Interlib系統捐贈文獻的管理范文

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《圖書館研究雜志》2015年第二期

1捐贈文獻的宣傳報道

我館利用校園網或圖書館網站廣泛宣傳圖書館接受文獻捐贈的原則、收藏標準及文獻缺藏情況等，熱忱歡迎各界人士向圖書館捐贈圖書、報刊等各種文獻資源。接受捐贈后，及時將接受贈書的數量、入藏種類、使用情況、讀者反饋等情況在校內或館內進行公布，擴大社會影響，讓更多的人了解最新的捐贈情況，激發大家贈書的熱情。

2捐贈文獻著錄前的準備工作

為獨立揭示捐贈文獻的特性，方便捐贈文獻的統計及著錄，我館利用interlib的強大功能，通過在In-terlib系統中新增捐贈文獻控制號分區、流通類型、館藏地點及MARC類型等途徑，實現了捐贈文獻在虛擬空間的獨立著錄。

2.1設立捐贈文獻控制號分區書目控制號用于對應書目數據庫一條記錄的唯一標識，書目控制號對應CNMARC中的001字段，由文獻類型+編目年+流水號構成［2］。我館控制號分區的設置方法為：在Interlib“系統參數設置”中選擇“控制號分區管理”，新增捐贈文獻書目控制號，控制號分區代碼為“21”，當前控制號為“212014000001”，結束控制號為“212014999999”，如：捐贈文獻《聊城地名故事》書目控制號為212014000120，其中21代表捐贈文獻類型，2014代表編目年，000120代表流水號。

2.2增加捐贈文獻類型文獻類型是Interlib集群管理系統中很重要的業務參數，采訪和編目均需要參考，它關系到對不同類型文獻的管理及文獻流通時的借閱控制。增加捐贈文獻類型的方法為：在Interlib“系統參數設置”中選擇“文獻類型”，“文獻代碼”設為“6”，“文獻類型”定義為“捐贈文獻”。

2.3增加捐贈文獻流通類型為便于捐贈文獻的流通，增加捐贈文獻流通類型。在Interlib“流通業務參數中選擇文獻流通類型”，新增文獻類型代碼為“J”(J為“捐”字第一個大寫拼音字母)，文獻類型名稱為“捐贈文獻”。

2.4增加捐贈文獻館藏地點為反映捐贈文獻的館藏位置，為捐贈文獻增加新的館藏地點。在Interlib“分館參數設置”中選擇“館藏地點”，增加新的館藏地點。館藏地點代碼設為“j"（j為“捐”字第一個小寫拼音字母），名稱為“捐贈文獻庫”，缺省文獻流通類型選擇“J|捐贈文獻”。

2.5新增捐贈文獻MARC類型MARC參數全局統一設定，包括MARC類型、MARC字段、MARC索引、MARC統一字段、MARC模板參數。Interlib系統自帶了購置圖書、期刊及非書資料的MARC參數，如果要實現捐贈文獻的獨立著錄，需要增加捐贈文獻MARC參數。

2.5.1新增捐贈文獻MARC類型參數在Interlib系統“MARC參數設置”中選擇“MARC類型”，增加捐贈文獻MARC類型，“MARC名稱”定義為“CNMARC”，“MARC說明”定義為“捐贈文獻”，“文獻類型”定義為“6-捐贈文獻”。捐贈文獻MARC類型管理如圖1所示。

2.5.2捐贈文獻MARC字段參數設置為捐贈文獻MARC類型設置常備MARC字段及字段參數，字段參數包括字段長度、指示符、子字段是否為定長字段、是否可以重復及是否編目必備。在設定每種字段的長度時，不限字段長度的填寫數字“0”。例：000頭標區字段，為定長字段，編目必備，不可以重復，字段長度24。以我館為例，捐贈文獻編目常備字段如圖2所示，其他需要用到的字段可以隨時添加，不會影響編目操作。

2.5.3捐贈文獻MARC索引定義MARC索引定義，定義每種MARC類型的索引，MARC索引包括著者索引、分類號索引等9種索引途徑。如需定義701$a字段為著者索引，在著者索引中填入701$a。如需多個索引用“；”隔開，如：701$a；702$b。如果子字段合并作檢索點，如：701$d、$b，填入701$db。修改索引定義后，必須重建索引才能反映到已經存在的書目數據上。我館捐贈文獻MARC索引定義如圖3所示。

2.5.4捐贈文獻MARC統一字段MARC統一字段，定義每種MARC類型的字段對應于系統的統一字段，系統默認設置了CNMARC、USMARC標準的統一字段。在系統中新增MARC標準后，需要定義該標準的統一字段。捐贈文獻MARC統一字段的設置可參照中文圖書的設置方法，如圖4所示。

2.5.5制作捐贈文獻的“編目模板”編目模版就是文獻編目常用字段的工作單，編目時可直接套用，捐贈圖書的編目模板基本上同普通圖書一樣，除有普通圖書編目所需要的常用字段外，為揭示捐贈文獻的來源特征，我館在010字段$d(獲得方式和/或定價)子字段中錄入“贈”字，例：010##$aISBN$d價格(贈)。增加了310（裝訂及獲得方式附注）字段，例：310##$a本書為XXX所贈。盡管010字段及310字段都可揭示捐贈文獻的來源特征，但是010字段及310字段都不是一般系統的常用檢索點，不便于讀者檢索到捐贈文獻，因此，我館啟用了610字段。610是非控主題詞著錄字段，可以用于記錄在主題詞表中未收納的非正式主題詞。在OPAC中，通過主題詞查詢，讀者很容易檢索到相關的捐贈文獻。著錄方法為將捐贈者姓名及贈書條碼錄入在610字段的$a子字段中，如：6100#$aXXX贈書:條碼號［3］。

3捐贈文獻的著錄

規范的編目數據不僅完整揭示受贈文獻的特殊性，便于讀者的檢索和利用，同時還能保護捐贈者的捐書熱情，促進圖書館捐贈工作的良性發展。著錄前，設置Interlib采編參數，MARC類型設置為“捐贈文獻:6-CNMARC”，書目控制號設置為“捐贈文獻:212014000001一212014999999”。為區別于其他正常采購的文獻資源，我館為捐贈文獻粘貼紅色書標，設立了J（“捐贈”第一個字的首字母）開頭的專用條碼。

3.1不同出版規律捐贈文獻的著錄方法報刊與圖書出版規律不同，編目也有所不同。捐贈圖書編目可以直接套用捐贈文獻編目模板，而報刊著錄時，在打開的捐贈文獻模板中，需要增加011（國際標準連續出版物號）、091（統一書刊號）、092（訂購號）等字段，刪除010等字段。為揭示捐贈的文獻來源特征，在011字段的$d(獲得方式和/或定價)子字段中錄入“贈”字樣（如例1所示）。例1：011##$aISSN$d價格(贈)310字段、610字段著錄格式如例2、例3所示。例2：310##$a本合訂本期刊為XXX所贈例3：6100#$aXXX贈刊:條碼號

3.2不同入藏方式捐贈文獻的著錄方法文獻入藏方式不同，著錄方法也有差異。文獻入藏方式可分為三類：捐贈文獻作為新品種入藏、作為自購文獻的復本入藏及作為捐贈文獻的復本入藏。（1）捐贈文獻作為新品種入藏，即館藏數據庫沒有這條編目記錄，需要著錄一條新記錄。作為新品種入藏的捐贈文獻，除了按照文獻著錄的一般要求進行必要條目的著錄外，還要同時在010或011字段、310字段和610字段加入捐贈信息，如例4、例5所示。例4：010##$a7-5011-6818-0$dCNY58.00(贈)2001#$a地獄門前———與李真刑前對話實錄$f喬云華著310##$a本書為李剛先生贈書6100#$a李剛贈書:J000001例5:011##$a1002-7211$dCNY8.80(贈)2001#$a人像攝影$f人像攝影雜志社編主編310##$a本合訂本期刊為孟繁恩先生所贈6100#$a孟繁恩先生贈刊：J000801（2）捐贈文獻作為自購文獻的復本入藏，即圖書館以前采購過此文獻，數據庫中已經存在這條數據。本文討論的是捐贈文獻庫與自購文獻庫分開管理，所以盡管自購文獻庫內有此數據，但捐贈文獻庫內仍無法檢索到，因此，以此方式入藏的文獻仍需要作為新品種文獻進行著錄。（3）捐贈文獻作為捐贈文獻的副本入藏，即同一種文獻可能被不同的團體或個人贈送幾次，只是贈書的時間有先有后。可以通過修改310字段，增加610字段的方式揭示（見例6）。例6：010##$a7-5011-6818-0/D$dCNY58.00(贈)2001#$a地獄門前———與李真刑前對話實錄$f喬云華著310##$a本書由李剛先生贈送1本，由王玲女士贈送2本6100#$a李剛先生贈書:J0000016100#$a王玲女士贈書：J000828，J000829增加驗收時，選擇“館藏地點”為j|捐贈文獻庫，“文獻流通類型”為J捐贈文獻。由于圖書庫與捐贈庫分離，所以每種分類號的種次號都從1開始自動生成，種次號的自動生成為統計每種分類號下捐贈文獻的數量提供了方便。

4捐贈文獻的排架

開設單獨的捐贈文獻庫接受捐贈文獻，既表達了對捐贈者的尊重和鼓勵，也便于圖書館對捐贈文獻的管理。為保護捐贈者的捐贈熱情，反映捐贈文獻的來源，便于讀者的檢索和利用，我館對捐贈文獻采用圖書資料一體化管理［4］。排架方法為“捐贈者姓名+文獻類型+中圖法分類號”，即先根據捐贈者姓名漢語拼音順序排列，使同一團體或個人捐贈的文獻集中排在一起，然后對同一團體或個人捐贈文獻按圖書、期刊、報紙、其他資料類型排列，最后對同一團體或個人的同一類型文獻再按《中圖法》進行分類。總之，捐贈文獻是圖書館文獻資源建設的一個重要補充，對圖書館的建設和發展起著重要作用。對捐贈文獻的規范化采訪、編目及典藏，是文獻信息服務得以順利開展的根本保證。我館利用Interlib的強大功能實現了捐贈文獻在虛擬空間的獨立著錄，捐贈文獻庫的建立實現了捐贈文獻在物理空間的獨立管理，合理的排架方式方便了讀者的檢索和利用，最終達到了提高捐贈文獻利用率的目的。

作者：武雪芹 單位：中共聊城市委黨校圖書館