企業智慧型檔案管理研究范文

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摘要：移動互聯技術的發展與人工智能技術的突破為企業檔案管理工作新變革提供了可能。本文從組織關系論視角出發，通過重構企業職能、落實新管理模式、智選變革時機，分析新技術環境下企業智慧型檔案管理發展路徑，并在此基礎上構建基于企業需求的智慧型檔案管理策略。

關鍵詞：新技術；企業檔案管理；組織關系論

1組織關系論在企業智慧型檔案管理中的提出

在檔案管理的實踐中，以通用型交互和感知型服務為主的技術為檔案工作者提供了更為優質的管理工具，研究者將采用上述管理工具建立的檔案管理組織稱為“智慧型檔案管理組織”[1][2]。雖然研究者對“智慧型”檔案管理進行了廣泛討論[3][4][5][6]，但是管理組織的基本范式日益受網絡化、知識化、臨界性和關系論等因素影響，智慧型檔案管理的具體模式難以得到清晰的界定。此外，“重技術、輕管理”的分析方法也未能明確解釋新型檔案管理功能的基本問題，即“如何形成最優管理導向的檔案管理組織”[7]。由此，筆者從組織關系論的視角出發，以“組織只能從環境、背景和各種關系互動中才能得以生存、定義、描述和認知”[8][9]為論證基礎，論證企業智慧型檔案管理的發展路徑。

2企業智慧型檔案管理的發展路徑

2.1參與新職能重構，獲取資源分配優勢在既定的預算約束下，企業內部的資源分配權決定了檔案管理的人力資本與物資資本投入水平[10]。由此，在管理策略設計之初，應當利用組織間關系來發現環境交互特點，找到刺激企業加大檔案管理體系建設投入的方法。檔案管理組織作為典型的內向型組織，它通過企業資源池與其他組織進行環境交互，并不與外部市場進行直接聯系。因此，檔案管理內向化發展容易導致組織難以獲得較優的資源分配權，相關的管理活動被打上“高成本、低收益”的標簽。新職能重構能在企業內部實現資源分配權的相對傾斜。檔案管理組織的先天條件決定了新職能的發展方向，從傳統視角來看，檔案管理組織是企業內部的記憶采集與分發中心，管理人員具有甄別信息資源真實性、完整性、有效性和有序性的優勢。在新技術范式的沖擊下，檔案與“數據資產”的隔閡可以被完全打破，由此智慧化檔案管理能夠實現“規劃、控制、保護、交付和提高”數據資產價值的職能。需要指出的是，由于新職能重構涉及技術范式與管理范式的融合問題，因此，筆者建議在企業檔案管理組織中設立首席專家，統籌檔案管理組織向決策支持型職能單位轉型的進程。

2.2落實新管理模式，契合智慧管理體系運用智慧化檔案資源管理模式、實現技術范式與管理模式相契合，是引入智慧型管理體系的必要條件。具體而言，當檔案管理組織實現數據資產內生性后，管理好數據資產將能夠實現檔案管理組織與企業整體雙贏。筆者從價值性、稀缺性、不可模仿性來設計管理模式：（1）“價值性”意味著檔案管理應當有價值增值過程。雖然在移動互聯、人工智能等新技術出現之前，記憶服務活動也是管理事務的有機構成，但檔案管理的人力與物力投入往往難以讓企業獲得滿意的回報。根據新技術移動交互與感知服務的特點，筆者認為傳統的“記憶服務”模式應當轉變為“記憶服務+增值模塊”模式，由此在檔案既有基礎功能上衍生出價值增值模塊，繼而使檔案管理活動主動參與到企業價值增值性管理環節中。（2）“稀缺性”意味著管理專業化水平進一步提高。企業黑箱內的活動往往圍繞著勞動、資本、土地和企業家才能四項要素展開，隨著要素市場的成熟，前三種要素的總供給水平并非限制企業投入產出效率提升的主要障礙，企業真正稀缺的是企業家才能的有效性，而“企業家控制的企業”必然建立在管理模塊有效支持的基礎上，檔案管理組織應當定位為企業家的“智腦”，通過“記憶服務+增值模塊”（例如決策支持、記憶回溯與驗證等）扮演好“啟智”的角色。（3）“不可模仿性”意味著應當進行管理對象知識化。檔案管理流程涉及新技術與人力資本的配合，新技術與人力資本的配合能夠反映出檔案工作的專業化經驗、直覺和判斷力。因此需要通過人才隊伍建設，確定檔案管理組織外部人員復制與模仿檔案內部專業化管理模式不具有經濟性或可能性。

2.3選擇變革時機，更新檔案管理階段組織革新意味著既有利益格局的變化，選擇正確的時機是真正建成智慧化檔案管理組織的重要條件。筆者從廣延和集約兩個維度分別討論組織革新時機選擇問題[11]：一是廣延（Extensive）時機選擇。廣延突破了時空限制而最大限度地實現空間拓撲復雜化，從革新優先級來看，廣延革新應當是智慧型檔案館建設率先考慮的問題，它能夠率先打破刻板的管理框架而產生“鯰魚效應”。二是集約（Intensive）革新時機選擇。集約突破了既定人力資本限制，在廣延升級的基礎上發展出新的增值模塊。目前，這一方面內容以人工智能技術支撐的決策支持型模塊單元為主，向企業資源池提供知識單元；同時以移動互連和人工智能為基本范式的管理模式為智慧型檔案管理組織發展提供了有利時機。根據組織的能力理論，技術范式沖擊帶來的組織能力消失問題是成長剛性存在的主要原因之一，塑造新的動態支撐能力能夠有序革新利益格局繼而為實現組織的發展目標提供最大可能。針對企業檔案管理面臨的技術壓力而言，檔案管理負責人應當從紙質檔案管理（1.0階段）、電子檔案管理（2.0階段）中總結可交互的經驗，進而帶領團隊開展企業智慧型檔案管理（3.0階段）。

3基于需求分析的企業智慧型檔案管理策略

企業檔案管理策略應當與企業的管理需求相對應。將企業對檔案管理的需求進行歸納，確認后形成基本的管理策略體系，即可明確智慧型檔案管理的具體功能實現。

3.1明確企業的“智腦”需求，采用定制化知識管理策略從知識管理的角度來看，智慧化檔案管理組織通過“記憶服務+增值模塊”滿足相關決策者“啟智”的需要。但在需求實現過程中，檔案工作者需要識別不同企業“智腦”存在的需求差異性，進而構建出定制化的知識管理策略。一般而言，企業的類型決定了對應的智慧化檔案管理組織的功能差異。由此，我們將影響需求的要素分為三大類：一是深度智能，包括技術人員能力和智慧化模塊的學習規則；二是閱歷水平，包括人員的從業經驗、國際交流經驗與管理系統使用經驗；三是社會影響，包括領域專家與智慧化檔案管理系統的創新性。事實上，企業對智慧化檔案管理的“智腦”需求主要來自于閱歷水平因素，這是因為在多數情況下，企業決策者更為強調在既定資源條件下的檔案管理系統能否為最終決策提供可信支持，這也是檔案管理可信服務的基本要求。為提高檔案管理組織的閱歷水平，需要借助移動互聯網和人工智能技術，根據企業的實際需求勾勒基本的建設框架：一是檔案工作人員應當具備復合型業務經驗。人是設計檔案管理規則的主體，只有人的內在閱歷提高才能發現新的知識組織規律。二是強化檔案管理人員的國際交流經驗。目前，多數企業并未意識到檔案管理工作的復雜性和開放性，人員國際化水平的提高無疑能更好地總結出智慧化管理方案，有利于滿足企業決策的真實需求。三是強調管理系統使用經驗。與其他知識管理組織相比，為企業提供可信服務是檔案管理的核心職責之一，因此檔案管理組織更應當強調管理系統的使用經驗進而保障知識的可靠性而非顛覆性。

3.2明確企業檔案流通需求，采用差異化移動互聯策略檔案流通規模決定了企業的多元化需求，進而影響了檔案管理移動化技術的實施深度。目前，實施企業智慧型檔案管理策略的難點并不技術問題，而是如何通過技術的實施滿足檔案管理的可靠性、安全性以及效率性需求。下述三個指標確定了具體的技術實施深度。一是檔案資源的規模。檔案管理者需要借助技術手段實現跨時空的檔案資源記錄、驗證與服務，這成為在企業檔案管理中應用移動互聯網技術的重要原因。對企業智慧型檔案組織而言，需要明確的是檔案用戶數量和需求多樣化程度所決定的潛在規模，這種規模效應能夠顯著增強智慧型檔案管理的預期收益水平。二是檔案服務的協同效應。檔案服務的協同效應回答了“如果現在進行移動化部署會對此企業內部管理產生何種影響”的問題。新技術實施的投資具有沉沒性而回報具有預期性，因此可以按照協同效應來大致估算它對內部管理效率的優化作用。一般而言，有越多的員工會調取檔案資源意味著協同效應越明顯。三是檔案管理的非線性增進。企業內部的管理包括橫向和垂直兩條主線，檔案管理的移動互聯為人員之間信息資源的交叉獲取與利用提供了基礎，有利于形成矩陣式管理組織，從而引起檔案管理的邊際效益非線性增進。

3.3明確智慧型檔案管理的行業價值，采用偏向型決策支持策略基于規則、邏輯和知識的推理智慧型檔案管理采用偏向決策支持體系，能夠挖掘檔案資源背后隱藏的規律和模式，進而構造較為全面的檔案知識庫。由于經濟資源和計算資源的有限性，筆者建議企業需要按照以下角度選擇偏向決策體系：一是管理效率需求。企業都擁有文本、圖像、位置和視頻等海量檔案資源，海量資源中的知識呈現將消耗大量資源，應當根據企業行業特性來判斷采取何種學習方案，避免智慧化檔案管理的不經濟性。二是管理手段需求。檔案層面的智能服務正從傳統的學習推理方法，轉向數據自組織[12]驅動和存量知識引導相結合的時代，推動智慧化從表象和特征深入到綜合推理，將為企業提供不同的啟發式服務。三是提升管理強度的需求。智慧型檔案管理系統能夠提供各種智能輔助工具，將人類的管理常識與檔案背后的規律有效結合起來。但是高強度的智慧化管理可能是脆弱的，因此需要確定計算規則以得到可解釋、更預期和更通用的決策支持，在淺層計算與深度神經網絡[13]上找到適宜本行業發展的平衡點。四是檔案產生知識的需求。知識創新服務與決策支持是智慧化檔案管理釋放的“智能紅利”，提升紅利的關鍵是將知識計算技術應用到實際檔案管理中，轉換為相應的能力來解決企業發展中的決策問題。

作者：1呂豪杰；郭亞軍，2李甜單位：1鄭州航空工業管理學院，2中國人民大學信息資源管理學院