檔案管理的機遇與挑戰范文

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【摘要】現階段，檔案信息化建設由信息技術階段向信息資源階段換擋，大數據和人工智能技術為檔案信息資源提供了技術支撐，檔案信息資源在國家經濟體系和社會體系中的地位愈發的凸出。社保檔案涉及民生領域，不僅是社保工作開展的重要基石，而且是檔案事業的重要組成部分。隨著檔案管理人員對大數據技術運用的愈發成熟，社保檔案開發利用工作取得了較好的成績，但依然存在一些短板，嚴重阻礙了社保檔案開發利用工作的深入，導致檔案開發利用工作失衡。因此，有必要站在大數據視角從根本上對社保檔案進行探討。

【關鍵詞】社保檔案；大數據；社保工作；信息化；檔案管理

一、社保檔案開發利用原則

社保檔案中主要匯集的是與社會公眾社會保險相關的信息，是社保工作不可缺少的一部分，其對于社保工作的作用不言而喻[1]。社保檔案不僅是一種特殊的生產要素，更是一種蘊含價值的信息資源。運用大數據技術對社保檔案進行開發利用，需要遵從一定的原則。一方面，需求性原則。社保檔案的服務目標是社保工作，對社保檔案中的信息資源進行開發利用不能漫無目的，而是需要迎合社保工作的需要，根據單位社保工作的開展狀況有針對性地對社保檔案進行管理和利用。社保局各個部門和社會公眾對社保檔案的需求是多樣的，這就需要檔案管理人員利用檔案管理系統在對檔案編目、檔案查詢和檔案管理時要考慮到怎樣才能最大限度的提升社保檔案管理效率，有針對性的向不同主體提供不同的檔案服務。另一方面，安全性原則。大數據雖然能夠給各個領域帶來了發展機遇，但是信息安全問題也是需要著重考量的問題。社保檔案中的信息必然會涉及到社會公眾的個人隱私，也涉及到公眾的投保信息和投保內容，一旦被黑客或者木馬侵入，社保信息遭到篡改、竊取，勢必會影響社保工作[2]。因此，檔案管理人員在利用大數據技術時不應忽視社保檔案在互聯網上的安全，時刻保持清醒意識，加強對社保檔案的安全防范意識，如此才能使大數據技術真正為社保檔案服務，社保檔案管理工作才能更加的規范化、安全化和高效化。

二、社保檔案面臨的挑戰

（一）數字化檔案開發率低一方面，現階段，大多數地區社保局在社保檔案數字化開發上停留在淺層次，檔案管理人員還停留在對紙質檔案進行數字化掃描和加工，對電子文件進行檔案收錄等層次，對社保檔案的開發利用多限于基礎數字化階段。實踐工作中，許多檔案管理部門強調數字化社保檔案的數量與規模增長，社保檔案數字化工作流于形式，忽視了利用大數據技術挖掘社保檔案中的信息，忽視了大數據技術的信息整合能力，社保檔案的質量有待優化。另一方面，檔案信息化管理軟件是社保局檔案管理部門開展信息化建設工作的平臺，但現階段在實際運用這一管理軟件時存在諸多問題。第一，只是將檔案信息化管理軟件與社保局內網進行關聯，沒有與外網進行關聯，社保檔案共享程度低。第二，個別社保局的檔案管理軟件投入時間較長，無法滿足當前社保檔案管理工作需要。

（二）管理體制存在缺陷部門地區社保局沒有建立一套與檔案數字化建設相適應的體制，檔案管理部門與其他主管部門缺乏溝通，社保檔案數字化建設渠道不暢，效率低下，沒有充分發揮出社保檔案應具有的價值。同時，缺乏科學合理的數字檔案管理規劃，部門地區存在檔案管理人員責任意識不強、共享意識地和安全防范意識弱的困境，即使運用的大數據技術，社保檔案管理也不能呈現出嶄新面貌，缺乏相應的機制來約束管理人員的管理行為。

三、社保檔案管理突破

（一）優化檔案資源結構提升數字化檔案開發利用率的關鍵在于優化檔案資源結構。一方面，社保局檔案管理人員要轉變服務意識和檔案意識，充分發揮主觀能動性，拓寬社保檔案歸檔范圍，加強社保檔案收集利用工作。在保障數字化社保檔案數量合理增加的基礎上，加大對于社保工作相關的其他專業檔案的接收歸檔和數字化開發，拓寬信息資源收集渠道，這是社保局優化檔案資源結構的主要任務。另一方面，加強社保檔案信息共享平臺建設。社保局要加強與其他工作關聯部門和上級社保局的信息溝通工作，充分發揮檔案資源的可共享性這一特點，實現檔案資源利用效率最大化，建設社保檔案共享數據庫。

（二）優化檔案管理體制一方面，社保局要建立以檔案管理部門為主導，其他主管部門密切配合的集中管理體制。在社保檔案管理領域，社保檔案管理部門應當加強與其他主管部門的溝通，從社保信息采集、計算機錄入、歸檔、整理和利用等各個工作環節入手，加強互相之間的合作力度，提升社保局整體工作效能[3]。另一方面，社保局要落實檔案管理責任制，加強在檔案數字化建設上的責任落實，通過明晰崗位職責的方式加強檔案管理人員責任意識，確保數字化檔案建設工作規范化、科學化和安全化。

四、結語

在大數據浪潮滾滾到來之際，大力開發社保檔案中的信息資源已經成為備受社會各界廣泛更關注的重大命題。由于受到各種主客觀因素的制約，各個地區社保局對社保檔案的利用率不高，與我國整體檔案開發利用率相比仍有差距。因此，各個地區社保局加強對社保檔案信息資源的管理迫在眉睫，大數據技術與社保檔案管理的整合工作任重而道遠。筆者相信，隨著大數據技術的迅猛發展以及檔案管理人員綜合素質的提升，社保檔案開發利用工作將踏著時代的腳步日新月異，對社保工作的作用也會愈發的突出。

參考文獻：

[1]陳波.大數據創新檔案管理模式與提升服務能力探析[J].科技傳播,2018,10(14):132-133.

[2]李明洋.大數據發展背景下的檔案管理價值探討[J].辦公室業務,2018(14):96.

[3]趙永青.大數據時代對檔案管理的發展思考[J].辦公室業務發，2018(14):99.

作者：朱艷麗單位：阜城縣人力資源和社會保障局