、可擴展性和兼容性都必須具備，有完整的日志操作和嚴格的權限管理功能，加密存儲和可傳輸屬于數字化檔案信息的機密級別。確保文件在任何時候都有一個安全的數字信息系統環境。對于進口計算機和數字轉換工具，應首先檢查安全性和機密性，以確保在使用前不會出現問題[4]。2）做好備份工作。在企業數字信息系統存儲介質和設備的選擇上，應選擇質量可靠、技術成熟的設備和存儲介質。并定期進行測試，更新設備、存儲介質、技術升級和跟蹤技術，為載體的更新和數據遷移工作做好準備，以免過時的設備和存儲介質老化，并在格式上消除一些問題。而對于數據遷移和載體更新，必須加強監督管理，在轉換文件信息后進行檢查，其結構、背景信息和驗證是完整、準確的，可以對數字檔案信息進行真實和完整地進行轉換。最后，定期備份和保存在不同的地方。將定期備份和異地保存工作做好，防止由于人為和自然災害和其他緊急情況而造成的數字檔案毀滅性破壞，對于一些有價值或重要的文件，如果條件允許，要使用各種媒體和軟件、硬件來進行異地保存。

4結語

隨著信息披露程度的逐步提高，相應的檔案社會性質也逐漸加強，使得檔案的使用對象和范圍逐漸增加。檔案管理人員要根據實際情況，實事求是，明確工作目標，不斷完善和完善檔案管理制度，逐步轉變傳統檔案管理模式，適應時代特征的新模式。企業檔案信息應順應當前發展形勢的需要，著眼長遠，采用數字化技術實施檔案數字化建設，更好地為社會服務。

參考文獻

[1]肖紅飛.關于企業檔案管理的要點分析[J].圖書情報與檔案理,2016,(1):24-25.

[2]楊麗萍.企業檔案管理的研究[J].辦公室業務,2017,(7):81-82.

[3]陳一梅.在現代化的管理中如何加強檔案的基礎工作[J].才智,2017,(12):67-68.

[4]康凱.企業檔案管理工作存在的問題及對策[J].圖書情報與檔案管理,2015,(12):563-

作者：畢然 單位：廣州市建筑集團有限公司